プロジェクト管理に欠かせないERPとは

ERPとは、Enterprise Resource Planning（企業資源計画）の略で、企業全体のヒト・モノ・カネ・情報といった経営に欠かせないリソースを統合的に管理し、経営の効率化を図るための手法と概念のことを指します。自社のリソースの情報を一元管理し、迅速かつ的確な経営判断を行うためには欠かせない概念の1つです。

また、企業全体のリソースの情報を一元管理するための統合基幹システムも、ERPと呼ばれます。以前は大企業が主に利用していたERPシステムですが、現在では低コストで利用できるSaaSモデルも普及しているため、中小企業が導入する例も少なくありません。ERPを導入することでプロジェクト管理の効率化が図れるため、多くの企業が注目しています。

プロジェクト管理に役立つERPの種類と機能

ここでは、プロジェクト管理に役立つERPの種類と機能について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ERPの機能

ERPは、一般的には以下のような機能を備えています。主な機能と内容を、下表にまとめました。

 ERPは、自社の業務特性や現在利用しているシステムとの相性を考慮しながら、必要な機能を備えたシステムを選ぶことが大切です。

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ERPの種類

ここでは、プロジェクト管理に役立つERPの種類について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

クラウド型

クラウド型ERPは、SaaS形式のERPシステムです。インターネットを通じて利用するため、初期導入コストが低く拡張性に優れるという特徴があります。

サーバーの購入やインフラの構築をする必要がないため、初期投資を抑えられます。また、自動アップデートにより、最新機能の搭載やセキュリティパッチを自社で行う必要はありません。 クラウド型ERPは、ビジネスの成長に応じて容易にリソースを増減できる拡張性の高さが魅力です。初期費用が低く導入しやすいため、ITリソースが限られている中小企業やスタートアップ企業にも向いています。

インターネット接続があればどこからでもアクセスできるため、リモートワークや複数拠点を持つ企業にもおすすめです。

オンプレミス型

オンプレミス型ERPは、自社のサーバー上にシステムを構築する形式のERPです。データを自社で管理できるため、業種や使用方法にあわせて柔軟にカスタマイズできます。

また、システムを自社でコントロール可能で、制御性が高いという特徴があります。 データが自社内にあることで機密情報の漏洩リスクを低減できるため、厳格なセキュリティ対策が必要な金融・医療・製造業の企業などに向いています。

オフライン環境でも利用できるため、インターネット接続が不安定な場所でも安心して運用できる点も特徴です。

プロジェクト管理にERPを導入するメリット

ここでは、プロジェクト管理にERPを導入するメリットについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報を一元管理できる

ERPシステムを導入するメリットの1つ目は、情報を一元管理できることです。部門ごとや部署ごとに分散していたデータを一元管理することで、データの連携や情報共有がスムーズになります。

転記漏れや修正作業が不要となり、業務の効率化やミスの低減につながるでしょう。例えば、製造業などでは大型受注時に在庫の確認や原材料の調達、作業リソースを把握する必要があります。

ERPを導入すれば、自社リソースの最新状況をリアルタイムで共有でき、部署間の連携が容易に行えます。大型受注後の生産計画も、余裕を持って立てられるでしょう。

業務の標準化が図れる

ERPシステムを導入するメリットの2つ目は、業務の標準化が図れることです。 ERPをシステム化することで、経験や勘に頼ることなく、客観的なデータを活用して安定した体制を構築できます。

過去のデータをもとに部品の適正な発注数を算出すれば、担当者の感覚に頼らない業務の運営が可能になります。また、紙やExcelで管理していた業務をシステム化し、業務マニュアルを作成することで、属人化している業務の削減も可能です。

ERPの導入により、担当者の異動や退職、休暇時に起こりがちな業務の停滞も防げるでしょう。

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経営状況を可視化できる

ERPシステムを導入するメリットの3つ目は、経営状況を可視化できることです。 ERPシステムを導入することで、資産情報・売上・人材活用状況など、自社の経営状態をタイムリーに可視化できます。

多くのERPパッケージは、売上・利益・営業活動・生産コストなど、企業活動に必要な情報をリアルタイムで確認できる機能を備えています。そして、分析機能が搭載されているERPであれば、集約した情報の分析も容易に行えます。

経営状況を可視化できることで、迅速かつ的確な経営判断が可能となり、企業全体の効率化とパフォーマンス向上が期待できるでしょう。

プロジェクト管理にERPを導入するデメリット

ここでは、プロジェクト管理にERPを導入するデメリットについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

コストがかかる

プロジェクト管理にERPを導入するデメリットの1つ目は、コストがかかることです。

ERPを導入すると、システムの規模や導入形態に応じた初期費用がかかります。ITシステムの予算が限られている企業にとっては、大きな負担となることも少なくありません。そのため、最初は必要な機能だけを取り入れるスモールスタートを検討し、徐々に機能を拡張していく方法がおすすめです。

クラウド型のERPであれば、導入後もシステムの維持管理のためのランニングコストがかかります。運用費用の内訳は、ライセンス費用・保守費用・追加カスタマイズ費用などです。ERPの導入によって得られる改善効果を試算し、ランニングコストを上回る収益が見込めるかを判断する必要があるでしょう。

従業員への教育が必要になる

プロジェクト管理にERPを導入するデメリットの2つ目は、従業員への教育が必要になることです。

ERPシステムの導入に伴い、業務フローの見直しが必要となるため、従業員への教育は欠かせません。新たなデータベースやシステムを導入すると既存の業務手順が変わるため、研修会や勉強会を開催する必要もあるでしょう。

また、従業員がERPを円滑に利用できるように、マニュアルや手順書を整備し、ERPの導入目的や効果を十分に説明することも大切です。「ERP導入で何を目指すのか」「どのように業務が変わるのか」を、従業員が理解すれば、システム導入後の運用もスムーズに進みます。従業員がERPの利用方法と業務改善の期待効果を理解していれば、ERP導入やその後の業務フローの変更がスムーズに進むでしょう。

プロジェクト管理のERPの選び方

ここでは、プロジェクト管理のERPの選び方について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

機能は備わっているか

プロジェクト管理のERPの選び方の1つ目は、機能は備わっているかという点です。目的達成のために必要な機能が揃っていないERPを選ぶと、業務効率が悪化することもあります。

例えば、流通業向けのERPと金融業向けのERPでは、搭載される機能に違いがあります。業種や形態に合わないシステムを導入すると、業務に支障が出てしまいかねません。導入前に、必要な機能があるかを確認することは不可欠です。

まず、自社の業務内容や課題を明確にし、ERP導入の目的を整理しましょう。市場にはさまざまなERPシステムがあり、搭載している機能にも違いがあります。事前にシステムを試用するなどして、自社の業務がスムーズに行えるかをしっかり見極めましょう。

費用は適切か

プロジェクト管理のERPの選び方の2つ目は、費用は適切かという点です。ERPを選ぶときには、費用対効果を検討することが重要です。

ERPの導入には費用がかかりますが、業務効率の向上やコスト削減効果が見込めます。そのため、導入コストに見合う効果が得られるかを慎重に判断する必要があります。

導入時にかかる費用は、オンプレミス型またはクラウド型といった導入形式によっても異なるため、どの形式のERPが自社に最適かを考慮して選びましょう。

セキュリティ対策はどうか

プロジェクト管理のERPの選び方の3つ目は、セキュリティ対策はどうかという点です。 ERPを導入すると多くの機密データが保存されていくため、情報漏洩や改ざんを防止しなければなりません。

アクセス権の管理やデータの暗号化、定期的なソフトウェアのアップデートなど、万全なセキュリティ対策が必要です。システムごとにセキュリティの取り組みや機能には違いがあるため、自社の要件を満たすかどうかを確認し、十分な対策が施されたシステムを選定しましょう。

カスタマイズ可能か

プロジェクト管理のERPの選び方の4つ目は、カスタマイズ可能かという点です。 パッケージ製品の場合、自社のすべてのニーズを完全に満たすものは少ないでしょう。

そのため、導入後の拡張性やカスタマイズの可能性も検討する必要があります。カスタマイズが可能なシステムであれば、企業それぞれの業務工程や要件に合ったシステムを構築できます。しかし、カスタマイズにはコストと時間がかかるため、本当に必要かどうかもあわせて検討しましょう。

まとめ

今回は、プロジェクト管理には欠かせないERPのメリット・デメリットと選び方について解説しました。ERPはプロジェクト管理の効率化に役立つシステムです。

ERP導入のメリットには、情報の一元管理、業務の効率化、経営状況の可視化などが挙げられますが、同時に高額な導入コストや従業員への教育が必要であるというデメリットも存在します。プロジェクト管理において、ERPを導入するか適切な選択をすることで、業務効率の向上と経営の最適化が期待できます。

ぜひ本記事を参考に、最適なERPの導入を検討してプロジェクト管理の改善に役立ててください。