社内報はWebでも作れる！おすすめツール9選も紹介 | CrewWorks - 統合コミュニケーションプラットフォーム

社内報

2024/4/12
[更新日] 2024/4/12

社内報はWebでも作れる！おすすめツール9選も紹介

社内コミュニケーションの促進は、ビジネスシーンにおいて重要なポイントです。それを実現するための手段は複数ありますが、代表的なものの1つに社内報があります。これまでは、紙の社内報のみでしたが、近年はWeb社内報も増えてきました。ただ、Web社内報のメリットや注意点を十分整理できていない方もいるでしょう。また、Web社内報の導入事例を把握すると、自社でWeb社内報を導入したらどのような影響を与えられるか、イメージしやすくなるかもしません。

そこで今回は、Web社内報の意味やメリット・導入事例・ツールの比較ポイントとともに、おすすめのWeb社内報ツールを9選紹介します。

【目次】

Web社内報とは？

ここでは、Web社内報の基礎知識を以下の2点から解説します。

社内報の意味
注目される背景

1つずつ見ていきましょう。

社内報の意味

Web社内報の基礎知識の1つ目は、社内報の意味です。

社内報は、社内情報を従業員やその家族などに共有するための社内広報手法です。掲載内容には、例えば以下の内容があります。

経営方針、理念紹介
事業部実績、プロジェクト紹介
行事告知、決算報告
従業員紹介
休憩用読み物

作成目的は、情報共有やコミュニケーション活性化、従業員のモチベーションアップなどです。

注目される背景

Web社内報の基礎知識の2つ目は、注目される背景です。

Web社内報が注目されている背景には、紙の社内報が抱える問題点を解決できる点があります。従来の紙媒体では、記事作成から印刷・製本まで手間がかかり、タイムリーな情報を取り扱いづらいことが課題でした。しかし、Web社内報であれば、ブログのように簡単にリアルタイムで情報発信が可能です。制作コストの点でも、強みがあると言えるでしょう。

また、テレワークなどで普段オフィスにいない従業員でも手軽にアクセスできるため、情報共有の効率を大幅にアップできる点にも注目してみてください。

関連記事：読まれる社内報とは？目的・人気のテーマ・運用のポイントを徹底解説！

社内報をWebで配信するメリット・注意点

ここでは、社内報をWebで配信するメリット・注意点を解説します。

メリット
注意点

1つずつ見ていきましょう。

メリット

1つ目は、社内報をWebで配信するメリットです。以下の一覧表にメリットを4点まとめました。

メリット	概要
スピーディな情報共有	Web社内報は、作成後即座に配信できるため、スピーディな情報共有に活用できます。ブログ感覚で簡単に作成できるツールも多数存在するので、活用してみましょう。
コスト削減	Web社内報は、紙のものより作成や送付、管理コストを抑えられます。また、修正も手軽なので、修正コストも削減できるでしょう。
ペーパーレス化	Web社内報は紙を使わず配信できるため、ペーパーレス化に寄与します。これにより、社内報の作成・配信にかかる効率化やコスト削減が期待できるでしょう。
分析機能がある	Web社内報には、読了率や開封率の測定ができるものが多数存在します。部署や属性ごとに細かく分類・分析できればより精度の高いコンテンツ改善ができるようになります。

注意点

2つ目は、社内報をWebで配信する注意点です。以下の一覧表に注意点を4点まとめました。

注意点	概要
閲覧環境が必要	閲覧環境としてWeb環境と電子機器が必要です。自社で導入済みのPCやモバイルデバイスでも、閲覧可能か確認しましょう。
Webの知識が必要	Web知識が不足していると、社内報で思うような効果を出しづらいかもしれません。導入段階で、トレーニングやサポートが十分か確認しておきましょう。
ランニングコスト	システム保守やセキュリティ対策などの、ランニングコストも考慮しなければなりません。外部ツールであれば、それらのランニングコスト込みで料金が設定されていることもあります。
外部共有の制約	機密性の高い情報が社内報に含まれている場合は、特に外部共有に注意しましょう。情報公開範囲の適切な管理が求められます。

社内報のWebツールを比較するポイント

ここでは、社内報のWebツールを比較するポイントを以下の4点から解説します。

閲覧を促す仕組み
分析機能
動画対応
コンテンツ作成支援機能

1つずつ見ていきましょう。

閲覧を促す仕組み

社内報のWebツールを比較するポイントの1つ目は、閲覧を促す仕組みです。

閲覧を促すには、社内報の配信通知促進と社内報を読ませる工夫がポイントになるでしょう。社内報の配信通知促進には、スマホアプリ対応やメール・プッシュ通知機能があると便利です。また、SlackやX(Twitter)など外部ツールとの連携があると、なおよいでしょう。社内報を読ませる工夫には、部署やユーザーの特性ごとに、おすすめしたい記事をレコメンドする方法や、実際の業務に役立つ情報を発信することがポイントです。

また、シンプルなデザインで、コンテンツに集中できるよう画面を設定することも、有効な手段と言えるでしょう。

分析機能

社内報のWebツールを比較するポイントの2つ目は、分析機能です。

社内報をデジタル化することで、読者の興味・関心を定量的に把握しやすくなり、より精度の高い内容へブラッシュアップできるでしょう。例えば、部署別・役職別・職種別のグループやカテゴリ別に記事の閲覧状況を分析できるツールを使えば、関心の高い情報がわかります。また、いいね機能付きのツールで人気ページランキングが調べられる上、未閲覧者も割り出せるため、情報周知の徹底に役立ちます。

動画対応

社内報のWebツールを比較するポイントの3つ目は、動画対応です。

YouTube等の動画埋め込み機能が利用できるツールであれば、社内報に動画を容易に導入できます。動画作成機能が備わったツールを用いれば、オリジナル動画を直接社内報に取り入れることも可能になるでしょう。

また、公開範囲を制限したドメイン指定も可能で、セキュリティ面でも安心です。さらに、煩雑な動画配信作業も自動化できます。これにより、効果的な社内報を作成し、さらなる社内コミュニケーションの活性化が期待できます。

コンテンツ作成支援機能

社内報のWebツールを比較するポイントの4つ目は、コンテンツ作成支援機能です。

社内報で効果を発揮するためには、継続的に魅力あるコンテンツの作成を行うことが重要です。しかし、リソースの確保が難しい場合や、企画提案を求めたい場合もあるでしょう。そのときには、コンテンツ作成支援サービスがあると便利です。

例えば、企画支援から相談が可能で、動画撮影にもオプション対応できるツールが存在します。また、企画から取材・撮影・原稿やイラスト作成まで、一貫してコンテンツ作成を任せられるオプションがあるツールも存在していますので、検討してみてください。

Web社内報を導入した事例3選

ここでは、Web社内報を導入した事例を以下の3点から解説します。

メーカーA
広告代理店B
飲食チェーンC

1つずつ見ていきましょう。

メーカーA

Web社内報を導入した事例の1つ目は、メーカーAの事例です。

メーカーAでは、連絡事項の伝達漏れを防ぐためにWeb社内報の導入を決定しました。現場で働く多くの従業員にとって、メールや手紙の確認が難しい状況がありましたが、社内報ツールの導入で、スマートフォンやタブレットで手軽に情報の確認が可能となりました。この結果、伝達漏れが大幅に改善されるだけでなく、社内報に加え議事録や報告書の共有にも社内報ツールが重宝されています。

関連記事：社内コミュニケーションを活性化させる3つのポイントと6つの施策とは？

広告代理店B

Web社内報を導入した事例の2つ目は、広告代理店Bの事例です。

広告代理店Bでは、経営ビジョン浸透やコミュニケーション不足解消を図るべく、Web社内報を導入しました。採用したツールには、使いやすさやデザイン性、さらにはサポート体制に魅力を感じたとのことです。Web社内報を導入した結果、社内報へのコメントやリアクション機能から、社内報に対し従業員がどのように反応したかわかりやすかったとの声があります。

また、ライティング講座をベンダーが開催してくれたため、社内報の作成に慣れていない従業員も積極的に社内報の運用に参加できたとのことです。これにより、あらゆる従業員が社内報の作成・運用に参加できる土壌を作り上げることができました。

飲食チェーンC

Web社内報を導入した事例の3つ目は、飲食チェーンCの事例です。

飲食チェーンCは14もの飲食ブランドを展開する企業ですが、部署や店舗間の情報共有をスムーズにできていないことが課題でした。そこで、Web社内報ツールを用いて、代表の想いや会社の方針を全従業員に伝えることを目指したのです。その結果、部署間のコミュニケーションが活性化し、業務改善につながりました。

今後は、エンゲージメント向上を目的とした、教育関連コンテンツの整備も検討しているとのことです。

まとめ

今回は、Web社内報の意味やメリット・導入事例・ツールの比較ポイントとともに、おすすめのWeb社内報ツールを9点紹介しました。Web社内報は、社内広報手法である「社内報」をWebで配信するもので、効果測定やリアルタイム情報発信のしやすさに強みがあります。反面、閲覧環境が必要である上、Web周りの知識がないとうまく効果を発揮できないケースもあるかもしれません。

Web社内報ツールを比較するときには、閲覧を促す仕組みや動画対応などに着目してみましょう。また、導入事例もWeb社内報ツールを比較するときには参考になるかもしれません。Web社内報ツールは、さまざまなベンダーが提供していますが、まずは今回紹介した9点から比較してみてはいかがでしょうか。

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