社内SNSのメリットを理解するための基本概要

まずはじめに、社内SNSの基本概要を解説します。

• 社内SNSとはなにか？
• 必要とされる理由
• 主な機能

1つずつ見ていきましょう。

社内SNSとはなにか？

そもそもSNSは「Social Networking Service」（ソーシャルネットワーキングサービス）のそれぞれの単語の頭文字を略した言葉です。たとえばLINE、Facebook、Twitterなどがあります。社内SNSとは、社内のチーム・グループなどで用いるビジネス用のコミュニケーションツールです。社内SNSの導入で、社内での部署・役職を超えた情報共有を可能にします。また社内SNSは、コミュニケーションを取るツールとして便利なだけでなく、従業員同士のコミュニケーションを促すことで、お互いの理解を深める手段の1つにもなります。相互理解が進めば社内コミュニケーションが活性化し、自社への従業員の帰属意識が高まることが期待できます。

必要とされる理由

これまで従業員同士のコミュニケーションは電話・メールが中心でした。しかし新型コロナウイルス感染症拡大をきっかけにテレワークの導入が進み、従業員がオフィスを不在にする機会が増えてきました。メールでは迅速なコミュニケーションができず、社内にいないため内線でのやりとりもできず、従業員間のコミュニケーションに新たな課題が出てきました。

このような状況の中で効率的なコミュニケーションを可能にする方法として、注目されたのが社内SNSです。SNSを使うことが生活の一部になっている従業員は少なくありません。そのため、従業員が使い慣れているSNS形式でのコミュニケーションであれば、社内SNSを導入しても、スムーズに使いこなせることが期待できます。

社内SNSは、かつての電話・メールに代わる新しいコミュニケーション方法であり、社内コミュニケーションを活性化するためのツールとして期待されているのです。

主な機能

社内SNSには、「コミュニケーション」「情報共有」「進捗共有」の3つの役割があります。その役割を実現するための機能として、「個人チャット機能」「グループチャット機能」「Web会議機能」「ファイルアップロード機能」などがあります。個人・グループチャット機能では、かしこまった表現を省いてコミュニケーションができるため、迅速なコミュニケーションが可能です。また、チームやプロジェクトなど、組織・目的別でグループを組んでコミュニケーションが取れます。そして、ファイルアップロード機能では、チャットで会話をしたりWeb会議をしながら、会話の流れで必要となった文書ファイルのやりとりが可能になります。

これらの機能を活用することで、従業員間でのコミュニケーションが活発になります。また、社内SNSでプロジェクトのタスク管理・進捗管理を行うことも可能です。また、ファイルのアップロードができるため、作成した成果物を共有・蓄積することも簡単にできます。

社内SNSを導入するメリット・デメリットを解説

社内SNSを導入するとき、メリット・デメリットを理解しておくことが必要です。ここでは、社内SNSを導入するメリット・デメリットをそれぞれ詳しく解説します。

メリット

社内SNSを導入するメリットは、以下の2つ です。

• 従業員同士のコミュニケーションがスムーズになる
• 効率的に情報共有ができる

1つずつ見ていきましょう。

従業員同士のコミュニケーションがスムーズになる

社内SNSを導入するメリットの1つ目は、従業員同士のコミュニケーションがスムーズになることです。社内SNSは、コミュニケーションが必要な相手の連絡先を知らなくても、名前で検索すれば個別のメッセージを送ることができます。万が一、後から誤字・内容の修正の必要が発生しても、メールのように送り直す手間はなく、上書き修正が可能です。

また、メールや電話のように、かしこまった表現を必要としない場合が多く、コミュニケーションに対するハードルが下がるといえます。そのためカジュアルな表現での会話が進み、社内のコミュニケーションの活性化が見込まれます。

他にも、グループに所属していればメンバー全員が他のメンバーのやりとりの確認ができるため、いつでもチームの動きを把握できます。

効率的に情報共有ができる

社内SNSを導入するメリットの2つ目は、効率的に情報共有ができることです。社内SNSを活用していない場合のコミュニケーション方法は、「メール・電話によるやりとり」「共有サーバー上でのファイル確認」「会議・打ち合わせ」が主な情報共有の手段になります。これらの方法は、参加者のみが情報を知り得る状態であるため、万が一参加が漏れた場合、情報伝達に支障をきたすことがあります。

社内SNSが導入されていれば、これらすべてのコミュニケーションを社内SNSだけで完結することも可能です。社内SNSだけを確認すれば情報を一覧できるため、見逃し・見落としが起こりにくくなるといえます。

デメリット

社内SNSを導入するデメリットは、以下の2つです。

• 活用する人が限定されてくる可能性がある
• SNS疲れを招く可能性がある

1つずつ見ていきましょう。

活用する人が限定されてくる可能性がある

社内SNSを導入するデメリットの1つ目は、活用する人が限定されてくる可能性があることです。SNSを日常生活でも活発に使用しているのは、比較的年齢層が若いことが少なくありません。そのため、社内SNSも同じような傾向になる可能性があり、積極的に活用する従業員とそうでない従業員がでてくることが懸念されます。コミュニケーションの量に差が出てくると、コミュニケーションが少ない従業員が取り残されてしまうことも考えられます。このようなケースでは、チームの運営に支障をきたしたり、管理職が全体を把握しづらくなったりする可能性があります。

SNS疲れを招く可能性がある

社内SNSを導入するデメリットの2つ目は、SNS疲れを招く可能性があることです。社内SNSには、メッセージが届くと通知バッジが表示されます。社内SNSでは、短い文章でのカジュアルな会話が続くことも少なくありません。そのたびに通知バッジが表示され気になって見てしまうという状態が考えられます。

社内SNSでは、気軽なコミュニケーションが可能になると同時に、コミュニケーション量が増えることが考えられます。コミュニケーションの活性化というメリットが得られる一方で、会話を追いかけることに疲れてしまう懸念があります。そのため従業員は、業務に集中しにくい状況になることが懸念されます。

社内SNSのメリットを活かした活用のためのポイント

社内SNSは、メリット・デメリットを併せ持っています。デメリットを抑えメリットを活かした活用にはポイントの理解が必要です。ここでは、社内SNSのメリットを活かした活用のためのポイントを、以下の3点から解説します。

• 導入目的を明確にする
• 利用促進のためのルールを策定する
• 使いやすいツールを選定する

1つずつ見ていきましょう。

導入目的を明確にする

ポイントの1つ目は、導入目的を明確にすることです。目的を明確にしないまま導入してしまうと、運営側が好ましいと思えない使い方になってしまう可能性があります。例えば、投稿するテーマ にプライベート寄りな話題が増えたり、従業員同士がグチを言い合ったりして秩序が低下することが考えられます。

そのため、まずは「何のために導入するのか」を定義したうえで、従業員には社内SNSを導入する目的を周知し、ガイドラインを策定したうえで活用していくことが重要です。

利用促進のためのルールを策定する

ポイントの2つ目は、利用するためのルールを策定することです。せっかく社内SNSを導入しても、社内SNSの活用を苦手とする従業員が、自分が慣れている電話・メールなど旧来からの方法でのコミュニケーションを続ける可能性があります。特に年齢層の高い管理職などが新しいツールに抵抗を示すことも少なくなく、社内SNSが活用されなくなる懸念があります。

このような状況を回避するためにも、社内のコミュニケーション方法にルールを設定しましょう。基本的な業務上のやりとりは社内SNSを活用し、社内SNSでの決定事項をメールにまとめて回覧できるようにするなど、ツールの使い分けをすると良いでしょう。

社内のコミュニケーションツールの使い方を従業員個人に任せるだけでは、社内SNSは浸透しない可能性があります。そのため、活用の事例を紹介したり、ルールを策定・配布するなど、積極的に活用を促しましょう。

使いやすいツールを選定する

ポイントの3つ目は、使いやすいツールを選定することです。社内SNSのツールを検討するときは、実際活用する従業員の使いやすさを優先することがおすすめです。SNSは従業員の日常生活にも浸透しているため、すでに多くの従業員が、使い慣れたツールをビジネス上で活用することになります。そのため直感的な使い方が可能なツールであれば、すぐに使いこなすことが可能です。社内SNSの導入目的を満たしたうえで、どのツールが自社にとって一番ふさわしいかを検討していきましょう。

まとめ

今回は、社内SNSの基本概要・導入のメリット・デメリット・メリットを活かした活用のポイントを解説しました。社内SNSには、従業員同士のコミュニケーションを促進したり、効率的な情報共有を可能にしたりするなどのメリットがあります。一方で、コミュニケーション方法のアップデートが求められたりすることで活用する人が限定されたり、SNS疲れなどの懸念があります。

社内SNSのメリットを活かすためには、導入の目的を明確にし、最低限のルールを設定することが重要です。そのうえでツールを導入すれば、より効率的かつ効果的な活用が期待できます。

社内SNSを導入しメリットを活かした活用で、誰もが気持ち良く運用できるよう体制を構築しましょう。