オンラインストレージの基礎知識

まずはじめに、オンラインストレージの基礎知識として、以下2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

オンラインストレージとは？

オンラインストレージとは、インターネット上にある、データの保管場所を指します。クラウドストレージとも呼ばれます。

多くの企業では、ファイルを保存するために、独自にサーバーを用意し管理を行っています。しかしオンラインストレージでは、インターネット上に設置されたストレージにログインすることで、ファイルを保存することが可能です。そのためインターネット環境が整っていれば、社外からのアクセスが可能なためテレワークを行うためには欠かせないサービスといえます。

自社のサーバーは、管理するための人材・場所が必要になりますが、オンラインストレージではその必要がなくなるためコストを押さえた運用が可能です。

オンラインストレージの機能

オンラインストレージには、以下3つの機能があります。

1つずつ見ていきましょう。

自動バックアップ

オンラインストレージの機能の1つ目は、自動バックアップです。

例えばPCのハードディスク・USBなどにデータを保存していた場合、機器の故障によってデータの復旧が難しくなることがあります。また、復旧に際し費用が発生することも考えられます。オンラインストレージでは、自動バックアップをしてくれるため、わざわざバックアップを取る必要がなく、データが消えてしまう懸念も少なくなります。

ファイル転送

オンラインストレージの機能の2つ目は、ファイル転送です。

転送したいファイルのサイズが大きいと、メールでは送信できない場合があります。オンラインストレージのファイル転送サービスでは、ファイルをオンラインストレージにアップすることでURLを取得でき、そのURLを相手に共有すれば、サイズに関係なくファイル転送が可能です。また、パスワードを付けたり、ダウンロードに期限を設定できたりするため、必要以上にファイルをダウンロードされる事態を避けることができます。

ファイル共有

オンラインストレージの機能の3つ目は、ファイル共有です。

ファイルをオンラインストレージに保存し保存場所を示すURLを伝えることで、複数の社員でファイル共有することができます。そしてファイルを同時に複数人で編集することも可能です。またアクセス権限を設定することができるので、特定の社員だけに展開したい資料であっても、保存場所を変える必要がありません。

オンラインストレージ導入のメリット

ファイルの保存先として優れた機能を持つオンラインストレージ導入のメリットについて、以下4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ファイルの一元管理が可能

オンラインストレージ導入のメリットの1つ目は、ファイルの一元管理が可能であることです。

ファイルの管理場所を決めていないと、自社のサーバーの他、個人のデスクトップ・USBメモリなど管理場所にばらつきが出てきます。オンラインストレージを導入することで、ファイルの管理場所を一元化し、社内に散らばった文書が共有されることで、必要な文書が探しやすくなります。

どこからでもアクセス可能

オンラインストレージ導入のメリットの2つ目は、どこからでもアクセスが可能であることです。

オンラインストレージはインターネット環境があれば、ログインするだけでアクセスできます。PCだけではなく、スマートフォン・タブレットなどマルチデバイスに対応しているサービスも少なくありません。ファイルの編集内容も同期されるため、いつでもどこからでも必要な編集を加えることができます。

低コストでの導入が可能

オンラインストレージ導入のメリットの3つ目は、低コストでの導入が可能であることです。

社内サーバーでファイルを保管するためには、ファイルが増えるごとにサーバーを増設することになります。そのため、新たにサーバーを導入したり、サーバーを設置するための場所を確保したりする必要があり、コストがかかります。オンラインストレージでは、クラウド上にストレージがあるため、実際の場所を必要としません。手続きも契約を変更するだけで、サービスによっては制限はあるものの無料で利用できるサービスもあるので、低コストでスムーズな導入ができます。

容量拡張の自由度が高い

オンラインストレージ導入のメリットの4つ目は、容量拡張の自由度が高いことです。

社内サーバーは容量に応じてサーバーと場所を拡張しますが、容量が減っても確保したサーバーと場所を撤去することは簡単ではありません。そのため容量の拡張に対する自由度は低くなる傾向があります。オンラインストレージでは、容量に対して柔軟に契約が変更できるため、ムダの発生を抑えることができます。

関連記事：オンラインストレージのメリットとデメリットとは？基本概念や導入のポイントも解説！

オンラインストレージ導入時に確認すべきポイント

簡単に導入ができるオンラインストレージですが、オンラインストレージを導入するときにはどのようなことに気を付けると良いのでしょうか。

オンラインストレージ導入時に確認すべきポイントとして、以下3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

利用人数・容量と料金の関係性

オンラインストレージ導入時に確認すべきポイントの1つ目は、利用人数・容量と料金の関係性です。

オンラインストレージは無料から利用できる場合がありますが、一定の容量に達したところで有料になることも少なくありません。また、利用人数が増えると、ストレージの容量が増え料金を請求される場合もあります。オンラインストレージを導入するときには、現時点で必要な容量・将来的な見込みを予測した上で検討することがおすすめです。

サポート体制

オンラインストレージ導入時に確認すべきポイントの2つ目は、サポート体制です。

企業でサーバーを運営するときには、担当者を置いて管理します。オンラインストレージでは専任の管理者を必要としませんが、その分サービスを提供する会社側のサポート体制を確認することが重要です。なんらかのトラブルがあったときに、どのようなサポートが受けられるのかあらかじめ確認をしましょう。無料で試すことができるサービスもあるので実際に試しておくことをおすすめします。

セキュリティ対策

オンラインストレージ導入時に確認すべきポイントの3つ目は、セキュリティ対策です。

オンラインストレージでは、自社が設定するセキュリティ基準に合うかを確認することが重要です。情報をハッキングされる可能性がありますが、対策はサービスによって異なります。検討するときに、セキュリティ対策の内容が自社の求める基準に達しているのかを確認しましょう。

オンラインストレージはハイセキュリティなものが多いため、過度に心配する必要はないといえますが、導入を検討するときには、リスクを含めて考えるとよいでしょう。

オンラインストレージおすすめ7選

ここでは、おすすめのオンラインストレージ7選を紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスコミュニケーションツールです。機能にはファイル共有が含まれており、外部ユーザーとの共有も可能です。また、フォロー機能を有しており、タイムラインやプッシュ通知で更新等の見逃しを防ぐことができます。１ファイルごとにチャットルームが常設されており、履歴を伴う情報の一元管理を実現します。

CrewWorksの特長

1. ファイルにタグをつけて検索条件を追加することができる
2. 同一ファイルが既に存在する場合は改版として扱われ変更履歴管理が可能
3. すべての機能が無料トライアル可能

詳細はこちら: https://crewworks.net/

firestorage

firestorageは、容量無制限のオンラインストレージです。社内の小さなプロジェクトから大手企業の全部署まで活用可能です。データをリアルタイムでやりとりし、保存データを共有できることなど、業種を超えて求められることに対応しています。導入事例として、社員ごとに違うサービスを利用していたところを一元化したり、社外の不特定多数から安全にファイルを受け取る仕組みを構築したりするなど、効果的で丁寧なサポートが期待できます。

firestorageの特長

1. シンプルな操作で使用できる
2. 柔軟なカスタマイズに対応してくれる
3. 最高レベルのセキュリティを提供してくれる

詳細はこちら: https://firestorage.jp/

Google Workspace

Google Workspaceは、Google社が提供するグループウェアツールです。この中にふくまれる「Google Drive」がオンラインストレージサービスとして活用できます。Google Workspaceにある、ドキュメント・スプレッドシートなどのアプリケーションの他、Microsoft社のWord・Excel、その他PDFファイルなど、形式を制限せずに保存することができます。法人向けのプランに加入することで無制限で容量の拡張が可能です。

Google Workspaceの特長

1. Google Workspaceを利用している企業はプラン内で利用できる
2. オンラインストレージ以外の機能が充実している
3. 無料で試すことができる

詳細はこちら: https://workspace.google.co.jp/intl/ja/

TeraCLOUD

TeraCLOUDは、ハイセキュリティなバックアップサービスです。耐震、セキュリティ等の厳しい基準をクリアした日本国内のデータセンターにサーバーを設置しています。そのため万が一の事態に対しても迅速な対応が可能です。最大容量は10TBあり、十分な容量をバックアップできます。ファイルの容量が大きいデータであっても、アップロードの操作を簡単に行うことができます。

TeraCLOUDの特長

1. アプリのダウンロードでマルチデバイス対応が可能になる
2. データ転送を高速で行うことができる
3. 10Gまで無料で使うことができる

詳細はこちら: https://teracloud.jp/ja/index.html

Bizストレージ ファイルシェア

Bizストレージ ファイルシェアは、NTTコミュニケーションズ社のストレージファイルシェアサービスです。1つのサービスでファイルの送受信・共有フォルダの機能を提供しています。使い分けとしては、ファイルのやり取りが都度異なる場合には送受信機能、相手が決まっている場合は共有機能がおすすめです。外部へ送信するときは上長によるチェックを必須にすることができるため、誤送信を防ぐことができます。

Bizストレージ ファイルシェアの特長

1. 1Gの容量につき16,500円（税込）から利用可能
2. セキュリティ機能が豊富
3. 14日間無料で試すことができる

詳細はこちら: https://www.ntt.com/business/services/application/online-storage/bst-sh.html

Dropbox Business

Dropbox Businessは、チームのコンテンツの格納先を1ヶ所に集約するためのツールです。ファイルの共有・同期が可能でオンラインストレージの役割も担ってくれます。企業が求めるセキュリティの高いデータ管理が可能です。1ユーザーあたり1,500円で5TBの容量が使用できます。既存のワークフローに連携することができるため、スムーズな導入が実現できます。

Dropbox Businessの特長

1. マルチデバイス対応で、社外からのアクセスが可能
2. ビジネス文書の編集がDropbox上で可能
3. 50万以上の企業で活用されている

詳細はこちら: https://www.dropbox.com/ja/business

DirectCloud

DirectCloud（旧：DirectCloud-BOX）は、「脱ファイルサーバー」を目的とする、法人向けクラウドストレージサービスです。自社のファイルサーバーからの移行を検討している企業に向けた大容量プランから、社内外・取引先とのファイル授受・ファイル共有のみのプランなど幅広い需要に対応しています。大手コンビニエンスストアのチェーンから、製薬会社・空港まで業種を問わず導入が進んでいます。

DirectCloudの特長

1. 導入企業は1,500社超え
2. 場所を選ばない働き方をオールインワンでサポート
3. 30日間の無料トライアルが可能

詳細はこちら: https://directcloud.jp/

まとめ

今回は、オンラインストレージの基本概要・導入のメリット・導入時に確認すべきポイントを解説し、おすすめのオンラインストレージサービスを紹介しました。オンラインストレージを導入することで、社内外問わずどこからでもアクセスが可能になります。また、必要な容量に応じて契約を変えることができるため、ムダなコストを抑えることが可能です。オンラインストレージを導入することで、社内サーバーのバックアップにもなりBCPの対策の1つにすることも可能です。

オンラインストレージを導入するときは、コスト・サポート体制・セキュリティを検討の材料に入れて考えていきましょう。