社内SNSでコミュニケーションを活発にするメリット

そもそも業務上での使用が前提の社内SNSで、頻繁にやりとりを行う必要はあるのか疑問に思う人もいるでしょう。

ここでは、社内SNSでコミュニケーションを活発にするメリットについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務効率の向上が見込める

社内SNSでコミュニケーションを活発にするメリットの1つ目は、業務効率の向上が見込めることです。

社内SNSでは、よくある挨拶文の「お疲れ様です」や「お世話になっております」を使うことなく、必要事項のみを伝達できます。この挨拶のやりとりがないだけでも、業務時間の短縮が可能です。さらに、多くの社内SNSには、スケジュール作成機能・タスク機能・ワークフロー機能など業務を効率化するためのツールが含まれています。そのため、スケジュールやタスクの進行状況を容易に共有可能です。

自分の次の作業や、同じチーム・部署のメンバーの状況をわざわざ問い合わせて確認する必要がありません。また、他のメンバーの業務に遅れが出ていた場合、余裕がある人がすぐに支援するといった柔軟な対応も可能です。電話やメールで確認するなどの、非効率な時間を大きく減らすことができるでしょう。

情報共有が効率化される

社内SNSでコミュニケーションを活発にするメリットの2つ目は、情報共有が効率化されることです。

メールを使って情報共有しようとすると、受信者全員のメールアドレスを打ち込まなければなりません。また、メールに間違いがあった場合には訂正メールを送るなどして、多くの時間と手間がかかります。

さらに、メールのやり取りをこまめに行うと情報が埋もれてしまう可能性があり、必要な情報を見落としてしまうことも少なくありません。しかし、社内SNSを使えば、グループ全体に効率的に情報共有することが可能で、訂正も容易に行えます。情報共有がスムーズになり、他の情報に重要なお知らせが埋もれるリスクも減らせるでしょう。

部署や役職を越えたやりとりができる

社内SNSでコミュニケーションを活発にするメリットの3つ目は、部署や役職を越えたやりとりができることです。

これまで、企業内のやりとりは対面や電話・メールが主な手段でした。基本的に一対一のコミュニケーションであるため、状況によっては効率が悪いことがありました。

一方、社内SNSは複数のメンバーが同時に投稿や閲覧できるため、共有するときに時間差が生じません。また、部署や役職を越えた自由なコミュニケーションも可能で、情報の報告・連絡・相談がしやすいため、業務の効率化が期待できます。そして、同じ社内SNS上で会社の全部署の従業員とメッセージを送り合えるため、必要に応じて他部署とのコミュニケーションもスムーズに行えるでしょう。

離職の防止につながる

社内SNSでコミュニケーションを活発にするメリットの4つ目は、離職の防止につながることです。

職場環境でコミュニケーションが取れないと、従業員は仕事に関する問題や心配事を抱え込み、なかなか周囲に相談できないといったことが起こりがちです。問題を克服するためには、社内SNSを導入し、質問や相談がしやすい環境を作ることが重要です。

特に、職場の雰囲気や業務に慣れない新入社員の不安を軽減するためには、社内SNSの活用が期待できます。社内SNSでコミュニケーションを深めることで、会社に対する帰属意識や信頼感を育てることにもつながるでしょう。

社内SNSでコミュニケーションを円滑に行うコツ

社内SNSでコミュニケーションを円滑に行うコツについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

導入目的・運用ルールを決める

社内SNSでコミュニケーションを円滑に行うコツの1つ目は、導入目的・運用ルールを決めることです。そして、導入目的と運用ルールは、ただ明確にするだけでなく、全ての従業員に対して十分に説明し、理解を深めていくことが大切です。

また、「何のために」「どういった形で使って欲しいのか」が不明瞭だと、従業員は自分が共有しようとする情報が、社内SNSの運用ルールに沿っているかどうかを判断できません。そして、導入目的と運用ルールは一方的に強制するのではなく、設定するときに従業員の意見を取り入れるなどして理解と納得を得られるように努めましょう。

社内SNSの不適切な使用や誤用を防ぎ意義のある運用ルールにするためには、基本的には従業員が無理なく守れる内容で策定しましょう。

投稿しやすい雰囲気を作る

社内SNSでコミュニケーションを円滑に行うコツの2つ目は、投稿しやすい雰囲気を作ることです。従業員が意見やアイデアを言い出しにくい雰囲気があると、自分の意見が他人にどのような影響をもたらすかと不安になり、以下のような状況が生じることがあります。

そのため、社内SNSには恐れることなく発言ができる環境を整えることが大切です。社内SNSによって「発言しにくさ」が改善されれば、どの従業員でも意見を出しやすくなり、経営陣と現場といった立場を越えた対話が可能となります。コミュニケーションが取りやすくなることで、結果的に従業員の満足度を向上させることにつながるでしょう。

経営陣が率先して使用する

社内SNSでコミュニケーションを円滑に行うコツの3つ目は、経営陣が率先して使用することです。自身の行動について経営層から賞賛を受ける、上司から助言を得られるといったことがあれば、特に若手社員にとってはモチベーションの向上につながります。

承認欲求が満たされることは、社内SNSを活用すれば比較的容易に達成できます。頑張っている従業員がいたら、コメントや絵文字で応援するなどし、良い結果を皆で賞賛し合う環境を作るとよいでしょう。

社内SNSでコミュニケーションを活発にするための注意点

ここでは、社内SNSでコミュニケーションを活発にするための注意点について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

プライベートな情報ばかりを投稿しない

社内SNSでコミュニケーションを活発にするための注意点の1つ目は、プライベートな情報ばかりを投稿しないことです。

社内SNSは仕事関連の情報だけでなく、個人の生活に関する情報も共有できます。これは、気軽に多種多様な情報を投稿できる社内SNSのメリットとも言えますが、プライベートに関わる投稿が主流になってしまった場合、コミュニケーションを取るのが面倒だと感じて社内SNSの利用を控える従業員が現れるかもしれません。

投稿する内容は各企業が決めることですが、プライベートな情報の投稿ばかりになるとSNS疲れを引き起こし、新たなストレス源になってしまう可能性があります。従業員が社内SNSを使いたくない理由につながることもあるため、注意が必要です。

上職は部下への叱咤は控える

社内SNSでコミュニケーションを活発にするための注意点の2つ目は、上職は部下への叱咤は控えることです。

社内SNSは、全従業員がアクセス可能な公開の場です。そのため、上層部や経営陣のような組織内で高い権限を持つ人々は、公開の場においてより慎重なアプローチが求められます。社内SNSでの叱責が他の従業員の目に触れると、組織全体が緊張してしまい、SNSの利用を避ける可能性があります。そのため、役職についている人々は特別に注意深く社内SNSを使用し、叱る場合は日常的な対面の業務での様な形で、社内SNS上で部下を叱る行為は避けましょう。

全従業員の利用を促す

社内SNSでコミュニケーションを活発にするための注意点の3つ目は、全従業員の利用を促すことです。

特定の人々だけが投稿や反応を続けると、独占されたコミュニティのようになってしまい、他の従業員は自分が外されていると感じて参加をためらうかもしれません。それにより、社内の一部の従業員が社内SNSから遠ざかり始め、会社全体のコミュニケーションを活性化するという初期の目的から大きく逸脱する結果となります。全従業員の利用を促すように働きかけていくことが重要です。

まとめ

今回は、社内SNSでのコミュニケーションを円滑にするメリット・コツ・注意点を解説しました。全従業員がルールを理解し、積極的に参加することで、社内SNSには組織の成長と従業員の満足度の向上が期待できます。しかし、一部の従業員だけの利用や役員・上司の使い方には注意が必要です。社内SNSを適切に使うことで、職場環境の改善にもつながります。本記事を参考に、社内SNSを上手に使いこなし、より良い職場環境を築き上げていきましょう。