社内報の書き方に関する基礎知識

社内報は、会社情報や理念を従業員に伝える広報メディアで、 情報共有・コミュニケーション促進・モチベーション維持・会社理念の浸透などを目的としています。かつては紙媒体が主流でしたが、電子媒体で配信されるケースも増えてきました。 ここでは、社内報の目的を以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

経営理念の共有

社内報の目的の1つ目は、経営理念の共有です。

多くの企業は、年初や年度初めにトップや経営層が経営理念を述べたメッセージを発信します。しかし、年に1～2回の発信では従業員の認識は不足しており、経営理念を浸透させることは難しいでしょう。経営理念を浸透させるためには、社内報を活用し定期的にトップや経営層が、経営理念に対する考え方・想い・理想とする従業員像を伝えることが重要です。これにより、従業員は経営理念に触れる機会が増え、会社との一体感を覚え、全従業員への浸透も期待できるでしょう。

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社内コミュニケーションの活性化

社内報の目的の2つ目は、社内コミュニケーションの活性化です。

社内の従業員数が多くなると、日々の業務で関わりのない人が増えてしまうでしょう。そこで、社内報で従業員の紹介を行えば出身地や趣味などの共通点がわかり、今まで接点がなかった従業員同士のコミュニケーションが取りやすくなります。

また、イベントやクラブ活動、表彰制度などを紹介することで、従業員同士が話し掛けやすくなる環境もできるでしょう。このような取り組みにより、よりよい職場づくりが期待できます。

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社内情報共有の促進

社内報の目的の3つ目は、社内情報共有の促進です。

社内報を活用すれば、全従業員に効率的に情報を伝えられます。新商品やサービス、関連知識を共有することで、従業員の自社に対する理解が深まります。

また、業績や成功事例・部門ごとの成果など、従業員が参考にできる情報も共有して、生産性向上や業績アップにつなげましょう。このような情報共有は、向上心がある人材の育成に役立つものです。

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社内報の書き方について7ステップで解説

ここでは、社内報の書き方を以下の7点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

スケジュールの調整・策定

社内報の書き方の1つ目は、スケジュールの調整・策定です。

社内報の記事作成では、インタビューや原稿依頼に必要な日程調整が必須です。通常業務で多忙な従業員の協力を得るためにも、余裕を持ったスケジューリングを心がけましょう。取材を行う際は、取材原稿をしっかりと作り込むことが大事です。そうすれば、取材対象に内容や意図を正確に伝えられ、取材の質を高めることができます。

また、急な業務が入ってリスケを余儀なくされる場合も想定して、日程調整はギリギリにせず計画的に進めることが大切です。入念な下準備とスケジュール管理が、スムーズな社内報作成につながります。

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テーマの決定

社内報の書き方の2つ目は、テーマの決定です。

例えば、従業員のモチベーション向上のために、従業員インタビューを行うとします。その場合、インタビューで得られた情報から、目的に沿った印象的なエピソードをメインテーマに設定しましょう。面白いエピソードが多くても、1つの記事にすべてを盛り込むことは避け、言いたいことがぼやけないようにしなければなりません。テーマに沿ったサブストーリーは残して構いませんが、あくまでもストーリーはシンプルにすることが大切です。

メインメッセージの設定

社内報の書き方の3つ目は、メインメッセージの設定です。

社内報のエピソードを通じて、伝えたい結論を明確に設定しましょう。例えば、「壁にぶち当たっても諦めないことが大事である」ことや「誰かの何気ない一言が心の支えになる」ことなど、結論を意識して文章を展開します。これにより、読後感が向上し、伝えたい内容が伝わりやすくなるでしょう。また、結論が明確であれば、書き出しも書きやすくなります。

タイトル決定

社内報の書き方の4つ目は、タイトル決定です。

記事のタイトルは、読者の目に最初に触れる重要な要素です。したがって、簡潔で想像力を掻き立てるフレーズが求められます。例えば「従業員インタビュー Vo.1」などありきたりの表現では、読者の興味を引きづらいでしょう。タイトルにユニークさを持たせる工夫が必要です。ひとひねり加えることで、読者が本文まで読む可能性が高まります。

本文構成の立案

社内報の書き方の5つ目は、本文構成の立案です。 まず、見出しと導入文を決めて話の流れを作成しましょう。内容をパート分けし、読みやすい順番で見出しを作ります。見出しの流れがよければ、導入文の作成に取り掛かります。導入文では記事の概要を短くまとめ、ストーリーや登場人物の関係性が理解できるように補足しましょう。また、読者が詳しい内容をしりたいと思うような興味を持たせる書き方で、読み手が本文へ入れるきっかけを作ります。

本文の作成

社内報の書き方の6つ目は、本文の作成です。

本文作成では、まず見出しに沿った内容を書き出し、整理したうえできちんとした文章にまとめます。文のつながりがスムーズでなくても、最初は問題ありません。あくまでも、まず文章を書き出すことを優先しましょう。

全体の文章が書き終わったら、重要な部分を中心に冗長な部分を削除します。特にWeb社内報など、文字数制限が緩い場合は長くなりがちなので注意が必要です。その後、エピソードを追加するなどして、ストーリーに厚みを持たせましょう。文章が平坦に感じる場合は、順序の入れ替えや言葉の言い換えで、リズムをつけることも効果的です。

校正

社内報の書き方の7つ目は、校正です。

原稿が完成したら、新たな気持ちで読み直してみましょう。誤字脱字や言葉の誤用のチェックを入念に行い、不安がある言葉は辞書で確認しましょう。完成後すぐにチェックすると間違いに気づきにくいので、あえて一晩寝かせて翌日読み直すなど、気持ちをリセットすることも重要です。そうすれば、より質の高い文章を作成できるでしょう。

社内報の書き方で注意すべきポイント

ここでは、社内報の書き方で注意すべきポイントを以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

事前準備の徹底

社内報の書き方で注意すべきポイントの1つ目は、事前準備の徹底です。

事前準備では、企画の意図を把握し、ストーリーを検討してから記事の構成について仮説を立てましょう。インタビューでは、必要事項を整理し、事前に質問内容を準備しておくとベターです。例えば、インタビューシートを作成し、対象者に事前に渡しておくと、相手も質問に答えやすくなります。

また、取材時や記事掲載時に使用する写真や資料についても、具体的な内容や形式を指定したいところです。さらに、業界や社会の動向を含めた背景要因の調査が必要になるケースもあるでしょう。

記事内容などに合わせた文章のテイスト

社内報の書き方で注意すべきポイントの2つ目は、記事内容などに合わせた文章のテイストです。

文章のテイストや文体は多岐にわたりますが、記事の内容に合う適切な表現が求められます。前提として、どのような文章のテイストでも、誤りのない意味が通じる日本語にすることが必須です。

また、社内報は文学作品ではないので、基本的に読みやすく簡潔な表現が望ましいです。その場合も、ストーリーテリングを意識し、相手に深く印象づけ理解を促すことがポイントになります。

インタビュー対象者の言葉をそのまま記載することにこだわらず、わかりやすく言い換えたり、発言の順序を変えたりしてもよいでしょう。重要な部分を補い、必要のない部分はカットすることも必要です。

デザイン・レイアウト

社内報の書き方で注意すべきポイントの3つ目は、デザイン・レイアウトです。

社内報では、次の観点からデザイン・レイアウトを十分に検討して、正確に情報を伝えつつ読者の興味を引くよう工夫しましょう。

ターゲット読者に合わせて文章のテイストを調整することも効果的です。これらのデザイン・レイアウト選定は、デザイナーと記事の意図・狙いを共有したうえで、スムーズに進めましょう。最新のクリエイティブに接し、感性を磨くことで、これらのセンスを磨くことが大切です。

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まとめ

今回は、社内報の書き方や注意すべきポイントを紹介しました。社内報の目的として、経営理念の共有や社内コミュニケーション活性化、さらには情報共有の促進があります。作成する際は、まずスケジュール調整をしましょう。テーマやタイトル・構成を決めたら、いよいよ記事の執筆です。

記事の執筆後は、校正を行って完成度を高めていきましょう。社内報を作成するときは、インタビュー内容の整理など、事前準備が欠かせません。また、文章のテイストは記事の内容に合わせることがポイントです。デザインやレイアウトも読者の反応に影響を与えるので、十分意識しましょう。