文書管理方法を適切に実践するための分類のコツ

はじめに、適切な文書管理方法を実践するための分類のコツを、以下の3点から説明します。

1つずつ見ていきましょう。

個人文書と共有文書を分類する

適切な文書管理方法を実践するための分類のコツの1つ目は、 個人文書と共有文書の分類をすることです。この2つの線引きを明確にしていないと、ルールを策定しても、ルールに合わない文書が出てくる懸念があります。

個人文書と共有文書には、文書作成におけるフェーズの違いがあります。個人文書は作成途中の文書やアイデアを書き留めたメモなど、展開する前の「案」である段階です。多くはデスクトップなど社員が個人でデータを管理しています。共有文書は、すでに完成している状態や共有可能な状態になっている段階です。他部門からも閲覧可能にするため共有フォルダに保存されています。

適切な文書管理方法を実践するためにはまず、個人文書と共有文書を明確に定義すること からはじめると良いでしょう。

情報資産で分類する

適切な文書管理方法を実践するための分類のコツの2つ目は、情報資産で分類することです。情報資産には、経営者のサイン・捺印が入っているなど再現性が困難な「バイタル情報資産」、企業理念や方針・社史など長期保存が必要な「アーカイバル資産」、企業が保有する個人情報を指す「個人情報資産」があります。

分類名は、組織内で全員が共通の認識を持てるように分かりやすく設定することがおすすめです。

重要度・機密度に合わせて分類する

適切な文書管理方法を実践するための分類のコツの3つ目は、重要度・機密度に合わせて分類することです。社内で作成する文書は、情報漏洩すると企業に損害が出る恐れのある「極秘」、社内の関係者以外には知られないように管理する必要のある「秘」、社外に公開してしまうと自社の企業の不利益になる「社外秘」にわけられます。企業によって、重要度・機密度の分類方法やその取扱い方が異なるため、文書管理規定を定めておく必要があります。

特に、機密度レベルごとにアクセス権限を制限し情報漏洩や不正な改ざんを防ぐとともに、メールでのやり取りの際には社内ルールに則り、注意して取り扱う必要があります。

情報資産で分類し、そのうえで重要度・機密度と併せて分類を行うことで、文書管理方法を定めるルールの抜け漏れを防ぐ効果が期待できます。

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文書管理方法を適切に実践するメリット

文書を分類することで、適切な文書管理方法の確立につながります。ここでは適切な文書管理方法を実践するメリットを、以下の3点から説明します。

1つずつ見ていきましょう。

すぐに取り出すことができる

適切な文書管理方法を実践するメリットの1つ目は、すぐに取り出すことができることです。

文書の所在が不明瞭な場合、すぐに必要な文書を探し出すことができず、手が止められてしまうなど、業務を進めるうえで支障が出てしまいます。また、誤って文書を処分したり紛失してしまうリスクも高まるのです。

文書管理方法が策定されていれば、どこに文書が保存されているのかを明確にできます。おすすめは文書管理台帳を作成し運用することです。文書管理台帳とは、文書の内容・所在をまとめたものを指します。内容として、文書分類・文書名・文書保管場所・作成者・作成日・保管期間・保管期間満了日を記載しておくことで、すぐに目的の文書を見つけられます。

保管・保存期間を意識しやすくなる

適切な文書管理方法を実践するメリット2つ目は、保管・保存期間を意識しやすくなることです。

企業が作成する文書には、法律で保存が定められた文書があり、これを法定保存文書といいます。誤って破棄すると罰則があるため、保存期限を正確に把握し保存する義務があります。

適切な文書管理方法が実践されていれば、いつでもすぐに保存期間が確認できるため、保存期間への意識がより高まります。たとえば、文書管理台帳を作成し活用したり、より簡単な文書管理システムの導入などの方法で効率的に正確な保存期間を把握できます。

業務効率の向上が期待できる

適切な文書管理方法を実践するメリット3つ目は、業務効率の向上が期待できることです。

文書管理方法が規定されていない場合、過去の文書を探し出すのに手間と時間が取られ、業務効率が低下する懸念があります。さらに誤って廃棄していたり紛失していることも考えられ、探しても必要とする文書が見つからない可能性があります。

文書管理方法が適切に定められ実施されていれば、探すための工数を削減できます。また、誤廃棄・紛失の課題も解決でき、結果として業務効率や生産性の向上が期待できます。

文書管理方法を策定するためにするべきこと

適切な文書管理方法を整備し実践することで、 さまざまなメリットを得られます。では、文書管理方法を策定するときにやるべきことはどのようなことでしょうか。

ここでは、文書管理方法を策定するためにするべきことを、以下の3点から説明します。

1つずつ見ていきましょう。

文書管理をする目的を共有する

文書管理方法を策定するためにするべきことの1つ目は、文書管理をする目的を共有することです。

まず全社に「文書管理をすべき理由」を周知することが重要です。従業員がルールを無視するなど、文書管理方法が適切に実践されないことで、オフィスのどこにどの文書が保管・保存されているのかがわからなくなります。

従業員には、文書管理方法を実施することの重要性・実施することで得られるメリットを伝え、継続的な周知を行い理解してもらうことが重要です。

管理する文書の棚卸しをする

文書管理方法を策定するためにするべきことの2つ目は、管理する文書の棚卸しをすることです。

社内にあるすべての文書を管理するために、まずは部署ごとにどのような文書を管理しているかを把握します。把握したのち、管理の対象とする文書を特定し棚卸をします。 文書は、法律で作成が定められた「法定保存文書」、契約書などの「記録文書」、業務を行う上での「手順書」、知的財産権に関する文書の4つに分類されます。

この時点で、必要な文書・廃棄可能な文書をわけて整理し、管理・参照しやすい状態にしましょう。

ツールを導入する

文書管理方法を策定するためにするべきことの3つ目は、ツールを導入することです。

文書管理はExcelで文書管理台帳を作成して管理することも可能ですが、おすすめはツールの導入です。Excelで文書管理を行う場合、Excel形式で場所を確認したのち、該当のフォルダーまでファイルを見つけに行く手間がかかります。

ツールであれば、検索機能が優れているためキーワードを入力し、少ない操作で目的の文書にたどり着けます。また、編集履歴の管理もできるのでExcelのようにバージョン管理の必要がなく、安全に文書を管理できます。もし、紙媒体で書類を保存・保管している場合は、書類をスキャンし電子化する必要があります。膨大な書類を電子化するには非常に手間がかかりますが、省スペース化やDXの一環としてペーパーレス化の推進にもなりますし、またリモートワークにも対応できるようになります。

文書管理にツールを導入することで、文書管理方法を適切に行ううえでの課題の解決が可能になります。

まとめ

今回は、適切な文書管理方法を実践するための分類のコツ・実践するメリット・策定のためにするべきことを説明しました。文書管理方法を策定するうえで、まずは個人文書と共有文書を線引きし、適用する文書とそうでない文書に分類すると良いでしょう。共有文書を分類する場合、情報資産による分類、文書の機密度や重要度を併せて慎重に行う必要があります。

文書管理方法が適切に実施されていれば、必要とする文書をすぐに探し出すことができ、業務効率も向上することが期待できます。さらにツールを導入することで一段と文書管理の手間が省け、セキュリティを強化する観点からも導入の検討をすることをおすすめします。