文書管理とワークフローでできることの違い

ここでは、文書管理とワークフローでできることの違いについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

文書管理とは

文書管理とは、企業内の紙と電子の両方の文書を効果的に管理するプロセスです。この管理は、文書の作成から保管、そして最終的な廃棄までを含みます。特に保管期間の遵守やセキュリティの維持に重点を置き、機密情報の安全性を確保することが目的です。これにより、企業は重要な情報の整理、アクセス、および保護を効率的に行うことができ、業務の透明性と法令の遵守を実現します。

文書管理システムは、情報の迅速な検索、整理、および適切な保管を可能にし、ビジネスの効率性とセキュリティを大幅に向上させることができます。

ワークフローとは

ワークフローとは、企業内の電子文書関連業務の流れを管理し効率化するプロセスです。具体的には、文書の提出、レビュー、承認などの一連の手続きを指します。これにより、フォームの作成、フローの定義、そして承認プロセスが自動化され、紙に基づく従来の手続きよりも速く、効率的に実施することが可能になります。

ワークフローシステムは業務の透明性を高め、遅延やボトルネックを減少させる一方で、全体的な業務の追跡と管理を容易にします。このようにワークフローは、業務プロセスのスムーズな実行を支援し、企業の生産性と効率を向上させる重要な役割を果たします。

文書管理とワークフローのそれぞれの課題

ここでは文書管理とワークフローのそれぞれの課題について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

文書管理の課題

文書管理システムの主な課題は、上司や別部署の承認が必要な際に文書の承認の流れを完全に自動化できないことにあります。これは、文書の保存と整理には優れていても、プロセス全体を通じて文書を自動的に動かす機能が不足しているためです。

例えば、出張旅費の承認の場合、出張旅費の明細が書かれたファイルを取り出し、上司にメールで送り、確認後に返送を受け、経理部署に連絡し、承認された後に文書を再登録するなど、多くのステップが手動で行われる必要があります。これにより、作業の遅延やエラーなどの可能性が高まり、特に承認フローに関わる人が多い場合、連絡する相手も増え、プロセスが複雑化します。

文書管理システムがこれらの手順を完全には自動化できないため、効率性や生産性の向上には限界があり、企業や組織の文書管理プロセスの大きな課題となっています。

ワークフローシステムの課題

ワークフローシステムの大きな課題は、プロセス完了後の文書を文書管理システムに保管するときの手動作業と、セキュリティ確保のための複雑なアクセス権設定にあります。プロセスが終了した文書を文書管理システムへ移す作業は手動で行う必要があり、この作業は単に登録するだけではなく、ワークフローシステムでのアクセス権限を文書管理システムにも適用する必要があります。このアクセス権の管理を怠ると、機密情報が不適切に露出し、情報漏洩のリスクが高まります。

このため、文書管理とワークフローの効果的な連携が非常に重要です。連携がスムーズに行われれば、手動作業の負担を減らし、プロセスの効率化を図ることができます。また、セキュリティの強化も実現し、情報漏洩のリスクを低減できます。つまり、ワークフローシステムと文書管理システムがうまく連動することで、文書の安全な流通と効率的な管理が可能になり、企業の業務プロセス全体の効率化とセキュリティの向上が実現できます。

文書管理とワークフロー導入を成功させる4つのポイント

ここでは、文書管理とワークフロー導入を成功させる4つのポイントについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目的の明確化

文書管理とワークフロー導入を成功させるポイントの1つ目は、目的の明確化です。このステップでは、連携を通じて解決したい具体的な問題や、導入によって期待する効果を詳細に定義することが重要です。例えば、ある企業では「稟議書の申請から承認までのプロセスを効率化し、時間を短縮したい」という具体的な目標を持っているかもしれません。また、別の企業では「文書の生成から流通、保管に至る一連のサイクルを管理し、文書の追跡とセキュリティを強化したい」と考える場合もあります。

このように、自社の現状とニーズに基づいた明確な目的を設定することで、導入する文書管理とワークフローシステムの方向性が決まります。目的が明確であればあるほど、システムの選定、カスタマイズ、そして運用を効果的に行うことができ、結果として業務の効率化や生産性の向上に繋がります。

対象となる文書の洗い出し

文書管理とワークフロー導入を成功させるポイントの2つ目は、対象となる文書の洗い出しです。連携に必要な文書の種類と量を事前に正確に把握し、処理する文書の規模がどれくらいあるのかを明確にすることが重要です。これにより、不必要なコストや時間の浪費を防ぎ、効率的なシステム運用が可能になります。

また、必要ない文書同士の連携を避けることで、システムのパフォーマンスを最適化し、期待通りの成果を得ることに繋がります。適切な文書の洗い出しは、文書管理とワークフローの効果的な連携を実現する鍵となります。

文書のライフサイクルの理解

文書管理とワークフロー導入を成功させるポイントの3つ目は、文書のライフサイクルの理解です。各文書が作成され、保管され、最終的に廃棄されるまでのプロセスをきちんと把握する必要があります。文書の種類に応じて異なるライフサイクルを考慮し、無駄のないフローを構築することが大切です。申請書、注文書、請求書、マニュアルなど、文書にはそれぞれ異なるサイクルがあります。連携時には、これらの文書の処理期間を具体的に考慮し、効率的な管理を実現することが必要です。

システム導入と運用の効率化

文書管理とワークフロー導入を成功させるポイントの4つ目は、システム導入と運用の効率化です。上記の3つのポイントを踏まえて効果的なシステムを導入していきます。

目的設定では、連携の目標を明確にします。例えば、稟議書の申請から承認の手間を減らすなど、具体的な目標を設定します。文書の洗い出しでは、必要な文書の種類と量を把握し、効率的な処理を計画します。文書ライフサイクルの理解では、各文書の生成から保管、廃棄までのプロセスを理解し、無駄のないフローを構築します。これらのステップを順序よく踏むことで、文書管理とワークフローの効果的な連携と運用が可能になります。

文書管理とワークフローに強いシステムおすすめ6選を徹底比較

ここでは、文書管理とワークフローに強いシステムについて、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

DocuWorks

DocuWorks（ドキュワークス）は、富士フイルムビジネスイノベーションが提供するドキュメントハンドリングソフトウェアです。オフィスで作成されたアプリケーション、ファクス、スキャンデータなどを区別なく扱い、文書の受け渡しから作成、プレゼンテーション、保存まで、様々な文書データの処理を同一の画面で行うことができます。

DocuWorksの特長

1. 文書と複合機の高度な連携
2. 外出先でもWebブラウザから文書の閲覧が可能
3. 電子印鑑やサインにも対応

詳細はこちら: https://www.fujifilm.com/fb/product/software/docuworks

文書デザイナー

文書デザイナーは、ユニオンシンクが提供する文書管理システムです。社内文書を一元管理するためのシステムで、文書を電子化して管理・運用できます。手作業による体系図の作成が不要で、自動化とPDF出力を可能にします。専門スタッフによる導入サポートに定評があり、ソフトウエアの初期設定から利用者向けの操作教育までスムーズなやり取りが期待できます。

文書デザイナーの特長

1. 効率的な文書管理と自動化
2. 文書の持続性と追跡性の強化
3. 専門スタッフによる導入サポート

詳細はこちら: https://www.utc-net.co.jp/products-sed/

ASTRUX 2.0

ASTRUX（アストラックス）は、愛知県名古屋市に本社を置くソフトウェア開発会社であるデジタルマトリックスが提供している文書管理システムです。ASTRUX2.0では、一般文書や契約書、ISO文書、機密文書、記録、各種申請などの運用・管理・ワークフローの申請をWebデータベースで一元管理し、文書管理に関わる様々な業務を効率化できます。

ASTRUX 2.0の特長

1. セキュリティ対策が万全
2. 文書の登録や編集機能が充実
3. クラウド型の場合初期費用を抑えられる

詳細はこちら: https://www.astrux.jp/

PROCENTER/C

PROCENTER/C（プロセンターシー）は、NECソリューションイノベータが提供する企業間・部門間情報共有プラットフォームです。文書管理と情報共有の両方の役割を果たす豊富な機能を搭載しています。PROCENTER/Cは、企業や部門を越えての機密情報の共有に必要なセキュリティバージョン管理・受領確認などの様々な問題を解決します。

PROCENTER/Cの特長

1. 多要素認証でなりすましを防止
2. アクセス権制御で文書の開示範囲を制限
3. サーバ内のデータは暗号化し、内容を漏えいさせない仕組み

詳細はこちら: https://www.nec-solutioninnovators.co.jp/sl/procenter/

楽々Document Plus

楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）は、住友電工情報システムが運営する文書管理システムです。契約書管理やISO関連の文書管理などに利用できるツールで、検索機能が充実しています。紙文書管理やファイルサーバ保管でよくある「保管スペースが足りない」「文書が見つからない」「最新版がどれか分からない」などの課題を迅速に解決します。

楽々Document Plusの特長

1. ファイルの形式は不問、あいまい検索で書類を素早く探せる
2. スキャンした書類を自動登録
3. 添付ファイルをドラッグ&ドロップで簡単登録

詳細はこちら: https://www.sei-info.co.jp/document-plus/

Documal SaaS

Documal SaaS（ドキュマル サース）は、富士通四国インフォテックが提供するクラウド型の文書管理システムです。規程文書から各種申請書・記録に至るまであらゆる文書を一元管理し、社内・社外で情報共有できます。文書を電子ファイル化し管理がしやすく、ビジネス初心者にも分かりやすいインターフェースで、高い評価を受けています。

Documal SaaSの特長

1. ネット環境があれば外部からも利用可能
2. 25年以上にわたる豊富な導入実績
3. 電子帳簿保存法の「電子取引」区分のデータ保存にも対応

詳細はこちら: https://www.fujitsu.com/jp/group/fsit/services/pkg/documal-saas/

まとめ

今回は、文書管理とワークフローの違い、それぞれの課題、そして成功のための重要なポイントについて深く掘り下げました。両方に共通する課題は、適切なシステムの選択と効果的な運用です。

ビジネスで成功を収めるためには、目的の明確化、対象文書の選定、文書のライフサイクル理解、そしてシステム導入後の運用効率化が重要です。さらに、文書管理とワークフローに適したシステムを比較検討し、それぞれの強みと適用範囲を明確にしていきましょう。

ぜひ、自社のビジネスが直面する課題に合わせた最適な文書管理とワークフローシステムを選択し、業務の効率化と品質向上にお役立てください。