社内Wikiにルールが必要な理由

社内Wikiにルールが必要な理由を、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

投稿すべき内容の明確化

社内Wikiにルールが必要な理由の1つ目は、投稿すべき内容の明確化です。

社内Wikiの目的は、情報を共有し、組織内での知識の拡散を促進することです。具体的なルールやガイドラインを設けてアナウンスすることで、従業員にとって投稿すべき内容が明確となり、組織全体の生産性を向上できる可能性が高まります。

また、社内Wikiはルールが設定されていないと、一貫性がなかったり投稿されている情報の品質が低いなど、蓄積されている情報が役に立たない可能性もあります。

そのため、社内Wikiには投稿する内容についてのルールを設けて、従業員が常に役立つ情報を提供できるように整えることが大切です。

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必要な情報を蓄積するため

社内Wikiにルールが必要な理由の2つ目は、必要な情報を蓄積するためです。

ルールを設けることで、従業員がいつどのような情報を投稿すべきか、またはどのように投稿すべきかを明確にできます。そうすると、必要な情報だけが集約され、無関係な情報や誤解を生むような情報がなくなるでしょう。

たとえば、「指定ページに、プロジェクト進捗状況を毎週金曜日に投稿する」というルールを設けると、全従業員が最新のプロジェクト情報を容易に見つけられるでしょう。

社内Wikiにルールを設けることで、必要な情報を必要なタイミングで投稿・蓄積し、効果的に活用できます。

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組織全体への浸透

社内Wikiにルールが必要な理由の3つ目は、組織全体への浸透です。

社内Wikiにルールを設定せずに導入してしまうと、元々社内Wikiに使い慣れた限られた一部の従業員のみが利用する可能性が高くなります。

ルールを設けることで、組織に属する全従業員が自分が投稿する内容・タイミングを理解し、組織全体で共通認識を持つことができ、社内Wikiを充分に活用できる可能性が高まるでしょう。

たとえば、「重要な会議の議事録は必ず社内Wikiにアップロードする」というルールを設ければ、出席できなかったメンバーや異なる部門のメンバーでも、会議でどのような決定が下されたかを把握できます。

これにより、情報が組織全体に伝わり、全従業員が利用できるでしょう。社内Wikiのルール設定は、全従業員が活用できる機会をつくり、組織全体へと浸透するためにも重要です。

社内Wikiに設定するおすすめルール例

社内Wikiに設定するおすすめルール例を、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

対象帳票を明確にする

社内Wikiに設定するおすすめルール例の1つ目は、対象帳票を明確にすることです。

ルールを設定することで、必要な帳票に絞った登録・管理ができ、不要な帳票の登録をなくすことができます。

その帳票に関連する情報を探したい場合、その帳票名を検索キーワードとして使用すれば、すぐに検索結果が表示され、欲しい情報をすぐに取り出せるでしょう。これにより、業務全体の作業効率と生産性が向上します。

「対象帳票を明確にする」というルールは、社内Wiki上に登録する情報を絞ることにより検索性を向上させるために重要です。

アクセス権の設定

社内Wikiに設定するおすすめルール例の2つ目は、アクセス権の設定です。たとえば共有ファイル・個人ファイルなど、特定の情報に対して、必要なアクセス権を制限していきます。

そうすると、関係ない従業員が参照できないようになり、社内Wikiに登録された情報の機密性を保つことが可能です。また、誤った情報の編集や削除を防ぐこともできるでしょう。

「アクセス権を設定する」というルールは、社内Wikiに登録された情報の信頼性・セキュリティを高める上で重要です。

書き方の統一

社内Wikiに設定するおすすめルール例の3つ目は、書き方の統一です。

書き方を統一することで、社内Wikiに投稿された情報の一貫性を保つことができ、検索性が向上します。

また、読み手にとっても書かれた内容を理解しやすくなるため、社内Wikiの使いやすさと情報の信頼性が高まるでしょう。

たとえば、ページ投稿の記載方法として、最初に概要欄を設けて300文字で全体の内容をまとめるとします。これにより、社内Wikiを閲覧する従業員は、ページの先頭部分を読むだけで、何が書かれているのかすぐに理解できます。

もっと詳しく知りたいというときにだけ読み進めるため、投稿された情報を理解できる速度が上がり、多くの従業員にとって社内Wikiが使いやすくなるでしょう。

「書き方の統一」というルールは、社内Wikiの使いやすさのためにも重要と言えます。

社内Wikiのルールの決め方

社内Wikiのルールの決め方を、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目的の明確化

社内Wikiのルールの決め方の1つ目は、目的の明確化です。何のためにルールを設定するのか、という目的を明確にすることで、社内Wikiを運用する関係者や従業員にとってそのルールの重要性を理解でき、全従業員がルールを守って運用できる可能性が高まります。

社内Wikiのルールを決めるときには、目的を明確にすることが重要です。ルール設定の効果も高められるでしょう。

管理者の設定

社内Wikiのルールの決め方の2つ目は、管理者の設定です。社内Wikiのルールを決定するときには、その運用を管理する担当者を設けることが重要です。

担当者を設けることで、ルールが遵守されているかを監視できます。ルールが守られていなかったり、不適切な内容だと感じた場合は、適時必要な修正・改善をすることで、効果的な運用を続けられるでしょう。

社内Wikiのルールを決めるときには、その運用を管理する担当者を設けることが重要です。

ルール策定

社内Wikiのルールの決め方の3つ目は、ルール策定です。自社の目的に合ったルールを策定することで、社内Wikiの使い方や投稿方法・共有方法などについて、明確な取り決めが可能です。

たとえば、投稿のフォーマット・内容のカテゴライズ方法・アクセス権限の設定、問題が生じたときの報告方法・対応のプロセスなどについてのルールが挙げられます。

社内Wikiの使い方を明確にして従業員に周知することで、蓄積された情報の品質を維持し、従業員の満足度も高めることが可能です。

テンプレート化

社内Wikiのルールの決め方の4つ目は、テンプレート化です。社内Wikiのルールに沿った内容を「テンプレート化」することで、投稿内容の一貫性と品質を保つことができ、必要な情報も効率的に探し出せます。

また、テンプレートがあることで、一からフォーマットを考える必要もなく、投稿するときの手間も削減できるでしょう。

たとえば、議事録投稿についてのテンプレートを作成することで、全ての議事録が統一されたフォーマットで作成できます。

そうすると、閲覧する従業員は、議事録を見ればどこにどのような内容が書いてあるかを一目で理解できるようになり、必要な情報を迅速に探し出し、理解することが容易となります。

社内Wikiのルールを決める上で、「テンプレート化」は投稿の一貫性と品質を保つため、そして情報の検索性と視認性を向上させるための重要な手段です。

社内Wikiのルール設定時の注意点

社内Wikiのルール設定時の注意点を、以下の2点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

自由度をなくさない

社内Wikiのルール設定時の注意点の1つ目は、自由度をなくさないことです。

社内Wikiは元々自由度が高いツールです。さまざまな従業員の視点・意見を一箇所に共有できるため、豊富な知識と情報が登録されます。

社内Wikiには運用ルールが必要ですが、ルールが厳格すぎると、その自由度が制限され、従業員が情報を投稿しやすい環境が損なわれるため、ルールを遵守するのにもハードルが高くなってしまうことがあります。

たとえば、全ての投稿が一定のフォーマットに厳密に従わなければならないというルールがあると、一部の従業員にとっては投稿しにくい可能性があります。

その結果、有益な情報であっても、投稿するのが面倒だからと共有されなくなったり、従業員の投稿意欲が低下したりすることも考えられるでしょう。

それでは社内Wikiの元来の目的である、自由な情報交換が阻害される恐れがあります。

したがって、社内Wikiのルールを設定するときには、必要な制約を設けつつも、「自由度をなくさないこと」が重要です。

最小限の数に設定する

社内Wikiのルール設定時の注意点の2つ目は、最小限の数に設定することです。

ルールが多すぎると、従業員がそれらを全て覚えること、遵守することが難しくなります。そうなると、ルールを負担と感じ、社内Wikiを使用しなくなる可能性があります。

また、ルールが複雑すぎると、従業員間で解釈にばらつきが生じて、混乱を招く可能性もあります。

そのため、社内Wikiのルールを設定するときには、ルールを必要な最小限の数に設定し、従業員の負担を軽減しながら、社内Wikiの活用を促進することが重要です。

まとめ

今回は、社内Wikiのルールについて、必要な理由・おすすめルール・決め方と注意点について解説しました。

社内Wikiを企業全体で長く活用を続けていくためには、ルール設定が必要です。投稿する内容が質の高いものに絞られて、必要な情報を取り出しやすくなるでしょう。

しかし、ルールを細かく設定すればするほど、利用する従業員の負担が増えてしまい、社内Wikiの良さを失うことにもつながります。

ルールは、本当に必要なルールのみに絞って設定し、従業員が使いやすい環境にすることを優先してから、社内Wikiを活用するようにしましょう。