オンラインストレージとは、インターネット上で写真・画像や文章、動画などのデータを管理する場所のことをいいます。クラウドストレージと呼ばれることもあります。
オンラインストレージに保管されたデータは、インターネットに接続できる環境があれば、いつでもどこからでもアクセスできます。また、パソコンからアップロードして保存しても、スマホ・タブレットなどマルチデバイスでの閲覧・編集が可能です。
オンラインストレージには、以下の5つの機能が搭載されています。
・データの保管
オンラインストレージでは、データの保管場所をオンライン上で共有しますが、企業単位で保管場所が割り当てられています。そのため、安全性を保ちながらデータを保管できます。
・データ共有
オンラインストレージでは、データを共有し、複数人でリアルタイムにファイル閲覧・共同編集の操作が可能です。容量が大きいファイルであっても、インターネット上に保管しURLを伝えるだけで社内はもちろん、社外のメンバーや取引先ともファイル共有できます。
・データのバックアップ
オンラインストレージにデータを格納することで、データはバックアップとして活用できます。自社のサーバーと連携することで自動でバックアップを取れるため、より強固で万全にデータを守ることができます。
・ファイル転送
多くの企業では、メールでは送れない大容量のファイルがある場合、ファイル転送サービスを活用します。無料で展開しているサービスもありますが、セキュリティが心配です。オンラインストレージには、ファイル転送機能が搭載されているため、大容量のファイルであってもスムーズに転送できます。また、パスワード設定やダウンロード制限設定もできるため、高い安全性が保証されます。
・データ検索
オンラインストレージでは、キーワードから、必要なデータを抽出することができます。自社で扱うデータが膨大な量であっても、容易にスムーズな抽出が可能です。
今回は、オンラインストレージのメリットを活かすための基本概要・オンラインストレージを導入するメリット・デメリット・導入のポイントを解説します。
【目次】
合わせて読みたい
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オンラインストレージの6つのメリット
オンラインストレージにはさまざまな機能が搭載されており、活用することで得られるメリットがあります。ここでは、オンラインストレージの導入メリットについて、以下の6点から解説します。
- どこからでもアクセス可能
- 文書の一元管理が可能
- サーバーの管理・運用が不要
- 高い容量の拡張性
- バックアップ不要
- BCP対策
1つずつ見ていきましょう。
どこからでもアクセス可能
オンラインストレージ導入のメリットの1つ目は、どこからでもアクセス可能であることです。
オンラインストレージはインターネット上のデータ保管庫のため、インターネットに接続できる環境があれば、時間・場所を問わず外出先からでも手軽に最新のデータにアクセスできます。
文書の一元管理が可能
オンラインストレージ導入のメリットの2つ目は、文書の一元管理が可能であることです。
自社のデータを1ヶ所にまとめられるため、情報共有する手間が省けます。また、拠点がある場合、これまではメールなどを経由して相手とデータ共有を行うことが少なくありませんでした。
オンラインストレージであれば、格納するだけで離れた拠点であっても簡単にデータをやり取りすることができるため安心です。
サーバーの管理・運用が不要
オンラインストレージ導入のメリットの3つ目は、サーバーの管理・運用が不要であることです。
自社で専用のファイルサーバーを置いてデータを管理する場合、専任のシステム管理者を置く必要があります。オンライストレージであれば、サービスを提供する企業が保守・管理を行うため、自社での管理を必要としません。
高い容量の拡張性
オンラインストレージ導入のメリットの4つ目は、高い容量の拡張性です。
自社にサーバーを置き、保管場所の拡張をする場合、ストレージ機器の購入・設置スペースの拡張など、拡張に合わせた膨大な追加コストがかかります。また、導入までに時間がかかります。
オンラインストレージであれば、容量が不足しても契約プランを変更するだけでユーザー数や容量を確保でき、コストも最小限に抑えられます。
バックアップ不要
オンラインストレージ導入のメリットの5つ目は、バックアップ不要であることです。
自社のサーバーで保管するデータは、定期的にバックアップを行います。オンラインストレージでは、バックアップを自動で行うことができます。そのため、手動で行う工数を削減できます。また、急な障害などでの復旧作業もスムーズといえます。
BCP対策
オンラインストレージ導入のメリットの6つ目は、BCP対策になることです。
近年、自然災害・ウイルス感染症拡大など、企業活動の存続に影響を及ぼすできごとが少なくありません。
オンラインストレージであれば、どこからでもアクセスでき、サーバーに万が一の故障があった場合でもデータを取り出せるため、BCP対策の1つとして企業のリスク管理の向上につながります。
オンラインストレージの4つのデメリット
オンラインストレージを導入することでメリットが得られると同時に、デメリットの発生が考えられます。ここでは、オンラインストレージ導入のデメリットを、以下の4点から解説します。
- オフラインで利用できない
- カスタマイズ性が低い
- セキュリティに懸念がある
- 障害時に対応ができない
1つずつ見ていきましょう。
オフラインで利用できない
オンラインストレージ導入のデメリットの1つ目は、オフラインで利用できないことです。
オンラインストレージは、インターネット環境を必要とするため、オフラインでは利用できません。インターネットの障害が起こった場合にすべての機能が活用できないことが懸念されます。
カスタマイズ性が低い
オンラインストレージ導入のデメリットの2つ目は、カスタマイズ性が低いことです。
オンラインストレージは、多くの企業に対応できるよう幅広く基本的な機能を網羅しています。そのため、自社の用途に合わせてカスタマイズすることが難しい場合があります。
セキュリティに懸念がある
オンラインストレージ導入のデメリットの3つ目は、セキュリティに懸念があることです。
オンラインストレージでは、自社以外の第三者とクラウド上の保存場所を共有するため、情報漏洩・不正アクセスなどのリスクが高まります。
そのため、個人情報を含む重要度の高い機密情報は、オンラインストレージでは保存しないようにすることがおすすめです。
障害時に対応ができない
オンラインストレージ導入のデメリットの4つ目は、障害時に対応ができないことです。
自社にサーバーを置いている場合と違い、オンラインストレージでは、運営会社が運用を行います。
そのため、障害時は自社で解決することができません。障害から復旧するまで待つことになりますが、このような場合どのように対応してもらえるのか、またどのような実績があるのかはあらかじめサービスを提供する企業に確認すると良いでしょう。
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オンラインストレージのメリットを活かす導入ポイント
オンラインストレージの導入にあたりメリット・デメリットを理解することで、そのメリットを活かした活用が実現できます。
ここでは、オンラインストレージのメリットを活かした導入のポイントを以下の2点から解説します。
- コストパフォーマンスが適切か
- セキュリティ基準が自社に合うか
1つずつ見ていきましょう。
コストパフォーマンスが適切か
導入のポイントの1つ目は、コストパフォーマンスが適切かです。
無料のサービスも提供されていますが、万が一トラブルが発生しても保存したデータが保証されない可能性もあります。そのため、ビジネスで利用する場合はセキュリティや柔軟なアクセス権限の設定、必要な機能や使い勝手も重視すると法人向けの有料サービスがおすすめです。
オンラインストレージでデータを管理する場合、初期費用、また月額費用は継続して払い続ける必要があります。自社にサーバーを設置しデータを管理する場合も同様に、運用にかかる人件費・設置スペース代・拡張にかかる費用などが発生します。
さまざまなメリット・デメリットを比較したうえで、さらに継続的に必要な費用を検討し、事前に適切なコストパフォーマンスかどうかを判断しましょう。
セキュリティ基準が自社に合うか
導入のポイントの2つ目は、セキュリティ基準が自社に合うかです。
オンラインストレージのデメリットの1つとして、カスタマイズ性が低いことが挙げられます。セキュリティ対策においても自社に適したカスタマイズが難しい場合があります。
オンラインストレージを提供する企業によって、セキュリティ基準が異なり、ウィルスチェックやSSLによる通信の暗号化は標準のセキュリティ対策として対応されていることが多いです。
さらに二要素認証（多要素認証）やIPアドレスの制限、細かなアクセス権限の設定などの対策が行えるサービスは料金が高めになりますが、安心して利用することができます。
そのため、自社に合うセキュリティ基準からサービスを選定することが求められます。
関連記事：オンラインストレージおすすめ7選を紹介！機能・メリット・導入時に確認すべきポイントも解説
まとめ
今回は、オンラインストレージのメリットを活かすための基本概要・オンラインストレージを導入するメリット・デメリット・導入のポイントを解説しました。テレワークを推進している企業・今後テレワークの導入を検討する企業において、オンラインストレージの導入は欠かせないといえます。
オンラインストレージはインターネット環境を利用して便利に活用できるだけでなく、セキュリティの課題などデメリットもあります。継続的に必要なコストなども含めて、自社に最適なオンランストレージサービスを導入しましょう。
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