文書管理とナレッジマネジメントの違い

はじめに、文書管理とナレッジマネジメントについて概要を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

文書管理とは？

文書管理とは、業務を行うことで発生した文書の作成・保存・保管・活用・廃棄までの、文書のライフサイクルを管理することをいいます。

文書とは、紙ベースだけでなく電子ファイル・データなども含みます。文書管理で必要なことは、どのような文書がどこに保存・保管されているか、また、いつまで保存するのかを把握することです。そのために、カテゴリー別に分類したり、誰でも保存期限がわかるように管理する必要があります。

ナレッジマネジメントとは？

ナレッジマネジメントとは、従業員個人に蓄積している情報を企業全体で共有し管理することをいいます。知識を意味する「knowledge」と管理を意味する「management」をあわせて作った造語です。

ナレッジには、「暗黙知」と「形式知」があります。暗黙知は、明文化されておらず個人の中に蓄積されている知識・経験です。形式知は、知識を必要とする人のために明文化した知識・経験をいいます。

テレワークの導入が進み、働き方も多様化している現在、OJTトレーニングで進めていた知識・経験の伝達から新しい方法への変化が必要であり、その方法の一つがナレッジマネジメントといえます。

ナレッジマネジメントが目的の文書管理にはツールの活用がおすすめ

ナレッジマネジメントを目的とした文書管理には、ツールの活用が欠かせないといえます。ツールを導入することで、ナレッジの一元管理が可能です。

また、いつでもどこからでもナレッジにアクセスできるため、オフィス勤務・テレワーク問わず必要な知識まで簡単にたどり着くことができます。また、ナレッジは共有したら終わりではなく、追記しながら充実させていくことが大切です。ツールであれば、簡単に編集・追記ができます。

他にも、高度なセキュリティを搭載しているツールも多く、近年増えているテレワークを狙ったウイルスの攻撃にも対応可能です。

文書管理ツールを活用してナレッジマネジメントを実施する効果

文書管理を効率的に行うためには、ツールの導入が欠かせないといえます。ここでは、文書管理ツールを活用してナレッジマネジメントを実施する効果を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

文書の一元管理が可能

効果の1つ目は、文書の一元管理が可能であることです。

文書管理ツールでは、全社に散らばっている文書を1ヶ所に集約できます。また、Microsoft Word・PowerPoint・PDFなどさまざまな形式のファイルであっても管理できます。

必要な文書へのアクセスが便利

効果の2つ目は、必要な文書へのアクセスが便利であることです。

文書管理ツールでは、文書が一元管理されていることから、文書の保管場所が明確です。また、Microsoft Word・PDFに含まれる内容に検索がかかるため、必要な文書へのアクセスが簡単にできます。

文書管理のリスクの軽減が可能

効果の3つ目は、文書管理のリスクの軽減が可能であることです。

文書ごとに簡単にアクセス権の設定ができるため、関係部署以外による文書の閲覧・編集を制限できます。そのため、文書の持ち出し・盗難などによる情報漏えいを防ぐことが可能です。

ナレッジマネジメントを目的とする文書管理ツールの選定時の確認ポイント

ナレッジマネジメントを目的として文書管理ツールを導入する場合、ツール選定時に確認しておくべきポイントがあります。

ここでは、ナレッジマネジメントを目的とする文書管理ツールの選定時の確認ポイントを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

提供形態

文書管理ツールの選定時の確認ポイントの1つ目は、提供形態です。

文書管理ツールの提供形態には、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型は、自社のサーバーでツールの管理を行います。カスタマイズ性が高いという特徴がありますが、専門的な知識がある担当者を置いて運用する必要があります。クラウド型は、ツールを提供する企業のクラウド上で文書を管理します。契約をすればすぐに利用でき、自社で担当者を置く必要がありません。ただし、クラウド上の場所を他社と共有するためセキュリティの課題が残ります。

セキュリティ対策

文書管理ツールの選定時の確認ポイントの2つ目は、セキュリティ対策です。

文書管理システムに求めることとして、人では不十分になりがちなセキュリティ対策を強化することがあります。文書を電子化すると、外部流出・不正アクセスなど、紙ベースでは起こりにくいアクシデントが発生しやすくなります。文書管理ツールは、サービス提供企業によりさまざまなセキュリティが搭載されています。選定するときには、自社のセキュリティ基準を満たすツールを選びましょう。

対応するデバイス

文書管理ツールの選定時の確認ポイントの3つ目は、対応するデバイスです。

テレワークが進み、従業員はオフィス以外の場所で勤務する機会が増えています。PCの貸与だけでなく、スマートフォン・タブレットなどの貸与も行う企業も少なくありません。そのため、いつでもどこからでもアクセスが可能なマルチデバイス対応のツールがおすすめです。どのデバイスからでも操作しやすいシステムを検討しましょう。

ナレッジマネジメントにおすすめな文書管理ツール9選

ここでは、ナレッジマネジメントにおすすめな文書管理ツール9選を紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット、タスク管理、Web会議などを備えたビジネスコミュニケーションツールです。ファイル共有機能は改版管理も可能で、ファイルにタグをつけて検索条件にすることもできます。改版に関する修正内容や検討内容もチャットで履歴として残せるので、ナレッジとして有効です。

CrewWorksの特長

1. 簡単でわかりやすく直感的な操作が可能
2. タグやチャットの内容からも探したい文書を検索できる
3. すべての機能が無料トライアル可能

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Confluence

Confluenceは、情報登録が簡単にでき、さらに登録した情報を蓄積し、必要なユーザに届けて気づかせることができるコラボレーションツールです。コンテンツを「ページ」という単位で作成し、階層構造で管理します。多くの従業員が使い慣れているMicrosoft officeのWordで作成するような感覚と同じように文書を作成することができます。ページにはラベル付けができ、情報の分類が可能なことから、ナレッジの蓄積・共有をスムーズに行います。

Confluenceの特長

1. 「ウォッチ機能」を利用して該当ページの更新を知ることができる
2. マクロ・豊富なアドオンで機能を拡張できる
3. 無料でのトライアルが可能

詳細はこちら: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

SharePoint

SharePointは、Microsoft社が提供するコラボレーションツールです。SharePointでは、従業員への情報伝達をイントラネット上で行うことができます。また、ファイルの共有ができるため、いつでもどこからでもアクセスができます。そのため離れた場所であっても協同作業を可能にします。ナレッジの格納場所を決めておけば、必要なときに必要な人がナレッジを確認できます。

SharePointの特長

1. ワンクリックで探しているものが見つかる
2. 通知や承認のような単純なタスクの処理が簡単にできる
3. Microsoft365に登録するだけですぐに使うことができる

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/sharepoint/collaboration

NotePM

NotePMは、社内のほしい情報がすぐに見つかる社内Wikiツールです。社内に散らばっている情報を一元化し、属人化したノウハウの共有場所にすることができます。アクセス権を与えることで、従業員がさまざまな情報を簡単に書き込み・追記することができるため、最新のナレッジの蓄積が可能です。

NotePMの特長

1. 7,000社以上の企業が活用している
2. 大学から企業まで業種を問わず支持されている
3. 30日間の無料トライアルが可能

詳細はこちら: https://notepm.jp/

Alfresco

Alfrescoは、社内に分散する情報を共有・管理し、情報を守ることが可能なコンテンツ管理ツールです。AlfrescoのオープンソースECMを使うことで、場所を問わず活用することができるため、テレワークなど働く場所が従業員ごとに違っていてもコラボレーションが可能です。検索機能がパワフルで、探しているファイルを検索すると瞬時に候補を表示してくれるため、探したいナレッジに、キーワードから簡単にアクセスできます。

Alfrescoの特長

1. PC・スマートフォン・タブレット端末などのマルチデバイスに対応
2. 世界トップクラスのエンタープライズ文書管理システムでサイロ化の解除
3. 無料でのトライアルが可能

詳細はこちら: https://www.alfresco.com/jp/

FileBlog

FileBlogは、端末を選ばずファイルサーバを閲覧でき、「全文検索」機能から、目的の文書にすぐにアクセスできる文書共有システムです。ファイルはサーバーに保存するため、DBシステムを新たに構築する必要はありません。また、文書やフォルダに説明文・タグなどをつけることで、文書の分類が簡単にできます。どの端末からも最新の情報にアクセスできるため、従業員は最新のナレッジを確認することができます。

FileBlogの特長

1. ファイルをダウンロードすることなくWebブラウザで閲覧・編集が可能
2. 使い慣れたWindowsエクスプローラに似た操作感ですぐに使いこなすことが可能
3. ファイルサーバーに特化しているので検索のスピードが速い

詳細はこちら: https://www.teppi.com/fileblog/product

ASTRUX2.0

ASTRUX2.0は、Microsoft Officeをはじめ、Adobe PDFなどの幅広いファイルに対応しており、これらを一覧表示することができます。表示方法は、「リスト表示」「サムネイル表示」「サムネイル（ページ送り）」の3つから使いやすい方法を選ぶことが可能です。 直感的な操作が実現できるようインターフェースが工夫されており、さらに管理者の設定操作の負担も軽減されています。面倒になりがちなナレッジの蓄積・更新もスムーズに行えることが期待できます。

ASTRUX2.0の特長

1. ファイル一覧に関連文書を表示することができる
2. 版管理により、各版の履歴(旧版)を残すことが可能
3. ワークフローを利用して承認申請ができ履歴も残すことができる

詳細はこちら: https://www.astrux.jp/index.html

Fleekdrive

Fleekdriveは、企業の情報を社内外問わず有効活用することが可能な、強固なセキュリティを備えるオンラインストレージサービスです。使いやすいインターフェースと豊富な管理機能で、オフィスとテレワーク勤務のやりとりをスムーズにします。モバイルを活用したファイル共有も可能で、素早く安全な受け渡しを可能にします。

Fleekdriveの特長

1. Amazon Web Servicesを利用して強固なセキュリティを実現している
2. 安全にファイル共有を行うための機能が豊富
3. 導入後のサポートをしている

詳細はこちら: https://www.fleekdrive.com/

LegalForceキャビネ

LegalForceキャビネは、契約書をアップロードするだけで管理をしてくれる、AI契約管理システムです。契約の締結から登録・管理まで各フェーズに応じて必要な制御を施しリスク管理をします。契約書がテキストデータ化されるので、契約書内にある条文からの検索が可能です。

LegalForceキャビネの特長

1. 導入企業が600社を突破
2. AIが更新期限を自動で計算しメールでリマインドしてくれる
3. 契約書の管理を担う担当者が⼀⽬でわかり契約後の放置を防止できる

詳細はこちら: https://legalforce-cloud.com/cabinet

まとめ

今回は、文書管理とナレッジマネジメントの基本概要・導入効果・ツールの選び方のポイントについて解説し、おすすめツール9選を紹介しました。業務にナレッジマネジメントを導入することで、担当者以外の誰であっても、自身が担当する以外の業務をサポートすることができます。また、文書へのアクセスが簡単になり業務を効率的に行うことができます。ツールを選定するときは、オンプレミス型かクラウド型かという提供形態・セキュリティに加えて、自社ですでに導入しているツール・システムとの親和性も含めて検討することが重要です。

自社に適した文書管理ツールを導入するためにも、導入目的を明確にしたうえで検討を進めていきましょう。