働き方改革

2026/2/16
[更新日] 2026/2/16

【厳選7選】生産性向上の取り組みは個人でもできる！役立つ方法とおすすめツール

少子高齢化に伴う労働人口減少もあり、今後個人単位でも生産性向上が求められる場面がますます増えると予想されます。
生産性の要素には、「時間の使い方」と「アウトプットのスピードと量」があるため、生産性向上にはこれらの見直しが必要です。

生産性向上には様々な手法があるため、今まで知らなかった取り組みを行うことで、大きな効果を発揮することもあるかもしれません。
また、取り組みの中には個人単位ではなくチーム全体で行うべきものもあるため、それらも知っておくとより大きな効果を得られるでしょう。

そこで今回は、個人でできる生産性向上の取り組み7選とチーム全体で行うべき取り組み3選に加え、生産性向上に役立つおすすめツールを紹介します。

【目次】

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生産性向上の取り組みを個人で実施

生産性とは、投入した資源に対してどれだけ成果を生み出せたかを示す指標です。効率的に仕事を進める上で注目すべき概念で、その構成要素や背景を理解しておくことで、より効率的に業務を遂行できるでしょう。

ここでは、生産性向上における基礎知識について、以下の2点を解説します。

生産性の要素
個人の生産性向上が必要な背景

1つずつ見ていきましょう。

生産性の要素

生産性向上における基礎知識の1つ目は、生産性の要素です。

ここでは、以下の2点を解説します。

時間の使い方
アウトプットのスピードと量

1つずつ見ていきましょう。

時間の使い方

生産性の要素の1つ目は、時間の使い方です。

同じ成果を得るためにかかる所要時間を短縮できれば、生産性は向上させられます。それには、あらかじめ業務の優先順位付けを明確化し、重要なタスクに集中することや反対に無駄な作業を削減することが有効です。

また、午前中にクリエイティブな業務を集中させるなど、業務の時間帯も時間の使い方を考える際の重要なポイントです。

アウトプットのスピードと量

生産性の要素の2つ目は、アウトプットのスピードと量です。

同じ時間内でも、より多くの成果を出せれば生産性は高まります。

それには、業務の進め方を見直すことや、ツールを効果的に活用することが有効です。これにより作業の自動化を進められれば、アウトプットのスピードと量を増やせます。

また、スキルアップや業務の標準化も、業務品質を保ちつつスピードアップを図るうえで重要です。

関連記事：業務標準化とは？進め方やメリット・デメリットとともに解説

個人の生産性向上が必要な背景

生産性向上における基礎知識の2つ目は、個人の生産性向上が必要な背景です。

その背景には、少子高齢化による労働力不足が今後も進むと予想されていることがあります。株式会社パーソル総合研究所の調査では、2035年には1,775万時間/日もの労働力が不足すると試算されました。

この状況を解決するには、今まで以上に各個人が生産性を高めて、限られた人員でも業務遂行できる仕組み作りがますます重要になるでしょう。

出典：労働市場の未来推計2035｜株式会社パーソル総合研究所

生産性向上の取り組み7選（個人でできる）

ここでは、個人でできる生産性向上方法について、以下の7点を解説します。

事前に業務を整理する
整理整頓を徹底する
シングルタスクを前提に仕組み化する
時間の使い方を見直す
ツールを効果的に活用する
スキルアップを行う
心身を整える

1つずつ見ていきましょう。

事前に業務を整理する

1つ目は、事前に業務を整理することです。

1日や1週間に行うべき業務をあらかじめリスト化すれば、業務の全体像を把握できます。そこから各業務の緊急度と重要度に応じて優先順位を付けることで、効率的に仕事を進められ、限られた時間の中でも成果を最大化できるでしょう。

また、業務を進める中で業務の優先度が変わることもあります。そのため、定期的に業務リストを見直して優先順位を組み直しましょう。

関連記事：ToDo管理はなぜ必要？方法や役立つツール14選とともに解説

整理整頓を徹底する

2つ目は、整理整頓を徹底することです。

ストレージ内のデジタルデータや棚の紙資料をこまめに整理整頓することで、必要な情報をすぐに検索できるでしょう。

また、デスク周りや作業環境を整理整頓することで、集中力アップや作業効率の向上にもつながります。整理整頓は一度きりでは効果が薄く、日々の習慣として継続することがポイントです。

関連記事：パソコンのフォルダ整理術の決定版！仕事効率を格段にアップさせる方法

シングルタスクを前提に仕組み化する

3つ目は、シングルタスクを前提に仕組み化することです。

繰り返し発生するルーチンワークがあれば、事前にテンプレート化しておくと毎回ゼロから考えなくとも作業に取り掛かれるため、効率的に作業を進められます。

また、マルチタスクで複数の作業を同時並行で行うと業務に集中して遂行しづらいため、基本的にはシングルタスク前提の仕組み化がおすすめです。これにより、生産性向上だけでなく業務品質の安定化を実現できます。

時間の使い方を見直す

4つ目は、時間の使い方を見直すことです。

例えば、一般的にはクリエイティブな業務は午前中の方が効率が良いと言われているため、そのような業務はなるべく午前中に集中させましょう。

また、各タスクに処理時間の目安を設定し、休みも適切に取ればメリハリのある仕事が可能です。

さらに、メールチェックをこまめにやりすぎると集中力を削ぐことになるためメールチェック時間を決めておくことや、移動時間などの隙間時間に雑務を進めることも有効です。

ツールを効果的に活用する

5つ目は、ツールを効果的に活用することです。

タスク管理ツールやコミュニケーションツールなど、生産性向上に役立つITツールは多数存在しています。それらを効果的に活用することで、業務の自動化や情報共有の促進を実現できるでしょう。

また、メモや付箋などのアナログなツールも、利用シーンや利用者の特性によってはITツール以上に生産性向上に寄与する可能性があります。

大切なことは、それぞれのツールの特性を理解して業務内容に応じて使い分けることです。

スキルアップを行う

6つ目は、スキルアップを行うことです。

スキルアップで新しい知識・技術を習得することで、作業時間の短縮やアウトプットの品質アップが期待できます。このように業務遂行能力を向上させることで、結果的に生産性も高められます。

日常業務をこなしながらスキルアップに取り組むことは容易ではありませんが、オンライン学習などを活用して継続的に学び続けましょう。

心身を整える

7つ目は、心身を整えることです。

心身の状態も、仕事のパフォーマンスに大きく影響します。心身のコンディションが整っていれば、持続的に高い生産性を維持できるでしょう。

例えば、マインドフルネスを取り入れることで、集中力の向上やストレスの軽減につながります。また、睡眠や運動習慣、さらには食事を見直すことも、心身を整えるうえで重要です。

生産性向上の取り組み3選（個人だけでは困難）

生産性向上の取り組みには、個人だけでは限界がありチーム全体で取り組まなければならないものも少なくありません。

ここでは、個人単位ではなくチーム全体で取り組むべき生産性向上方法について、以下の3点を解説します。

情報共有を促進する
チーム全体でスキルアップの場を設ける
チーム全体で業務プロセスを見直す

1つずつ見ていきましょう。

情報共有を促進する

1つ目は、情報共有を促進することです。

チーム内で情報をオープンにすることで、メンバー全員が必要な情報にすぐアクセスできるため、業務の重複や手戻りを防げます。

また、ナレッジ共有で各従業員が有するノウハウをチーム全体の資産として活用でき、組織全体の生産性向上につながるでしょう。

関連記事：情報共有でノウハウを伝えるには？手順と役立つツール7選を紹介

チーム全体でスキルアップの場を設ける

2つ目は、チーム全体でスキルアップの場を設けることです。

勉強会や研修などの定期的な開催により、メンバーのスキルアップや情報のアップデートが期待できます。

チーム全体で学ぶ環境を整えることで、個々の能力向上だけでなくメンバー間のナレッジ共有やコミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。

関連記事：ナレッジ共有とは？得られる効果や成功のポイントを一挙解説

チーム全体で業務プロセスを見直す

3つ目は、チーム全体で業務プロセスを見直すことです。

業務プロセスは、チーム全体で定期的に振り返りましょう。これにより、非効率な部分を特定・改善でき、チーム全体の生産性が向上します。

メンバー全員で意見交換をすることで、特定のメンバーだけでは分からなかった課題感や現場の実情に即した改善策を発見できるでしょう。

生産性向上の取り組みとして個人でも活用できるツール「CrewWorks」

ここでは、生産性向上の取り組みとして個人でも活用できるツール「CrewWorks」について解説します。

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CrewWorksの特長