ナレッジの価値は、蓄積した情報をどれだけ有効に使えるかにかかっています。いくら情報を蓄積しても、それだけではナレッジにはなり得ません。「ただの情報」を「ナレッジ」に変え、実際のビジネス成果へと繋げるためには、その先の活用方法が問われています。
では、どうすれば蓄積した情報を最大限に活用できるのでしょうか？
この記事では、ナレッジ活用の課題とその解決策について解説し、さらにはナレッジ活用ツールの選び方とおすすめのツールをご紹介します。
【目次】
ナレッジ活用が注目されている理由
ここでは、ナレッジ活用が注目されている理由を解説します。
ナレッジ活用が注目されている大きな理由は、働き方が変化したことです。新型コロナウィルス感染症の拡大で、リモートワークの普及が一気に進みました。
また、働き方改革で男性の育休取得が促進されている風潮があることや、定年雇用が当たり前ではなくなっていることも見逃せません。これらの要因で、個人の暗黙知で業務を遂行することや、対面で手軽にナレッジを伝えることが困難になってきています。
また、DXの推進でビジネスチャット・タスク管理・Web会議など情報共有・コミュニケーションツールの導入が急速に広がっている点も挙げられます。これらのツールが普及することで、ナレッジをツールに残して活用しやすくなっていることも事実です。
関連記事：ナレッジ共有の効果を最大化するオールインワンツール5選！効果を最大化させるポイントを解説
ナレッジ活用における課題
ここでは、ナレッジ活用における課題を以下の3点から解説します。
- ナレッジの陳腐化
- ナレッジの分散と断片化
- 必要な情報が見つけられない
1つずつ見ていきましょう。
ナレッジの陳腐化
ナレッジ活用における課題の1つ目は、ナレッジの陳腐化です。
蓄積したナレッジは時間と共に陳腐化します。マニュアルを作成した際には、最善の方法でドキュメント化されますが、その後内容がメンテナンスされずに情報が古くなり、役に立たなくなることがよくあります。
古いナレッジは、作業効率を低下させるだけでなく、誤った意思決定を引き起こす可能性もあります。陳腐化したナレッジは、ナレッジ活用において価値を失ってしまうのです。
ナレッジの分散と断片化
ナレッジ活用における課題の2つ目は、ナレッジの分散と断片化です。
ナレッジの蓄積に、用途ごとにツールを使い分けている企業は少なくありません。しかし、その方法ではすぐに情報の分散・断片化が発生します。なぜなら、ツールごとに情報を蓄積していくためです。
この場合、ツールごとに情報を見直しても、部分的なナレッジになります。よって、完全なナレッジにはできません。
必要な情報が見つけられない
ナレッジ活用における課題の3つ目は、必要な情報が見つけられないことです。
前述のとおり、ナレッジの分散・断片化が発生すると必要な情報がなかなか見つけられません。たとえば、ナレッジを複数のツールで蓄積している場合は、利用しているツールごとに検索を繰り返さなければなりません。
その結果、検索に時間がかかってしまいます。また、ツールごとに検索機能や条件が異なり、うまく情報が見つけられないこともあるかもしれません。
ナレッジ活用で得られる効果
ここでは、ナレッジ活用で得られる効果を以下の5点から解説します。
- 業務効率化
- 生産性の向上
- 人材育成の効率化
- 属人化防止
- 競争力の強化
1つずつ見ていきましょう。
業務効率化
ナレッジ活用で得られる効果の1つ目は、業務効率化です。
業務効率化のアイデアは、多くの従業員が多かれ少なかれもっているものです。それらのアイデアをナレッジとして保存して、誰でも閲覧できるようになると、より多くの従業員の業務が効率化されます。これにより、社内全体の業務効率化を実現できるでしょう。
生産性の向上
ナレッジ活用で得られる効果の2つ目は、生産性の向上です。
業務の生産性を高める方法について、ナレッジとして蓄積していくことで、より多くの従業員が生産性向上に役立つナレッジを活用できるようになります。これにより、多くの従業員が生産性を高められ、社内全体でも生産性の向上を期待できるでしょう。
人材育成の効率化
ナレッジ活用で得られる効果の3つ目は、人材育成の効率化です。
業務に必要なナレッジや効率的な育成方法を記録していくことで、新規採用者や転勤者などへの教育を効率的に実施できます。早いうちに必要な業務を遂行できるようになれば、投資した教育コストの早期回収ができるでしょう。
属人化防止
ナレッジ活用で得られる効果の4つ目は、属人化防止です。
属人化は特定の人物のみがもつ知識に業務が依存している状態です。もしその人物が不在の場合は、業務効率の低下が避けられません。そうなると、業務の進捗が遅れる上に業務品質にも影響が出て、クライアントからの評価が下がることにもつながるでしょう。
しかし、必要なナレッジを形式知として残すことで、誰でも業務内容を理解・遂行できるため、属人化防止につながります。
競争力の強化
ナレッジ活用で得られる効果の5つ目は、競争力の強化です。
昨今は社会情勢などの変化が激しいこともあり、企業間での競争が激化しつつあります。今までライバルと考えてこなかった企業が、強力なライバルになることもあるでしょう。
その中でも他社と差別化して競争力を強化するには、ナレッジを活かして優れたアイデアを創出することが必須です。
優れたアイデアを社内業務の効率化や商品への付加価値付与に活用することで、競争力の強化が期待できるでしょう。
ナレッジを最大限に活用するには、オールインワンツールがおすすめ
ここでは、ナレッジを最大限に活用するには、オールインワンツールがおすすめである理由を以下の4点から解説します。
- 情報が自動的にまとまる
- 横断検索ができる
- ツールの移動がなくてストレスがない
- 操作性が共通化され使いやすい
1つずつ見ていきましょう。
情報が自動的にまとまる
オールインワンツールがおすすめである理由の1つ目は、情報が自動的にまとまることです。
機能を複数有するオールインワンツールでは、ツールを使い分ける必要がないため容易に情報をまとめられます。
これにより、転勤などで業務の引き継ぎを行う場合でも、そのために情報をまとめる必要はありません。また、後から参加したメンバーも簡単に履歴を追うことが可能です。
横断検索ができる
オールインワンツールがおすすめである理由の2つ目は、横断検索ができることです。
オールインワンツールでは、機能に関係なく1つのツールで情報を統合管理できます。よって、機能間検索ですべての機能をまたいで検索が可能です。これにより、必要な情報を迅速に見つけられます。
ツールの移動がなくてストレスがない
オールインワンツールがおすすめである理由の3つ目は、ツールの移動がなくてストレスがないことです。
オールインワンツールで情報を一元管理すれば、あらゆる情報を1つのツールに蓄積できます。迷ったら1つのツール内で情報を探せばよいため、画面操作でツールを切り替える必要がありません。
同様に、ツールを使い分けている場合は、リンクを辿ってどのツールに必要な情報があるか探す必要があります。
これもオールインワンツールであれば、情報が一元管理されているため不要です。
操作性が共通化され使いやすい
オールインワンツールがおすすめである理由の4つ目は、操作性が共通化され使いやすいことです。
複数のツールを使用すると、それぞれ操作法が異なるため、1つずつ習得しなければなりません。一方オールインワンツールでは、機能が異なっていてもUIや画面操作方法は同じツールであるため統一されています。
よって、機能が異なっていても一度UIや画面操作を覚えればすぐ使いこなせ、ナレッジの蓄積・活用がしやすいといえるでしょう。
関連記事：ナレッジ共有の効果を最大化するオールインワンツール5選！効果を最大化させるポイントを解説
オールインワンツールなら、CrewWorks
ここでは、おすすめのオールインワンツールとしてCrewWorks（クルーワークス）を紹介します。CrewWorksの提供元はテクノ・マインド株式会社で、ファイル共有やチャットなど、ナレッジの最大化に役立つ機能が豊富です。
ナレッジを蓄積しても、最新の情報が見やすく整理していなければ使いこなせません。その点CrewWorksは、情報の自動整理やファイルの履歴管理などの機能を活用し、蓄積しているナレッジが使いやすいことが特徴です。
【おすすめポイント】
- 常に最新のナレッジを活用できる
CrewWorksは、従来のナレッジ共有ツールとは異なり「コミュニケーションの記録がナレッジになる」というアプローチを行っています。
タスクに紐づくチャットや作業履歴のコミュニケーションが、ナレッジとしてまるごと記録されます。つまり、新しいタスクをこなす度に、最新の手順がナレッジとして蓄積されていくことになります。
そのため、ナレッジは陳腐化することなく、いつでも最新のナレッジを活用することができます。 - 一度の検索で必要な情報が見つかる、横断検索機能
横断検索により、CrewWorks内のあらゆる情報を検索できます。
コミュニケーションの記録はすべてCrewWorksで一元管理されるため、 一度の検索で必要な情報を手に入れることができます。
- 関連する情報は一画面に集約される
ひとつの画面で関連する情報を網羅的に確認することができます。関連する情報が揃ってこそ、完全なナレッジと言えます。
例えば、会議の情報を見る場合、会議のアジェンダ、議事録、使用したファイル、発生したタスク、関連するチャットをひとつの画面で確認できます。
CrewWorks（クルーワークス）の特長
- 情報が一元化され、横断検索により必要な情報にすぐにアクセスできる
- 情報が自動的にまとまるため、後から参加したメンバーも簡単に履歴を追うことができる
- 30日間の無料トライアルあり
詳細はこちら: https://crewworks.net/
まとめ
今回は、ナレッジ最大化の効果や課題に加え、ナレッジ活用ツールの選び方とおすすめのツールを解説しました。ナレッジを効果的に活用すれば、生産性向上や競争力強化などさまざまな効果が期待できます。ただ、必要な情報をすぐに見つけられなければ、ナレッジ最大化は実現できません。
ナレッジ活用の課題解決には、機能が統合されたオールインワンツールがおすすめです。特におすすめしたいのがCrewWorksで、無料トライアルもあるのでお気軽にお試しください。
また、おすすめのオールインワンツールを「ナレッジ共有の効果を最大化するオールインワンツール5選！効果を最大化させるポイントを解説」の記事で紹介していますので、ぜひご覧ください。
