引き継ぎマニュアルの作り方は5つの手順！わかりやすく作るポイントも解説

引き継ぎマニュアルの作り方に関する基礎知識

ここでは、引き継ぎマニュアルの作り方に関する基礎知識について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

引き継ぎマニュアルの必要性

引き継ぎマニュアルの作り方に関する基礎知識の1つ目は、引き継ぎマニュアルの必要性です。

ここでは、その必要性について以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。 

業務品質の確保

引き継ぎマニュアルの必要性の1つ目は、業務品質の確保です。

引き継ぎが不十分な場合、業務品質の低下やそれに伴う顧客満足度の悪化が発生することもあるでしょう。

しかし、引き継ぎマニュアルに詳細な業務手順や品質基準、重要な連絡先などが体系的に記載されていれば、新任者でも従来と同水準の業務を継続するハードルが下がります。

特に、営業など外部とのやり取りが求められる部署では、顧客との関係性維持を図るべく、取引履歴・顧客の特性・コミュニケーション方法などもマニュアル化しましょう。

関連記事：業務標準化とは？進め方やメリット・デメリットとともに解説

業務属人化の防止

引き継ぎマニュアルの必要性の2つ目は、業務属人化の防止です。

業務属人化が発生し、特定の担当者のみが業務内容を把握しているだけでは、その担当者しか業務を効率的に遂行できません。そのため、担当者がいなくなると業務品質の確保が困難です。

しかし、引き継ぎマニュアルを整備しておけば業務の標準化と可視化が進み、業務品質の安定化を実現できます。

このことは、単なるリスク回避にとどまらず、チーム全体のスキル向上と業務効率化、さらには担当者の負担軽減にもつながるでしょう。

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業務ノウハウの形式知化

引き継ぎマニュアルの必要性の3つ目は、業務ノウハウの形式知化です。

口頭による引き継ぎだけでは、情報の欠落や誤解が発生しやすいものです。特に複雑な業務は一度で完全に理解してもらうことは現実的ではありません。

しかし、マニュアル化を通じて暗黙知まで形式知化できれば、担当者が有するノウハウや判断基準などを体系的に整理でき、組織の知識資産として蓄積できます。

これにより、後任者はマニュアルを繰り返し確認しつつ業務習得を進められ、引き継ぎ後のフォローアップも少なくて済みます。

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引き継ぎマニュアルに記載すべき項目

引き継ぎマニュアルの作り方に関する基礎知識の2つ目は、引き継ぎマニュアルに記載すべき項目です。ここでは、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務目的

引き継ぎマニュアルに記載すべき項目の1つ目は、業務目的です。

対象業務の目的と組織における位置づけを、マニュアルで明確に記載しましょう。

業務の必要性や組織目標達成にどのように貢献するか具体的にわかれば、後任者が主体的に取り組みやすくなり、継続的に業務改善する意識も高まるはずです。

このとき、フローチャートや組織図を活用すれば視覚的にわかりやすく説明でき、業務の全体像や他部署・ステークホルダーとの関係性を示せます。

業務内容

引き継ぎマニュアルに記載すべき項目の2つ目は、業務内容です。 業務内容については、以下の項目を記載するとよいでしょう。

▼引き継ぎマニュアルに記載すべき項目の例（業務内容関連）

業務に必要なデータ

引き継ぎマニュアルに記載すべき項目の3つ目は、業務に必要なデータです。

業務に必要なデータに効率よくアクセスできると、業務進捗の向上につながります。紙データの保管場所や管理番号、電子データのサーバー構成やフォルダ階層などをそれぞれ整理しましょう。

また、機密情報については、閲覧権限の設定方法やセキュリティポリシーについても明記する必要があります。さらに、社内外の連絡先については、以下の項目を記載しておくとよいでしょう。

▼社内外の連絡先について記載すべき内容（一例）

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引き継ぎマニュアルの作り方を5つの手順で解説

ここでは、引き継ぎマニュアルの作り方について、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

引き継ぎスケジュールの決定

引き継ぎマニュアルの作り方の1つ目は、引き継ぎスケジュールの決定です。

引き継ぎスケジュールを決定するには、業務説明・関係者への挨拶・実際のOJT指導など、各工程に必要な日数をまず具体的に算出しましょう。

後任者が既に決まっている場合は、その方が関係する他の引き継ぎ予定も考慮し、部署間での調整を行います。特に重要な業務や注意を要する作業については、十分な時間を確保しなければなりません。

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マニュアル記載内容の決定

引き継ぎマニュアルの作り方の2つ目は、マニュアル記載内容の決定です。

マニュアル記載内容を決定する過程では、マニュアルの記載内容を体系的に整理しましょう。

既存の業務マニュアルがある場合は事前に内容を確認し全体像を把握しておけば、新規の記載事項や情報の更新が必要な部分以外は流用して、効率よく作成できます。

マニュアルに記載すべき内容は先ほど解説しましたが、記載内容の案を事前に同僚や上司に確認してもらい、マニュアルの完成度を高めましょう。

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マニュアル作成

引き継ぎマニュアルの作り方の3つ目は、マニュアル作成です。

マニュアルは、紙媒体とデータ形式の両方を用意しましょう。前工程で決定したマニュアル記載内容に沿って、後任者が迷わずに業務を進められるよう作成します。

既存の業務マニュアルがある場合、そこに記載されていない内容を中心に記載することと、最新のデータに更新することで、効率的なマニュアル作成が可能です。

引き継ぎマニュアルデータの保存場所やツールの使い方についても詳細に記載すれば、後任者が業務で困る場面も減ります。

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引き継ぎの実施

引き継ぎマニュアルの作り方の4つ目は、引き継ぎの実施です。

引き継ぎでは、マニュアルを渡すだけに留まらず、後任者と一緒に読み合わせを行うとよいでしょう。前任者の在籍中に質疑応答までできれば、双方にとって効率的な引き継ぎが実現できます。

マニュアルに基づき業務の流れを説明しつつ、できれば実際に業務を行ってもらってマニュアルの実用性を確認すれば、安心感も得られるでしょう。

そこで実務のコツやノウハウを口頭で補足すれば、より深い理解を促進できます。

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必要に応じたマニュアル修正

引き継ぎマニュアルの作り方の5つ目は、必要に応じたマニュアル修正です。

引き継ぎの過程で、マニュアルで不明確な点や誤った情報を発見することもあります。後任者の質問や反応を参考にしつつ、適切に修正を行いましょう。

これは後任者がスムーズに業務を開始できる体制の構築に加え、将来の引き継ぎで同様の問題を防ぐためにも重要です。

マニュアルの作成後も見直しと修正は発生するものと考え、継続的な改善を行うことで、より質の高い引き継ぎマニュアルを完成させられます。

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わかりやすい引き継ぎマニュアルを作るポイント

ここでは、わかりやすい引き継ぎマニュアルを作るポイントについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

作業手順に沿った記載

わかりやすい引き継ぎマニュアルを作るポイントの1つ目は、作業手順に沿った記載です。

実際の作業手順に沿ってマニュアルを記載することで、読み手はマニュアルの順番通りに作業を進められます。そのため、新任者が一人でも作業できるよう、準備から片付けまでの各ステップを順番に沿って丁寧に説明しましょう。

作業完了の判断基準や業務の優先度などについても記載しておくと、全体像の把握が容易になります。

誰にでもわかりやすい説明

わかりやすい引き継ぎマニュアルを作るポイントの2つ目は、誰にでもわかりやすい説明です。

マニュアルは、業務知識があまりない初見のメンバーでも内容が理解できるよう、誰にでも理解できる説明を心がけましょう。基本的に専門用語や略語の乱用は避け、一般的な言葉を使用します。

やむを得ず専門用語を使う場合は、定義や説明を追記しましょう。大切なことは、読み手の立場に立って過不足なくわかりやすく情報を整理することです。

結論ファーストの記載

わかりやすい引き継ぎマニュアルを作るポイントの3つ目は、結論ファーストの記載です。

マニュアルでは、結論ファーストの記載方法を原則にしましょう。重要なポイントや結論を最初に示し、その後に詳細な説明を補足します。

この構成であれば、読み手は要点を先に把握できるため、後続の説明内容をより理解しやすくなります。

また、MECE（Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive、「漏れなく、ダブりなく」）を意識して、内容の漏れや重複がないか併せて確認しましょう。

文章以外も取り入れた表現

わかりやすい引き継ぎマニュアルを作るポイントの4つ目は、文章以外も取り入れた表現です。

マニュアルでは、文章以外の表現も随所に取り入れることで、理解のしやすさが大幅に向上します。 例えば、フローチャートを活用すれば、業務の全体像や流れがわかりやすくなるでしょう。

また、操作機器の写真やソフトウェアの画面キャプチャがあると、機器操作のイメージが容易になります。

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引き継ぎマニュアルの作成が不要になるナレッジマネジメントツール「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット・プロジェクト管理・Web会議など、ビジネスに役立つさまざまな機能を使えるオールインワンコミュニケーションツールです。 ファイル共有にも活用できるため、業務に必要なマニュアルやデータを容易に共有できます。これにより、引き継ぎがスムーズになる上に、普段の業務において属人化の防止が可能です。また、直感的に操作しやすく、情報が自動的に構造的に整理されるため、引き継ぎたい情報を見失うリスクも軽減できるでしょう。

CrewWorksの特長

1. 質問に対して過去のチャットやタスク等をもとに回答するAIアシスタント機能
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まとめ

今回は、引き継ぎマニュアルの作り方に加えて、わかりやすくするポイントなどについても解説しました。

引き継ぎマニュアルは業務品質の確保や業務属人化の防止などに必要で、業務目的や業務内容などを記載します。

引き継ぎマニュアルは、引き継ぎに必要な日数を算出した上でスケジュールを策定し、記載内容を決定してから作りましょう。実際に引き継ぎを行った後も、修正事項があれば対応が必要です。

また、作業手順に沿った記載や文章以外も取り入れた表現などがあれば、よりわかりやすい引き継ぎマニュアルを作れるでしょう。