プロジェクト管理ツールを導入する必要性

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトに関連するタスク・資源・進捗状況を把握し、全体の業務進行を円滑に行うためのツールです。

プロジェクトを成功させるためには、事前に設計したプロジェクト計画に従って、全てのタスクを効率的に進めなければなりません。全体的な進捗管理だけでなく、細かいタスクを各メンバーに割り振り、調整していく必要があります。

従来は、プロジェクトを管理するツールとして、カレンダーツール・メール・Excelなどが活用されていました。しかし、アナログのツールで管理していると、入力に手間がかかる上に即時共有が難しく、個々のメンバーが入力したデータが活用されていないといった問題が起こることも珍しくありません。

そこで役に立つのがプロジェクト管理ツールです。ツールを導入すると、タスクの種類・進捗状況・担当者・期限など、プロジェクト管理に必要不可欠な情報を、メンバー同士で簡単に共有できます。プロジェクト計画の立案からタスクの配分、進捗状況の管理がスムーズに行えるため、生産性の向上や業務の効率化が見込めるでしょう。

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プロジェクト管理ツール導入のメリット

プロジェクト管理ツールの導入には、さまざまなメリットがあります。プロジェクト管理ツールを導入するメリットについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

進捗状況が把握できる

プロジェクト管理ツールを導入するメリットの1つ目は、進捗状況が把握できることです。

多くの企業では、プロジェクト管理でガントチャートを作成しています。確かに、ガントチャートは業務進捗の確認には有効ですが、進捗状況を正確に把握するには、常に最新の情報に更新する作業が欠かせません。

例えば、Excelなどでガントチャートを作成していると、スケジュール変更やタスク変更が発生したとしてもすぐに反映させるのが難しく、正確な進捗情報が把握できない恐れがあります。

プロジェクト管理ツールを導入すると、スケジュールやタスクの変更をすぐに反映させることができます。画面上でガントチャートを作成・表示可能なツールもあるため、常に最新の進捗状況を確認し、メンバーとの共有も容易に行えるでしょう。

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作業効率が上がる

プロジェクト管理ツールを導入するメリットの2つ目は、作業効率が上がることです。

プロジェクト管理ツールを利用することで、取り組むべきタスクが抽出でき、優先度順に並べ替えることができます。さらに、緊急の業務が発生した際にも、個々のメンバーの進行状況をツールで確認しながら、適切にタスクを配分できるでしょう。

タスクを一元管理できる

プロジェクト管理ツールを導入するメリットの3つ目は、タスクを一元管理できることです。

プロジェクト管理ツールでは、プロジェクト達成に向けて達成すべき複数のタスクの一元管理が可能です。1つ1つのタスクの緊急度や優先度、複数のタスクの関連性などを統合して把握できるため、プロジェクト全体を見渡した進行がしやすくなります。

トラブルの早期発見ができる

プロジェクト管理ツールを導入するメリットの4つ目は、トラブルの早期発見ができることです。

プロジェクト関連情報をツール上で管理していくことで、メンバーに問題が発生したときにも早めに気付けるようになり、トラブルが大きくなる前に対策を講じることができます。また、作業の重複や手順の抜けの早期発見ができるため、品質向上にも寄与するでしょう。

多様な働き方に対応できる

プロジェクト管理ツールを導入するメリットの5つ目は、多様な働き方に対応できることです。

クラウドベースのプロジェクト管理ツールを使用することで、インターネットを介していつでもどこからでもアクセス可能で、リモートワーク環境でも活用できます。

近年、さまざまな働き方が尊重され、自宅や事業所以外の場所で働く人が増加しているため、管理者だけでなく、メンバーにとっても働きやすい環境を整えられるでしょう。

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プロジェクト管理ツール導入の注意点

プロジェクト管理でツールを導入する際の注意点について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

コストがかかる

プロジェクト管理ツールを導入する際の注意点の1つ目は、コストがかかることです。

プロジェクト管理ツールには、無料版やトライアル期間が提供されているものもあります。しかし、企業がプロジェクト全体を円滑に進めるためには、多くの場合、有料プランの利用が必要で、導入コストがかかります。

契約内容・プロジェクトの規模・利用期間などによって費用は異なりますが、一定の導入・運用費用がかかることを理解しておきましょう。プロジェクト管理ツールをどのような目的で活用したいかを明確にしてから、各社のプランを比較検討して選定していくことをおすすめします。

ITツールに不慣れなメンバーもいる

プロジェクト管理ツールを導入する際の注意点の2つ目は、ITツールに不慣れなメンバーもいることです。

プロジェクト管理ツールは便利なものですが、不慣れな人にとっては難しく感じることがあります。全員がツールを使いこなせるようになるまで、一定の時間がかかることを理解しておきましょう。

特に、ITツールに抵抗感がある方が多い場合は、勉強会を行うなど細やかな指導が求められることがあります。また、機能が多すぎるツールは覚えることに時間がかかり、かえって生産性が低下する恐れがあります。導入前のほうがよかったと感じる結果にならないためにも、メンバー全員が使用可能なツールか、必要な機能を搭載しているツールかを検討しましょう。

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プロジェクト管理ツールの導入ステップ5つ

ここでは、プロジェクト管理ツールの導入ステップを、以下の5つ解説します。

1つずつ見ていきましょう。

現状を把握する

プロジェクト管理ツールの導入ステップの1つ目は、現状を把握することです。

現行のプロジェクト管理体制や日々の業務フローを見直して、問題点をピックアップし、特に改善が必要な部分を特定しておきましょう。これにより、次のステップで行うツールに必要な機能が明確になり、ツールの選定基準が定まります。

必要な機能を選定する

プロジェクト管理ツールの導入ステップの2つ目は、必要な機能を選定することです。

プロジェクト管理ツールには、スケジュールやタスクの可視化機能だけでなく、チャットやビデオ会議機能がついているものなど、多機能なツールもあります。ただし、機能が多すぎると、逆に使い勝手が悪くなってしまうこともあるため注意が必要です。多機能なシステムはデバイスの動作速度が低下するリスクがあることも考慮しなければなりません。

そのため、プロジェクト管理ツールを導入する際には、必要な機能を把握し、メンバーの使用環境を確認しておくことが重要です。

ツールを選定する

プロジェクト管理ツールの導入ステップの3つ目は、ツールを選定することです。

プロジェクト管理の目的にあったツールを選びましょう。例えば、プロジェクトのコスト管理を効率化したいという目的であれば、コスト管理機能が強化されているツールが良いでしょう。

他方で、タスク管理やスケジュール管理を重視する場合、タスク管理機能が充実したツールが向いています。また、クラウド型かオンプレミス型か、導入・運用コストは予算内で収まるかといった点にも着目しましょう。

メンバーが利用する環境を整える

プロジェクト管理ツールの導入ステップの4つ目は、メンバーが利用する環境を整えることです。

スムーズに運用するために、使い始めはメンバーの負担を最小限に抑えることをおすすめします。業務に必須な機能だけを使用して、操作上のストレスを減らしましょう。

メンバーが操作に慣れたタイミングで、徐々に利用する機能を増やすことで抵抗なく受け入れてもらうことができます。運用を円滑に進めるためにも、使い勝手を重視したツールを選ぶことが大切です。

導入効果を検証する

プロジェクト管理ツールの導入ステップの5つ目は、導入効果を検証することです。

ツールの導入前に、効果をどのように計測するかを検討しておくことをおすすめします。効果の測定方法の例としては、チーム内でのアンケート実施、ミーティングでの設問などがあります。

また、業務効率の測定、売上向上で指標を設けて測定するのも方法の1つです。ツールの導入効果を検証し、把握した現状を基に、今後の運用方針を検討していきましょう。

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まとめ

今回は、プロジェクト管理ツールの導入のメリット・注意点・ステップを解説しました。プロジェクト管理ツールを導入することで、業務の効率化や、リモートワークへの対応などさまざまなメリットがあります。本記事を参考に、あなたの業務にあったプロジェクト管理ツールを導入し、効率化を目指しましょう。