文書管理システムを導入するメリット

ここでは、文書管理システムを導入するメリットについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

書類が探しやすくなる

文書管理システムを導入するメリットの1つ目は、書類が探しやすくなることです。Word・PowerPoint・PDFなど、異なる形式の文書データをシステム上で一元管理できるため、探している文書を素早く見つけられるようになります。

全文検索・完全一致検索・あいまい検索など、高度な検索機能を備えた製品であれば、全文から特定のフレーズをピンポイントで見つけたり、曖昧なキーワードで検索したりすることも可能です。また、バージョン管理機能を備えた文書管理システムでは、マニュアルなど更新が頻繁に行われる書類であっても、変更履歴を残しつつ古いデータの参照が行えます。

情報共有が容易に行える

文書管理システムを導入するメリットの2つ目は、情報共有が容易に行えることです。文書管理システムを使えば、従業員全員が必要な文書にアクセスでき、場所や時間を問わず最新の情報を共有できます。一人ひとりにメールやファイルを送信をする、紙の書類を配布するなどの手間もかからず、業務に必要な情報をスムーズにやりとりできます。

社内全体でアクセスできる文書管理システムに業務手順を保存すれば、業務の属人化を防ぐことも可能です。そのため、引き継ぎの発生時にも、伝達漏れのリスクを低減できるでしょう。

文書の電子化により管理費を削減できる

文書管理システムを導入するメリットの3つ目は、文書の電子化により管理費を削減できることです。紙の文書をファイルで保管していると、倉庫やキャビネットなどの文書保存スペースが必要になります。

また、毎日発生する大量の紙文書の保管と管理が、従業員にとって負担になるケースも少なくありません。文書管理システムを導入すれば、紙文書を電子化することで物理的な保管スペースを減らすことができます。また、保存・管理・破棄といった一連の作業負担を軽減し、人員コストと労働時間を削減できるでしょう。

セキュリティ強化を図れる

文書管理システムを導入するメリットの4つ目は、セキュリティ強化を図れることです。文書管理システムの多くはセキュリティ機能が備えられているため、情報の漏えい・紛失・改ざんなどのリスクを低減できます。

例えば、機密性の高い文書や個人情報が含まれる文書には、認証された人だけがアクセスできるよう制限をかけることが可能です。また、文書にタイムスタンプを加えておけば、後から不正な改ざんがあった場合でも特定でき、再発防止に役立つでしょう。

文書管理システムを導入するデメリット

ここでは、文書管理システムを導入するデメリットについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

導入・運用にコストがかかる

文書管理システムを導入するデメリットの1つ目は、導入・運用にコストがかかることです。

システムの導入には、立ち上げ時の初期投資だけでなく、運用時の経費を見込む必要があります。また、従業員がシステムを使いこなすために、研修費用がかかるケースも珍しくありません。そして、文書管理システムを効果的に使うためには、導入初期のシステム設定が重要です。

どの文書をどれくらいの期間保管するか、どの情報を入力すべきか、業務の流れはどうすべきかなど、自社にあった形にカスタマイズするには費用がかかることを理解しておきましょう。

運用体制を整える必要がある

文書管理システムを導入するデメリットの2つ目は、運用体制を整える必要があることです。

企業の運用状況やシステムの変更に合わせていくためにも、管理者・更新者を決めて、運用体制を整えておきましょう。例えば、初期段階で整理されていたファイルも、時間が経過していくとデータが分散してしまうことがあります。情報が点在しているとシステムの機能を十分に活用できなくなるため、定期的なデータ整理は欠かせません。

また、システム自体が法律の改正や社会の変化に応じて新機能を追加したり、既存機能が更新されたりすることもあるため、都度、運用ルールを見直していく必要があります。文書管理システムを導入した後も、使用中に生じた問題や改善点を洗い出し、運用規則を定期的に更新していきましょう。

文書管理システムの機能面におけるメリット

ここでは、文書管理システムの機能面におけるメリットについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

文書検索機能

文書管理システムの機能面におけるメリットの1つ目は、文書検索機能です。キーワード・タグ・日付などの複数のフィルターを使って、大量の文書の中から必要な情報を迅速に見つけ出すための機能のことです。システム内に保存された全ての文書を一括でチェックできるため、作業の効率化が図れます。

ワークフロー機能

文書管理システムの機能面におけるメリットの2つ目は、ワークフロー機能です。ワークフロー機能とは、文書の申請・承認・公開といった一連のプロセスを自動化し、手続きを簡略化する機能のことです。

システム上で議事録や稟議書などの社内承認手続きを進められるため、物理的な押印は必要ありません。場所を選ばずに操作でき、外出中でもスマートフォンを使用して承認処理が行えます。申請や承認の各段階で、通知を受け取れるように設定することも可能です。

ライフサイクル管理

文書管理システムの機能面におけるメリットの3つ目は、ライフサイクル管理です。文書の作成から使用・保管・検索・改訂・廃棄までのプロセスをシステム化するための機能です。法的な保管期限が設けられている文書には、保管期限の終了が近づいたときに通知を設定できるため、廃棄漏れのリスクを低減できます。

セキュリティ機能

文書管理システムの機能面におけるメリットの4つ目は、セキュリティ機能です。特定の文書にはアクセス権を限定できるため、機密性の高い情報を厳重に守ることができます。また、文書へのアクセス記録が残るシステムを使えば、誰がいつ文書を見たか追跡できるため、社内不正の抑止にもつながるでしょう。

自社にメリットのある文書管理システムを選ぶための注意点

ここでは、自社にメリットのある文書管理システムを選ぶための注意点について、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

オンプレミス型かクラウド型か

自社にメリットのある文書管理システムを選ぶための注意点の1つ目は、オンプレミス型かクラウド型かという点です。

オンプレミス型は、自社でサーバーやPCにシステム環境を設置し、文書も自社で管理する方式です。セキュリティを強化しやすく、システムのカスタマイズがしやすいという特徴があります。しかし、サーバーの設置など初期費用、システムの保守・運用費用がかかります。初期投資が大きくなりやすいため、コスト面でのデメリットも理解しておく必要があります。

一方、クラウド型の文書管理システムは、提供企業のサーバー上にシステムや文書が保存され、運用もシステム上で行われます。自社でサーバーを持つ必要がないため初期費用を抑えることができ、月額や年額で利用料金が発生するサブスクリプション形式です。

しかし、セキュリティ性はベンダーに依存するため、高度な秘匿性が求められる文書を扱う場合には、オンプレミス型の方が向いていると言えます。反対に、業務プロセスの簡素化を重視する場合には、クラウド型を選ぶとよいでしょう。

求める機能があるか

自社にメリットのある文書管理システムを選ぶための注意点の2つ目は、求める機能があるかという点です。

例えば、簡単にファイルを見つけ出したい場合は、高度な検索機能のあるシステムを選ぶことをおすすめします。また、特定のグループだけに文書を共有したい、機密情報を守りたいなどのニーズがある場合は、詳細にアクセス権限を設定できるシステムが向いています。自社の文書管理の慣習を踏まえて、活用する機能が搭載されているかを確認しましょう。

タイムスタンプや電子署名に対応しているか

自社にメリットのある文書管理システムを選ぶための注意点の3つ目は、タイムスタンプや電子署名に対応しているかという点です。

電子文書を作成し、保存する場合は、電子帳簿保存法の規定に従う必要があります。タイムスタンプは、文書がいつ作成されたかを印字するもので、電子署名は、文書の作成者が誰であるかを証明するものです。タイムスタンプや電子署名がない場合は文書と認められないこともあるため、対応しているシステムを選ぶことをおすすめします。

使用中のデバイスに対応しているか

自社にメリットのある文書管理システムを選ぶための注意点の4つ目は、使用中のデバイスに対応しているかという点です。

外出時に文書管理システムにアクセスする従業員が多い場合は、スマートフォンやタブレットで閲覧・編集・承認が可能な文書管理システムを選びましょう。また、特定のOSやブラウザに依存するシステムの場合、全ての従業員がアクセスできる環境かどうかを検討する必要があります。デバイスの互換性は、社内でのシステム利用のしやすさと効率性に直結するため、事前にしっかりと確認しておくことをおすすめします。

セキュリティ対策は十分か

自社にメリットのある文書管理システムを選ぶための注意点の5つ目は、セキュリティ対策は十分かという点です。

情報漏えいや文書の紛失などのリスクを軽減したい場合は、文書管理システムのセキュリティレベルを念入りに確認することが大切です。データの暗号化・アクセス制御・監査証跡の機能など、情報保護に必要なセキュリティ機能が整っているかをチェックしましょう。

また、不測の事態に備え、バックアップと復旧プロセスが設けられているかも確認しておくことをおすすめします。セキュリティ対策を備えた文書管理システムを選ぶことで、万が一の情報漏えいやデータ紛失のリスクを最小限に抑え、企業の貴重な情報資産を守ることができるでしょう。

まとめ

今回は、文書管理システムを導入するメリット・デメリットと機能・選び方を解説しました。文書管理システムを利用すると、書類が探しやすくなり、情報共有が容易に行えるなどさまざまなメリットがあります。文書を電子化できるため、セキュリティ強化を図ることも可能です。

一方で、導入・運用にはコストがかかり、従業員の研修が必要になるなどのデメリットがあることも理解しておきたいものです。文書管理を選ぶときには、セキュリティ機能、使いやすさなど複数の項目を比較しながら、自社のニーズに合致するかを総合的に判断することをおすすめします。

本記事を参考に、自社にあった文書管理システムを選び、情報漏えいのリスクを低減しながら、効率的な情報共有を実現しましょう。