プロジェクト管理においてチャットツールが必要な理由とは

プロジェクト管理においてチャットツールが必要な理由として、プロジェクトの成功には、コミュニケーションの効率化が欠かせないためです。

プロジェクトマネージャーやプロジェクトメンバー間の円滑なコミュニケーションを確保することで、タスクやスケジュールの共有や進捗の把握がスムーズになり、プロジェクトの成果を向上させることができます。

また、さまざまなエリアで仕事をしていたとしてもチャットツールを活用することで場所にとらわれないでプロジェクトを進めることが可能です。仮に話が合わない場合は、ビデオ通話を取り入れ合意をとることも可能でしょう。

ファイル共有もチャットツール上で作成をしたグループに投稿すれば、手間なく必要なメンバーに資料を共有することができます。

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プロジェクト管理におけるチャットツールのメリット

ここでは、プロジェクト管理におけるチャットツールのメリットを、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

遠隔地からでも連絡がとれる

メリットの1つ目は、遠隔地からでも連絡がとれることです。

特に現在は、テレワークやリモートワークが普及しており、プロジェクトメンバーが異なる場所にいても、時間や距離を超えてコミュニケーションを取り合える環境を整える必要に迫られています。

メールや電話でも連絡はとれますが、遠隔地からでも双方向性のコミュニケーションをリアルタイムに行えるチャットツールは必要不可欠です。

場所を問わず会議が可能

メリットの2つ目は、場所を問わず会議が可能なことです。

従来の対面での会議では、参加者が同じ場所に集まる必要があったため、時間・場所の制約がありましたが、チャットツールを使用することで場所を問わず会議が行えます。ビデオ通話機能を使えば、遠隔地からでもリアルタイムに会話ができるため、コミュニケーションの効率化につながります。

また、チャットツールでは、会議を代替することもできます。チャット形式でやりとりをするだけでなく、グループチャットを使用してリアルタイムに会話できるだけでなく、ビデオ通話機能でWeb会議を開くことも可能です。チャットツールを活用することで、時間と場所の制約を取り除き、遠隔地からでもチームでのコミュニケーションが円滑に行えるようになります。

情報共有がしやすい

メリットの3つ目は、情報共有がしやすいことです。

例えば、グループを作成しておけば、メンバーがいつでもチャットを通じて情報を共有することができます。また、遠隔地にいるメンバーともリアルタイムでコミュニケーションが可能なため、プロジェクト全体で同じ情報を共有することができます。さらに、過去のやりとりも記録として残るため、情報の共有がしやすくなります。

なお、チャットツールはテキストベースでのコミュニケーションに特化しており、書面に残るため情報共有や確認がしやすく、誰が何を言ったのかが明確になります。

また、会話の流れを確認しやすいため、誰がどのように意見を出したのかを振り返りやすく、意思決定に役立ちます。

タスク管理も可能

メリットの4つ目は、タスク管理も可能なことです。

例えば、チャットツールを使ってタスクを共有することで、チーム全員がタスクの進捗状況をリアルタイムで把握できます。また、タスクの優先順位や期限も共有できるため、チーム全員が同じ目標に向かって作業を進めることができます。

さらに、チャットツールによってはタスクの進捗状況を自動的に更新し、チームメンバーに通知する機能もあります。これによって、タスクの進捗状況を常に把握し、遅れが生じた場合は早期に対応することができます。

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プロジェクト管理におけるチャットツールのデメリット

ここでは、プロジェクト管理におけるチャットツールのデメリットを、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

生産性が低くなる可能性もある

デメリットの1つ目は、生産性が低くなる可能性もあることです。

チャットツールは簡単に連絡を取り合えることがメリットの1つですが、頻繁に連絡を取ることで作業の妨げになることがあります。また、連絡内容が多岐にわたり、情報が散漫になることで作業効率が落ちることもあります。そのため、チャットツールの利用にあたっては、適切なタイミングや範囲での利用が必要となります。

不必要なコミュニケーションの発生

デメリットの2つ目は、不必要なコミュニケーションの発生があることです。

プロジェクトメンバーがチャットで話し合いをしている最中に、別のプロジェクトメンバーが同じチャットグループに参加して、関係のない話題で盛り上がるといったことが起こり得ます。このような場合、本来必要であるはずの議論が遅延してしまい、プロジェクトの進行に影響を与えることがあります。

そのため、適切なコミュニケーションルールを設ける必要があります。

重要な情報の見落としが起こる可能性がある

デメリットの3つ目は、重要な情報の見落としが起こる可能性があることです。

チャットでのやり取りが多岐にわたると、重要な情報を見落としてしまうことがあります。また、チャットでのやり取りは、読み逃しや書き漏らしが発生しやすく、コミュニケーションミスを引き起こすことがあります。

さらに、チャットツールはリアルタイムで情報がやり取りされるため、プロジェクトメンバーが別の業務に取り組んでいる場合に重要な情報を見逃すことがあります。

そのため、プロジェクト管理に活用する場合は、重要な情報に関してはメール上に残しておくなどの一定のルールを決めておくと良いでしょう。

ツールの浸透に時間がかかる可能性がある

デメリットの4つ目は、ツールの浸透に時間がかかる可能性があることです。

チャットツールは、使い方が複雑な場合があり、使いこなすためには時間と手間が必要となるケースがあります。若手のメンバーは、ツールに慣れるまで時間がかからない場合もあれば、上司がチャットツールに不慣れな場合もあることでしょう。

また、導入予定のチャットツールと既存ツールであるメール・予定表などとのすみわけを考える必要も出てきます。そのため、運用ルールを決めておく必要がありますし、その浸透にも時間がかかる場合があります。

しかし、一度使い方をマスターすると、コミュニケーションの効率が上がり、プロジェクトの進行に役立つことが多いとされています。

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プロジェクト管理におけるチャットツールの選び方

ここでは、プロジェクト管理におけるチャットツールの選び方について、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目的にあった機能があること

1つ目は、目的に合った機能があることです。

例えば、プロジェクト管理においてはスケジュールやタスクの共有が重要となるため、それらを管理する機能を持つチャットツールが選ばれることがあります。また、ビデオ通話や画面共有などの機能が必要であれば、それらの機能が充実したチャットツールを選択することが望ましいです。

選択する際には、チームメンバーのニーズや状況に合わせた選択が重要です。また、複数のチャットツールを導入する場合は、それらのツールの使い分けによって、業務効率を最大限に高めることができます。

現場が使用しやすいツールであること

2つ目は、現場が使用しやすいツールであることです。

実際に現場で使用されるツールは、操作方法が簡単で使いやすいものでなければなりません。また、現場のニーズに合わせた機能を備えたツールが選ばれることも重要です。

例えば、プロジェクトマネジメントに必要な機能が備わっているかどうか、また、チーム内のコミュニケーションを円滑にするための機能があるかどうかも検討する必要があります。

コストが見合っているか

3つ目は、コストが見合っているかです。

チャットツールを選ぶ際には、予算内であることも考慮する必要がありますが、プロジェクトの規模に応じて必要な機能などを考慮し、自社の管理方法や体制にマッチしたツールを選ぶことが重要です。

また、導入目的や解決したい課題を明確にしたうえで、それに合うようなツールを選びコストと比較することが重要です。コストだけでなく、自社のニーズに合わせた機能や規模、管理方法に適したツールを選ぶようにしましょう。

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まとめ

今回は、プロジェクト管理においてチャットツールが必要な理由・メリット・デメリット・選び方まで詳しく解説しました。プロジェクト管理においてチャットツールを活用する場合、場所にとらわれず遠隔地からでも双方向のコミュニケーションがとれ、情報共有もしやすいというメリットがあります。このように、プロジェクト管理においてチャットツールを活用することは、プロジェクトの効率・品質向上の観点からも重要な取り組みであることが分かります。本記事を参考にして、プロジェクト管理にチャットツールを活用することも改めて検討してみましょう。