社内SNSとは？導入目的を決めるための知識

導入目的を定めるために、そもそも社内SNSでは何ができるのかと疑問に思う人もいるでしょう。ここでは、社内SNSとは何かについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

社内SNSの概要

社内SNSとは、利用者を社内メンバー専用に限定したビジネスコミュニケーションツールのことです。X（旧Twitter）やLINEに似たような機能を備えています。

社内SNSを利用すると、コミュニケーションが円滑に行えるだけでなく、仕事に必要なデータをリアルタイムで相手と共有できます。近年、業務効率化と生産性向上に貢献するツールとして、社内SNSを導入する企業が増加しています。

注目される背景

社内SNSが注目されているのは、情報共有の重要性とコミュニケーションの活性化が期待できるためです。企業は、一般的に大きな組織になるほどコミュニケーションの質が低下してしまう恐れが少なくありません。

コミュニケーションの質が低下すると従業員が孤立し、問題を一人で抱え込んでしまう可能性があります。たとえその問題が他の従業員の協力があれば解決できるものであっても、職場で誰にも相談できずにいると問題は深刻化してしまいます。また、従業員がストレスを感じると、労働意欲の低下や離職につながりかねません。社内SNSを通じて従業員間のつながりを深め、企業のビジョンや目標・価値観を共有することは、企業文化の醸成にもつながるでしょう。

社内SNSの機能

社内SNSには、チャット機能・グループ機能・ファイル共有機能の3つの機能が搭載されています。社内SNSでは、従来の電子メールや電話と比べて、より簡単に迅速にメッセージを送信することが情報共有が可能です。さらに、絵文字やスタンプでリアクションできる社内SNSも存在します。

また、グループ機能を使用すれば、特定のメンバー同士でチャットが行えます。複数の従業員に向けて、情報共有やスケジュールの調整が一度に行えるのが大きなメリットです。文章や画像・映像などの各種ファイルをチーム内でアップロードし共有できる機能もあります。

社内SNSの主な導入目的

社内SNSの主な導入目的について、以下の5つを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務効率化

社内SNSの主な導入目的の1つ目は、業務効率化です。

社内SNSでは、定型的なフレーズや挨拶をつける必要がなく、手軽に目的を伝えるだけの円滑なコミュニケーションを取ることができます。また、ツールによっては従業員のスケジュールや進行中のプロジェクトの進捗状況を共有することも可能です。さらに、タスク管理の機能を利用して期限を定めておけば、業務上の漏れや見落としを防ぐこともできます。

そして、業務上の連絡を社内SNSに一元化することで、コミュニケーションにかかるコストを削減し、業務効率化が実現できるでしょう。

ナレッジの活用

社内SNSの主な導入目的の2つ目は、ナレッジの活用です。

従業員個人が持つ知識や技術は、企業の重要な資源です。人から人へとすべての知識と技術を直接伝達する方法は、手間と時間がかかり、現実的ではありません。社内SNSを利用すると、担当者が作成した資料や撮影した画像、動画などを共有できます。社内SNSに成功事例や失敗事例を投稿し、他の従業員がそれを見て自身の業務の改善につなげることにも有効です。また、社内SNSに自然にナレッジを蓄積することで、新入社員や中途採用者も過去のデータを確認でき、業務を円滑に進めることができるでしょう。

コミュニケーション促進

社内SNSの主な導入目的の3つ目は、コミュニケーション促進です。

社内SNSは、部門を問わずに、気軽にチャットができる便利なツールです。社内SNSを通じて従業員間の接触点が増えると、コミュニケーションが活発になると予測できます。従業員間の情報共有が促進されることで、コミュニケーション不足によるミスや問題の発生を防ぐ効果も期待できます。また、社内SNS上で、従業員が気軽に質問や相談がしやすい雰囲気や環境を整えることができ、離職防止にも役立つでしょう。

関連記事：社内SNSのセキュリティリスクは？強化するための運用ルールも解説

多様な働き方への対応

社内SNSの主な導入目的の4つ目は、多様な働き方への対応です。

近年、リモートワークやテレワークを採用する企業が増えています。働く場所はオフィス・自宅・共有ワークスペースなど、従業員によって違います。多くの社内SNSは、インターネット環境下であれば社外からでも個人のPCやスマートフォン端末からもアクセスできるため、働く場所に縛られることがありません。また、一部のツールでは音声通話やビデオ通話機能もついているため、作業場所が異なっていても効率的なコミュニケーションができ、さまざまな働き方に対応できるでしょう。

従業員への教育

社内SNSの主な導入目的の5つ目は、従業員への教育です。

全ての企業には、追求すべき理念や価値観が存在します。企業固有の価値観を全従業員に浸透させることで、ブランドイメージの向上が期待できます。これは社内SNSで発信し定期的に伝え、従業員の意識に根付かせることが可能です。さらに、企業の経営状態を全従業員に情報発信すること、各人が責任感を持って業務にあたるためには重要です。すべての従業員が会社の目指す姿を理解して積極的に行動することは、企業にとって非常に有益です。

そのため、社内SNSを用いて定期的に企業の経営状況を伝え、理解を深めていくことは大切です。従業員の意識・エンゲージメント向上のために、社内SNSを導入する企業は増えてきています。

社内SNSの導入目的の決定から運用までの流れ

実際に社内SNSを導入するときには、どのように進めればよいのでしょうか。ここでは、社内SNSの導入目的の決定から運用までの流れについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

課題の分析と導入目的を決定する

社内SNSの導入目的の決定から運用までの流れの1つ目は、課題の分析と導入目的を決定することです。

企業が直面している問題やその根源、そして問題を解決した後に達成したい理想の状況を具体化することが大切です。例えば、部門間のコミュニケーションができていない、ナレッジやノウハウが属人化され共有が行われていない、従業員のモチベーション向上が求められているケースなどが、よくある課題として考えられます。

課題の解決として、社内SNSは十分な機能を備えているか、また社内SNSをどのように使えば解決できるのかをしっかりと見極めて、導入目的を定めることが重要です。

従業員に導入目的を周知する

社内SNSの導入目的の決定から運用までの流れの2つ目は、従業員に導入目的を周知することです。

社内SNSは全従業員が利用するツールであるため、全ての従業員に導入目的を理解してもらう必要があります。もし社内SNSの導入目的が全員に共有されていなければ、従業員はその導入理由を把握できず、プライベートな投稿が増えたりして、結果として利用率に偏りが生じ、サービスが形骸化してしまう可能性があります。

また、特に大切なことは、SNSの利用が業務効率や組織内のコミュニケーション改善にどのように寄与するのかを具体的に示すことです。社内ミーティング・メール・回覧などを通じて、全従業員に社内SNSの導入目的を明確に知らせましょう。

運用ルールを決める

社内SNSの導入目的の決定から運用までの流れの3つ目は、運用ルールを決めることです。

ガイドラインや運用ルールを策定し、全従業員に周知することで円滑な導入が実現します。具体的には、以下のような運用ルールを策定するとよいでしょう。

過度に制限すると従業員がツールを使いづらくなる可能性があるため、必要な項目のみを盛り込み、運用しながら日々ルールを改訂していきましょう。

システムを導入する

社内SNSの導入目的の決定から運用までの流れの4つ目は、システムを導入することです。

社内SNSの導入が従業員の負荷にならないように、導入時期は繁忙期を避けましょう。また、混乱を招かないためにもまずは一部の部署からシステムを使い始めるなど、段階的に現場に導入を進めていくことをおすすめします。

実務で使い始めて、期待した成果が得られないこともあるでしょう。その場合には、問題の原因を追究し、適宜修正を行っていきます。もし改善を重ねても導入効果が得られない場合は、維持にかかるコストも踏まえて、システムの使用停止を検討しましょう。

従業員のフォローをする

社内SNSの導入目的の決定から運用までの流れの5つ目は、従業員のフォローをすることです。

システム運営会社が準備したマニュアルがあったとしても、より簡単に解説しないと、上手く使いこなせない従業員が出てくることもあります。そのため、自社にあった方法で、自社の社内SNS管理者が操作ガイドを作成すると良いでしょう。自社向けに作られた操作ガイドならば、標準のマニュアルよりも分かりやすく、全体への導入がスムーズに進みやすくなります。

また、ITリテラシーは個々により異なるため、特別な指導を受けなくてもすぐに使いこなせる人と、そうでない人が存在します。そのため、定期的に社内で使い方のトレーニングを行うなどの勉強会を開催することをおすすめします。一度だけではなく、週ごとや月ごとなど、定期的にフォローを行うことで、社内SNSの浸透率を上げることができるでしょう。

まとめ

今回は、社内SNSの導入目的から運用までの流れを具体的に解説しました。社内SNSは、情報共有の円滑化、コミュニケーション強化、作業効率向上に役立つ便利なツールです。社内SNSの導入時には、事前に全従業員が社内SNSの価値を理解し、活用しはじめることが大切です。本記事を参考に、自社にあった導入目的を策定し、従業員に周知していきましょう。