社内SNSのガイドラインとは

社内SNSのガイドラインは、社内SNSを利用するときの従業員の行動規範を明示したものです。全従業員が社内SNSを適切、かつ効果的に活用するためのルールなどを記載していきます。ガイドラインに記載する内容として、プライバシー保護・情報の共有範囲・社内外へのコミュニケーションのあり方・ハラスメント防止など、さまざまな内容が挙げられます。また、不適切な行動が発生した場合の対応策も含まれることが一般的です。

社内SNSのガイドラインは、従業員間のコミュニケーションを安全かつ効果的に行うための、重要なフレームワークです。

社内SNSガイドラインの目的

社内SNSガイドラインの目的を、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

トラブル防止

社内SNSガイドラインの目的の1つ目は、トラブル防止です。

情報が一瞬で広がる社内SNSにおいて、誤った情報や不適切な発言が社内SNSに流れると企業の評判や信用を損なう可能性があります。そこで、ガイドラインを設定し、どのような投稿が許可され、どのような行動が禁止されているのかを明確にします。従業員が安心して社内SNSが利用できる環境を作るのです。

社内SNSガイドラインは、適切な情報共有と従業員間のコミュニケーションを促進し、企業の利益・信用を守る役割となります。

ルールの統一化

社内SNSガイドラインの目的の2つ目は、ルールの統一化です。

従業員が社内SNSを利用するときは、何を投稿すべきで、何を避けるべきかを理解し、一貫性を保つことが大切です。ルールを統一化することで、社内SNSの使い方について迷わなくなり、全従業員が同じ基準で行動できるでしょう。また、セキュリティルールも重要です。セキュリティルールには、個人情報の保護・企業の機密情報取り扱いなどが含まれます。

社内SNSガイドラインに上記ルールを明示し、全従業員が安全かつ効果的に社内SNSを利用できる環境を提供することが大切です。

品質維持

社内SNSガイドラインの目的の3つ目は、品質維持です。

社内SNSガイドラインにより、投稿ルールが設けられ、従業員にとって、すべきこととすべきでないことが明確となり、一貫性と専門性を保った情報共有が可能です。これにより、社内コミュニケーションの水準を維持し、組織全体の品質安定化にもつながります。

また、企業の重要な情報や個々の従業員のプライバシーなどを投稿しないというルールを設定することで、情報の漏洩や個人のプライバシー侵害を防ぐことも可能です。

社内SNSガイドラインに記載すべき内容

社内SNSガイドラインに記載すべき内容として、以下の要素が挙げられます。

上記要素を社内SNSのガイドラインに取り入れることで、社内SNSの価値を保ちます。全従業員が社内SNS上で適切にコミュニケーションをとるためにも重要です。

社内SNSガイドライン作成ステップ

社内SNSガイドライン作成ステップを、以下の8点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目的の明確化

社内SNSガイドライン作成ステップの1つ目は、目的の明確化です。目的の明確化では、社内SNSにおける企業の価値観や社内コミュニケーションに対する期待を明確にすることが大切です。

従業員が社内SNSでどのような行動を取るべきか、また取るべきでないかといった具体的な行動にもつながります。目的の明確化は、ガイドラインが意味のあるものとして、活用され続けるためにも重要です。

スケジュール計画

社内SNSガイドライン作成ステップの2つ目は、スケジュール計画です。ガイドラインの作成・展開に関する具体的な日程を設定していきます。

内容として現場へのヒアリング・骨子作成・内容作成・展開、それぞれの納期が含まれます。ガイドラインは一度作成したら終わりでないため、見直しのタイミングもスケジュールに組み込むことが重要です。社内SNSの機能や利用状況は日々変化するため、ガイドラインもこれに適応して定期的に見直しと更新を行う必要があります。

現場へのヒアリング

社内SNSガイドライン作成ステップの3つ目は、現場へのヒアリングです。ヒアリングでは、現場で何が困っているのか、社内SNSを利用することでどのような効果を期待できるのか確認していきます。

ヒアリングの具体的な内容としては、現在問題が発生しているかや、潜在的な問題を従業員に確認し、社内SNSが役立ちそうか従業員からヒアリングしていきます。ヒアリングしていくうちに従業員の言葉だけではなく、動作や現場で働く従業員の姿を見て気づくこともあるでしょう。

現場にヒアリングすることは、ガイドラインに現場の課題に合わせた内容を記載するためにも重要な情報源となります。また、現場の従業員がガイドライン作成プロジェクトに関与することで、現場全体へガイドラインが受け入れやすくなるでしょう。

骨子作成

社内SNSガイドライン作成ステップの4つ目は、骨子作成です。骨子作成では、ガイドラインの主要なセクションとそれぞれの概要を定めます。

たとえば、基本的な方針・機密情報の取り扱い・違反行為への対応、などがセクションとして挙げられます。骨子作成は、ガイドラインの全体的なフレームワークを定め、具体的な文言の作成や内容の詳細化をスムーズに進めることにも直結するでしょう。

内容作成

社内SNSガイドライン作成ステップの5つ目は、内容作成です。骨子に基づいて、各セクションに内容を追記していきます。

たとえば、機密情報の保護については、具体的にどのような情報が機密であり、どのように扱われるべきかを明確にします。内容作成は、従業員がガイドラインを読み、社内SNS利用時に、適切に活用されるためにも重要です。そのため、多様な視点からのフィードバックを取り入れつつ、繰り返し見直しを行うことが重要です。

レビュー

社内SNSガイドライン作成ステップの6つ目は、レビューです。作成したガイドラインを関係者に見てもらい、フィードバックをもらうようにします。

レビューでは主にガイドラインが矛盾しない内容であることを確認します。また、法令や企業の方針に準拠しているかも確認していきます。上層部だけでなく法務部門・人事部門・IT部門など、異なる部門から異なる視点で意見をもらうことも重要です。現場の従業員からのフィードバックも有効で、ガイドラインが実際の現場作業に沿ったものであるかを確認していきます。

展開

社内SNSガイドライン作成ステップの7つ目は、展開です。ガイドラインを全従業員にアナウンスし、実際に運用を開始していきます。

ガイドラインを効果的に伝えるための手段として、ポータルサイトへのアップロードや社内メールでの配布・ミーティングでの投影などが挙げられるでしょう。必要に応じて説明会や教育を行うことも重要です。また、ガイドラインを展開後、運用をスムーズにすすめるためにも、従業員からの疑問や不明点を受け付ける窓口を設置するとよいでしょう。

評価・改善

社内SNSガイドライン作成ステップの8つ目は、評価・改善です。実際に運用を開始した後、ガイドラインが適切に機能しているか、従業員がそれに従って社内SNS上で行動しているかを評価します。

評価方法として、従業員からのフィードバックや、社内SNSの利用状況を監視し、問題や違反が発生した場合の対応状況を評価する方法などが挙げられます。ガイドラインの目標を達成できているかを確認し、ガイドラインの記載内容で問題を解決できているかを評価していくのです。

そして、ガイドラインは日々変化する市場の変化や企業内の状況に応じて柔軟に改善・更新することが重要です。

まとめ

今回は、社内SNSのガイドラインについて、目的・記載内容・作成ステップを解説しました。社内SNSガイドラインは、トラブル防止・ルールの統一・品質維持などが主な目的です。

内容には、基本原則から機密情報の取り扱いまで、幅広く記載していきます。ガイドライン作成のプロセスでは、まず目的を明確にした上で、スケジュールを立てることが大切です。次に現場にヒアリングし、現場の課題や社内SNSの有効性を確認してから、ガイドライン作成に取り掛かりましょう。ガイドラインを作成・展開したあとは、定期的に運用を評価し、改善していくことも重要です。

社内SNSを効果的かつ安全に利用するためにも、適切なガイドラインを作成して運用しましょう。