複数プロジェクト管理で陥りやすいワナ

はじめに、複数プロジェクト管理で陥りやすいワナを、以下の4点から解説します。

• タスク漏れ
• 情報の受け渡しミス
• スケジュール調整のミス
• 納期の遅延

1つずつ見ていきましょう。

タスク漏れ

複数プロジェクト管理で陥りやすいワナの1つ目は、タスク漏れです。複数のプロジェクトを同時に管理するため、それぞれのプロジェクトに対するタスクを見落とし、未完了のままになってしまうことが懸念されます。たとえば、優先順位を設定できていないと、どのタスクから取り組んでよいのか判断できず、優先度の高いタスクに着手しないままになる可能性があります。また、自分の手帳・PCのデスクトップでタスクを管理している場合、万が一タスクが漏れたときに、誰も気づかないことが懸念されます。

情報の受け渡しミス

複数プロジェクト管理で陥りやすいワナの2つ目は、情報の受け渡しミスです。プロジェクトの規模・期間・参加する人数などに応じて、情報を管理するための体制を構築していないと、情報の受け渡しミスにつながります。また、情報共有のためのツール・手順が整備されておらず、適切な方法を認知していないチームメンバーがいた場合も、情報の受け渡しミスが起こる可能性が高まります。

スケジュール調整のミス

複数プロジェクト管理で陥りやすいワナの3つ目は、スケジュール調整のミスです。スケジュール調整のミスは頻繁に発生しやすいといえます。プロジェクトが進行するにつれて、新しいタスクや課題が発生したり、変更が加えられたりするのはよくあることです。スケジュール調整のミスが起こると、プロジェクトの遅延やコストオーバー・品質の劣化などの問題を引き起こす可能性が高まります。

納期の遅延

複数プロジェクト管理で陥りやすいワナの4つ目は、納期の遅延です。複数プロジェクトを抱えていると、ミスが起こりやすくなります。情報の受け渡しにミスが出れば、最終的な成果物に相違が生まれる恐れがあります。また、スケジュール調整のミスによって、納期を意識したプロジェクト進行が難しくなることも懸念されます。ミスが連続すると、一定の品質を満たした成果物を納品できず、納期に遅れる可能性が高まります。

複数プロジェクト管理をスムーズに進めるためのステップ

複数プロジェクト管理をするにあたり、さまざまなワナを避けてスムーズに進めることが大切です。ここでは、複数プロジェクト管理をスムーズに進めるためのステップを、以下の5点から解説します。

1. タスクの細分化
2. タスクの関係性の確認
3. 優先順位の設定
4. スケジュールの作成
5. 常時進捗確認の実施

1つずつ見ていきましょう。

タスクの細分化

複数プロジェクト管理をスムーズに進めるためのステップの1つ目は、タスクの細分化です。タスクの細分化とは、大きなタスクを小さなタスクに分割することを指します。これによって、プロジェクト全体を理解しやすくなり、各タスクが明確になります。タスクの細分化には、WBS（Work Breakdown Structure）という手法がよく使われます。WBSは、プロジェクト全体を大きな枠組みに分割し、それぞれの枠組みに対してさらに細分化を行う手法です。これによって、プロジェクト全体を把握するための全体像が明確になり、各タスクを明確に定義することができます。

タスクの関係性の確認

複数プロジェクト管理をスムーズに進めるためのステップの2つ目は、タスクの関係性の確認です。まず各プロジェクトのタスクの関係性を正確に確認することが大切です。これを行うことで、プロジェクトのスケジュールやリソースの効率的な配分が行えるようになります。また、タスクの進捗状況の監視にも役立ちます。タスクの関係性の確認には、ワークフロー図・ガントチャートを使用するのが一般的です。ワークフロー図は、タスクの関係性を視覚的に表示し、ガントチャートはタスクのスケジュールを時間軸上に表示します。これらのツールを使用することで、タスクの関係性を正確に把握し、プロジェクトのスケジュールを調整できます。

また、タスクの関係性の確認には、依存関係や前提条件などを明確に定義することも重要です。たとえば「タスクAが完了したらタスクBを開始する」という関係性を明確にすることで、タスクの順番やスケジュールを調整できます。

優先順位の設定

複数プロジェクト管理をスムーズに進めるためのステップの3つ目は、優先順位の設定です。優先順位を設定することで、重要なタスクを優先的にこなし、時間を有効活用することができます。なお、優先順位の設定には、以下のような方法が考えられます。

上記の方法は、どれも有効であり、プロジェクトの規模や性質に合わせて適切な方法を選ぶことが重要です。ただし、優先順位を設定するときには、タスクの関係性を考慮し、全体のプロジェクトにとって最も有益なタスクを優先的にこなすよう努力する必要があります。

スケジュールの作成

複数プロジェクト管理をスムーズに進めるためのステップの4つ目は、スケジュールの作成です。スケジュール作成では、タスクの洗い出しを行い、タスクの開始日・終了日の設定・タスクの関係性の確認・リソースの割り当てを行います。タスクは、細分化し、関係性を明確なものにすることが重要です。そのためには、タスクの開始日・終了日の設定が欠かせません。そしてスケジュールは、見える化してチームメンバーと共有するのがおすすめです。たとえば、ガントチャートなどに視覚化すれば、一目見たらタスクの状態を把握できます。

常時進捗確認の実施

複数プロジェクト管理をスムーズに進めるためのステップの5つ目は、常時進捗確認の実施です。常時進捗確認を実施することで、プロジェクトの進行状況を把握し、遅延や問題が発生した場合に早期に対応できます。常時進捗確認を実施するためには、プロジェクトのゴール・スケジュールを明確に定義する必要があります。これにより、進捗状況を確認するときに、目標に対してどの程度達成しているかを把握できます。また、管理ツールの導入・定期的なミーティングを行うことで、スムーズな進捗確認が可能になります。

複数プロジェクト管理を成功させるためのコツ

複数プロジェクトを抱えたときに陥りやすいワナや、ワナを避けてスムーズに進めるためのステップを理解したら、成功のコツをつかむことも重要です。ここでは、複数プロジェクト管理を成功させるためのコツを、以下の3点から解説します。

• 計画を綿密に立てる
• コミュニケーションを欠かさない
• プロジェクト管理ツールを活用する

1つずつ見ていきましょう。

計画を綿密に立てる

複数プロジェクト管理を成功させるためのコツの1つ目は、計画を綿密に立てることです。綿密な計画を立てることで、プロジェクトの進捗を管理し、スケジュールの遅れやコストオーバーを防ぐことができます。

まず、プロジェクトのゴールを明確に定義し、達成するために必要なタスクを詳細に分解しましょう。タスクを適切な順番で組み合わせることで、スケジュールを作成できます。次に、リソースを見積もります。ここでは人員・費用・時間がどれだけ必要なのかを把握します。それらを使って、プロジェクトのスケジュールを確定しましょう。

最後に、作成した計画を定期的に見直すことが重要です。実際の進捗を確認し、必要に応じて計画を修正しましょう。これにより、プロジェクトが予定通りに進行するように調整できます。

コミュニケーションを欠かさない

複数プロジェクト管理を成功させるためのコツの2つ目は、コミュニケーションを欠かさないことです。プロジェクト管理において、コミュニケーションのミスが発生した場合、スケジュールの遅れや予算超過などの問題が発生する可能性が高くなります。そのため、複数プロジェクト管理を成功させるためには、コミュニケーションを欠かさないことが求められます。

コミュニケーションを活性化させる方法としては、「情報共有」の実施が挙げられます。プロジェクトのスタッフやステークホルダーが共通のプラットフォームを使用し、情報を共有することで、誤った情報を伝えることなく、状況を正確に把握できます。また、「定期的なミーティング」を開くことも有効です。ミーティングでプロジェクトの進捗状況や課題などを共有し、解決策を議論すれば、プロジェクトの進行において発生する問題を早期に把握し、対応することもできます。さらに、「問題解決のためのフロー」を設けることも有効です。問題が発生した場合に、どのような手順で解決するのかを明確にしておくことで、迷ったり、時間を浪費したりすることなく、迅速な対応ができます。

プロジェクト管理ツールを活用する

複数プロジェクト管理を成功させるためのコツの3つ目は、プロジェクト管理ツールを活用することです。プロジェクト管理ツールは、タスクの管理・スケジュールの調整・リソースの調整などを行うための効果的な手段となります。

まず、タスクの管理においては、プロジェクト管理ツールを使用することで、タスクの一覧を確認でき、タスクのステータスや期限を把握できます。これにより、タスクのスケジュールを調整し、遅延を防ぐことができます。スケジュールの調整においては、タスクの依存関係やリソースの利用状況を確認できます。これにより、スケジュールの調整を行うときに、タスクの依存関係やリソースの利用状況を考慮することができます。またリソースの調整では、チームメンバーのスキルや担当タスクを確認でき、適切なリソースを割り当てることが可能になります。

他にも、チームメンバー同士がタスクやスケジュールについてコミュニケーションを取り、問題が発生した場合の早期対応が期待できるなど、導入効果は高いといえます。

複数プロジェクト管理におすすめなツール5選！

ここでは、複数プロジェクト管理におすすめなツール5選を紹介します。

• Wrike
• Asana
• Trello
• Smartsheet
• Microsoft Project

1つずつ見ていきましょう。

Wrike

Wrikeは、タスク管理・プロジェクト管理・チームのワークフロー統合が行えるツールです。Wrikeではタスクの追跡・スケジューリング・レポート化が容易に行えます。Wrikeは、小規模から大規模なチーム、さまざまな業界に適用可能で、複雑なプロジェクトの管理だけではなく、個人のタスクの管理まで幅広く対応できます。

Wrikeの特長

1. プロジェクトのワークフローをカスタマイズできる
2. チャット・コメント・ファイル共有による情報の一元化ができる
3. リアルタイムのレポーティング機能がある

詳細はこちら: https://www.wrike.com/ja/

Asana

Asanaは、タスクを簡単に登録し、ユーザーの見やすさに合わせて表示形式を選択できるプロジェクト管理ツールです。たとえば、カンバン形式でタスクを表示すれば、視覚的に理解しやすくなり、チームのタスク管理をよりスムーズに行えます。また、タグやラベルを使って分類できるため、特定のタスクを探し出すのも容易に行えます。

Asanaの特長

1. 使いやすいインターフェースで進捗状況を一目で把握できる
2. タスクの依存関係を設定でき、スケジューリングの効率化が可能
3. カスタマイズ性が高く、プロジェクト・チームごとに柔軟に対応できる

詳細はこちら: https://asana.com/ja

Trello

Trelloは、プロジェクト管理に特化したツールです。Webブラウザからアクセス可能で、タスクの管理・チームのタスクのスケジューリング・プロジェクトの進捗管理に適しています。Trelloでは、タスクの追加も簡単に行えます。カードを作成し、詳細を入力するだけで新しいタスクが追加できます。また、リマインダー機能があるため、タスクの期限が近づいたときには、通知を受け取れます。タスクの期限を守り、プロジェクトの進捗を管理するのに役立ちます。

Trelloの特長

1. カンバン方式の表示でタスクを一目見て把握できる
2. リマインダー機能で通知を受け取れる
3. チーム全体でタスクの共有が可能

詳細はこちら: https://trello.com/ja

Smartsheet

Smartsheetは、プロジェクト管理に特化した、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるツールです。タスクのスケジューリング・リソース管理・プロジェクトの進捗管理に適しています。SmartsheetはExcelシートのようなインターフェースを持っており、タブ形式でのデータ入力や編集が可能です。そのため、はじめての人であっても簡単に操作できます。

Smartsheetの特長

1. フォーマットのカスタマイズ性が高い
2. Google・Microsoftなどのアプリケーションとの連携が可能
3. プロジェクトの進捗をグラフやチャートで表示できる

詳細はこちら: https://jp.smartsheet.com/

Microsoft Project

Microsoft Projectは、タスクのスケジューリング・リソース管理・プロジェクトの進捗管理に適したツールです。Microsoft Projectには、ガントチャートを使用したスケジューリング機能があるため、タスクの開始日・終了日・依存関係を設定できます。これにより、プロジェクトのスケジューリングをより正確に行えます。

Microsoft Projectの特長

1. カスタマイズ性が高く、タスクのフォーマット変更にも柔軟に対応できる
2. 実績データと予定データを比較できる
3. Microsoft Officeとの相互運用性が高い

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/project/project-management-software

まとめ

今回は、複数プロジェクト管理で陥りやすいワナ・スムーズに進めるためのステップ・成功させるためのコツについて解説しました。また、複数プロジェクトを管理するためのおすすめのプロジェクト管理ツールを紹介しました。

複数プロジェクトを進めるにあたり、タスクを落としたり、情報の受け渡し・スケジュール調整のミスをしたりすることも考えられます。そうならないためにも、プロジェクトの進行を効率よく管理することが重要です。おすすめの方法が、ツールの導入です。ツールを導入することで、複数プロジェクトであっても、一元管理が可能になります。ツールによってさまざまな機能があるため、各種ツールを検討して自社に最適なツールを選択するとよいでしょう。