文書管理のルールを作成するべき3つの理由

企業活動において文書管理はルールを策定し適切に運用する必要があります。文書管理のルールを作成するべき3つの理由を、以下3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務の効率を向上させる

文書管理のルールを作成するべき3つの理由の1つ目は、業務の効率を向上させるためです。文書を必要なときに迅速に取り出せるように整理しておくことで、文書を探すために割く時間・工数を削減することができます。

また部署・部門ごとに違うルールにならないように統一し一元管理することでナレッジやノウハウの共有がスムーズになり、ナレッジマネジメントが促進されます。そのため業務効率が向上し、現状に増して質の高い仕事をすることが可能になります。

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顧客満足度を向上させる

文書管理のルールを作成するべき3つの理由の2つ目は、顧客満足度を向上させるためです。文書管理をルールに沿って行うことで、顧客に関する情報をスムーズに共有できます。

たとえば担当者不在時に顧客対応が必要になった場合であっても、顧客の情報が記録されているため、折り返しの電話による対応をしなくても他の社員が品質を落とすことなく十分な回答ができ、顧客に対してスピーディーな対応が可能となります。文書管理を徹底することで情報漏洩を防ぐ効果も期待できることから、顧客の企業への信頼感向上に繋がります。

説明責任への対応策になる

文書管理のルールを作成するべき3つの理由の3つ目は、説明責任への対応策になるためです。ルールに従って文書管理が行われることで、必要な情報をすぐに取り出すことが可能です。

そのため万が一、クレーム・訴訟などの問題が発生しても、迅速な情報開示・顧客への説明などに対応できます。また、定期的にバックアップが取れるようにしておくことで災害・事故などの緊急時であっても速やかな復旧が可能です。これらによって、組織全体で厳格にコンプライアンスを守り、管理体制の強化も併せて進めることができます。

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文書管理のルールに必要な3つの項目

文書管理には適切なルールが必要ですが、どのような項目があると良いのでしょうか。ここでは、文書管理のルールに必要な3つの項目を、以下3つの点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

適用範囲

文書管理のルールに必要な3つの項目の1つ目は、適用範囲です。文書管理を行うためのルールをどの範囲に対して適用するのかを決定します。

そのためにまず、個人保管・一元管理の線引きをするための具体的なルールを決めます。そのうえで、個人保管の文書に対して適用するルールと一元管理を行う上でのルールを、それぞれ策定していきます。

保管方法

文書管理のルールに必要な3つの項目の2つ目は、保管方法です。法律や社内のルールによって定められた文書をどのような保管方法で管理するかを決定します。

文書の名前の付け方・ファイリング方法、また、重要度を設定し、重要度に応じたルールで保管方法を決めると良いでしょう。なお、文書の一時的な保存場所として専用の作業フォルダを用意することがおすすめです。ルールを定めても該当しない場合や格納先に迷った場合などは、一時的にそこに保管して、あとで適切な場所に保管します。

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保管期間・廃棄方法

文書管理のルールに必要な3つの項目の3つ目は、保管期間・廃棄方法です。文書管理の最終工程ともいえる保管・廃棄については、文書ごとで設定する必要があります。

まずは、法律で定められている文書に関しては規則通り管理することで必要以上のルールを定めず管理できます。また、機密文書など保管文書の閲覧対象者を限定したい場合などは、文書にアクセスできる対象者の権限を細かく設定し、制限しておくことも重要です。なお、文書管理システムであれば簡単に設定可能です。

廃棄方法についても、決められた保管期間を業務の担当者であれば誰でも容易に把握できるようにしておくことが重要です。異動や退職となって担当者が変わってもスムーズに保管・廃棄が進められるようルールを設定しましょう。

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文書管理のルールを作成するときに押さえておきたい3つのポイント

文書管理を行うにあたりルールの策定は必須といえます。ここでは、文書管理のルールを作成するときに押さえておきたい3つのポイントを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ライフサイクルのフェーズごとに策定する

ポイントの1つ目は、ライフサイクルのフェーズごとに策定することです。文書管理には、文書の発生→活用→保管→保存→廃棄というライフサイクルが存在します。そのため文書管理のルールを策定するときには、それぞれのフェーズごとに適切な取り扱いができるようなルールを策定することがおすすめです。

なお、保管と保存は同じように扱われがちですが実は違いがあります。保管は文書の管理を目的として格納することですが、保存は、法定文書・企業の規程などあまり利用しないけれど重要な文書に対して紛失・改ざん・情報漏えいが起きないようにセキュリティ対策を講じて管理することを意味します。

文書はライフサイクルごとに役割が変化するため、その役割に応じたルールの策定が必要です。

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紙文書・電子文書用の2つを策定する

ポイントの2つ目は、紙文書・電子文書用の2つを策定することです。紙文書と電子文書では性質が異なります。紙文書は実際に手に取って内容を確認することができ、電子文書は、閲覧するために電子データ化する必要があります。また、紙文書は紛失の可能性があり、電子文書では、記録媒体の劣化や破損などが生じると、まったく閲覧できなくなってしまいます。

こうした違いから、紙文書と電子文書では同じルールでの管理は難しいといえます。そのため、それぞれにルールを策定することがおすすめです。特に電子文書の場合、文書管理システムなどを活用してアクセスを制約したり、検索性を高めたりして文書を効率的に活用できるようにしておくと良いでしょう。

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管理の目的を明確にする

ポイントの3つ目は、管理の目的を明確にすることです。文書を作成する意味は、部や課・役職に応じて違います。そのため、各階層の観点から文書管理のルールを策定すると良いでしょう。もし適切な文書管理を行わなかった場合のリスクを考えて、各個人が文書管理を行う目的を周知・理解することが重要です。

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文書管理のルールを設定したらツール・システムを活用することがおすすめ

文書管理のルールを設定したら、文書管理ツール・システムの導入を検討することがおすすめです。文書管理ツール・システムがあれば、社内の文書データの一元管理と情報共有が可能になります。社内業務をデジタル化しDXを推進することで、ペーパーレス化によるコスト削減や最新のファイルを探す手間の削減、またワークフローの承認・決裁までの期間が短縮されるでしょう。

また、アクセス権限の設定を細かくできるため、文書をセキュリティリスクから守ることができます。他にも資料・書類ごとに保存期間を設定しておくことで、期間が過ぎたら通知したり、自動的に文書を廃棄してくれる機能もあります。また、電子帳簿保存法の要件を満たす製品を選ぶことで、電子取引やスキャナ保存を効率よく適正に運用できるでしょう。

文書管理ツール・システムがあれば、これまで文書管理に割いていた手間を削減することができ、さらに便利でスムーズな文書管理が実現できるといえます。

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まとめ

今回は、文書管理にルールが必要な理由・ルールに必要な項目・ルール策定時に押さえておきたいポイントを解説しました。文書管理には発生→活用→保管→保存→廃棄のフェーズごとにルールを策定する必要があります。また、文書管理にルールを定める目的を明確にしておくことで、各従業員が階層に応じて文書管理の重要性を「自分ごと」として捉えるようになります。

文書管理は紙文書・電子文書では異なるルールを適用する必要がありますが、今後は電子文書の割合が増えていくことが考えられます。電子文書の管理は文書管理ツール・システムの活用がおすすめです。ツール・システムを導入して文書管理にかかる工数を抑えながらよりセキュアな環境での文書管理を行いましょう。