社内SNSとメールの特徴を比較

ここでは、社内SNSとメールの特徴を比較します。

社内SNS

1つ目は、社内SNSの特徴です。以下の2点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

気軽なコミュニケーション

1つ目は、気軽なコミュニケーションに使えることです。

社内SNSは、TwitterやLINEなどの、プライベートなSNSと同じ感覚で使えます。そのため、手間がかからず手軽にコミュニケーションを取りたい場合におすすめです。メールのように、件名や署名も不要で、気軽にメッセージをやり取りできるでしょう。

時間・場所問わずやりとり可能

2つ目は、時間・場所問わずやりとり可能であることです。

多くの社内SNSは、PCだけでなくモバイルデバイスにも対応しており、インターネットに接続していれば、時間や場所を問わずリアルタイムなコミュニケーションが可能です。そのため、情報共有のスピードを向上させ、タイムロスを防ぐためには有効なツールと言えるでしょう。

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メール

2つ目は、メールの特徴です。以下の2点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

相手の時間を拘束せずコミュニケーション

1つ目は、相手の時間を拘束せずコミュニケーションが取れることです。

メールでは、リアルタイム性はあまり重視されず、送付後は開封されることを待つだけが基本です。そのため、相手の時間を拘束せずコミュニケーションが可能になります。

容易に検索・履歴確認

2つ目は、容易に検索・履歴確認が可能であることです。

メールは、時系列や送信者ごとに整理しやすく、経過の追跡や検索が簡単です。送付・返信履歴が残るため、「言った」「言っていない」などのトラブルや確認漏れを防ぐためにも、効果的に使えます。

社内SNSとメールのデメリットを比較

ここでは、社内SNSとメールのデメリットを比較します。

社内SNS

1つ目は、社内SNSのデメリットです。以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

公私混同を誘発

社内SNSのデメリットの1つ目は、公私混同を誘発する恐れがあることです。社員によっては、社内SNSとプライベートでのSNSを区別できなくなってくる場合があります。

社内SNSでは、手軽にコミュニケーションが取れる反面、仕事以外の話題が過剰に発生することで集中力低下につながるケースも無視できません。必要に応じてルールを設定し、手軽にコミュニケーションを取れるメリットを残しつつ、公私混同を起こさない風土作りを心がけましょう。

コミュニケーション疲れ

社内SNSのデメリットの2つ目は、コミュニケーション疲れを起こす従業員が出る恐れがあることです。社員によっては、社内SNSを使いすぎて、コミュニケーション疲れを感じてくる人もいるため、管理職はバランスを取らなければなりません。

社内SNSの利用ルールを設けることで解決できる部分もあるため、コミュニケーション疲れを起こしている社員がいる場合は、既読表示機能や返信の必要性も見直しましょう。社員の意見を取り入れて、コミュニケーション疲れを防ぐ対策を講じることが欠かせません。

導入コストや定着までの時間が必要

社内SNSのデメリットの3つ目は、導入コストや定着までの時間が必要であることです。社内SNSの導入にはコストと時間がかかるものです。

また、単に社内SNSを導入しただけでは、社員それぞれの使い方に、ズレや行き違いが生じる可能性もあり、それを放置すると劣等感やストレスの原因になりかねません。そうならないよう、社内SNSの使い方は、研修や指導を通じて社員の皆に教えていきましょう。特に、グループチャットで質問や解決を行うルールを設けると効果が上がるはずです。

関連記事：社内SNSのおすすめ8選を紹介！概要から目的・メリット・デメリットまで徹底解説

メール

2つ目は、メールのデメリットです。以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

断片的な情報になりがち

メールのデメリットの1つ目は、断片的な情報になりがちであることです。

メールでは、長文を書きやすい分、1つのメール文内に異なる内容が混じることが珍しくありません。しかし、そうなると情報のつながりが見えにくくなる上に、件名と内容が一致しないと該当するメールが探しにくくなるため、関連情報が断片的になります。そうならないよう、メールでのやり取りでは、情報をまとめる仕組みが欠かせません。

添付ファイルの管理に手間

メールのデメリットの2つ目は、添付ファイルの管理に手間がかかることです。

メールの添付ファイルは、メールと紐づけて管理することが困難なので、後で探し直す必要がある上に、ダウンロードしたファイルの関連性も分かりにくくなるものです。ファイルをメールと紐づけて保存するためには、社内で管理方法を決めておく必要があります。ただ、その手順が複雑だと実践が難しくなるため、シンプルなルールを作ることが欠かせません。

内容の修正が不可能

メールのデメリットの3つ目は、内容の修正が不可能であることです。

メールを使用する場合、送信後に内容を修正できないことに注意しなければなりません。記載漏れなどの記入ミスがあると、改めて別のメールを送らなければならず、情報が分散してしまいます。送信前の自己チェックや、チームでのチェックリストを活用し、記入ミスを防ぐ必要があります。

社内SNSとメールの使い分け方

ここでは、社内SNSとメールの使い分け方を以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

手軽に情報共有したい場合

使い分け方の1つ目は、手軽に情報共有したい場合です。手軽に情報共有したい場合は、社内SNSが適しています。

SNSは、「いいね！」やスタンプなどを用いて、手軽に情報共有・やりとりをしたい場合に向いているツールです。その思想は、社内SNSにも受け継がれており、社内でもあまり堅くする必要がない手軽な内容であれば、メールよりも社内SNSの方が適性があります。

複数人で一度に情報共有したい場合

使い分け方の2つ目は、複数人で一度に情報共有したい場合です。複数人で一度に情報共有したい場合は、社内SNSが適しています。

社内SNSは、投稿内容を複数人にまとめて公開できる上に、リアクションや返信メッセージにより、誰が内容を把握しているかが分かりやすくできます。一方メールは、1対1のコミュニケーションを前提にしたツールです。そのため、複数人のアドレスにメッセージを送ることも可能ですが、相手の反応を確認して、アクションを返すには、社内SNSには劣るでしょう。

やりとりの記録を残したい場合

使い分け方の3つ目は、やりとりの記録を残したい場合です。やりとりの記録を残したい場合は、メールが適しています。これは、メールは送信後の編集・削除が難しく、記録として信頼性が高いためです。

社内SNSでもやりとりの記録は可能ですが、メッセージの編集や削除ができるツールが多いため、信頼性は劣ります。そのため、商談や書類のやりとり、通達や返信など、重要なやりとりの記録は、メールを活用しましょう。

長文を送りたい場合

使い分け方の4つ目は、長文を送りたい場合です。メールは手紙と同じ感覚で文章を送付できるため、長文を送りたい場合に向いています。

一方、社内SNSでも長い文章は作成可能ですが、読みやすさの点を考慮すると、やはりメールが有利です。

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まとめ

今回は、社内SNSとメールのメリット・デメリットを解説した上で、両者の使い分け方を解説しました。社内SNSは、気軽に場所や時間を問わずやり取りができるものの、フランクな分公私混同やコミュニケーション疲れを引き起こす場合があります。一方メールは、相手の時間を拘束せず、情報の検索も容易であるものの、断片的な情報になりがちで、内容修正も困難であることに留意しなければなりません。

これらの特性を踏まえて、社内SNSとメールは的確に使い分けましょう。また、両者の効果的な使い分け方は、全社で周知して従業員全員が同じように使い分けできるようにすると、一層コミュニケーションを効果的にできるでしょう。