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スプレッドシートとガントチャート、WBSの意味

ここでは、スプレッドシート・ガントチャート・WBSの意味を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

スプレッドシート

1つ目は、スプレッドシートの意味です。スプレッドシートはGoogleが提供するクラウドベースの表計算ツールです。

Microsoft ExcelのGoogle版と考えられ、Google Workspaceの一機能として提供されています。ファイルごとに固有のURLをもち、複数人が同時に閲覧・編集できるためデータ集約作業などの効率化が可能です。

関連記事：スプレッドシートでタスク管理する方法を徹底解説！メリット・注意点も詳しく紹介！

ガントチャート

2つ目は、ガントチャートの意味です。 ガントチャートは業務進捗を可視化する表で、スケジュールやプロジェクト管理に広く使用されます。

縦軸にタスク内容、横軸に担当者やスケジュールを記載することで、全体進捗の適切な管理が可能です。また、関係者全体がプロジェクト進捗に共通認識をもち、今後のアクションを検討するためにも役立ちます。

関連記事：ガントチャートでタスク管理しよう！メリット・ポイント・おすすめツールも紹介

WBS

3つ目は、WBS（Work Breakdown Structure）の意味です。 WBSはプロジェクト全体を可視化し、必要な作業を細分化した上でタスク化する手法を意味します。

WBSで分解したタスクをガントチャートで効果的に進捗管理することで、プロジェクト管理の円滑化が可能です。

関連記事：ガントチャートにWBSを使うには？作り方とコツを解説

スプレッドシートでガントチャートを作るメリット

ここでは、スプレッドシートでガントチャートを作るメリットについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

無料利用が可能

スプレッドシートでガントチャートを作るメリットの1つ目は、無料利用が可能であることです。

スプレッドシートは、Google社が無償提供する表計算ソフトなので、Googleアカウントがあればオンライン上で誰でも無料で利用できます。また、Google WorkspaceのGoogleドライブ内でも使用可能です。

関連記事：ガントチャートを無料で作成するには？おすすめツール8選も紹介

容易に共有が可能

スプレッドシートでガントチャートを作るメリットの2つ目は、容易に共有が可能であることです。

スプレッドシートでは、ファイルごとに生成されるURLをメンバーに送るだけで、ファイルを簡単に共有できます。

共有範囲や閲覧・編集権限についても設定可能で、編集権限があればオンラインでの共同編集も可能なため、リモートワーク環境下でもおすすめです。

柔軟なカスタマイズが可能

スプレッドシートでガントチャートを作るメリットの3つ目は、柔軟なカスタマイズが可能なことです。

スプレッドシートは、プロジェクトに応じて柔軟にデータの入力規則や条件付き書式を設定できます。また、アドオンを使えば機能拡張も容易です。

このように、使用目的や管理方法に応じて、ガントチャートを柔軟にカスタマイズできるため、さまざまなプロジェクトのニーズに対応できます。

スプレッドシートでガントチャートを作るときの注意点

ここでは、スプレッドシートでガントチャートを作るときの注意点について、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

管理・更新の手間が必要

スプレッドシートでガントチャートを作るときの注意点の1つ目は、管理・更新の手間が必要になることです。

スプレッドシートでのガントチャート運用には、管理・更新の手間を考慮しなければなりません。 例えば、タスクの遅延時には、担当者の再割り当てや期限の調整が必要となります。

また、進捗が順調な場合でも、進捗状況に応じてセルの色変更などが必要になるでしょう。 これらの手動更新作業が原因で、プロジェクト管理の効率が低下しかねません。

デフォルトでは期限アラートが設定されない

スプレッドシートでガントチャートを作るときの注意点の2つ目は、デフォルトでは期限アラートが設定されないことです。

スプレッドシートのガントチャートには、特定の期日に対するアラート通知機能がありません。こまめにガントチャートを確認しておかないと、重要なタスクを見逃してプロジェクト全体に悪影響を及ぼす恐れがあります。

やり取りには他のツールが必須

スプレッドシートでガントチャートを作るときの注意点の3つ目は、やり取りには他のツールが必須であることです。

スプレッドシートのセル上に簡単なコメントを付けることは可能ですが、チャットなどのメッセージ機能はありません。チームメンバーとのやり取りを行うためには、他のコミュニケーションツールと併用する必要があります。

情報漏えいのリスク

スプレッドシートでガントチャートを作るときの注意点の4つ目は、情報漏えいのリスクです。

スプレッドシートのガントチャートファイルに機密情報が掲載されている場合は、適切なアクセス権限設定が欠かせません。特に機密性の高い情報を扱うシートには、保護機能を使用することで、限られたメンバーのみがアクセスできるようにしましょう。

モバイル端末の利用には不向き

スプレッドシートでガントチャートを作るときの注意点の5つ目は、モバイル端末の利用には不向きであることです。

スプレッドシートにはモバイル端末用アプリもあるものの、基本的にはPC向けに最適化されています。そのため、閲覧や編集を考えるとPCより使いづらく、モバイル端末での利用には不向きです。

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スプレッドシートを用いたガントチャートの作り方

ここでは、スプレッドシートを用いたガントチャートの作り方について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

無料テンプレートを活用する方法

スプレッドシートを用いたガントチャートの作り方の1つ目は、無料テンプレートを活用する方法です。

スプレッドシートのホーム画面からテンプレートギャラリーを開くと「ガントチャート」のテンプレートを選択できます。

このテンプレートにタスク名や期限を入力することで、基本的なガントチャートを生成可能です。

また、セルの背景色を変更して進捗状況を視覚化すれば、プロジェクトの全体像を一目で把握できます。無料テンプレートでありながら、業務ニーズに合わせて柔軟にカスタマイズが可能なため、多くのビジネスシーンで活用できるでしょう。

タイムラインビューを活用する方法

スプレッドシートを用いたガントチャートの作り方の2つ目は、タイムラインビューを活用する方法です。

無料GoogleアカウントやBusiness Starterでは利用できないものの、Google Workspaceでタイムラインビューを使える場合、そこからもガントチャートを作成できます。

メニューより「挿入」＞「タイムライン」を選択し、データ範囲を指定してからタスク名や期間などの基本情報を入力するだけでガントチャートの完成です。

無料アドオンを活用する方法

スプレッドシートを用いたガントチャートの作り方の3つ目は、無料アドオンを活用する方法です。

スプレッドシートの無料アドオン「ProjectSheet Planning」を活用しても、簡単にガントチャートを作成できます。

「拡張機能」メニューから「アドオンを取得」を選択します。

そこから、「ProjectSheet Planning」をインストールしましょう。

すると拡張機能で「ProjectSheet Planning」を選択できます。

「ProjectSheet Planning」を選択することで、「Project Summary」と「Task Schedule」というシートが生成されるため、ガントチャートを生成できるのです。

スプレッドシートでガントチャートを使いこなす応用テクニック

ここでは、スプレッドシートでガントチャートを使いこなす応用テクニックについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

日付の自動入力

スプレッドシートでガントチャートを使いこなす応用テクニックの1つ目は、日付の自動入力です。

日付の自動入力をしたいセルを指定してから、スプレッドシートの「データ」＞「データの入力規則」を選択してください。

条件として「日付」を選択してから、日付の範囲を選択します。ここでは、「正確な日付」として、さらに下に日付の範囲を入力しました。

「完了」をクリックすると、指定したセルを選択すればカレンダーが表示され、ワンクリックで簡単に日付を選択できるようになります。

セルの色付け

スプレッドシートでガントチャートを使いこなす応用テクニックの2つ目は、セルの色付けです。

値によってセルの色を変更できるため、進捗状況を色で判別したい場合に使ってみましょう。まずは、色付けしたいセルを指定してから、「表示形式」＞「条件付き書式」を選択してください。

次に「カラースケール」を選んだ上で、色を変更する条件や色について選択してから、「完了」をクリックします。

すると、指定したセルに数値を入力すると、それに応じた色にハッチングされます。

関連記事：ガントチャートの作り方を解説！注意点・おすすめツールも紹介

まとめ

今回は、スプレッドシートでガントチャートを作るメリット・注意点に加え、作り方と便利なテクニックも解説しました。

スプレッドシートを活用することで、無料で思い通りにガントチャートを作れるだけでなく、共有も容易です。一方で、管理・更新の手間がかかり、モバイル端末での利用には向いていません。

スプレッドシートでガントチャートを作るときは、無料テンプレートやタイムラインビュー、さらには無料アドオンを使えます。カスタマイズをしたい場合は、日付の自動入力やセルの色付けなどのテクニックも活用しましょう。

また、スプレッドシートと同様に無料でガントチャートを作成する方法について、「ガントチャートを無料で作成するには？おすすめツール8選も紹介」の記事で紹介していますので、ぜひご覧ください。

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