「ツールが多すぎて使い分けが面倒だ」「使い方を覚えるのに時間がかかる」「ツールごとのライセンス料が積み上がり、コストが膨らんでいる」など多くの課題がありますが、中でも早急に改善するべきなのが「情報のサイロ化」です。
「同じ話題についての情報が複数のツールに分散してしまい、必要な情報を集めるのが大変」「知りたい情報になかなかたどり着けない」という声が、多くの現場から聞こえてきています。この状態が続けば、生産性はどんどん低下し、業務効率化のために導入したツールが、逆に業務の足かせになってしまいます。
そこで役立つのが、仕事に必要な機能を集約した「オールインワンツール」です。今回は、オールインワンツールの特徴やメリットを、ツール連携と比較しながら解説します。
【目次】
オールインワンツールとは
ここでは、オールインワンツールの基礎知識を以下の3点から解説します。
- オールインワンツールの意味
- オールインワンツールのメリット
- オールインワンツールのデメリット
1つずつ見ていきましょう。
オールインワンツールの意味
オールインワンツールの基礎知識の1つ目は、オールインワンツールの意味です。
オールインワンツールは、ビジネスツールでよく用いられている複数の機能を1つのツール内に統合しています。
【機能の例】
- ビジネスチャット
- 社内Wiki
- タスク管理
- ファイル共有
- Web会議
オールインワンツールの対照的なツールとして、単機能ツールがあります。単機能ツールは、1つの主機能に特化しているツールです。他の機能はあくまでも簡易的で、複数の機能を統合的に使わない前提で設計されています。
オールインワンツールのメリット
オールインワンツールの基礎知識の2つ目は、オールインワンツールのメリットです。ここでは、以下の6点から解説します。
- ツールの使い分けが不要になる
- 情報が一元管理される
- 複数のアカウント管理が不要
- サポートを一元化できる
- コストパフォーマンスが高い
- ツール利用料の支払い先が1ヵ所で楽
1つずつ見ていきましょう。
ツールの使い分けが不要になる
オールインワンツールのメリットの1つ目は、ツールの使い分けが不要になることです。
用途ごとにツールを使い分けると、ツールごとにタブやアプリを切り替えながら利用する必要があります。加えて、ツールを導入するたびに使い方を習得する学習コストもかかります。
オールインワンツールを活用すれば、仕事に使う主要な機能が1つのツールにまとまっているため、用途ごとにツールを使い分ける必要がありません。複数のツールをそれぞれ利用・管理する手間を省きます。
ツールそれぞれの使い方を覚える必要もないため、使い方を習得するまでの時間が大幅に削減されます。
情報が一元管理される
オールインワンツールのメリットの2つ目は、情報が一元管理されることです。
情報が社内のあらゆる場所やツールに点在していると、必要な情報を探し出すために時間がかかります。結果として社内業務の時間を無駄に費やしてしまうことになるでしょう。
オールインワンツールを活用すれば、情報を一元管理し、1つのツール内に情報を集約できます。必要な情報はツール内でほとんど見つけられるため、情報の検索・振り返りが容易になるでしょう。
複数のアカウント管理が不要
オールインワンツールのメリットの3つ目は、複数のアカウント管理が不要なことです。
複数のツールを用いると、基本それぞれのアカウントが必要になるでしょう。複数のアカウントを所有すると、アカウント管理や正しいアカウントを都度確認する手間がかかります。 また、複数のツールでパスワードを使い回すと、1つのツールのパスワード流出により、芋づる式に複数のツールがセキュリティリスクにさらされます。
オールインワンツールであれば、アカウントは1つだけで複数の機能を使えます。パスワードを使い回す必要がなく、セキュリティも強化可能です。
サポートを一元化できる
オールインワンツールのメリットの4つ目は、サポートを一元化できることです。
複数のツールを活用する場合、ツールごとにサポート窓口が異なる可能性があります。ツールの数が多くなると、どのサポート窓口に相談すればいいかわからなくなることもあるでしょう。
オールインワンツールであれば、複数の機能を使っていても問い合わせ窓口は1つです。サポートの一元化が可能で、サポートを受ける際に余計な手間がかかりません。
コストパフォーマンスが高い
オールインワンツールのメリットの5つ目は、コストパフォーマンスが高いことです。
ツール機能ごとに比較すると、単機能ツールよりオールインワンツールの方が料金が高くなることもあるでしょう。しかし、オールインワンツールは1つのツールでまとめて複数の機能を使えるため、単機能ツールを複数併用するよりトータル料金は安くなる傾向があります。
ツール利用料の支払い先が1ヵ所で楽
オールインワンツールのメリットの6つ目は、ツール利用料の支払い先が1ヵ所で楽なことです。
複数ツールを活用すると、利用料の支払い先が複数になり、支払い作業が多くなりかねません。オールインワンツールであれば、支払い先は提供元だけです。支払い先を1ヵ所にまとめることができるため、経理業務を効率化できます。
オールインワンツールのデメリット
オールインワンツールの基礎知識の3つ目は、オールインワンツールのデメリットです。
オールインワンツールは多機能である分、単機能しか必要ない場合は機能が過剰になります。よって、サポートの一元化や支払い先の統一などのメリットは享受できません。反対に、機能が多くなる分単機能ツールと比較して余計なコストが発生することがデメリットとして考えられるでしょう。
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オールインワンツールが必要となった背景
ここでは、オールインワンツールが必要となった背景を以下の2点から解説します。
- コロナ禍によるコミュニケーションツールの普及
- 情報のサイロ化が課題に
1つずつ見ていきましょう。
コロナ禍によるコミュニケーションツールの普及
オールインワンツールが必要となった背景の1つ目は、コロナ禍によるコミュニケーションツールの普及です。
コロナ禍では、企業活動においてもリモートワークやWeb会議など非対面コミュニケーションの必要性が急速に高まりました。その結果、チャットツールやWeb会議ツールなどの非対面コミュニケーションが実現可能なツールの導入が各社で進んだのです。
その際、一度に複数の単機能ツールを導入することは、企業や従業員にとって少なからず手間になるため、オールインワンツールの必要性が高まったのです。
情報のサイロ化が課題に
オールインワンツールが必要となった背景の2つ目は、情報のサイロ化が課題になっていたことです。
コロナ禍を背景に、多くの企業でコミュニケーションツールの導入が進みました。一方で、部署や用途ごとにさまざまなツールを使い分けた結果、情報のサイロ化が新たな課題となる事例が増えました。
情報のサイロ化とは、組織内で情報がバラバラに存在し、十分な情報共有ができていない状態を意味します。例えば、Web会議の履歴を見返したい場合、会議前後のチャットや使用した資料、会議の録画、会議で決定したタスク、といった会議に関するすべての情報がツールごとに分散している状態を表します。
このような場合には、情報をツールごとに検索する手間や時間がかかるだけでなく、すべての情報を一画面で確認できません。そのため、ツールを利用しているにも関わらず、情報共有が不十分になってしまうのです。
そこで、解決策として、情報の一元化が容易なオールインワンツールが有効とされました。
ツール連携とオールインワンツールの違い
情報のサイロ化の解決にはオールインワンツールだけでなく、ツール連携も有効です。ここでは、ツール連携とオールインワンツールの違いについて以下の2点から解説します。
- ツール連携とは
- ツール連携のメリット・デメリット
1つずつ見ていきましょう。
ツール連携とは
1つ目は、ツール連携の意味です。
ツール連携は、複数の単機能ツールを導入して用途ごとに使い分け、それらをシングルサインオンやAPIなどで連携する方法です。
たとえば、以下の3つの単機能ツールを導入します。
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ツールA |
ビジネスチャット |
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ツールB |
タスク管理 |
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ツールC |
Web会議 |
上記のツールA〜Cを連携することで、ツールの枠を超えてさまざまな運用が可能になります。
たとえば、ツールBが更新されればツールAに更新通知を送ることや、ツールAのログインをもってシングルサインオンでツールCにもログインすることが、可能です。
ツール連携とオールインワンツールの違いをまとめると、下表のとおりです。
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オールインワンツール |
1つのツール内で複数の機能を利用 |
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ツール連携 |
複数のツールの機能を利用し連携 |
ツール連携のメリット・デメリット
2つ目は、ツール連携のメリット・デメリットです。
- ツール連携のメリット
- ツール連携のデメリット
1つずつ見ていきましょう。
ツール連携のメリット
1つ目は、ツール連携のメリットです。
ツール連携では、あくまでも導入するのは単機能ツールです。各ツールは単機能に特化しています。その結果、単機能ツールは、自社の都合に合わせて詳細な設定をしやすいことが特徴です。ツールごとにカスタマイズしやすいことがメリットと言えるでしょう。
ツール連携のデメリット
2つ目は、ツール連携のデメリットです。
単機能ツール連携では、情報が各ツールに分散して存在することは否めません。情報検索は各ツールで行う必要があり、検索に時間がかかる上、情報に漏れが発生することもあるでしょう。
また、情報システム担当にとっても、ツールの連携設定や複数ツールの管理において、オールインワンツールと比較して手間がかかります。
オールインワンツールで情報のサイロ化を解決
ここでは、オールインワンツールで情報のサイロ化を解決できることを紹介します。
ツール連携も情報のサイロ化を解決する手段ではありますが、情報自体が各ツールに分散している状況は変わりません。情報のサイロ化が引き起こす問題を緩和できても、真に解決することは困難です。
オールインワンツールであれば、1つのツールで情報の一元管理が可能になります。ツール連携のデメリットを解消し、情報のサイロ化を真に解決できると言えるでしょう。
関連記事：おすすめオールインワンツール9選！確かな情報共有でナレッジを最大化しよう
情報の一元化に最適なオールインワンツール「CrewWorks」
ここでは、情報の一元化に最適なオールインワンツール「CrewWorks」を紹介します。
CrewWorks（テクノ・マインド株式会社）は、チャット・タスク管理・プロジェクト管理・Web会議・ファイル共有の機能を備えており、仕事のコミュニケーションをこれだけで完結できます。オールインワンツールのCrewWorksは機能間が最初から密に連携しているため、APIやシングルサインオンなどの複雑な設定や管理は不要です。
仕事に関する情報はすべてCrewWorksだけに一元管理されるため、情報のサイロ化を防ぎ、効率的な情報共有を実現します。
【おすすめ機能】
- プロジェクトの構成
あらゆるコミュニケーションの情報がプロジェクトの配下に集約されます。
- 情報が自動的に整理される
情報はプロジェクトごと、プロジェクト配下の話題ごとに構造的に整理されます。
- 必要な情報すべてが集まる横断検索
プロジェクトだけでなくすべての機能をまたいだ横断検索により、1回の検索で関連するすべての情報を収集することができます。
- タイムラインで情報を一元管理
新着画面を表示すると、チャットや作業の更新情報をプロジェクトをまたいで一覧することができ、情報を見落とさない工夫を行っています。
CrewWorks（クルーワークス）の特長
- すべての機能が一つの画面で操作可能
- スタンダードプラン¥400/月、プロフェッショナルプラン¥900/月とお得
- 30日間の無料トライアルあり
詳細はこちら: https://crewworks.net/
まとめ
今回は、オールインワンツールの意味やメリットを、ツール連携との違いと比較しながら解説しました。コミュニケーションツールの普及で、情報の蓄積が容易になった反面、情報のサイロ化が新たな課題になっています。そこで、オールインワンツールを効果的に活用すれば、情報のサイロ化を解決して、ナレッジ最大化や社内情報共有に役立てられます。
オールインワンツールにはさまざまな種類がありますが、特におすすめしたいのがCrewWorksです。無料トライアルもありますので、ぜひ一度お試しください。
また、おすすめのオールインワンツールを「おすすめオールインワンツール9選！確かな情報共有でナレッジを最大化しよう」の記事で紹介していますので、ぜひご覧ください。
