社内SNSとグループウェアの違い

社内SNSとグループウェアの違いを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

社内SNS

社内SNSとは、企業内でのコミュニケーション活性化や、情報共有を手助けするためのオンラインプラットフォームです。多くの人がプライベートで使うInstagramやFacebook、X（旧Twitter）のような、一般的なSNSと同じように動作します。社内SNSは社内コミュニケーションでの使用のみを目的としています。

社内SNSの特徴的な点として、業務に関する情報を即時かつ効率的に共有できることが挙げられます。また、階層を越えた意見交換も可能となり、自由な発言が企業のイノベーションにもつながります。さらに、従業員間の親睦を深めるためのコミュニティ活動などにも使われます。社内SNSは企業内での情報の共有、コミュニケーションの円滑化、そして組織の風土形成に貢献するためのツールともいえるでしょう。

グループウェア

グループウェアは、組織内での情報共有や業務管理を支援するためのクラウドサービスです。スケジュール管理・メール・チャット・タスク管理・会議室予約など、日常業務を効率的に進めるためのさまざまな機能が搭載されています。主な特徴として、業務の進行状況をリアルタイムで共有することで、全体の効率化を図ることが可能です。データはクラウド上に保存されるため、場所を問わずアクセスが可能なことから、在宅勤務・リモートワークにも適しています。

また、個々の業務の管理だけでなく、チーム全体のプロジェクト管理も可能です。プロジェクトの進捗や発生課題、リソースの状況を一元的に管理できます。これにより、効率的な業務遂行、迅速な意思決定が可能です。グループウェアは組織の生産性向上と業務効率化に大いに役立つでしょう。

社内SNSとグループウェアそれぞれのメリット

社内SNSとグループウェアそれぞれのメリットを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

社内SNS

社内SNSのメリットを解説します。社内SNSを活用することで、業務におけるコミュニケーションをより効率的かつ円滑にできます。たとえば、メールでは伝えにくい感情やニュアンスも、絵文字やスタンプを使うことで簡単に表現可能です。テキストだけのやりとりに比べて人間らしいコミュニケーションが可能となるでしょう。

社内SNSでは、複数の人々に一斉に情報を送ることが可能なため、全体へのメッセージや重要連絡事項を迅速に伝えることにも役立ちます。議論を始めるのも容易です。専用のチャットルームを作り、関連するメンバーを招待するだけで、簡単な意見交換を開始できます。新たなアイデアや解決策を生み出すのに有益といえるでしょう。社内SNSは従業員間の気軽なコミュニケーションを促し、組織全体の風通しを良くでき、コミュニケーション活性化の効果を期待できるでしょう。

グループウェア

グループウェアのメリットを解説します。グループウェアを活用することで、業務効率化とコミュニケーション改善を期待できます。具体的にグループウェアは、従来個々に対応していた業務を一元管理し、業務効率を向上させることが可能です。たとえば、メール・カレンダー・タスク管理などを一つに統合すれば、情報を一貫して扱えます。また、従来個々に導入していたサービスを、グループウェアを導入して一つのプラットフォームにまとめることで、コスト削減効果も期待できるのです。

グループウェアは、全従業員が簡単に情報共有できるため、必要な情報をすぐに得ることができます。たとえば、会議の議事録などを適切にアップロードすれば、従業員は議事録を読むだけで済みます。無駄なやりとりや会議を減らし、時間を有効活用できるでしょう。また、タスク管理機能を利用すれば、誰が何をしているか、進行状況を把握しやすくなります。グループウェアには上記メリットがあり、業務の生産性向上につながるのです。

社内SNSとグループウェアそれぞれのデメリット

社内SNSとグループウェアそれぞれのデメリットを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

社内SNS

社内SNSのデメリットを解説します。社内SNSは便利なツールですが、その利用には注意も必要です。たとえば、一部の人々だけが積極的に使用し、一部の人々が使いこなせない状況の場合、情報格差を生んでしまう可能性があります。また、常に新しい投稿をチェックする必要があると、SNS疲れを引き起こす可能性があり、長時間の作業効率を低下させることにも繋がりかねません。社内SNSは気軽に投稿できる反面、誤って機密情報を公開するリスクもあります。

上記デメリットを防ぐためには、適切なルールとガイドラインの設定などの対策が挙げられるでしょう。適切な対策と従業員にとって続けやすい利用方法を考え、社内SNSを有効に活用することが重要です。

グループウェア

グループウェアのデメリットを解説します。たとえば、PC操作に不慣れな従業員にとって、グループウェアの機能を十分に活用することが難しい場合もあります。操作が複雑であると、使うのをためらう従業員も出てくるかもしれません。情報共有する範囲を間違えると、誤って機密情報が漏れる可能性も考えられます。また、一部の業務にとっては、デジタル化することが必ずしも最善ではないものもあるでしょう。

そのため、グループウェアを導入するときには、直感的で使いやすいインターフェースのサービスを選びましょう。導入時の適切な教育やサポート実施、機密情報に関するルール・ガイドライン設定も重要です。

おすすめの社内SNS

おすすめの社内SNSを、以下3点紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

Slack

Slackは、ビジネス用のメッセージアプリで、社内SNSに適しています。チャンネルという機能を利用することで、従業員はもちろん、社外の人にもメッセージを送信できるため、離れた場所でも簡単に情報共有が可能です。ダイレクトメッセージにも対応しています。また、アーカイブ機能を搭載しているため、必要な情報のみに限定して表示することも可能です。

Slackの特長

1. 無制限のチャンネルでどんな規模のチームにも対応
2. あらゆる層で暗号化によるデータ保護
3. 無料で使えるフリープラン有

詳細はこちら: https://slack.com/intl/ja-jp/

Chatwork

Chatworkは、中小企業向けのビジネス用のチャットツールです。チャット上で気軽にやり取りできることはもちろん、報連相の確度が上がり、迅速な意思決定に繋がるでしょう。また、無駄な時間が減り、有効な時間も増え、業務効率もアップします。チャット機能以外に、ビデオ・音声通話・タスク管理・ファイル管理機能も搭載されており、どれも簡単に使えるため一歩先の働き方を実現できます。

Chatworkの特長

1. 導入企業39万社を突破
2. 誰でも簡単に使えるシンプルな機能
3. 無料で気軽にはじめられるプラン有

詳細はこちら: https://go.chatwork.com/ja/

LINE WORKS

LINE WORKSはLINEと同じような使い勝手の、法人向けのビジネスチャットサービスです。チャット機能のほか、メール・カレンダー・ファイル管理・グループウェアとしても利用可能です。プライベートでも使い慣れたチャット画面やスタンプ機能で、楽しい働き方を実現できます。LINEや他社のLINE WORKSとの連携も容易に行えます。物流や卸売・小売、教育、医療などさまざまな業界に適用可能です。

LINE WORKSの特長

1. 唯一LINEとつながるビジネスチャット
2. メンバー管理機能で安全な業務を実現
3. 無料プランで100人まで利用可能

詳細はこちら: https://line.worksmobile.com/jp/

おすすめのグループウェア

おすすめのグループウェアを、以下5点紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

杜のOffice

杜のOfficeは社内の情報共有に適したグループウェアです。シンプルで直感的な操作ができます。「スケジュール管理」「メール」「設備予約」などの必要な機能があるため、従来の社内連絡に時間がかかる問題、言った言わない問題の解決が可能です。また、導入前からサポートをしっかり受けることが可能で、担当者がお客様の社員になったつもりで最適な運用方法を考えてくれます。

杜のOfficeの特長

1. ニーズに合わせたさまざまなオプション連携が可能
2. 導入前・導入後のサポートも万全
3. 30日間の無料お試しが可能

詳細はこちら: https://www.tmc.co.jp/lp/office

Google Workspace

Google Workspaceは組織がさらに成果を上げるためのグループウェアです。普段プライベートでも使い慣れている人も多いGmailをはじめ、カレンダー・ビデオ会議・チャット・ドライブなどさまざまな機能を提供しています。管理者はコンソール画面から、ユーザの追加・端末の管理・セキュリティなどの設定を簡単に行え、常にデータも安全な状態です。２段階認証プロセスやセキュリティキーにも対応しています。

Google Workspaceの特長

1. 独自ドメインでGmailを利用可能
2. 最新鋭のセキュリティ環境
3. 14日間の無料お試しが可能

詳細はこちら: https://workspace.google.co.jp/intl/ja/

Microsoft 365

Microsoft 365は、Office製品やOne Drive、Teamsなどが含まれたサブスクリプションサービスです。ソフトウェアの自動更新も含まれているため、常に最新のバージョン、セキュリティ環境で利用できます。利用すれば従業員誰でも全社規模のコミュニティへの接続が可能です。リアルタイムにドキュメント共有・共同作業もでき、業務効率化につながります。

Microsoft 365の特長

1. Office製品をクラウドベースで利用可能
2. デバイスやデータを保護するセキュリティ対策も搭載
3. 1ヶ月の無料試用版有

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、多くの中小企業に支持されている、チーム力を強化するためのサービスです。スケジュールや掲示板・メッセージ・メール・ワークフロー・ToDoリストなど、日本のビジネスで使いやすいと感じる機能を豊富に搭載しています。ワンパッケージで、社内の情報共有やコミュニケーションを円滑に進めるため、個々に導入するよりも効率よく効果を得やすいでしょう。

サイボウズOfficeの特長

1. 誰でも簡単に使えることにこだわったサービス
2. さまざまなデバイス対応と高いセキュリティの担保
3. 30日間無料で全ての機能をお試し可能

詳細はこちら: https://office.cybozu.co.jp/

desknet’s NEO

desknet’s NEOは、オールインワン業務改善プラットフォームです。情報共有やスケジュール管理、ペーパーレスなど、業務課題をワンストップで解決し、すべての組織のDX推進を支えます。業種や利用環境を問わないことはもちろん、コストパフォーマンスの面でも優れています。ノーコードでシステム化できるため、メンテナンスも容易です。

desknet’s NEOの特長

1. 業務課題を解決するオールインワンプラットフォーム
2. 誰でもわかりやすい画面と操作性を実現
3. 30日間の無料お試し可能

詳細はこちら: https://www.desknets.com/

まとめ

今回は、社内SNSとグループウェアの違い、それぞれのメリット・デメリットを解説しました。社内SNSとグループウェアは、どちらも社員間のコミュニケーションを促進するツールですが、その目的と機能に違いがあります。社内SNSは、社員間の気軽なコミュニケーションを目的とし、情報共有やアイデアの発信を可能にします。しかし、一部の人しか使わない、SNS疲れが生じる、誤った情報発信のリスクなどのデメリットもあるでしょう。

一方、グループウェアは業務全体の効率化を目的とし、スケジュール管理やタスク管理・情報共有などの機能を提供します。サービスによってはPC操作が難しい人には難易度が高く、操作が複雑なものもあるでしょう。自社に適切なツールを選ぶことで、生産性向上とコミュニケーション活性化を期待できますので、本記事で紹介したツールを参考にしてみてください。