社内SNSとビジネスチャットそれぞれの特徴

社内SNSとビジネスチャットの導入を検討するうえで、それぞれの特徴を押さえることが必要です。ここでは、社内SNSとビジネスチャットそれぞれの特徴を、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

社内SNSの特徴

社内SNSとは、特定の参加者とのコミュニケーションの場となる「SNS」を、社内での利用のために特化したものをいいます。

情報共有・進捗管理・意見交換・フィードバックだけではなく、雑談なども交えたコミュニケーションの場として活用されます。社内SNSは、企業の施策の浸透・人事評価にも役立てることができます。

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ビジネスチャットの特徴

ビジネスチャットとは、社内外の人との1対1のやりとり・グループでのやりとりを可能にするツールです。

近年ではプライベートの連絡手段として定着しており、簡潔でスムーズなコミュニケーションが可能です。同じようなツールとして「メール」が挙げられます。ビジネスチャットとメールの違いは、メールは相手に伝えたいことを「お知らせする」ことに長けていますが、ビジネスチャットは、双方向のやりとりでコミュニケーションが成り立つという点にあります。

テレワークが浸透している現代では、同じ場所にいなくても、部署・チーム間のコミュニケーションが成立することが求められており、ビジネスチャットはその点において役立つツールといえます。

関連記事：ビジネスチャットとは？おすすめツール7選と活用のメリットや主な機能を比較解説

特徴一覧

ここでは、社内SNSとビジネスチャットそれぞれの特徴を一覧にして比較します。

社内SNSとビジネスチャットそれぞれのメリット

社内SNSとビジネスチャットの特徴を押さえたところで次は、社内SNSとビジネスチャットそれぞれのメリットを解説します。

社内SNS

社内SNSのメリットは、以下の3点です。

1つずつ見ていきましょう。

業務スピードのアップ

社内SNSのメリットの1つ目は、業務スピードのアップです。

これまでの情報共有ツールは、メール・電話が主役でした。しかし近年進むIT化・DXにともない、業務により求められる要素の1つが「スピード」になってきています。メールや電話ではスピード感が出ないことが課題であり、これを補完するのが社内SNSといえます。社内SNSがあれば、最新の情報をいつでも・どこからでも確認できます。

スムーズなナレッジ共有

社内SNSのメリットの2つ目は、スムーズなナレッジ共有です。

社内SNSでは、ファイル共有が可能です。そのため従業員個人の中にあるナレッジを、明文化し共有するという文化の構築が可能です。たとえば社内SNSにチャットボットを設置すれば、従業員は業務を進めるうえで知りたいことを、いつでも・どこからでも質問して回答を得ることができます。

社内全体に情報共有できる

社内SNSのメリットの3つ目は、社内全体への情報共有です。

社内SNSがあれば、企業は最新の情報を迅速に従業員へ届けることができます。たとえば社内ポータルサイトなどを設置し、従業員が業務を開始するときに表示されるようにすれば、従業員は業務を開始する前に情報を確かめてから取りかかることができます。情報伝達が効率的かつ迅速に行われるといえます。

関連記事：社内SNSのメリット・デメリット・導入と運用のためのポイントを徹底解説！

ビジネスチャット

ビジネスチャットのメリットは、以下の3点です。

1つずつ見ていきましょう。

社内コミュニケーションの促進

ビジネスチャットのメリットの1つ目は、社内コミュニケーションの促進です。

ビジネスチャットでは、従業員同士の1対1・グループでの迅速なコミュニケーションが可能です。冒頭のあいさつ文などのかしこまった表現を省けるため、簡潔な文章を用いてスピーディーに回答が得られます。そのため、機会を伺って話しかける・連絡が取りにくいということがなくなり、コミュニケーションが促進されます。また気軽に利用できることから、業務以外の話題を話すことでコミュニケーションが進み、新たなアイデアにつながることが期待できます。

関連記事：社内SNSでのコミュニケーションを円滑にするコツは？メリットと注意点も解説

コミュニケーション方法の選択がフレキシブル

ビジネスチャットのメリットの2つ目は、コミュニケーション方法の選択がフレキシブルなことです。

ビジネスチャットではチャット機能のほかに、通話・ビデオ通話・ファイル共有機能が装備されているため、伝えたい内容によって、最も適切な方法を選択したうえでの情報共有が可能です。

迅速な情報共有

ビジネスチャットのメリットの3つ目は、迅速な情報共有です。

ビジネスチャットでは、ファイルの送受信が簡単に行えます。ファイルを送りたい相手との会話の中にファイルを差し込むだけで共有が可能です。また、大容量ファイルについてはメールの場合、ファイル転送サービスを介して送る必要があります。ビジネスチャットでは、ファイルをフォルダに保存し保存先のURLを相手に伝えることで、共有が可能です。ビジネスチャットは、情報共有にかかる手間を省けるため、迅速な情報共有が可能です。

関連記事：ビジネスチャットの3つのメリットとは？デメリットと活用ポイントも解説

社内SNSとビジネスチャットの共通するデメリット

社内SNSとビジネスチャットには、それぞれにメリットがあります。同時に、2つに共通するデメリットもあります。

ここでは社内SNSとビジネスチャットの共通するデメリットを、 以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

私的利用が増える可能性がある

社内SNSとビジネスチャットの共通するデメリットの1つ目は、私的利用が増える可能性があることです。

社内SNSとビジネスチャットは、かしこまった表現を省いてカジュアルな活用が可能という特徴があります。そのため、プライベートとの境界が引きにくくなる懸念があります。社内SNSの投稿内容に私的な内容が増えたり、ビジネスチャットのやりとりに雑談が増えすぎたりすると、業務効率が低下する可能性が高まります。

社内SNSとビジネスチャットを活用するときは、私的利用が目立たないようにあらかじめルールを策定することがおすすめです。

通知バッチが気になる

社内SNSとビジネスチャットの共通するデメリットの2つ目は、通知バッチが気になることです。

社内SNS・ビジネスチャットでは、新しい情報が入るたびに音が鳴ったり通知バッチが付いたりして知らせてくれます。そのため頻度が高いと、気になって開いてしまうという作業を繰り返し、結果として業務効率の低下が懸念されます。通知バッチの設定は、自分がメンションされたときなどに限定し、それ以外は業務に集中できるように、時間を決めて確認するなどのルールを策定すると良いでしょう。

対面でのコミュニケーションが減少する

社内SNSとビジネスチャットの共通するデメリットの3つ目は、対面でのコミュニケーションが減少することです。

社内SNSとビジネスチャットがあれば、コミュニケーションが完結してしまいます。そのため、従業員同士が直接会ってコミュニケーションを取る機会を作らなくなる懸念があります。そのため企業は、社内コミュニケーション活性化のための施策を積極的に取り入れることで、社内の人間関係が希薄にならないようにすることが重要です。

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社内SNSとビジネスチャットは目的によって使い分けよう

社内SNSは、「全体への周知」に向いているといえ、ビジネスチャットは「従業員同士・チームでのコミュニケーション促進」を得意としています。社内SNSとビジネスチャットの導入を検討するときは、「何のために導入するのか」という目的を明確にして進めることが重要です。そのために必要なことは、社内の課題で改善したいことは何か、新たなツールを導入することでどのような解決を望んでいるのかを明らかにすることです。

社内SNSとビジネスチャットでは、似てはいるものの得意とする分野が異なる点があるため、それぞれができること・搭載されている機能を把握したうえで検討をすすめることをおすすめします。

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まとめ

今回は、社内SNSとビジネスチャットのそれぞれの特徴・メリット・共通するデメリットを解説しました。社内SNSとビジネスチャットは、用途が少しずつ違います。全社的な情報発信には社内SNSが向き、従業員が個人間・グループで行う情報共有にはビジネスチャットがおすすめです。社内SNSとビジネスチャットにはそれぞれメリットがありますが、デメリットは共通しています。目的を定めてその目的が達成できるのは、社内SNSとビジネスチャットのどちらのメリットなのかを考慮したうえで、導入を決めましょう。