プロジェクト管理を無料で行える「ツール」の活用がおすすめ！

プロジェクト管理では、人員・予算・スケジュール・納期・タスクなど管理する項目が多くあるため、管理が煩雑になることがあります。管理ができていないと、管理すべき項目から、少しずつ「ズレ」てしまっていることに気づけず、最終的な納期の遅れにつながることが懸念されます。このようなことが起こらないように、Excelシートを使って管理をしたり、進捗を情報共有する会議をこまめに行ったりして、プロジェクト管理を行っている企業も少なくありません。しかし、Excelシートでは使い勝手が悪かったり、会議開催が多すぎて実際にタスクを進める手が止まってしまうと、スムーズなプロジェクトの進行を妨げる可能性があります。

プロジェクト管理では、ツールを使ってプロジェクト全体を効率的に一元管理することがおすすめです。さまざまなプロジェクト管理ツールがありますが、有料のツールだけではなく、無料のツールまで幅広くサービスが提供されています。無料で使えるツールであっても、自社が定めた目的に合っていれば、十分に機能を果たしてくれることが期待できます。プロジェクトの目的を定めたら、まずは無料で使えるツールのトライアルを検討することもおすすめです。

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無料のプロジェクト管理ツールを活用するメリット

無料のプロジェクト管理ツールであっても、ビジネスで使うにあたって十分な機能を搭載している場合も十分あり、便利に使うことが可能です。

ここでは、無料のプロジェクト管理ツールを活用するメリットを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

コストをかけずに利用できる

無料のプロジェクト管理ツールを活用するメリットの1つ目は、コストをかけずに利用できることです。

プロジェクトの予算は限られています。そのため、少しでもコストをカットしながらスムーズに管理する方法を検討する必要があります。有料ツールは、月払いでの継続したコストが発生しますが、無料のプロジェクト管理ツールであれば、コストをかけず、かつ便利に使うことが可能です。

一元管理ができる

無料のプロジェクト管理ツールを活用するメリットの2つ目は、一元管理ができることです。

プロジェクト管理はExcelシートなどの表計算ソフトでも行うことができます。また、必ず出社することが前提で進むプロジェクトであれば、ホワイトボードを使って簡単に管理できます。現在、多くの企業ではテレワークが導入され、全員が同じ時間帯に同じ場所で働くことを必ず実現できる環境ではありません。

プロジェクト管理ツールであれば、ツールの中にすべての情報がそろっているため、インターネット環境さえ整っていればどこからでもアクセスでき、各自が状況を入力したり情報を得たりする一元管理が可能です。

進捗状況を可視化できる

無料のプロジェクト管理ツールを活用するメリットの3つ目は、進捗状況を可視化できることです。

プロジェクト管理ツールでは、最新の進捗状況が共有できます。プロジェクト管理ツールの多くには無料であっても、スケジュールが一目でわかるガントチャートの機能があります。ガントチャートからは、「今、誰がどのタスクに取り組んでいるか」「タスクの進行に遅れがないか」を可視化することができるのです。

万が一、遅れが生じていたり、止まっているタスクがあれば、すぐに気づくことができ必要な対応を取ることができます。進捗状況の可視化はスムーズな進行に欠かせないといえるでしょう。

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無料のプロジェクト管理ツールを導入するときに押さえておくべきポイント

無料でも便利に活用できるプロジェクト管理ツールが多くありますが、選び方にはポイントがあります。

ここでは、無料のプロジェクト管理ツールを導入するときに押さえておくべきポイントを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

制限はないか

無料のプロジェクト管理ツールを導入するときに押さえておくべきポイントの1つ目は、制限はないかです。

無料で使えるという場合、実際には「30日間の無料トライアル」だったり、人数・機能に制限があったりする場合もあります。たとえば、「無料で使えるのは10名まで」となっている場合、11名以上の登録を行うと、機能制限がある無料利用ではなく、全機能が使える期間限定の無料トライアルになってしまう場合があり、無料期間が過ぎれば課金されていまいます。制限なく使えるかどうかは、あらかじめプランをよく確認する必要があります。

使い勝手は良いか

無料のプロジェクト管理ツールを導入するときに押さえておくべきポイントの2つ目は、使い勝手は良いかです。

「無料で多彩な機能が搭載されている便利なプロジェクト管理ツール」であっても、実際に活用する従業員が使いにくいと感じてしまうと、便利に使えない懸念があります。また、使いこなすために従業員教育を行わなければならないようなツールであれば、従業員教育のためのコストの発生につながります。プロジェクト管理ツールには、直感的な操作が可能なツールがあります。選定の段階で操作性を十分に確かめることがおすすめです。

必要な機能は搭載されているか

無料のプロジェクト管理ツールを導入するときに押さえておくべきポイントの3つ目は、必要な機能は搭載されているかです。

無料で活用できるプロジェクト管理ツールであっても、多くの機能が搭載されているため、選定のときにさまざまな機能に目を奪われてしまう可能性があります。選定のときに重要なことは、自社が必要としている機能が備わっているかを確認することです。たとえば、自社でよく作業に使うシステムとの円滑な連携を重視するといったことです。そのためにも目的を定め、目的に合ったツールを選ぶ必要があります。

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おすすめの無料プロジェクト管理ツール6選を紹介！

ここでは、おすすめのプロジェクト管理ツール6選を紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorksは、プロジェクト管理、タスク管理、ビジネスチャット、Web会議などを備えたオールインワンのビジネスコミュニケーションツールです。プロジェクトごとにチャット、タスク、共有ファイルなどの関連するすべての情報が紐づけされるため、情報を探す手間なく効率よくプロジェクト管理できます。また、シンプルな画面で直感的な操作ができるため、ITリテラシーに自信のない企業でも無理なく導入することができます。

CrewWorksの特長

1. プロジェクト・タスク・ファイル等には備え付けのチャットルームがあり、１画面で効率よく作業ができる
2. フォロー機能を利用し、タイムラインやプッシュ通知で必要な情報の見落としを防ぐことができる
3. すべての機能が無料トライアル可能

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Brabio!

Brabio!は、初心者専用のクラウドによるプロジェクト管理ツールです。便利な機能を簡単に使いこなすことができ、ガントチャートをはじめ進捗管理・マイルストーンの設定などもスムーズに行えます。特に頻繁に更新する必要がある進捗管理は、クリックするだけで簡単に更新できるため、いつでも最新の状況にしておくことができます。

Brabio!の特長

1. 進捗状況がパーセンテージで可視化できる
2. プロジェクトがいくつでも追加できる
3. 5人までなら恒久的に無料で利用できる

詳細はこちら: https://brabio.jp/

Jooto

Jootoは、30万人以上が利用するカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。4人までであれば基本的な機能が無料で使えます。「カンバン方式」を採用しておりタスクの状況がわかりやすく表示されます。ただし、IP制限・シングルサインオンなどは無料ではできないため高いセキュリティ基準を求める場合は活用が難しいともいえます。それでも、使い勝手の良さから、有料で導入している企業は1,900社を超えています。

Jootoの特長

1. ドラッグ&ドロップだけで直感的に使えるシンプルデザイン
2. 複数のプロジェクトに参加していても一元管理が可能
3. プロジェクト成功のスペシャリストが、顧客の活用をサポート

詳細はこちら: https://www.jooto.com/

Wrike

Wrikeは、タスクで設定するステータスをカスタマイズして、プロセスに合わせたワークフローを簡単に作成できるプロジェクト管理ツールです。Wrikeを使うことで、障害を取り除き明確性を見出せるうえに、設定したゴールを超えた成果の実現が期待できます。カスタマイズ性が高くあらゆる業務にフィットします。

Wrikeの特長

1. 部門の垣根を超えたプロジェクトもスムーズに管理可能
2. 1つのプラットフォームで業務の状況を的確に把握できる
3. 世界中で2万社以上の導入実績がある

詳細はこちら: https://www.wrike.com/ja/

Asana

Asanaは、いつでもどこからでもアクセスでき、組織だけでなく各地に広がるリモートチーム全体の、目標・プロジェクト・タスクの管理が可能なプロジェクト管理ツールです。少人数のプロジェクトから組織の全体像まで、細かなタスクをはじめどのように進めていくと良いかという方法まで明確に把握できます。「ボード」機能を使うことで、各フェーズの定義ができるため、目の前のタスクに集中して進めることが可能です。

Asanaの特長

1. 世界で10万社以上の組織が導入している
2. 直感的な操作が可能
3. プロジェクト管理をはじめたばかりのチームは無料で活用できるプランがある

詳細はこちら: https://asana.com/ja

Trello

Trelloは、ボードを瞬時に起動してタスクを自動化し、あらゆる場所からコラボレーションできる究極のプロジェクト管理ツールです。チームメンバーが2人であっても2千人であっても組織に合わせて柔軟にカスタマイズ可能です。また、チームワークの成長度に合わせて機能を拡張していくこともできます。

Trelloの特長

1. プロジェクト管理に必要な基本的な機能は無料で利用できる
2. 無料で利用する場合は、ストレージの制限が10MB
3. 世界中で数百万のユーザーに活用されている

詳細はこちら: https://trello.com/ja

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まとめ

今回は、プロジェクト管理にツールの活用がおすすめな理由・メリット・導入時に押さえておくべきポイントを解説し、無料で使えるおすすめのプロジェクト管理ツール6選を紹介しました。プロジェクト管理ではツールを使うことで、スムーズな管理が可能です。プロジェクト管理ツールには有料のツールから無料のツールまで幅広くあります。

自社が定める目的によって、無料であっても十分なツールもあることから、まずは無料のツールから検討することがおすすめです。無料のプロジェクト管理ツールを活用することで、必要なコストを抑えて、生産性の高い最適な管理を実現しましょう。