社内SNSはナレッジマネジメントに活用できる

ここでは、社内SNSとナレッジマネジメントの基礎知識を以下の2点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

社内SNSの意味

社内SNSとナレッジマネジメントの基礎知識の1つ目は、社内SNSの意味です。社内SNSは、従業員同士のコミュニケーションを促進し、情報共有を効率化してくれるツールです。

今や多くの個人が利用しているSNSと同じ感覚で、社内でも活用できるようになっています。従業員間のコミュニケーションを活性化させるために、社内SNSを導入するケースが増えており、その重要性が注目されています。

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ナレッジマネジメントの意味

社内SNSとナレッジマネジメントの基礎知識の2つ目は、ナレッジマネジメントの意味です。ナレッジマネジメントは、ナレッジ（知識、knowledge）とマネジメント（管理、management）に由来する造語で、従業員一人ひとりが持つ情報を企業全体で共有し管理することを指します。

ナレッジには「暗黙知」と「形式知」があります。暗黙知は、個人が有しているものの明文化されていない知識や経験で、形式知は明文化された知識です。ナレッジマネジメントにより、自社業務の効率化などが期待できますが、ナレッジマネジメントを十分に行わないと、ナレッジはなかなか効果的に活用できません。

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社内SNSでナレッジマネジメントを行う意義

ここでは、社内SNSでナレッジマネジメントを行う意義を以下の2点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務効率化

社内SNSでナレッジマネジメントを行う意義の1つ目は、業務効率化です。社内SNSで、従業員個人の知識や経験を共有することで、経験年数に関係なく有益なナレッジを活用できます。

例えば、ベテラン従業員のノウハウを若手にも共有することで、新入社員の作業効率が向上するでしょう。反対に、若手従業員の有する新しい情報が、ベテラン従業員の仕事にヒントを与える場面もあるかもしれません。また、案件やプロジェクトの担当者交代時には、社内SNSでナレッジを共有すれば、引き継ぎが効率化するでしょう。さらに、社内SNSを使ってリアルタイムでリモート会議を行えば、時間短縮と業務効率化につながるはずです。

経験の共有

社内SNSでナレッジマネジメントを行う意義の2つ目は、経験の共有です。

従業員個人が有する経験は、その従業員が退社すると会社から失われます。しかし、社内SNSを使って経験を見える化して蓄積・共有に成功すれば、従業員の入れ替わりがあっても経験の共有が可能です。これにより、社内全体の業務効率化はもちろん、従業員個人のスキル向上にも役立つでしょう。

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社内SNSをナレッジマネジメントに活用するメリット

ここでは、社内SNSをナレッジマネジメントに活用するメリットを以下の5点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ナレッジの蓄積・検索が容易

社内SNSをナレッジマネジメントに活用するメリットの1つ目は、ナレッジの蓄積・検索が容易であることです。

社内ナレッジが豊富に存在していても、散在していてすぐに調べられない状態では意味がありません。しかし、社内SNS内にナレッジを蓄積して、検索もしやすい状態であれば、必要なナレッジにすぐにアクセスできるようになるでしょう。これにより、一層ナレッジを使いこなせるはずです。

時間や場所を問わずアクセス

社内SNSをナレッジマネジメントに活用するメリットの2つ目は、時間や場所を問わずアクセス可能であることです。

ナレッジは、必要な場面で即座に参照できないと効果が半減します。その点、社内SNSはインターネット環境があれば、時間や場所、デバイスを問わずアクセスできるものが多いため、必要な場面で即座にナレッジを参照できるのです。

ナレッジの編集・ブラッシュアップが容易

社内SNSをナレッジマネジメントに活用するメリットの3つ目は、ナレッジの編集・ブラッシュアップが容易であることです。

社内のナレッジは、必要に応じて手を加えていかないと、時代や法律の変化、さらには技術の進歩によって価値が薄れる恐れがあります。しかし、投稿内容の編集や更新が容易な社内SNSを活用すれば、今まで蓄積してきたナレッジの編集・ブラッシュアップを容易に実行できます。そのため、柔軟に変化に適応して、常に最新の情報を反映させて役立つナレッジを提供できるでしょう。

ナレッジ共有が容易

社内SNSをナレッジマネジメントに活用するメリットの4つ目は、ナレッジ共有が容易であることです。

既存の電話やメールは1対1のコミュニケーションが前提であるため、複数人への情報共有には不向きでした。また、ファイルの修正にも手間がかかります。しかし、社内SNSツールであれば、複数人が同時に投稿内容を閲覧することが容易です。また、過去の投稿も容易に検索できます。

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従業員間の連携強化

社内SNSをナレッジマネジメントに活用するメリットの5つ目は、従業員間の連携強化が可能であることです。

社内SNSを使用することで、従業員同士のコミュニケーションが手軽に可能となります。これにより、従業員間の連携が強化され、社内ナレッジの共有や活用が促進されるでしょう。また、部署を超えた全社的な連携を強化することで、業務効率化だけでなく従業員のモチベーション向上にもつながるはずです。

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社内SNSをナレッジマネジメントに活用するポイント

ここでは、社内SNSをナレッジマネジメントに活用するポイントを以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

社内SNSの効果をアピール

社内SNSをナレッジマネジメントに活用するポイントの1つ目は、社内SNSの効果をアピールすることです。

社内SNSを導入しても、そもそも使われなければ意味がありません。社内SNSを多くの従業員に使ってもらうには、社内SNSの効果をアピールすることが有効です。その際には、成功した他社事例の紹介や、社内SNSを効果的に活用した従業員へのインセンティブも検討しましょう。

有能な従業員にこそ活用を促進

社内SNSをナレッジマネジメントに活用するポイントの2つ目は、有能な従業員にこそ活用を促進することです。

有能な従業員であれば、有益なナレッジを豊富に有している可能性が高いと言えるでしょう。そのため、有能な従業員にこそ社内SNSの活用を促進することをおすすめします。有能な従業員は忙しいものですが、有能な従業員から有益なナレッジを社内で共有してもらい、それを多くの従業員が活用できれば、結果的に全社的な業務改善・効率化につながるはずです。

活用ハードルを下げる

社内SNSをナレッジマネジメントに活用するポイントの3つ目は、活用ハードルを下げることです。

社内SNSを導入しても、特に最初は従業員が敬遠して、社内SNS内での発言を控えることがあるかもしれません。しかし、このことは社内SNSを活用するモチベーションを低下させる原因にもなります。そのため、社内SNSの利用頻度の低い従業員に対しては、個別に支援し、小規模グループから参加を促進する施策を考えましょう。無理なく社内SNSの活用を促進できれば、やがて従業員間のつながりが強まり、風通しの良い雰囲気作りにつながっていくでしょう。

まとめ

今回は、社内SNSでナレッジマネジメントを行う意義やメリット、さらには社内SNSをナレッジマネジメントに活用するポイントを解説しました。社内SNSは、社内コミュニケーション促進に有効なツールですが、情報の共有・蓄積に活用できるため、ナレッジマネジメントにも効果を発揮します。場所や時間を問わずアクセスでき、検索も容易である特性を活かして、ナレッジを今まで以上に日々の業務に役立てましょう。

ただ、社内SNSの利用が定着していないと、なかなか社内SNSを活用したナレッジマネジメントも定着しません。まずは、社内SNSの効果をアピールし、手軽に社内SNSを活用する風土作りから始めてみましょう。