社内SNSの必要性とは

社内SNSとは、企業に利用を限定したソーシャルネットワーキングサービスのことを指します。組織内のコミュニケーションを活発にする目的や、従業員のモチベーションを高める目的で多くの企業が導入しています。

具体的には、個々のメンバーが自分自身のプロフィールを作成し、投稿やチャットなどを通じて他のメンバーとつながりを持つことができます。また、ファイルの共有・タスク管理・スケジュール共有などの機能を備えているツールもあります。

社内SNSの必要性が高まっている背景

なぜ今、社内SNSを導入する企業が増えているのでしょうか。ここでは、社内SNSの必要性が高まっている背景について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報伝達のスピード化

社内SNSの必要性が高まっている背景の1つ目は、情報伝達のスピード化です。時代の移り変わりに伴い、顧客が商品やサービスを選ぶ選択肢が多様化し、企業間の競争は厳しさを増しています。そこで企業には、時代の変化を素早く察知し、迅速に対応していくことが求められているのです。

ビジネスの速度を落とさないためには、情報伝達をスムーズに行うことが非常に重要です。会議やメールなどを主な情報伝達にしていると、タイムラグが生じることも少なくありません。情報伝達が遅いと、企業全体の対応スピードが鈍り、市場での競争力が失われる可能性があります。

そこで、社内SNSを活用することで、リアルタイムに情報を共有し、必要な対応を素早く行うことが可能になります。このように、社内SNSが注目されているのは、ビジネスが速度を重視する現状が背景にあると言えるでしょう。

働き方の多様化

社内SNSの必要性が高まっている背景の2つ目は、働き方の多様化です。従来、仕事はオフィスや営業所に従業員が集まり、会社の中で行われてきました。しかし、リモートワークが普及したことで、自宅やコワーキングスペースを活用して働くスタイルを取り入れている企業が増えつつあります。

こうした多様な働き方が広まるにつれて、電話やメールといった従来のコミュニケーション手段では対面と比べてコミュニケーション不足が起こるケースが多くなってきました。そこで注目されてきたのが、社内SNSです。社内SNSを使えば、一般的なSNSと同じく、オフィスにいなくても容易にコミュニケーションを取り合うことができます。社内コミュニケーションが円滑に行える点が、社内SNSが普及しはじめた要因の1つと言えます。

関連記事：社内SNSでのコミュニケーションを円滑にするコツは？メリットと注意点も解説

他のツールと比較したときの社内SNSの必要性

メールやビジネスチャットなど情報共有ができるツールは他にも複数あり、すでに導入している企業としては本当に社内SNSが必要かどうか疑問に思うこともあるでしょう。

ここでは、他のツールと比較したときの社内SNSの必要性について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

メールと比較した場合

まず、メールを送るときはメールソフトを立ち上げて送信先を設定し、挨拶文・本文・署名を記載します。送信相手が複数いれば、メールアドレスを検索し、複数回に分けてメールを送信するといった作業もあるでしょう。一方、社内SNSは1回の投稿で同時に全従業員に必要な情報を送ることができます。

また、リアルタイムでコミュニケーションができ、スレッド形式で会話の流れを追うことが可能です。また、メールと同様、画像やファイルも社内SNS上で共有できます。

メールは一度送ってしまうと基本的には修正できません。しかし、社内SNSであれば投稿メッセージの編集やファイルの添付変更も容易に行えます。このように、メールと比べると社内SNSのほうが、迅速かつ効率的に情報共有しやすいと言えます。

グループウェアと比較した場合

グループウェアは業務の効率化を目的とした機能を備えたツールで、社内SNSの機能と重複する部分があります。しかし、グループウェアと社内SNSは役割や使用目的が異なります。

グループウェアには、掲示板やファイルの共有、スケジュールの管理、ワークフロー、出勤・退勤の管理といった機能があり、本質的には組織の業務効率を向上させる目的で設計されています。

例えば、グループウェアの掲示機能は、社内SNSのように自由に意見交換するためのものではなく、一般的には特定のプロジェクトについてのみ使用します。特定のメンバーを指定して掲示板を設置し、業務に関するメッセージ交換を行います。また、グループウェアでは形式的なコミュニケーションが行われる傾向にあります。そのため、グループウェアは業務管理システムとして利用される傾向にあり、情報伝達を重視したシステムと言えます。

ビジネスチャットと比較した場合

ビジネスチャットは、即時性と効率性を重視した情報交換に優れており、社外取引先とのやりとりに向いています。そのため、クライアントや協力業者とのコミュニケーションに用いられ、プロジェクトの進捗状況の共有、重要な意思決定、急な問題の対応など、タイムリーで効率的な情報交換が求められる場面でよく使われます。

一方、社内SNSは主に従業員間の情報共有やコミュニケーションの円滑化が目的です。開放的な環境での情報共有が可能で、部署間や役職間の壁を超えて情報交換やコミュニケーションを取ることに向いています。社内SNSでコミュニケーションを豊かにすることで、従業員のモチベーション向上や企業文化の形成を促すことができます。

そのため、社外の取引先とのやりとりにはビジネスチャット、社内の情報共有には社内SNSを用いると、それぞれのツールの特性を最大限に活かすことができるでしょう。

社内SNSの必要性を見極めるポイント

本当に社内SNSを導入すべきか悩んだときには、自社にとって必要かどうかを見極めることが大切です。ここでは、社内SNSの必要性を見極めるポイントについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報伝達に時間がかかっている

社内SNSの必要性を見極めるポイントの1つ目は、情報伝達に時間がかかっているかどうかです。

メールや会議など、既存のコミュニケーション手段では情報が適時に共有されず、意思決定が遅れる可能性があります。また、メールのような一対一のコミュニケーションでは、重要な情報が特定の人にしか伝わらず、関係者が必要な情報を得られないことも少なくありません。そのため、社内SNSで全員がアクセス可能な共有スペースを作成し、情報の伝達を迅速化し、重要な情報が見逃されないようにすることが大切です。

属人化している業務がある

社内SNSの必要性を見極めるポイントの2つ目は、属人化している業務があるかどうかです。

属人化している業務は、その業務を担当する人がいなくなった場合、業務遂行に大きな影響を及ぼすリスクがあります。特定の人に知識や技能が集中していると、退職した場合、その業務を誰も引き継ぐことができないという状況が生じる恐れがあります。

属人化によるリスクを軽減するために、社内SNSは有効なツールです。社内SNSを活用すれば、業務に関連する情報やノウハウをオープンな場で共有でき、企業のナレッジとして蓄積できます。また、新たなメンバーが参加した場合でも、過去の投稿を遡って参照することで、必要な情報を効率良くキャッチすることができるでしょう。

企業理念を社内に浸透させたい

社内SNSの必要性を見極めるポイントの3つ目は、企業理念を従業員に浸透させたいかどうかです。

企業理念は組織の行動指針であり、全従業員が理解し共有する必要があります。また、伝えるだけでなく、日々の業務に反映させ、理念が行動として浸透していくことを目的としています。社内SNSは、こうした目的を達成するために効果的なツールです。

例えば、社内SNS上で理念に基づいた活動を積極的に投稿し、共有していくことで、従業員一人一人が企業理念を具体的な行動と結びつけて理解しやすくなります。また、理念に基づいた従業員の行動を褒め称える投稿をして、企業文化を醸成することも可能です。そして、上層部が積極的に社内SNSを活用し、企業理念に基づいたメッセージを発信することで、組織全体に浸透しやすくなるでしょう。

離職率を改善したい

社内SNSの必要性を見極めるポイントの4つ目は、離職率を改善したいかどうかです。

社内SNSは従業員間のコミュニケーションを円滑にし、情報の透明性を向上させることで、従業員のエンゲージメントを高める役割を果たします。

具体的には、社内SNSを通じて企業の最新情報や部署間の情報を共有することで、従業員が自身の業務が全体の中でどのように貢献しているかを把握しやすくなります。また、自身の意見やアイディアを社内SNS上で発信し、フィードバックを得られる環境が整うことで、従業員は自己実現感を感じやすくなります。

さらに、社内SNSは従業員同士の人間関係を深める場としても有効です。業務だけでなく、従業員のプライベートな話題や趣味なども共有できるため、従業員同士の絆を深め、働きやすい職場環境を作り出すことができるでしょう。このように従業員間のコミュニケーションが活発になると、従業員の満足度も向上し、結果として離職率の改善につながるでしょう。

従業員の働き方が多様化している

社内SNSの必要性を見極めるポイントの5つ目は、従業員の働き方が多様化しているかどうかです。

リモートワークやフレックスタイム、シフト勤務といった多様な働き方が取り入れられている企業では、全員が同じ時間帯に働くとは限らず、一部の従業員がオフィスにいない時間帯も多くなります。

そのため、従来の対面でのコミュニケーションや電話、メールなどだけでは、情報の共有やコミュニケーションが十分に行えない可能性があります。社内SNSなら、いつでもどこでも情報のやり取りが可能で、同時に複数人とのコミュニケーションも容易に行えます。また、投稿された情報は後からでも確認できるため、情報漏れを防ぐことも可能です。

さらに、リアルタイムでの情報共有だけでなく、質問箱のような機能を活用すれば、匿名で質問や意見の共有もできるでしょう。そのため、働き方が多様化している企業ほど、情報共有やコミュニケーションを円滑に行うために社内SNSの必要性が高まると言えます。

まとめ

今回は、社内SNSが求められている背景と他のツールと比較したときの必要性、そして導入を見極めるポイントについて解説しました。社内SNSの導入は、業務の効率化だけでなく従業員間のコミュニケーションの円滑化や企業理念の浸透化など、多くのメリットがあります。社内SNSを導入すべきか悩んだときには、業務特性や離職率、従業員の働き方などを理解し、その上で社内SNSを効果的に運用できるかを見極めることが大切です。

社内SNSでコミュニケーションを豊かにし、より良い結果を生むためには、組織全体でその価値を理解し、適切に運用していく必要があります。本記事で紹介したポイントを参考に、社内SNSの導入を検討してみてはいかがでしょうか。