社内SNSの評価！メリットは？

そもそも、社内SNSを導入すると、具体的にはどのような効果が見込めるのでしょうか。ここでは、社内SNSのメリットについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

コミュニケーションが活発になる

社内SNSのメリットの1つ目は、コミュニケーションが活発になることです。

社内SNSでは業務だけでなく、従業員の趣味やプライベートな話題なども共有できます。社内SNS上で従業員同士の人間関係が深まると、組織全体の絆や団結力を強化することにつながります。

また、社内SNSにより、オープンな場でコミュニケーションが取りやすくなるのも魅力の1つです。社内SNSでは、同じ部署だけに限られることなく役職や部署を越えて意見交換を行うことができます。例えば、マーケティング部のスタッフが開発部のエンジニアと直接意見を交わし、互いの視点から新しいアイデアを生み出すことも期待できるでしょう。

情報共有しやすい

社内SNSのメリットの2つ目は、情報共有しやすいことです。

社内SNSの利用により、従業員はリアルタイムで情報共有しやすくなり、業務効率化が目指せます。電子メールでのやりとりは、送信後に返信を待つ必要があり、複数人に情報共有する場合にも個々のアドレス宛にメールを送らなければなりませんでした。また、問題が発生したときにも情報伝達に時間がかかり、対応が遅くなるリスクがあります。

また、グループウェアでは該当するプロジェクトに参加している従業員だけが進行状況を把握でき、他の部門の従業員は知識や情報が得られないといった問題がありました。しかし、社内SNSを活用すれば、特定のプロジェクトに関わる人だけでなく、一度に多数の従業員や部署間で業務関連の知識や作業内容を共有することが可能です。そのため、特定の部門だけでなく、全従業員の業務効率を上げることにつながるでしょう。

リモートワークの円滑化が図れる

社内SNSのメリットの3つ目は、リモートワークの円滑化が図れることです。

リモートワークを取り入れている企業では、円滑なコミュニケーションが行えない、業務の遂行が困難といった問題が起こりがちです。対面のオフィスに従業員が集まって仕事をしている環境よりも、プロジェクトの進行状況のチェックや質問への回答が難しいといった問題があるためです。

そこで、社内SNSのメッセージ機能を使えば、社内にいるかのように簡単に連絡を取ることができます。さらに、タスク管理機能やリアルタイムでファイルを編集できるツールと併用すれば、チームメンバーの業務の進行状況をスムーズに把握できるようになるでしょう。

社内SNSの評価！デメリットは？

社内SNSには利便性の高い機能が備わっていますが、デメリットについても理解してから導入を判断したいものです。ここでは、社内SNSのデメリットについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

導入・運用にコストがかかる

社内SNSのデメリットの1つ目は、導入・運用にコストがかかることです。

社内SNSの導入と運用には、当然ながら費用が発生します。まず最初に、SNSプラットフォームの導入費用がかかります。ソフトウェア自体のコストやカスタマイズ費用に加えて、継続的なメンテナンスとアップデートの費用などが運用費に含まれます。

さらに、従業員全員が新しいシステムを理解し、効果的に利用するためには研修や勉強会を開催する必要があります。研修にかかる時間とリソースも、導入コストの1つと言えます。また、社内SNSの運用には、不適切な投稿の監視や問題発生時の対応といった業務を社内担当者が行う必要があるケースも少なくありません。そのため、導入と運用コストを考慮した上で、費用対効果があるかを判断することが重要です。

プライベートのような使い方をされやすい

社内SNSのデメリットの2つ目は、プライベートのような使い方をされやすいことです。

社内SNSツールは、チャンネルへの投稿だけでなく、ダイレクトメッセージ（DM）を個別に送ることもできるため、社内の特定の従業員同士が、雑談に使ってしまう可能性もゼロではありません。

情報共有やコミュニケーションの活性化を目指していても、特定のメンバーが私的に利用してしまうと、導入成功とは言えません。プライベートのSNSのように使われる事態を避けるためには、社内での運用ルールを事前に設定しておくことが重要です。

通知が多くて煩わしくなる

社内SNSのデメリットの3つ目は、通知が多くて煩わしくなることです。

社内SNSツールの利点として、メール等と比べて簡単に情報の交換ができる点が挙げられます。一見すると情報の共有や迅速な対応が可能であるという利点にもつながります。

しかし、通知が多すぎると、従業員の作業の中断や注意力の散漫を招く恐れがあります。例えば、仕事に集中しているにも関わらず、社内SNSの通知が絶えず来ると、気になって本来の業務が進まないという可能性があるでしょう。作業効率が低下してしまうと、結果的には生産性も減少します。そのため、通知設定を適切に管理し、必要なものだけを受け取る設定などにしておくことが重要です。また、時間で切り分けるなどして、集中して仕事をする時間を確保する対策も効果が見込めるでしょう。

社内SNSを評価するポイント

社内SNSを選ぶときには、どのような点に着目すれば良いのでしょうか。ここでは、社内SNSを評価するポイントについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目的にあった機能はあるか

社内SNSを評価するポイントの1つ目は、目的にあった機能はあるかという点です。

最初に、社内SNSの導入目的を明確にしておくことが大切です。「情報共有を円滑にしたい」「オンライン上でのコミュニケーションを向上させたい」など、導入の狙いは各企業によって異なります。例えば、情報共有をより効率化したいと考えているなら、ファイル共有機能やタスク管理機能を備えた製品を選びましょう。もし、オンラインコミュニケーションを活発化させたいと思っているのであれば、グループチャットやWeb会議機能を備えた製品をおすすめします。

さらに、スケジュール管理機能や日報機能など、多様な機能を提供している製品もあります。しかし、多機能なツールは料金が高くなる傾向があるため、慎重に導入を検討する必要があります。目的を達成できる機能を優先し、その他の便利な機能はコストとのバランスを考慮して選択すると良いでしょう。

料金は適切か

社内SNSを評価するポイントの2つ目は、料金は適切かという点です。

基本的に、社内SNSの料金体系は月額課金制で、ユーザー数によって料金が変わるパターンが多く見られます。そのため、まずは導入を考えている企業の規模や、実際に利用する予定のユーザー数を明確にして、予算にあったサービスを選びましょう。

また、トライアル期間やキャンペーンがあれば、導入前にサービスの使用感を確認することも大切です。本採用前に期待通りの効果を得られるかどうかを事前に確認できるため、予期せぬコストを抑えることが可能となります。最終的には、価格だけでなく、その他の要素とバランスを見ながら、企業のニーズにあった社内SNSを選びましょう。

他のサービスと連携できるか

社内SNSを評価するポイントの3つ目は、他のサービスと連携できるかという点です。

すでに利用しているツールがある場合は、連携できるかどうかをチェックしましょう。例えば、カレンダーアプリと連携可能であれば、メンバーのスケジュールを社内SNS上で共有できます。さらに、予定の変更があったときに自動的に通知が送られるなどの機能があると、より便利に使えます。連携ツールがあれば、複数のツールをいくつも開いて情報を探さずに済むため、業務の効率化につながるでしょう。

セキュリティ対策が施されているか

社内SNSを評価するポイントの4つ目は、セキュリティ対策が施されているかという点です。

社内SNSでは業務に関わる重要な情報やデータ交換が頻繁に行われるため、セキュリティレベルの検証は欠かせません。不正アクセスを防ぐためのID・パスワード管理機能、チャットやファイルの送受信の暗号化機能などが付属したツールであれば、セキュリティ性は高いと言えます。また、管理者権限やアクセス制御を詳細に設定できるツールを選ぶのも良いでしょう。情報漏洩のリスクを低減させるために、充分なセキュリティ対策がとられているサービスを選びましょう。

まとめ

今回は、社内SNSのメリット・デメリットと社内SNSを評価するポイントを解説しました。最適な社内SNSを選ぶためには、評価基準を持ち、自社にあったツールを見極める必要があります。また、社内SNSの効果は導入方法や使い方に大きく影響されるため、適切な機能を備えているかも重要なポイントです。

本記事を参考に、より効果的なコミュニケーションと情報共有を実現し、ビジネスの成長を促進する社内SNSを選びましょう。