マニュアル管理ができていない職場は危ない？導入ステップ・おすすめツールを解説

マニュアル管理とは

マニュアル管理とは、業務手順やルールを記載したマニュアルを、組織内で適切に整備・運用する仕組みのことを指します。

単にマニュアルを作成するだけでなく、作成後にそれらを一元管理し、誰でもすぐにアクセス・検索できる状態にしておくことが重要です。

さらに、業務内容や体制の変化に応じて定期的に見直し・更新を行い、常に最新の情報が反映された状態を保つことも求められます。

継続的にマニュアルを管理することで、属人化の解消や業務品質の均一化、教育・引き継ぎの効率化を実現できます。

なぜ今マニュアル管理が必要なのか

人材不足により更なる業務の効率化が求められる中、マニュアル管理の重要性はますます高まっています。

マニュアルを作成しても、管理が行き届かず「情報が古い」「どこに保存されているのか分からない」といった状況では、せっかくのマニュアルも活用されず放置されがちです。

しかし、マニュアルを適切に整備すれば、業務の属人化を防ぎ、作業の標準化や時間短縮といったメリットが得られます。

効率的な業務遂行のためには、マニュアルを常に最新かつ使いやすい状態で維持できる管理の体制や仕組みが不可欠であり、マニュアル管理の必要性を感じる企業が増えています。

関連記事：業務標準化とは？進め方やメリット・デメリットとともに解説

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マニュアルを管理するメリット

ここでは、マニュアルを管理するメリットについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務効率化

マニュアルを管理するメリットの1つ目は、業務効率化です。

例えば、作業手順やルールを探すのに時間がかかっていた場合でも、整理されたマニュアルがあればすぐに情報へアクセスでき、調べる時間を大幅に短縮できます。

その結果、従業員は空いた時間を他の業務にあてることができ、業務全体の生産性がアップします。さらに、業務改善の検討やスキルアップにリソースを回す余裕も生まれ、組織としての成長にもつながるでしょう。

マニュアル管理は、単なる文書整理ではなく、働き方そのものを効率化する重要な施策なのです。

関連記事：生産性向上が企業活動で求められている！取り組み方や成功のポイントも解説

品質標準化

マニュアルを管理するメリットの2つ目は、品質標準化です。

業務ごとに明確な手順やルールがマニュアルとして整備されていれば、誰が対応しても同じ流れで作業を進められるため、業務のばらつきやミスの発生を防げます。

特に新入社員や異動者など、業務に不慣れなメンバーにとっては心強い指針となり、早期の戦力化にもつながります。

マニュアルを正しく管理し、誰でもすぐに参照できる状態を保つことは、組織全体の業務品質を安定させる上で不可欠です。

関連記事：標準化とは？効果や進めるための手順・注意点を解説

属人化防止

マニュアルを管理するメリットの3つ目は、属人化防止です。

特定の人にしかできない業務がある属人化の状態では、その担当者の不在時に業務が滞るだけでなく、負担の偏りも生じやすくなります。

マニュアルによって業務の手順やポイントが明確化されていれば、誰でも一定のレベルで業務を遂行できるようになり、業務の偏りを防いでチーム全体に均等に作業を割り振れるでしょう。

結果として、業務の安定化や人材育成にもつながり、組織としての柔軟性が高まります。

関連記事：業務の属人化とは？原因・リスクと改善するための5つのステップを解説

教育工数削減

マニュアルを管理するメリットの4つ目は、教育工数削減です。

例えば新人教育の場面では、担当者が口頭で説明すると手間がかかりますが、マニュアルが整備されていれば、新人は自分のペースで、いつでも業務内容を学べます。

その結果、教育担当者の負担が軽減されるだけでなく、新人も繰り返し内容を確認できるようになり、理解が深まりやすくなります。

マニュアル管理は、効率的かつ質の高い教育体制を構築するための重要な要素です。

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マニュアル管理の基本ステップ

ここでは、マニュアル管理の基本ステップについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

体制整備

マニュアル管理の基本ステップの1つ目は、体制整備です。

マニュアル管理を効果的に行うためには、まず「体制整備」が欠かせません。

どの部署がどのマニュアルを管理するのか、誰が更新・承認の責任を持つのかなど、明確なルールや役割分担を定めておくことで、属人化や更新漏れを防げます。

また、管理ルールを組織全体で共有することで、誰もが同じ基準でマニュアルを扱えるようになり、混乱を避けられるでしょう。

マニュアルをただ作成するだけではなく、それを継続的に活用・改善していくための管理体制を整えることが、効率的な運用の第一歩です。

現状確認・整理

マニュアル管理の基本ステップの2つ目は、現状確認・整理です。

現状確認・整理の方法として、まずは、既存のマニュアルがどこにあり、どのような内容なのかを把握するための棚卸しを実施します。

次に、収集したマニュアルを業務や部署ごとにカテゴリ分けし、探しやすく整理します。さらに、バラバラなデザインや構成では活用しにくいため、統一されたフォーマットに整えることも大切です。

現状確認・整理することで、情報の抜け漏れや重複を防ぎ、誰が見ても分かりやすいマニュアル体系を構築できます。

設定・保管

マニュアル管理の基本ステップの3つ目は、設定・保管です。

マニュアルの保管場所は一元化し、誰でも必要なときに迷わずアクセスできる環境を整えましょう。

次に、情報漏えいや誤操作を防ぐために、閲覧・編集に関するアクセス権限を適切に設定することが大切です。

また、内容の信頼性を維持するために、更新担当者を明確にし、定期的な見直しスケジュール（更新頻度）を決めておくことも重要です。

さらに、バージョン管理のルールを設けておけば、変更履歴の把握や過去データの参照もスムーズになり、しっかりと設定することで、マニュアルの活用と継続的な改善を行えるでしょう。

関連記事：情報の一元化にはどのようなメリットがある？成功させるポイントも解説

活用状況把握と見直し

マニュアル管理の基本ステップの4つ目は、活用状況把握と見直しです。

マニュアルを形だけ整えても、現場で活用されていなければ意味がありません。そのため、マニュアルが適切に使われているかを確認し、月に1回などの定期的な見直しを実施しましょう。

その時、実際にマニュアルを使用している現場の声を集めることで、運用実態に即した改善が可能になります。

また、更新履歴をしっかりと管理し、変更点があれば従業員全体に分かりやすく周知することも必要です。継続的な見直しと社内共有の工夫が、マニュアルを使える資産として機能するのです。

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マニュアル管理を定着させるためのポイント

ここでは、マニュアル管理を定着させるためのポイントについて、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

使いやすいフォーマット

マニュアル管理を定着させるためのポイントの1つ目は、使いやすいフォーマットです。

読みやすいマニュアルは、現場での活用率を高められます。いくつかポイントを紹介します。

上記のような工夫を取り入れたフォーマットが、マニュアルの定着と活用を支えます。

検索性

マニュアル管理を定着させるためのポイントの2つ目は、検索性です。

どれだけ内容が充実していても、必要な情報にすぐアクセスできなければ、マニュアルは活用されず形骸化してしまいます。

検索性を高めるには、見出しや項目名にわかりやすいキーワードを含め、従業員が思いつく言葉からすぐに目的の情報へたどり着けるように工夫することが大切です。

さらに、検索機能を備えた管理ツールを活用すれば、複数のマニュアルを横断的に探せるでしょう。

マルチデバイス対応

マニュアル管理を定着させるためのポイントの3つ目は、マルチデバイス対応です。

業務現場では、PCだけでなくスマホやタブレットを使って作業を行うケースも増えています。そのため、マニュアルも複数のデバイスから快適に閲覧できるようにしておく必要があります。

例えば、外出先や現場でスマホから手順を確認したり、タブレットでマニュアルを参照しながら作業を進めたりすることで、場所を選ばずスムーズな業務遂行ができるでしょう。

デバイスを問わずアクセスできる環境を整えることが、マニュアル活用の定着につながります。

テスト実施

マニュアル管理を定着させるためのポイントの4つ目は、テスト実施です。

まずは一部の部署やチームでテスト運用を行い、実際の使い勝手や課題を確認することが重要です。テスト結果をもとに改善を加えることで、より実用的で現場に合ったマニュアル管理体制を構築できます。

小さな範囲で始めてから徐々に広げることで、社内へのスムーズな定着と高い活用率を期待できるでしょう。

フィードバック

マニュアル管理を定着させるためのポイントの5つ目は、フィードバックです。

マニュアルの作成者や担当部署だけでなく、実際に利用する現場のメンバーや第三者からのフィードバックを受けることで、内容の客観性や実用性を高められます。

第三者の視点は、見落としていた表現の分かりにくさや構成の不備などを発見する手助けとなり、マニュアルの質の向上に直結します。

こうした改善を継続的に行うことで、現場の信頼を得られるマニュアルが出来上がるのです。

ツール活用

マニュアル管理を定着させるためのポイントの6つ目は、ツール活用です。

従来の紙ベースやフォルダ管理では、情報の検索性や更新の手間に課題が残り、現場での活用が進みにくくなります。そこで効果的なのが、マニュアル管理機能が備わったツールの導入です。

ツールを活用すれば、マニュアルの一元管理やバージョン管理、アクセス権限の設定、検索機能などがスムーズに行えるようになり、従業員の運用負荷を大幅に軽減できます。

直感的な操作で誰でも使いやすく、マルチデバイス対応のものを選べば、さらに活用の幅が広がるでしょう。

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おすすめマニュアル管理ツール6選

ここでは、おすすめマニュアル管理ツールについて、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット・タスク管理・Web会議・ファイル共有などの機能を統合した、業務効率化を支援するクラウド型オールインワンツールです。特に報連相の効率化やナレッジの蓄積・活用に強みがあり、関連情報を1画面に集約するインターフェースによって、情報の見落としや分断を防ぎます。導入社数1,500社を突破されています。

CrewWorksの特徴

1. 一つのツールに業務に必要な機能搭載　
2. 関連した情報を一画面で確認可能
3. 無料トライアルで30日間全機能を利用可能

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Stock

Stockは、社内のナレッジやマニュアルを、誰でも簡単に残せて、すぐに見つかることをコンセプトに開発された情報共有ツールです。マニュアルや手順書、議事録、メモなどをシンプルな画面で一元管理でき、ITに不慣れな従業員でも直感的に操作可能です。チャットでは流れてしまう情報も、ストックして確実に蓄積・活用できる設計となっています。

Stockの特徴

1. 非IT企業に人気の情報ストックツール
2. 簡単にチームの情報管理を実現
3. フリープランでお試し可能

詳細はこちら: https://www.stock-app.info/

NotePM

NotePMは、社内マニュアルやナレッジを効率よく蓄積・共有できる情報管理ツールです。フォルダ・タグ・全文検索機能を備え、文書の整理や検索が簡単に行えます。また、閲覧履歴や更新通知、アクセス権限設定など、チームでの情報管理に適した機能も充実しています。社内Wikiとして広く活用されています。

NotePMの特徴

1. フォルダとタグで簡単に整理
2. マニュアルも簡単に作成可能
3. 30日間の無料トライアル可能

詳細はこちら: https://notepm.jp/

kintone

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型業務改善プラットフォームで、さまざまな業務アプリをノーコードで構築可能です。ドラッグ＆ドロップでマニュアル管理に必要な入力フォームを作成できます。コメント機能やアクセス制限、履歴管理なども搭載しています。チームごとに情報を見える化しながら、自由にカスタマイズしてできる柔軟性が特長です。

kintoneの特徴

1. ノーコードで簡単作成
2. 業務マニュアルにも対応
3. 30日間無料トライアル可能

詳細はこちら: https://kintone.cybozu.co.jp/

Notion

Notionは、ドキュメント作成・データベース管理・プロジェクト管理を1つの空間で行える情報管理ツールです。テンプレート機能・権限設定・バージョン履歴・リンク構造などを活用することで、誰でも簡単に情報を整理・共有できます。柔軟性・拡張性が高く、個人はもちろん多くの企業も利用しています。

Notionの特徴

1. テンプレートで統一作成
2. 権限設定で情報制御
3. 無料トライアル有

詳細はこちら: https://www.notion.com/ja

Qast

Qastは、社内ナレッジやマニュアルをQ&A形式とメモで蓄積・共有できるナレッジ共有ツールです。質問と回答のやり取りを残す仕組みにより、属人化を防ぎつつ情報を整理できます。投稿された情報は全文検索でき、必要な情報へのすばやいアクセスが可能です。利用ユーザー数80,000人突破し、ナレッジマネジメントを重視する企業での活用も進んでいます。

Qastの特徴

1. Q&A形式でナレッジ共有
2. メモ機能で簡単蓄積
3. 10人まで無料デモアカウント利用可能

詳細はこちら: https://qast.jp/

まとめ

今回は、マニュアル管理について概要・メリット・基本ステップ・定着させるためのポイント・おすすめツールを紹介しました。

業務効率の向上や品質の安定を図るには、マニュアルを作成するだけでなく、管理体制の構築・定期的な見直し・実際の活用が欠かせません。

マニュアル管理が不十分な職場では、業務の属人化やミスの発生、情報共有の遅れといったリスクが高まります。

本記事で紹介したツールを活用し、マニュアルを効率的かつ継続的に管理する仕組みを整えましょう。

適切な管理体制を築くことで、誰もが迷わず業務を進められる環境が実現し、組織全体の生産性向上にもつながります。

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