社内SNS利用時のセキュリティリスクとは

社内SNSは情報共有や社内コミュニケーションの促進に役立ちますが、セキュリティのリスクも考慮する必要があります。ここでは、社内SNS利用時のセキュリティリスクについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

機密情報の漏洩

社内SNS利用時のセキュリティリスクの1つ目は、機密情報の漏洩です。

社内SNSは、業務に関連する情報共有を目的として使われるため、不適切に外部に漏れると、企業の業績や評判に大きな悪影響を及ぼす恐れがあります。SNSは気楽に投稿できるプラットフォームであり、情報を共有するときの技術的な困難さや心理的な抵抗感は少ないのが特徴です。使いやすさというメリットがある反面、社員が意図せずに機密情報を公開設定で投稿してしまうリスクが存在します。

また、社内SNSの情報を外部のSNSに投稿してしまうなどのケースも考えられます。元社員が退職後もアクセス権限を持ち続け、情報を外部に漏らしてしまう可能性もあるでしょう。そのため、社内SNS利用時の運用ルールの策定と社員教育を行い、アクセス権限を適切に設定することが大切です。

不正アクセス

社内SNS利用時のセキュリティリスクの2つ目は、不正アクセスです。

社内SNSを使用するときには、社員アカウントのなりすましなど不正利用のリスクも考慮しなければなりません。基本的に、社内SNSアカウントへのアクセスにはユーザーIDとパスワードが必要です。また、アクセス方法は社員や特定のユーザーのみにしか通知されません。

しかし、ユーザーIDやパスワードが悪質な第三者に奪われた場合は、アカウントが乗っ取られてしまう恐れがあります。不正ユーザーが社内SNSにアクセスできる状態になると、重要な機密情報や個人情報が外部に漏れることもあるでしょう。また、正規のユーザーの名前で不正ユーザーが偽情報を投稿し、社内SNS上に混乱が発生して業務に影響を及ぼす可能性があります。そのため、社内SNSを利用するときには、セキュリティ対策を行う必要があります。

データの破損・消失

社内SNS利用時のセキュリティリスクの3つ目は、データの破損・消失です。

偶発的な事故や技術的な問題によるリスクも考慮する必要があります。例えば、インターネットの接続が不安定であったり、サーバーが不調になったりすると、データの正確な保存が困難になり、既に保管されていたデータが損壊する可能性があります。

接続問題が発生したときにはサービス提供者が修復に取り組むのが一般的ですが、すべてのデータが回復するとは限りません。データの破損や消失の事態を避けるために、自動的にバックアップを作成するサービスを利用することをおすすめします。また、ユーザー自身も定期的にバックアップを取っておきましょう。

社内SNSの主なセキュリティ機能

社内SNSを選ぶときにはセキュリティ機能が備えられているものを選ぶことをおすすめします。すでに導入している場合は、利用中の社内SNSに機能が備わっているかを確認しましょう。

ここでは、社内SNSの主なセキュリティ機能について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

端末認証

社内SNSの主なセキュリティ機能の1つ目は、端末認証です。端末認証の機能があれば、社内SNSへのアクセスは、管理者が許可した端末でしか行えません。

端末認証機能を設定することで、端末の紛失や盗難などのアクシデントが起こったときにも、情報漏洩のリスクが軽減されます。端末が紛失したことが確認された場合、認証を無効化することで、その端末から社内SNSへのアクセスを防ぐことが可能です。

IPアドレスの制限

社内SNSの主なセキュリティ機能の2つ目は、IPアドレスの制限です。IPアドレス制限の機能があると、決められたIPアドレス以外からのアクセスを防ぐことができます。

承認されたIPアドレスのみが社内SNSへアクセスできるため、企業の内部ネットワーク以外からのアクセスを遮断できます。IPアドレスの制限は、なりすましや不正アクセスを防ぐ上でも効果的です。

しかし、IPアドレスの制限をすると、公共のWi-Fiスポットなどを使用して外部から社内SNSを利用することはできません。企業それぞれの使い方に応じて、設定を行う必要があります。

SSLなどによるメッセージの暗号化

社内SNSの主なセキュリティ機能の3つ目は、SSLなどによるメッセージの暗号化です。SSL暗号化は、ブラウザとサーバー間の通信を暗号化し、第三者による不正アクセスを防ぐための機能です。

社内SNSでは、社内の機密情報や社員の個人情報の流出を防ぐために、SSL暗号化の機能を持つツールをおすすめします。また、SSL暗号化は不正ユーザーによるなりすましを防ぐことにもつながります。

操作ログの保存

社内SNSの主なセキュリティ機能の4つ目は、操作ログの保存です。操作ログとは、社内SNS上で何らかの動作をした履歴を、サーバーに保存して後から確認できる機能のことです。操作ログが記録されていれば、不正なアクセスが発生した場合でも、流出したデータや発生時刻を特定できます。さらに、操作ログを活用して事前に対策を講じることも可能です。

もし、人為的なミスや誤操作があった場合でも、操作ログを管理することで適切な対応が行えるでしょう。また、社員に対して操作ログ機能の存在を周知することで、故意の情報漏洩を防ぐ抑止力となるでしょう。

社内SNSのセキュリティを強化するための運用ルール

社内SNSを安全に利用していくためには、運用ルールを策定することが大切です。ここでは、社内SNSのセキュリティを強化するための運用ルールとして、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

機密情報の取り扱いについて規定を定める

社内SNSのセキュリティを強化するための運用ルールの1つ目は、機密情報の取り扱いについて規定を定めることです。

社内SNSを導入するときには、利用する社員向けに明確なガイドラインを策定し、運用していきましょう。ルールを事前に確立することで社内SNS上で共有できる情報の範囲が明確になり、社員が「どのように社内SNSを利用すべきか」を理解できます。また、個人情報や人事に関する情報の投稿や、誹謗中傷を禁止するなど、投稿のマナーに関するポリシーも同様に定めておくことをおすすめします。

社員が利用する端末を管理する

社内SNSのセキュリティを強化するための運用ルールの2つ目は、社員が利用する端末を管理することです。

テレワークが普及したことにより、外部メディアから情報を持ち出すことや、会社が貸与していない個人所有のPCから社内SNSを利用するケースが増えています。

しかし、個人所有の端末を利用すると、外部メディアを紛失してしまった場合の情報漏洩や、十分なウイルス対策をしていないPCを利用することによる不正アクセスなど、重大なリスクを孕んでいます。社内のセキュリティルールの策定と、利用端末の管理をおすすめします。

パスワード管理を徹底する

社内SNSのセキュリティを強化するための運用ルールの3つ目は、パスワード管理を徹底することです。

社内SNSのアクセス時のパスワード管理を軽視してしまうと、情報漏洩や不正アクセスのリスクが生じます。社員一人一人が安全にパスワードを管理する方法を、徹底的に教育することが重要です。パスワードを作成するときには、他人に予測されず、ツールで推測されにくい文字列を工夫する必要があります。

また、名前や誕生日などの個人情報をパスワードに含めないようにし、数字とアルファベットを組み合わせるなどのポイントを社員に伝えましょう。また、パスワードが解読されないように、単純な文字列を選ばないという点も周知しておくことが大切です。

そして、パスワードの作成方法だけでなく、保管にも注意を払う必要があります。パスワードが他人に知られないように注意し、忘れないようにメモを残している場合は、メモを常に持ち歩くなど、厳重な保管策を取る必要があります。社内SNSの運用ルールにパスワード管理を含めて、セキュリティを強化していきましょう。

閲覧権限を設定する

社内SNSのセキュリティを強化するための運用ルールの4つ目は、閲覧権限を設定することです。

部署間またはプロジェクト間での情報漏洩を防ぐために、社内SNSは特定の情報が特定のグループのメンバーのみに表示されるように設定できます。例えば、グループ外のメンバーには閲覧のみの権限を与えるなど、情報漏洩を防ぐために必要な権限を制限しましょう。社内SNSの閲覧権限を設定することで、企業は社内の重要な情報を適切に管理し、セキュリティを維持できるでしょう。

使用する機能を限定する

社内SNSのセキュリティを強化するための運用ルールの5つ目は、使用する機能を限定することです。

社内SNSには、さまざまな機能が備わっていることがあるため、不要または不適切な機能の使用は制限するのが望ましいでしょう。ファイル共有やデータのアップロードは、機密情報の流出リスクを増大させる可能性があるため、機能の制限を検討します。例えば、大きなファイルや特定のファイル形式、特定の種類のファイルのアップロードを制限するのも方法の1つです。

また、外部のAPIとの連携やソーシャルメディアとの統合などは、必要性を慎重に検討し、必要な場合のみ許可しましょう。社員のユーザープロフィールやアカウント設定の機能も個人情報を含むため、限定的に使用するのも有効です。

まとめ

今回は、社内SNS利用時のセキュリティリスクとセキュリティ機能、リスクを最小限に抑えるための運用ルールを解説しました。社内SNSはコミュニケーションを活性化させる反面、リスクも伴います。社内SNSを安全に利用するには、全社員の理解と協力が必要不可欠です。適切な閲覧権限の設定や機能の制限など、具体的な対策を講じて、効率的なコミュニケーションと情報の安全な共有の両立を目指しましょう。