ToDoリストとは

ToDoリストとは、行うべきタスクや作業、達成すべき目標を項目化して一覧にしたものです。ToDoリストを作成することで、必要な作業が一目でわかり、何をすればいいのかが明確になります。また、作業の見落としや漏れの防止にも役立ちます。このように、すべきことを明確にリストアップし、1つずつ確実に実行していくことが、ToDoリストの最も重要な目的と言えます。

ToDoリストを使うメリット

ここでは、ToDoリストを使うメリットについて、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

やるべきことを明確に把握できる

ToDoリストを使うメリットの1つ目は、やるべきことを明確に把握できることです。ToDoリストを作ることで、頭の中の情報を整理し、集中すべき点を一目で確認できるようになります。また、タスクが具体化されるため、計画も立てやすくなります。ToDoリストがあれば効率的な行動ができるようになり、時間の節約にもなるでしょう。

抜け漏れを防止できる

ToDoリストを使うメリットの2つ目は、抜け漏れを防止できることです。日常業務が忙しくなると、重要なタスクを見落としてしまうことがありますが、ToDoリストがあれば、必要なことを一覧で確認できます。特に、複数のプロジェクトや締め切りを管理するときに役立ちます。また、ToDoリストは完了したタスクと未完了のタスクも把握しやすくなるため、簡単な進捗管理として活用できるのも魅力です。

作業の可視化ができる

ToDoリストを使うメリットの3つ目は、作業の可視化ができることです。タスクのリスト化により、それぞれの作業を目視で確認でき、自分の時間をどのように使っているのか、また何にどれだけの時間を費やすべきかが明確になります。また、進捗状況が一目で把握できるため、モチベーションの維持にもつながるでしょう。

スケジュールが立てやすくなる

ToDoリストを使うメリットの4つ目は、スケジュールが立てやすくなることです。ToDoリストを作ることで、業務を細かいタスクに分け、1日の業務計画を詳細に立てられます。また、各タスクにどれほどの時間がかかるかをリストに記入すれば、スケジュールの作成にも役立つでしょう。

ToDoリストの作り方

ここでは、ToDoリストの作り方について、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ToDoを書き出す

ToDoリストの作り方の1つ目は、タスクを書き出すことです。可能な限り、やるべきことをリストアップしましょう。このとき、以下の点を意識してみてください。

例えば、「会議資料の作成」ではなく「営業会議用、11月の売上目標の資料作成」といったように、具体的に記載しておきます。そうすることで、作業にかかる時間が見積りやすくなり、達成可能なタスクかを判別しやすくなるでしょう。

項目ごとの期限を決める

ToDoリストの作り方の2つ目は、項目ごとの期限を決めることです。期限を決めることで、スケジュールにタスクを組み込むことができ、進捗管理が可能になります。期限を設けるときには、実現可能な範囲内で、かつ長過ぎない期限を定めましょう。全てのToDoに厳密な期限が必要なわけではありませんが、暫定的な期限でも設けておくことで完了しやすくなります。

分類する

ToDoリストの作り方の3つ目は、分類することです。タスクが多岐に渡る場合は、プロジェクトごと、クライアントごと、または所属しているチームごとなど、カテゴリーに分けて整理しましょう。1つのリストに異なる種類のタスクが混在していると、優先順位がつけられず、集中力が散漫してしまう恐れがあるためです。カテゴリーに分けてリストを作成するか、色分けや記号を使って区別しましょう。自分にとって直感的でわかりやすく、更新が容易な方法でリストを作成することが大切です。

優先順位をつける

ToDoリストの作り方の4つ目は、優先順位をつけることです。タスクごとに緊急度と重要度を考慮してラベルをつけておくと、ToDoリストを整理するときに役立ちます。優先順位を決定するときの基準として、以下の4つのカテゴリーに分類しましょう。

リストの上位にあるタスクほど優先度は高くなりますが、BとCのどちらを先に行うかは、状況によって異なります。

関連記事：タスク管理ができない5つの原因と対策方法を詳しく解説

ToDoリストを運用するときの注意点

ここでは、ToDoリストを運用するときの注意点について、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

細かく書き出す

ToDoリストを運用するときの注意点の1つ目は、細かく書き出すことです。細かく書くことで、大きなプロジェクトも小さなステップに分解でき、実現しやすくなります。タスクを細分化すると1つの作業を行うときの集中力が向上し、達成感を覚えやすいため、モチベーションの維持にもつながるでしょう。

タスク内容を定期的に見直す

ToDoリストを運用するときの注意点の2つ目は、タスク内容を定期的に見直すことです。 ToDoリストを効果的に運用するためには、タスクの内容を定期的に見直すことが重要です。時間が経つと状況が変化し、最初に設定したタスクの優先度や必要性が変わることがあります。定期的に見直すことで、完了済みや今の業務に関連しないタスクを削除でき、新たに発生したタスクを追加することも可能です。

スケジュールを詰め込みすぎない

ToDoリストを運用するときの注意点の3つ目は、スケジュールを詰め込みすぎないことです。過度にタスクをリストに入れてしまうと、1つの作業に十分な時間を割けず、質の低下を招いてしまいます。実現可能な時間配分を考え、余裕を持たせたスケジューリングを心掛けることで、焦りやストレスを減らし、個々のタスクを丁寧にこなせます。また、予期せぬ事態にも、柔軟に対応できるでしょう。

関連記事：時間管理・タスク管理に役立つツール7選！手順やコツも詳しく解説

ToDoリストの作成おすすめツール6選を比較

ここでは、ToDoリストの作成おすすめツールについて、以下の6点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは、Googleが提供する無料のクラウドベースの表計算ツールで、タスク管理にも活用できます。インターネット接続環境があればどこからでもアクセスでき、複数人で共同編集することも可能です。導入コストがかからず、カスタマイズも容易に行えます。自動保存機能があるため、誤って消去したデータの復元も容易に行えます。

Googleスプレッドシート・Excelの特長

1. リアルタイムで共同編集ができる
2. Googleアプリとシームレスに連携できる
3. インターネット接続環境があればどこからでもアクセス可能

詳細はこちら: https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/

Google ToDoリスト

Google ToDoリストは、macOSやWindowsで使えるデスクトップ専用アプリです。フルスクリーンで快適に使用でき、タスクの追加や編集が簡単に行えます。複数アカウントの切り替えが可能で、素早くタスクを追加できるため、更新も容易に行えるのが魅力です。

Google ToDoリストの特長

1. フルスクリーンでの利用可能
2. 複数アカウントの簡単切り替え
3. キーワードでの全文検索が可能

詳細はこちら: https://thetodo.net/ja/

Trello

Trelloは、直感的に操作できるカード方式のインターフェースを採用しているタスク管理ツールです。カードを動かすような物理的な操作感で、特別な操作方法を学ぶ必要はありません。タスク管理はもちろん、ガントチャートを活用したスケジュール管理や工数集計など、職場やプロジェクトの効率的な管理を一元的に行えるのも嬉しいポイントです。

Trelloの特長

1. 直感的に操作できるカード方式
2. スケジュール管理や工数集計も可能
3. ガントチャートも作成可能

詳細はこちら: https://trello.com/ja

Jooto

Jootoは、直感的なカンバン方式を採用したタスク・プロジェクト管理ツールです。視覚的にタスクの優先度や分類を把握できるため、プロジェクトの進捗管理にも役立ちます。SlackやDropboxなどのビジネスツールとも連携可能で、既存環境を活かした使い方ができるのも魅力です。

Jootoの特長

1. 直感操作ができるカンバン方式
2. プロジェクト進捗が一目で確認できる
3. スマホでのタスク管理ができる

詳細はこちら: https://www.jooto.com/

Todoist

Todoistは、タスク管理・ToDoリスト専用のアプリです。通常のタスクだけでなく、詳細なサブタスクを追加して細かい管理ができるため、優先順位をつけるのにも役立ちます。複雑な設定も必要ないため、誰でも直感的に操作ができるツールです。完了したタスクと履歴をグラフにできるため、進捗の可視化ができるのも嬉しいポイントです。

Todoistの特長

1. サブタスクの追加で詳細な管理ができる
2. 完了タスクのグラフ化で進捗を把握しやすい
3. チームと個人のタスクを並行して管理できる

詳細はこちら: https://todoist.com/ja

Stock

Stockは、社内情報を手軽に一箇所に集約できるシンプルな情報ストックツールです。PC以外にもスマホやタブレットにも対応可能で、使用するデバイスを選びません。社外の人をStock上に招待できるため、情報共有も容易に行えます。Slackやチャットワーク、Evernoteなど、連携可能なビジネスツールが多いのも嬉しいポイントです。

Stockの特長

1. 社内情報をツール上で一元管理可能
2. ビジネスチャットツールとも連携可能
3. スマホ・タブレットなどマルチデバイス対応

詳細はこちら: https://www.stock-app.info/

まとめ

今回は、ToDoリストを使うメリットと作り方、おすすめのToDoリスト作成ツール6選を解説しました。業務の効率化を図る上で、ToDoリストは欠かせません。ToDoリストを運用するときには、タスクを細かく書き出し、定期的に見直していくことも大切です。また、スケジュールを詰め込みすぎないように注意しましょう。本記事で紹介したツールを参考に、自分にあったToDoリスト作成ツールを導入してみてはいかがでしょうか。