プロジェクト管理表とは何か？

プロジェクト管理表とは、プロジェクトの進捗状況やタスクの配分を整理するためのツールです。通常は、表計算ソフト・プロジェクト管理ツールを使用して作成されます。プロジェクト管理表には、タスク名・期限・担当者・進捗状況などが記載されているため、プロジェクトのスケジュールやリソースの配分を確認することができます。

プロジェクト管理表は、プロジェクトの規模や目的に応じて様々な形式があります。例えば、ガントチャートはタスクの期間や依存関係をグラフィカルに表示することができ、プロジェクトのスケジュールを可視化するために使用されます。一方で、WBSはタスクを詳細に分解し、リソースの配分やコミュニケーションの見直しを行うために使用されます。

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プロジェクト管理表の種類

ここでは、プロジェクト管理表の種類を、以下の3点から紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

ガントチャート

プロジェクト管理表の種類の1つ目は、ガントチャートです。ガントチャートは、プロジェクト管理においてタスクのスケジュールを可視化します。名前の由来は、第一次世界大戦時にアメリカの経営コンサルタントのヘンリー・ガント氏によって考案されたことから命名されています。

ガントチャートには、横軸に時間軸、縦軸にタスクが表示されており、それぞれのタスクが何日かかるのか、どのように進行しているのかを把握することができます。各タスクは、「未着手」「進行中」「完了」などの状態によって色分けされ、タスクの開始日・終了日・期限日なども示されます。

これにより、プロジェクト全体の進捗状況を一目で確認したり、タスクの依存関係を把握したりすることが可能です。また、リソースの管理にも活用でき、人員の割り当てや稼働率の確認なども行うことができます。

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スケジュール表

プロジェクト管理表の種類の2つ目は、スケジュール表です。スケジュール表は、プロジェクトの進行状況を時間軸で可視化します。スケジュール表では、タスク・活動を時間軸に沿って整理し、それぞれのタスク・活動の開始時間・終了時間・期限などを記録することで、プロジェクトの進行状況を一目で確認することができます。

スケジュール表を使用することで、タスク・スケジュールの重複を防ぐことができ、リソースの管理においても、適切なリソースの割り当てが可能になります。

WBS

プロジェクト管理表の種類の3つ目は、WBSです。WBS（Work Breakdown Structure） は、プロジェクト管理において、プロジェクトのタスクを階層構造に分解して管理するための表です。

WBSでは、プロジェクト全体を大きなタスクに分解し、さらにそれぞれのタスクを細分化し、最終的には実行可能なタスクにまで分解します。これにより、プロジェクトのスケジュール・コスト・リソースなどが管理しやすくなります。

またWBSは、プロジェクトを進行中に管理するためにも有用であり、タスクの進捗状況を追跡し、問題が発生した場合は早期に対処することが可能です。WBSを使用することで、プロジェクトの規模が大きくなっても、管理が容易になり、タスクの進捗状況を簡単に確認できるようになります。そして、チームメンバーがタスクを理解しやすくなり、コミュニケーションもスムーズになることが期待できます。

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プロジェクト管理表の作成手段

プロジェクト管理表の作成手段にはさまざまな種類があるため、自社にとって最適な方法で作ることが望まれます。ここではプロジェクト管理表の作成手段を、以下の2点から紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

Googleスプレッドシート・Excelシート

プロジェクト管理表の作成方法の1つ目は、Googleスプレッドシート・Excelシートです。Googleスプレッドシート・Excelシートは、すでに「表計算ソフト」として普及しており、多くの人が使い慣れているため、扱いやすく、データの入力・編集が容易に行えます。

Googleスプレッドシート・Excelシートを使用するときには、まずはプロジェクトのタスクや作業をリストアップし、それらをタスク名・期限・責任者などの情報とともに入力します。その後、ガントチャートを挿入することで、プロジェクトの進捗状況を可視化することができます。また、GoogleスプレッドシートやExcelシートは、複数人での共同作業にも対応しているため、チーム内でのタスク管理にも有効です。例えば、複数人での共同編集や、タスクのアサイン、ステータスの変更をリアルタイムで共有することができます。

GoogleスプレッドシートやExcelシートは、柔軟性が高く、カスタマイズ性に優れている一方で、複雑なプロジェクト管理には向いていない場合もあります。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理表の作成方法の2つ目は、プロジェクト管理ツールです。プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの管理に必要な機能を提供し、作成から実行・追跡・報告までを効率的かつ簡単に行うことができます。

例えば、タスク管理機能では、タスクの追跡や進捗状況の確認ができます。また、ガントチャート・スケジュール表の作成機能が搭載されていれば、タスクの関連性や依存関係の可視化が可能です。さらに、WBS（Work Breakdown Structure）の作成機能により、プロジェクトをサブタスクに分解し、タスクの関連性を明確にすることができます。

プロジェクト管理ツールは、複数の人が参加しているプロジェクトにおいて特に有用です。チーム全体でタスクを共有し、協力して進めることができるため、作業効率が向上します。

そして、報告や進捗状況の確認も容易になり、プロジェクトのスケジュールやコストの管理も行うことができます。

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プロジェクト管理表の作成に便利なツールの紹介

最後に、プロジェクト管理表の作成に便利なツールを9選紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

Basecamp

Basecampは、タスク管理・スケジューリング・コミュニケーション・ファイル共有などのプロジェクト管理に必要な機能を統合したプロジェクト管理ツールです。インターネット環境があれば、どこからでもアクセスでき、チームメンバーが遠隔地にいても、プロジェクトを管理することができます。タスクは、ToDoリストとして表示され、完了したタスクは自動的にアーカイブされます。また、チームメンバー間のコミュニケーションも可能で、プロジェクト全体をスムーズに一元管理できます。

Basecampの特長

1. GoogleカレンダーやSlackなどのアプリケーションと連携可能
2. ファイル形式に関わらず情報をチームに共有可能
3. シンプルなデザインで操作が簡単

詳細はこちら: https://basecamp.com/

Airtable

Airtableは、プロジェクト管理・データベース管理・Googleスプレッドシートなどの機能を統合したツールです。Googleスプレッドシートのようなインターフェースを持っており、Excelシート・Googleスプレッドシートに馴染みのある人にとっては、使いやすく理解しやすいといわれています。また、Googleスプレッドシートにはないデータベース管理の機能も備えているため、データ入力から分析までを一元管理することができます。

Airtableの特長

1. APIを提供しているためAirtableのデータを利用したアプリケーション開発が可能
2. テンプレートの利用・カスタマイズが可能
3. プロジェクトのタスクをカンバン方式で管理することが可能

詳細はこちら: https://www.airtable.com/

Wrike

Wrikeは、Webブラウザからアクセス可能なプロジェクト管理ツールです。主にタスクのスケジュール管理・タスクのアサイン・コミュニケーション・ファイル共有などの機能を提供しています。マルチレイヤーのセキュリティで、安心して利用することができます。

Wrikeの特長

1. 外部のコミュニケーションツールと連携できる
2. Google社をはじめ世界中で2万社以上が採用している
3. 日本語以外にも、英語・スペイン語・ドイツ語に対応している

詳細はこちら: https://www.wrike.com/ja/

ClickUp

ClickUpは、タスク管理から工数管理・スケジューリング・コミュニケーション・ドキュメンテーションまで、プロジェクト管理に必要な機能を提供するツールです。特に、タスクの詳細設定が可能で、複数のプロジェクトやチームメンバーとの共同作業がスムーズにできます。また、豊富なビューオプションやカスタマイズ機能もあり、プロジェクトの見える化が容易に行えます。

ClickUpの特長

1. リアルタイムのチャット機能・コメント機能を搭載
2. 豊富なビューオプションがありプロジェクトの見える化が容易に可能
3. 自社にあった仕様にできるカスタマイズ機能を搭載

詳細はこちら: https://clickup.com/

Jira Software

Jira Softwareは、ソフトウェア開発チーム向けのプロジェクト管理ツールです。特に、アジャイル開発に適した機能が充実しており、スクラムやカンバンのワークフローを簡単に設定できます。また、タスクやバグの追跡にも対応しており、開発チームがタスクの進捗を確認したり、問題を解決したりするためのデータを収集することができます。

Jira Softwareの特長

1. GitやSlackなどとの連携が可能
2. アジャイル開発に適したワークフロー搭載
3. インテグレーション機能により効率的な活用が可能

詳細はこちら: https://www.atlassian.com/ja/software/jira

Asana

Asanaは、タスク管理からプロジェクト管理まで幅広いニーズに対応するプロジェクト管理ツールです。特に、チームワークに特化した機能が充実しており、タスクのアサイン・チームメンバーのフォローアップ・コミュニケーションなどがスムーズに行えます。また、Asanaはカスタマイズ性に優れており、タスクの表示形式・ワークフローの設定などを使いやすいように変更することができます。

Asanaの特長

1. Googleカレンダー・Slack・Trelloと連携できる
2. マルチデバイスに対応している
3. 世界190ヵ国100万以上のチームが活用している

詳細はこちら: https://asana.com/ja

monday.com

monday.comは、タスク管理からプロジェクト管理まで幅広いニーズに対応するプロジェクト管理ツールです。特に、視覚的な表示によるタスクの管理に特化しており、タスクのアサイン・フォローアップ・コミュニケーションなどがスムーズに行えます。カスタマイズ性があり、多様なアプリとの連携にも対応しており、チームでの作業の効率化を図ることができるツールです。

monday.comの特長

1. わかりやすいビジュアルで直感的な操作ができる
2. 多くのツール・アプリケーションと連携できる
3. 世界中で152,000以上・国内で500以上の企業から信頼を得ている

詳細はこちら: https://monday.com/lang/ja/

Trello

Trelloは、タスク管理からプロジェクト管理まで幅広いニーズに対応するプロジェクト管理ツールです。特に、視覚的・直感的にタスクを管理できるのが特徴です。Trelloは、カードと呼ばれる単位でタスクを管理し、リストと呼ばれる単位でタスクをグループ分けします。これにより、タスクの状態・期限・担当者などを一目で確認することができます。

Trelloの特長

1. 多彩な外部ツール・システムと連携できる
2. シンプルな操作で管理を簡単に行うことができる
3. さまざまな表示方法の中から自分の見やすい表示を選択できる

詳細はこちら: https://trello.com/ja

Smartsheet

Smartsheetは、タスク管理からリソース管理まで幅広いニーズに対応するプロジェクト管理ツールです。特に、Googleスプレッドシートに似たインターフェースを持ち、表計算ソフトのようにタスクを管理できるのが特徴です。Smartsheetは、行と列によってタスクを管理し、タスクの状態・期限・担当者などを一目で確認できます。

Smartsheetの特長

1. ワークフローの自動化・タスクの自動化が可能
2. ガントチャート・ダッシュボードなどの視覚化機能を搭載
3. 外部ツール・システムとの連携が可能

詳細はこちら: https://jp.smartsheet.com/

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まとめ

今回は、プロジェクト管理表の基本概要・種類・作成手段を解説しました。また、プロジェクト管理表の作成機能が搭載されているおすすめのプロジェクト管理ツールを紹介しました。

プロジェクト管理表の作成手段は、プロジェクトの規模や特性に合わせて選ぶ必要があります。そして、チームや組織によっても使用するツールや表の種類は異なります。組織やチームのニーズに合わせて、プロジェクト管理表を表計算ソフトにするのか、プロジェクト管理ツールを導入するのか、検討することが重要です。