クラウドの文書管理ツールを利用するメリット

ここでは、クラウドの文書管理ツールを利用するメリットを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ネット環境があればどこでも利用可能

クラウドの文書管理ツールを利用するメリットの1つ目は、ネット環境があればどこでも利用可能であることです。

そのため、営業など外出が多い従業員やテレワークの従業員がいても、安心して導入できます。また、マルチデバイスに対応しているクラウドの文書管理ツールを活用すれば、モバイルデバイスでも一層簡単に操作できます。

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導入コストの少なさ

クラウドの文書管理ツールを利用するメリットの2つ目は、導入コストの少なさです。

クラウドの文書管理ツールであれば、サーバーやソフトウェアなどの購入が不要で、料金も初期費用なしで月額のみであることがほとんどです。また、多くの場合、クラウドの文書管理ツールをネット上で申し込んで契約すれば、オンライン上ですぐに使えます。金銭的にも時間の面でも導入コストは少ないと言えるでしょう。

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柔軟に利用量を調整可能

クラウドの文書管理ツールを利用するメリットの3つ目は、柔軟に利用量を調整可能であることです。

クラウドの文書管理ツールは、利用容量やプランの変更を行うだけで、容易に利用量を調整できます。このことは、季節により一時的に利用容量が必要になるケースや、事業規模を将来拡大させていきたい企業にとって、見逃せないメリットです。

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クラウドの文書管理ツールを利用するデメリット

クラウドの文書管理ツールのデメリットは、自社オリジナルで柔軟にカスタマイズすることが困難であることです。特に、セキュリティ基準を独自に設定している企業の場合、クラウド型では基準に合わせられないケースもあるかもしれません。

クラウド文書管理ツールを比較する4つのポイント

ここでは、クラウド文書管理ツールを比較するポイントを、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

使える機能

クラウド文書管理ツールを比較するポイントの1つ目は、使える機能です。

ツールによって、どのような機能を使えるかが異なります。例えば、ペーパーレス化を目的とする場合、OCR機能で紙の文書をデジタルデータに変換できれば便利です。また、文書の検索を容易にしたい場合は、検索機能の利便性に注目すべきでしょう。

大切なことは、自社の課題から、ツールの導入目的をあらかじめ明確にしておくことです。これにより、過不足なく必要な機能を洗い出し、本当に必要な機能のみを使って、利便性とコストを両立できます。

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セキュリティ

クラウド文書管理ツールを比較するポイントの2つ目は、セキュリティです。

文書の情報は企業にとって重要なリソースであるため、情報漏えいを防ぐためにセキュリティも確認しなければなりません。例えば、文書ごとにアクセス権を設定できるツールを活用すれば、管理職以外に見せたくない文書は、アクセス制限で管理職以外閲覧できないように設定できます。

また、外部からの不正アクセスを防ぐためファイアウォールなどの対策がなされているか、併せて確認しましょう。さらに、保存期間が過ぎていない文書を誤って廃棄しないよう、保存期間が一目でわかる機能も、あると安心です。

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サポート体制

クラウド文書管理ツールを比較するポイントの3つ目は、サポート体制です。

新たにクラウド文書管理ツールを導入・運用するときには、何かしらのトラブルが発生する可能性が否定できません。よって、少しでも早くトラブルを解決できるよう、サポート体制も確認しておく必要があります。

電話やチャットなどのサポート手段に加え、対応可能な時間・曜日も確認しておきましょう。特に、夜間や休日も営業している企業であれば、サポートデスクが平日昼間だけでなく、夜間や休日も対応できるクラウド文書管理ツールを活用すれば安心です。

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無料利用の可否

クラウド文書管理ツールを比較するポイントの4つ目は、無料利用の可否です。

コストを抑えることを重視したい場合は、無料で使えるツールがよいでしょう。例えば、プログラミングなどの知識がある場合、オープンソースソフトウェアを使えば、無料公開されているソースコードを用いて、独自にクラウド文書管理ツールを作成できます。また、もし無料プランや無料トライアルがあれば、まずはそれらから試してみることも有効です。

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クラウド文書管理ツールおすすめ12選

ここでは、おすすめのクラウド文書管理ツールを、以下の12点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、テクノ・マインド株式会社が提供するビジネスコミュニケーションDX用オールインワンツールです。ビジネスチャットやタスク管理に加え、情報を構造化して保存できるため、文書管理にも使えます。また、直感的に操作できるため、ITリテラシーにあまり自信がない従業員がいても安心です。さらに、ファイルの変更履歴も一目瞭然なので、常に最新の文書データを確認できます。

CrewWorksの特長

1. お役立ちコラムを配信
2. ファイルにもチャットルームが標準装備される
3. 無料トライアル実施中

詳細はこちら: https://crewworks.net/

MyQuick

MyQuickは、インフォコム株式会社が提供する文書管理システムです。ユーザー数の制限がなく、プランごとに定額で使えるため、費用を気にせず個人IDで使えます。また、Excelに近い感覚で、簡単に台帳項目を入力できる上に、入力したデータは容易に検索可能です。さらに、事前に文書管理の期限切れなどの条件付けをしておけば、該当する文書についてメールでアラートを送ってくれるので、廃棄忘れなどを防げます。

MyQuickの特長

1. 3分で見積可能
2. お役立ちコンテンツが豊富
3. 無料お試しデモあり

詳細はこちら: https://www.myquick.jp/

PROCENTER/C

PROCENTER/Cは、NECソリューションイノベータ株式会社が提供する情報共有プラットフォームです。保存期間を設定すれば、自動で文書を削除してくれる上、必要な文書は即座に検索できます。また、文書の開示・アクセス権の設定やデータ暗号化、さらには多要素認証など、セキュリティ機能も豊富です。さらに、API機能を使えば他ツールとの連携も容易なので、より便利に使えるでしょう。

PROCENTER/Cの特長

1. 電子帳簿保存法対応支援サービスあり
2. 文書管理に関する業務ノウハウをまとめたコンテンツが豊富
3. 1ヶ月間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://www.nec-solutioninnovators.co.jp/sl/procenter/index.html

LegalForceキャビネ

LegalForceキャビネは、株式会社 LegalOn Technologiesが提供するAI契約管理システムです。契約書の管理を適切に行わないと、損害賠償などのトラブルに発展しかねません。しかし、LegalForceキャビネは電子帳簿保存法に対応しており、アップロードするだけで契約書の管理が可能になります。また、AIによる契約情報の⾃動の抽出や、原契約書と変更覚書との紐づけなど、契約書管理に役立つ豊富な機能も自慢です。

LegalForceキャビネの特長

1. 契約管理や法務業務に役立つコンテンツが豊富
2. ホームページ上で導入事例を多数紹介
3. ヒアリング後に最適なプランを提案

詳細はこちら: https://legalforce-cloud.com/cabinet

invoiceAgent 文書管理

invoiceAgent 文書管理は、ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供する文書管理システムです。電子帳簿保存法やインボイス制度に対応して、帳票の仕訳から保管や検索までできるため、基本的な文書管理はこれ1つでできると言えるでしょう。また、複数の外部ツールとも連携できるので、すでにそれらの外部ツールを導入していれば容易にワークフローに組み込めることもメリットです。

invoiceAgent 文書管理の特長

1. 体験デモで使い勝手がわかる
2. お役立ち資料が豊富
3. 30日間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://www.wingarc.com/product/ia/documents/

Documal SaaS

Documal SaaSは、株式会社富士通四国インフォテックが提供するSaaS型文書管理ソリューションです。お客様専用のプライベートSaaSと、他のお客様と共用のパブリックSaaSのどちらかを選択できます。専用アプリやツールのインストールは不要なので、Web環境があればすぐに導入できることもメリットです。国税庁の電子帳簿保存法の要件に沿った機能も有するので、法令遵守の点でも安心と言えるでしょう。

Documal SaaSの特長

1. 製品デモ可能
2. 契約解除に期間の条件なし
3. 1ヶ月間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://www.fujitsu.com/jp/group/fsit/services/pkg/documal-saas/

NotePM

NotePMは、株式会社プロジェクト・モード が提供する社内Wikiツールです。WordやExcelなどさまざまな形式の文書を管理でき、検索もファイル形式を問わず全文検索ができます。また、柔軟にアクセス制限をかけられることも、セキュリティ上のメリットと言えるでしょう。さらに、変更履歴を自動で保存してくれるので、文書の情報を更新したときには、その履歴を追跡できます。

NotePMの特長

1. 登録企業7,000社突破
2. お役立ちブログが充実
3. 30日間無料お試し

詳細はこちら: https://notepm.jp/

PATPOST

PATPOSTはオリックス株式会社が提供するビジネス書類用オンラインストレージです。アップロードされた文書を全文AI-OCRで読み込みできる上、仕訳や項目抽出も可能なので、文書登録の手間を大幅に削減できます。また、電子帳簿保存法が定める電子取引の保存要件を満たしている点も安心です。さらに、税理士・会計事務所や取引先と、リアルタイムに文書を共有できて、スムーズにコミュニケーションを取れることもメリットと言えます。

PATPOSTの特長

1. お役立ち資料・記事が豊富
2. 入力1分で資料請求
3. 2ヶ月間無料で利用可能

詳細はこちら: https://patpost.jp/

楽々Document Plus

楽々Document Plusは、住友電工情報システム株式会社が提供する文書管理システムです。契約書やISO文書など、さまざまな文書管理に対応しています。また、独自の高性能検索エンジンと高速ビューワを活用することで、ファイル形式を問わず必要なファイルを速やかかつ精度よく検索できます。ワークフロー機能を標準装備しているため、ペーパーレスで文書登録・承認などを実施できるので、ファイリングの手間を削減できることもメリットです。

楽々Document Plusの特長

1. 800社以上の導入実績
2. 導入事例が参考になる
3. オンライン製品説明・デモ可能

詳細はこちら: https://www.sei-info.co.jp/document-plus/

Fleekdrive

Fleekdriveは、株式会社Fleekdriveが提供する企業向けオンラインストレージです。900社以上もの企業で導入されており、オンラインストレージとして文書管理にも活用できます。企業向けに特化しており、AWSを基盤とした強固なセキュリティが自慢であるため、機密性が高い文書の保存にも安心です。また、企業のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズすることもできるので、企業規模を問わず利用できます。

Fleekdriveの特長

1. 世界190カ国の導入実績
2. セミナーやイベントを定期的に開催
3. 30日間無料トライアル

詳細はこちら: https://www.fleekdrive.com/

ActiveAssets

ActiveAssetsは、株式会社イーネットソリューションズのオンライン校正ファイルサービスです。出版物の校正にかかるレビューやファイル管理に強みがあります。大容量ファイルを複数まとめて入れることも可能なので、画像を多く取り入れた文書を管理したい場合にもおすすめです。また、ファイルごとに閲覧や編集など権限やその期限を設定できるため、セキュリティを気にする方も安心して使えます。

ActiveAssetsの特長

1. MacOSにも対応
2. SSLでのデータ送信が可能
3. ホームページの資料が参考になる

詳細はこちら: https://www.activeassets.jp/

X-point Cloud

X-point Cloudは、株式会社エイトレッドが提供するクラウド型ワークフローシステムです。SaaS型ワークフローシステムで12年連続シェアNo.1の実績を誇り、文書管理にも使えます。操作は直感的で、検索・集計機能も充実しているので、必要な文書をすぐに見つけ出せることが特徴です。スマートフォンアプリにも対応しているので、外出が多い従業員がいても、安心して導入できます。

X-point Cloudの特長

1. シリーズ累計導入数4,000社以上
2. 無料デモ・トライアル利用可能
3. 初期費用無料

詳細はこちら: https://www.atled.jp/xpoint_cloud/

まとめ

今回は、クラウドの文書管理ツールを利用するメリットや比較ポイントを解説するとともに、おすすめのツールを12選紹介しました。クラウドの文書管理ツールには、コストを抑えて導入できる上に、プランなどを変更して柔軟に利用量を調整できるメリットもあります。ツールは多数存在しますが、使える機能やセキュリティ体制などを考慮して、最適なものを選びましょう。