文書管理システムのおすすめ13選を紹介！ツールを活用してスムーズに業務を進めよう

文書管理

2022/11/1
[更新日] 2024/4/12

文書管理とは、業務を行う上で発生した文書を紙媒体・電子媒体などで保管・活用・廃棄のサイクルに沿って適切に管理することをいいます。近年、文書の保管場所・管理方法が徹底されていない企業も多く、文書管理は企業の課題の1つといえます。文書管理を軽視すると、情報漏えい・紛失・改ざんなどの問題に発展する可能性があり、企業にとって大きな損失につながる懸念があります。これらの対策として文書管理システムを導入することで、文書管理にかかるコスト・負担を軽減できます。

そこで今回は、文書管理システムの基本概要・導入のメリットを解説し、おすすめの文書管理システム13選を紹介します。

【目次】

文書管理システムとは？

文書管理システムとは、電子化された文書を保存・活用から、保存期間経過後の廃棄に至るまで一括管理が可能なシステムです。膨大な量の文書の保存場所を一元化することで、文書へのスムーズなアクセスが可能です。

また、これまで書類管理を紙媒体で行っていた場合、ペーパーレス化の実現もできます。他にも、ファイリング・書類の探索・不要になった書類をシュレッダーにかける作業などが不要になるため、工数の削減につながります。

文書管理システムを導入する目的

文書管理システムを導入する目的は、書類が必要なときに、時間・場所を問わずスムーズに取り出すことができるように整理をすることです。

近年、情報化が進み保管が必要な書類の量が増え続ける傾向があります。企業における書類の保管庫には限りがあり、増え続ける書類に対して、倉庫を借りるなどスペースの拡張を必要とします。しかし、保管のためのスペースを維持し続ける必要がある上に、過去の文書を見たいときにわざわざ倉庫から取り寄せるなど、場所代・人件費がかかります。

さらに、テレワークの導入が進んだことで、いつでも・どこからでも文書にアクセスできる環境が求められています。

これらのことから、文書管理についての見直しは喫緊の課題といえます。文書管理システムを導入して文書の電子化を進めることで、文書の保管スペースがクラウド上に変わり、物理的なスペースが不要となります。また、文書を取り寄せるための時間・そのための人件費を削減することが可能になります。

文書管理システムの基本的な機能

文書管理システムの基本的な機能は以下の4つです。

文書保管
文書検索
権限設定
セキュリティ

1つずつ見ていきましょう。

文書保管

文書管理システムの基本的な機能の1つ目は、文書保管です。

文書保管では書類を種類別・部署別に分類して保管することが必要です。従来の方法では、文書を紙媒体にしファイリングするという作業が必要でした。また、個人のデスクトップに個人のルールに則って保存されているというケースも少なくありません。

文書管理システムで、文書を保管すると、ルールにしたがって過去の大量の書類を一元管理できます。また、紙媒体の書類を電子化すれば、文書を保管するスペースが不要になります。

文書検索

文書管理システムの基本的な機能の2つ目は、文書検索です。

多くの文書管理システムでは、「全文検索」機能が採用されています。また、文書管理システムでは、文書を登録するときにインデックス（索引）を作成するため、インデックスから簡単に検索できます。「完全一致検索」・「あいまい検索」などの機能を備えるシステムもあり、キーワードから目的の文書までスムーズに探し出すことができます。さらに便利な機能なのが「タグ」機能です。文書を保管するときにタグを付けることで、文書検索はより便利になります。

文書検索機能は、保管が必要な文書の検索性を高め、スムーズなアクセスに力を発揮します。

権限設定

文書管理システムの基本的な機能の3つ目は、権限設定です。

文書管理システムを使用すれば、いつでも・どこからでもスムーズなアクセスが可能になります。機密文書などは特定の人のみがアクセスできるように設定できます。権限の設定範囲は、個人だけであったり、関係部署のみにすることも可能です。

アクセス制限を設けることで、文書が不正に閲覧・編集される心配がなくなるため、安全な管理が期待できます。

セキュリティ

文書管理システムの基本的な機能の4つ目は、セキュリティです。

文書管理システムは、いつ・誰が・どのような操作をしたかが履歴でわかるようになっています。システムによっては印刷を制限できたり、パスワードを付与することでファイルの開封ができるようにしたりする機能がある場合もあります。

これらの機能を装備し、不正アクセス防止に役立てています。

文書管理システムを導入するメリット

文書管理システムを導入するメリットは以下の3つです。

業務効率の向上
情報漏えいの防止
コスト削減

1つずつ見ていきましょう。

業務効率の向上

文書管理システムを導入するメリットの1つ目は、業務効率の向上です。

文書管理システムを導入していない場合、文書を管理する場所は各部署が指定するサーバー上のフォルダや、個人のデスクトップなどになりがちです。この場合、管理するルールは部署ごと・個人で異なり、文書を探すためにムダな時間を割くことになります。文書管理システムでは、それらの課題を解決し、文書を一元管理できます。また、検索性が高いため、キーワードから関連する文書までたどり着くことができます。

そのため、文書を探す手間を削減でき業務効率向上が期待できます。

情報漏えいの防止

文書管理システムを導入するメリットの2つ目は、情報漏えいの防止です。

例えば企業のファイルサーバーで文書管理をする場合、フォルダにロックをかけることで、アクセス権限を維持することになります。しかし、パスワードを別で保管することになるため情報漏えいのリスクが残ったままです。文書管理システムには、アクセス権限を設定したり、操作履歴を残す機能が搭載されています。これらの機能を活用することで、情報漏えい・紛失・改ざんなどを防止することができます。

コスト削減

文書管理システムを導入するメリットの3つ目は、コスト削減です。

文書管理システムはクラウドストレージを活用するため、物理的な管理場所を必要としません。文書のデータ量に応じてストレージを増減させることができるので、ムダな費用を抑えながら運用できます。また、ペーパーレス化を進めることが可能になるため、紙代・印刷代を節約することもできます。

目に見えないコストとしては、社員が文書を探すための工数を削減することも可能です。

導入目的に合った文書管理システムを選ぼう！

文書管理システムには、様々な機能が搭載されています。多くの機能に惹かれて「この機能があれば自社の役に立ちそうだ」という理由でシステムを選んでしまうことも少なくありません。しかし、文書管理システムを選ぶときに重要なのは、自社の導入目的に合うシステムを選ぶことです。機能が多ければ、業務の効率化が促進されるとは限らず社員が使いこなせないことも考えられます。

そのためまずは、導入目的・実際の利用シーンを明確にしたうえで、どの文書管理システムが自社にふさわしいかを検討することがおすすめです。

まとめ

今回は、文書管理システムの基本概要・導入のメリットを解説し、おすすめの文書管理システム13選を紹介しました。文書管理システムを導入することで、文書管理に必要な工数の削減が実現できます。また文書の検索性が高いことから、文書へのアクセスが早まり業務効率の向上も期待できます。

多くの機能が搭載され魅力的な文書管理システムが多い中で選択をするのは難しいといえるでしょう。文書管理システムを導入するときは、まず自社がなぜシステムを導入し、どのような管理をしたいのかを明確にしたうえで、目的に合うシステムを検討していきましょう。

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