ナレッジ共有とは

ナレッジとは、従業員が業務の過程で得た付加価値のある知識や経験、ノウハウを意味します。ナレッジ共有とは、ナレッジを従業員個人だけに留めず、社内で誰でも活用できるように共有することです。

ナレッジ共有の効果

ここでは、ナレッジ共有の効果について解説します。 ナレッジは、業務の過程で得た付加価値のある知識や経験、ノウハウであるため、他の従業員にとっても業務効率化やリスク回避などに役立つ可能性が大いにあります。ナレッジ共有を行うことで、従業員個人だけでなく組織全体の業務改善につながるため、組織全体の底上げにつながります。

ナレッジ共有に利用できるツール

ここでは、ナレッジ共有に利用できるツールを以下の5点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ナレッジ共有ツール

ナレッジ共有に利用できるツールの1つ目は、ナレッジ共有ツールです。

ナレッジ共有ツールを用いることで、ナレッジを容易に蓄積・共有できます。これにより、業務に必要になったナレッジをすぐに検索して、役立てることができるでしょう。

ただし、ナレッジ共有ツール単体にある情報をメールやタスク管理ツールなどで共有するためにはURL発行などの手間がかかります。

チャットツール

ナレッジ共有に利用できるツールの2つ目は、チャットツールです。

メールや電話よりも短文で、手軽に情報のやり取りができるチャットツールも、ナレッジの共有に役立ちます。ナレッジ最大化に寄与するツールと言えるでしょう。

ただし、部署ごとに異なるチャットツールを用いている場合は、使用するチャットごとに同じ情報を共有する必要があります。グループをまたぐ情報整理には、課題があるでしょう。

タスク管理ツール

ナレッジ共有に利用できるツールの3つ目は、タスク管理ツールです。

タスクは、プロジェクトにおける仕事の最小単位です。 タスク管理は、タスクの締め切りや優先順位を明確化して、限られた時間やリソースの中で最大限タスクを進めるべく、各タスクを管理することを意味します。

タスクを順調に遂行していけば自ずとプロジェクトも完遂できるため、タスクがプロジェクト完遂の要素になると言えるでしょう。 ただし、タスクを実際に遂行するために必要な情報は、別途ドキュメントなどに記録する必要があります。それらのドキュメントとタスクとの情報連結が課題です。

文書管理ツール

ナレッジ共有に利用できるツールの4つ目は、文書管理ツールです。

文書管理ツールは、社内の書類を電子化し、文書の作成から廃棄までライフサイクルの一元管理を可能にしてくれます。ドキュメントの整備や改訂状況の整理を容易に行えるため、文書管理に多いに役立つツールです。

ただし、文書管理・運用のルールを明確化しておかないと、期待した効果は得られません。また、文書管理ツールは文書以外のデータを保存するには不向きで、資料以外の情報を整理する方法を別途用意する必要があります。

オールインワンツール

ナレッジ共有に利用できるツールの5つ目は、オールインワンツールです。

オールインワンツールでは、1つのツールで複数の機能を使えます。例えば、ナレッジ共有とチャットなどの機能を1つのツールで利用可能なため、上記の他のツールの「いいとこどり」と言えます。

ナレッジ共有にはオールインワンツールがおすすめ！主な効果を解説

ここでは、オールインワンツールがナレッジ共有にもたらす主な効果を以下の4点から紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

ナレッジ蓄積と活用の最大化

オールインワンツールがナレッジ共有にもたらす効果の1つ目は、ナレッジ蓄積と活用の最大化です。

業務に役立つナレッジは、できる限り蓄積して必要な場面ですぐ活用できる状態にしておく必要があります。しかし、せっかく有用なナレッジを大量に蓄積しても、どこに蓄積しているのかわからず探す手間がかかっては、十分に使いこなせません。そこで、オールインワンツールで情報の一元化を図りましょう。これにより、情報の見返し・活用が容易になり、ナレッジの蓄積・活用を最大化できます。

業務効率化

オールインワンツールがナレッジ共有にもたらす効果の2つ目は、業務効率化です。

オールインワンツールを活用し、必要なナレッジへのスムーズなアクセスが可能となることで、全従業員の業務効率化が期待できます。また、複数のツールを併用する場合と異なり、ツールごとに画面の切り替えを行うことも不要です。

さらに、CrewWorksなど1つの機能で保存したナレッジを、別の機能でも閲覧できるツールもあります。これによりナレッジをまとめて保存する手間が省けることもメリットです。

操作方法の一貫性による学習コストの削減

オールインワンツールがナレッジ共有にもたらす効果の3つ目は、操作方法の一貫性による学習コストの削減です。

オールインワンツールは、どの機能を使う場合も基本的な操作方法は変わりません。一方、機能に応じて複数の単機能ツールを併用する場合、ツールごとに操作方法が異なるため、操作方法を覚える手間がかかります。操作の仕方を早く覚えて操作性を向上させるためには、オールインワンツールがおすすめです。

コストパフォーマンスの改善

オールインワンツールがナレッジ共有にもたらす効果の4つ目は、コストパフォーマンスの改善です。

1つ1つのツールを比較すると、単機能ツールよりオールインワンツールの方が割高なこともあるかもしれません。しかし、複数の機能を利用したい場合は、機能別に複数のツールを導入するより、まとめて1つのオールインワンツールを導入する方が費用対効果が高まるでしょう。

ナレッジ共有の効果を最大化するオールインワンツールおすすめ5選

ここでは、ナレッジ共有の効果を最大化するオールインワンツールを以下の5点紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）はテクノ・マインド株式会社が提供するビジネスに必要なツールがすべて揃ったオールインワンツールです。 ビジネスチャットやファイル共有など、ナレッジ共有に役立つ機能が豊富に含まれています。また、タスク管理やWeb会議などの機能を活用すれば、ナレッジを実務で使いこなしてブラッシュアップも可能です。 情報の一元化やツールの利用料に課題を感じている方は、ぜひとも検討したいツールと言えるでしょう。

CrewWorksの特長

1. 情報が一元化され、横断検索により必要な情報にすぐにアクセスできる
2. 情報が自動的にまとまるため、後から参加したメンバーも簡単に履歴を追うことができる
3. 30日間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Lark

Larkは、Lark Japan株式会社が提供しているDXツールです。 ビジネスシーンで役立つ機能が豊富に取り揃えられており、社内Wikiやメールなどナレッジ共有に有用な機能も豊富です。また、データをリアルタイムで可視化することで、定量的に業務改善の効果を測定できます。 これにより、一層効率的にナレッジ最大化に向けた施策を実施できるでしょう。多種多様な業界の導入事例も紹介されているため、参考にしてみてください。

Larkの特長

1. Windows・Linux・iOS・Androidで利用可能
2. WordやExcelの既存ツールからWikiに簡単に移行可能
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://www.larksuite.com/ja_jp

LINE WORKS

LINE WORKSは、LINE WORKS株式会社のビジネスチャットツールです。一般のユーザーにも浸透しているLINEとも連携可能で、ビジネスシーンでも手軽な情報共有を実現できます。すでに46万社に導入されており、小売から介護医療、自治体まで幅広いクライアントに採用されていることが信頼の証です。セミナーも多数開催されているので、興味があれば参加してみましょう。

LINE WORKSの特長

1. LINEアカウントがなくとも利用可能
2. オプション商品の活用でより便利に
3. フリープランあり

詳細はこちら: https://line-works.com/

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoft社のコラボレーションプラットフォームです。Web会議だけでなく、チャットや共同作業などの機能を活用すれば、ナレッジを共有することに加えブラッシュアップも可能で、ナレッジ最大化を実現できます。プランは4種類で、自社の規模や利用目的に応じて最適なプランを選びましょう。また、AI機能”Microsoft Copilot ”を活用することで、より便利な使い方を実現できます。

Microsoft Teamsの特長

1. 3Dイマーシブスペースで対面のような仮想会議を可能に
2. iOS・Androidのアプリあり
3. 1ヶ月間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

Google Workspace

Google Workspaceは、Google社が提供するグループウェアツールです。Google Drive・Gmail・Googleカレンダーなど、ナレッジの共有・蓄積に役立つ機能が豊富で、ナレッジ最大化にお悩みの企業に多いに役立つでしょう。 Googleのサービスを個人的に使っている従業員も多いため、導入時の教育コストも少なくできるはずです。GoogleのAIである”Gemini”も使えるため、ナレッジ最大化を期待できます。

Google Workspaceの特長

1. AIを活用した鉄壁のセキュリテイ体制
2. 学習用コンテンツが充実
3. 14日間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://workspace.google.com/intl/ja/

まとめ

今回は、ナレッジ共有の効果を最大化するおすすめのオールインワンツールを5選紹介するとともに、ナレッジ共有の効果を解説しました。

ナレッジ共有が可能なツールは、チャットツールやタスク管理ツールなど多数ありますが、それらの機能を複数使えるオールインワンツールがおすすめです。オールインワンツールを活用することで、業務効率化や学習コストの削減などの効果が期待できます。

ナレッジ最大化に有用なオールインワンツールは、いろいろあります。使える機能やコストなどを考慮して、最適なツールを選択しましょう。

おすすめのオールインワンツール「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）はテクノ・マインド株式会社が提供するビジネスに必要なツールがすべて揃ったオールインワンツールです。 ビジネスチャットやファイル共有など、ナレッジ共有に役立つ機能が豊富に含まれています。また、タスク管理やWeb会議などの機能を活用すれば、ナレッジを実務で使いこなしてブラッシュアップも可能です。 情報の一元化やツールの利用料に課題を感じている方は、ぜひとも検討したいツールと言えるでしょう。

CrewWorksの特長

1. 情報が一元化され、横断検索により必要な情報にすぐにアクセスできる
2. 情報が自動的にまとまるため、後から参加したメンバーも簡単に履歴を追うことができる
3. 30日間の無料トライアルあり

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