文書管理システムの価格内訳

ここでは、文書管理システムの価格内訳を、以下の5点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

インフラ導入費用

文書管理システムの価格内訳の1つ目は、インフラ導入費用です。

ハードウェアなどのインフラを導入するための費用です。システムの利用人数や利用頻度などを決めてから、ベンダーに見積を依頼しましょう。そこから、最適なシステムのスペックや設置スペースなどが決定し、費用も決まってきます。

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システム構築費用

文書管理システムの価格内訳の2つ目は、システム構築費用です。

システム構築費用は、どのデータをどう登録して取り扱うかによって異なってきます。これは、システムのアーキテクチャによる部分が大きいので、ベンダーに見積を依頼すると確実です。

データ移行費用

文書管理システムの価格内訳の3つ目は、データ移行費用です。

現在管理しているデータを、新たな文書管理システムに移行させるときにも、データ管理費用が生じます。データの種類やデータ量、さらには移行前後に登録するデータ体系によっても費用が変わってくるため、ベンダーに事前に見積もってもらうことがおすすめです。

導入人件費

文書管理システムの価格内訳の4つ目は、導入人件費です。

導入・運用のときには、ベンダー側だけでなく自社でも人件費がかかることに留意しなければなりません。特に、文書管理システムの導入を機に、運用ルールの制定やシステム利用に関する社内教育も行いたい場合は、導入プロジェクトチームを組んで大規模に行うことも必要です。その場合、より一層導入人件費がかかります。

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カスタマイズ費用

文書管理システムの価格内訳の5つ目は、カスタマイズ費用です。

自社の運用ルールに文書管理システムを合わせたい場合、カスタマイズ費用が発生する可能性があります。よって、運用で解決できるのであれば、標準機能だけで自社の運用ルールに合わせられるシステムの活用がおすすめです。

文書管理システムを選ぶための価格以外の確認ポイント

ここでは、文書管理システムを選ぶための価格以外の確認ポイントを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

導入目的との整合性

文書管理システムを選ぶための価格以外の確認ポイントの1つ目は、導入目的との整合性です。

まずはどの文書を管理するために文書管理システムを導入したいか検討しましょう。以下がその一例です。

次に、文書管理システムの導入目的を明らかにしましょう。以下がその一例です。

大切なことは、全社的に導入目的のすり合わせを行っておくことと、解決したい課題に優先順位付けを事前に行っておくことです。これにより、文書管理システムのミスマッチを予防できます。

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必要な機能

文書管理システムを選ぶための価格以外の確認ポイントの2つ目は、必要な機能です。

文書管理システムの目的を洗い出せば、自ずと必要な機能が見えてきます。主な目的と、それに必要な機能は以下のとおりです。

▼文書管理システムの目的と機能

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セキュリティ対策

文書管理システムを選ぶための価格以外の確認ポイントの3つ目は、セキュリティ対策です。

特に、社内の機密文書を管理する場合には、セキュリティ対策に十分注意しなければなりません。文書のアクセス制限機能やアクセス履歴の取得機能があるかどうか、確認しましょう。また、文書のバックアップ機能や保守機能があれば、システム障害によるリスクを軽減できます。

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文書管理システムおすすめ10選の価格と特徴を比較

ここでは、おすすめの文書管理システムを以下の10点から紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、テクノ・マインド株式会社が提供するビジネスコミュニケーションDX用オールインワンツールです。タスク管理やビジネスチャットなど、ビジネスに役立つあらゆる機能を使え、文書管理システムとしても使えます。また、ブックマーク機能があるので、書類の更新などをリマインドできることも安心です。価格はスタータープランが月額一人当たり￥600で、スタンダードプランは月額一人当たり￥900になります。

CrewWorksの特長

1. WindowsOSとMacOS両方に対応
2. ホームページより資料ダウンロード
3. 役立つコラム

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Fleekdrive

Fleekdriveは、株式会社Fleekdriveが提供する企業向けオンラインストレージです。世界190カ国の導入実績を誇るオンラインストレージで、文書管理にも活用できます。数十人程度の小さな企業から数千人以上の大企業まで、柔軟にカスタマイズできるため、あらゆる企業で活用可能です。契約書など更新が必要な書類については、更新前にメール通知でリマインド設定を行うこともできます。

Fleekdriveの特長

1. 900社以上もの企業で導入実績
2. 電子帳簿保存法に対応したオプション
3. 30日間無料トライアル

詳細はこちら: https://www.fleekdrive.com/

▼Fleekdriveのプランごとの価格（1ユーザーあたり月額・税抜）

楽々Document Plus

楽々Document Plusは、住友電工情報システム株式会社が提供する文書管理システムです。800社以上の導入実績があり、多くの企業でペーパーレス化やDX推進を後押ししてきました。文書を容易に登録できる上に、検索機能も充実しているため、あらゆる文書の管理に向いています。価格はライセンスごとに異なり、150万円(税抜)から販売されています。詳細はホームページよりお問い合わせください。

楽々Document Plusの特長

1. 自動通知や自動更新などの期限管理機能
2. 電子サインサービスとの連携
3. 「スキャナ保存」と「電子取引」でJIIMA認証済

詳細はこちら: https://www.sei-info.co.jp/document-plus/

Documal SaaS

Documal SaaSは、株式会社富士通四国インフォテックが提供するSaaS型文書管理ソリューションです。プライベートSaaSとパブリックSaaSの2種類が選べます。製品デモが可能な上、契約を解除したい場合は期間の条件がないため、安心して導入できるでしょう。価格は、初期導入費用と月額費用を合わせて決定されます。

Documal SaaSの特長

1. Web環境があればすぐに導入
2. 国税庁の電子帳簿保存法の要件に沿った機能あり
3. 1ヶ月間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://www.fujitsu.com/jp/group/fsit/services/pkg/documal-saas/

▼初期導入費用と月額費用の一例

上に初期導入費用と月額費用の一例を示しましたが、詳細はホームページをご覧ください。

ASTRUX2.0

ASTRUX2.0は、株式会社デジタルマトリックスが提供する文書管理システムです。一般文書やISO文書など、企業のあらゆる文書を一括管理できます。ログ管理機能を活用することで、いつどこで誰が文書管理情報を編集したか一目でわかるため、セキュリティ上も安心です。また、条件の絞り込みや検索条件の保存も可能なので、検索も容易であると言えるでしょう。

ASTRUX2.0の特長

1. iPhone・iPadからも操作可能
2. 簡易型シングルサインオン機能でログインが容易に
3. 問い合わせフォームから相談できる

詳細はこちら: https://www.astrux.jp/

▼ASTRUX文書管理システム Ver2.0の商品ごとの価格（標準価格・税抜）

※他にも複数姉妹サービスが存在するため、詳細はホームページを参照

文書管理システム「SPA」

文書管理システム「SPA」は、株式会社システナが提供する文書管理システムです。OCRエンジンでデータ化した情報は、CSVファイルに出力可能で、外部システムにSPAで保存しているデータを取り込ませることも簡単にできます。また、取り込んだ文章は、自動で振り分けられるので、保管は容易です。価格はホームページ上では非公開なので、株式会社システナに問い合わせてみてください。

文書管理システム「SPA」の特長

1. 4つのOCRエンジンで認識率向上
2. 情報漏洩防止の仕組みも複数搭載
3. 無償トライアル(1ヶ月)あり

詳細はこちら: https://www.systena.co.jp/service/system_management/dtl_spa.html

NotePM

NotePMは、株式会社プロジェクト・モード が提供する社内Wikiツールです。登録企業7,000社を突破した実績豊富な社内Wikiですが、文書管理システムとしても使えます。検索機能が豊富で、ファイルの保存形式を問わず中身を全文検索することが可能です。また、API対応をしており、機能の拡張は容易です。さらに、お役立ちブログやホワイトペーパーなどのお役立ち資料も、一読の価値があります。

NotePMの特長

1. マルチデバイス対応
2. オンラインデモで使い勝手を試せる
3. 30日間無料お試し

詳細はこちら: https://notepm.jp/

▼NotePMのプランごとの価格（月額・税込）

 ※さらに多くのユーザーで使いたい場合は、ホームページを参照
 ※閲覧のみのユーザーは無料（ユーザー数の3倍まで）

invoiceAgent文書管理

invoiceAgent 文書管理は、ウイングアーク１ｓｔ株式会社提供の文書管理システムです。 紙文書をスキャンして自動で仕分け、保管できるため、容易に文書データを保存できます。価格は利用目的やユーザー数、保存容量により変わってきます。

invoiceAgent 文書管理の特長

1. 電子帳簿保存法やインボイス制度に対応
2. 複数の外部ツールとも連携
3. 30日間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://www.wingarc.com/product/ia/documents/

▼価格の一例

詳細は製品ホームページでシミュレーションしてみてください。また、使い勝手を最初に試してみたい方は、体験デモの活用がおすすめです。

TOKIUMU電子帳簿保存

TOKIUMU電子帳簿保存は、株式会社TOKIUMが提供するクラウド文書管理システムです。電子帳簿保存法に対応しているので、取引関係書類の保存を目的にしている方も安心して導入できます。また、データ入力方法は、オペレーター入力、AI-OCR、セルフの3つのコースから選択可能です。価格は、初期費用に加え、基本利用料の1万円がかかりますが、詳細はホームページよりダウンロードしてください。

TOKIUMU電子帳簿保存の特長

1. アカウント数や容量は無制限
2. 請求書や納品書などの関連書類は紐づけて管理
3. ISMS認証やPマークを取得しているセキュリティ体制

詳細はこちら: https://www.keihi.com/denshichobo/

Confluence

Confluenceは、アトラシアン社が提供するリモート ワークスペースです。情報を一元管理でき、文書管理システムとしても使えます。iOSやAndroidのアプリもあるので、外出先で文書情報を閲覧したい場合にも有効です。また、3,000もの製品と連携できるので、機能を拡張したい方は活用してみましょう。さらに多くのユーザーとつながって見識を深めたい方は、アトラシアンのコミュニティに参加してもよいかもしれません。

Confluenceの特長

1. オンプレミスとクラウドを利用可能
2. チャットボットで質問可能
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

▼Confluenceのプランごとの価格（クラウド・1ユーザーあたり月額・税抜）

まとめ

今回は、文書管理システムの価格内訳や価格以外の確認ポイントを解説するとともに、おすすめのシステムを計10選から価格とともに紹介しました。文書管理システムの価格内訳には、インフラ導入費用やデータ移行費用などの要素があるので、価格の妥当性を検討するときには、参考にしてみてください。また、価格以外にも導入目的との整合性やセキュリティなどを考慮して、最適なシステムを選択しましょう。