社内チャットで情報が見つからない？整理のコツを紹介

社内チャットで情報のやり取りを行うときによくある課題

ここでは、社内チャットで情報のやり取りを行うときによくある課題について、以下の8点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報手段の乱立が発生する

社内チャットで情報のやり取りを行うときによくある課題の1つ目は、情報手段の乱立が発生することです。

現代のビジネス環境では、社内チャットを導入しても従来のメール・LINE・FAXなどの連絡手段も併用するケースが珍しくありません。しかし、この状況では情報がどこにあるか不明確で、適切な情報共有が難しくなります。

特に、管理職やシニア層が新規ツールの利用に抵抗を感じた場合や、ライセンス数の不足、さらには全体的な利用率の低迷などが生じると、社内チャットを思うように使いこなせません。

余計な会話が多くなる

社内チャットで情報のやり取りを行うときによくある課題の2つ目は、余計な会話が多くなることです。

社内チャットは手軽に使えるため、従業員同士での愚痴・特定個人への攻撃的発言・業務に無関係な会話など、余計な会話が増えやすい点に注意が必要です。

場合によっては、そのような会話がチャットの記録に残ってパワハラやセクハラとみなされ、訴訟や企業の信用問題に発展しかねません。

ツール選びを間違えると使いにくい

社内チャットで情報のやり取りを行うときによくある課題の3つ目は、ツール選びを間違えると使いにくいことです。

現在様々なベンダーが社内チャットツールをリリースしていますが、それぞれのツールには特徴があり、用途や利用者にとっても向き不向きがあります。

そのため、ツール選びを間違えると使いにくく、思うように利用が進みません。特に、社内チャットは日常的に使用することが前提のツールであるため、操作性の悪さは致命的な欠点になるでしょう。

社内チャットの活用が進まないと、従来の連絡ツールと併用することになり、当初の導入目的が達成できない状況に陥りかねません。

重要な情報を見落とす恐れがある

社内チャットで情報のやり取りを行うときによくある課題の4つ目は、重要な情報を見落とす恐れがあることです。

社内チャットではスレッド形式のコミュニケーションが中心です。それにより迅速な情報交換が可能になる反面、情報の見落としには注意しなければなりません。

グループチャットでは複数の会話が同時進行するため、すべての情報に常時注目することは困難です。そのため、重要な情報が埋もれたり、優先度が不明確になったりすることがあるので注意しましょう。

対面コミュニケーションが減少する

社内チャットで情報のやり取りを行うときによくある課題の5つ目は、対面コミュニケーションが減少することです。

社内チャットの活用が増えると、その反動で対面コミュニケーションが減少する傾向が見られます。物理的に近い距離にいる同僚とも、社内チャット上でのやり取りが増加するでしょう。

しかし、チャット上でのコミュニケーションでは、表情・声のトーン・身振り手振りなど非言語情報を伝えられず、認識のズレが生じるケースもあるかもしれません。

そのため、社内チャットに依存しすぎず、対面コミュニケーションもうまく活用しましょう。

利用方法が個人に依存しやすい

社内チャットで情報のやり取りを行うときによくある課題の6つ目は、利用方法が個人に依存しやすいことです。

社内チャットの利用方法には個人差が生じやすく、これがコミュニケーション上で悩みの種になるケースは珍しくありません。

メッセージの簡潔さと丁寧さのバランス・利用頻度の違い・用途の違いなど、個人による意識差が生じると、コミュニケーション不全の原因になる恐れすらあります。それを防ぐためには、明確な社内ルールの策定が効果的です。

DMに依存すると情報の全体共有が阻害される

社内チャットで情報のやり取りを行うときによくある課題の7つ目は、DMに依存すると情報の全体共有が阻害されることです。

DMは個別メンバー同士でのやり取りにはおすすめですが、過度に利用すると組織全体の情報共有を妨げるかもしれません。

これは、特定のメンバー間でしか共有されない情報が増加すると、組織全体の情報の透明性が低下してチーム内での情報格差が生まれる恐れがあるためです。これにより、業務効率や意思決定の質が低下する恐れがあります。

他ツールとの併用でかえって業務効率が下がる

社内チャットで情報のやり取りを行うときによくある課題の8つ目は、他ツールとの併用でかえって業務効率が下がることです。

外部コミュニケーションではメールを用い、内部コミュニケーションでは社内チャットを用いるなど、コミュニケーションでは複数のツールを併用することは珍しくありません。

しかしこの場合、ツールを使い分ける分やり取りで混乱が発生し、情報共有の工数増加や伝達ミスのリスクが高まる点に注意しましょう。

社内チャットで情報を整理する方法

ここでは、社内チャットで情報を整理する方法について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

命名規則を定める

社内チャットで情報を整理する方法の1つ目は、命名規則を定めることです。

ファイルの命名規則については、プロジェクト名・日付・バージョンなどを含め統一的な規則を設定しましょう。これにより、効率的なファイル検索や整理が可能になります。

この規則はチーム内で共有し、全員が同じ形式でファイル名を付けることがおすすめです。

保存場所を統一する

社内チャットで情報を整理する方法の2つ目は、保存場所を統一することです。

ファイルの保存に関しては、社内チャットツール内での保存だけでなく、クラウドストレージなど外部ツールを活用してもよいでしょう。

これにより、効果的な一元管理ができ、チーム全体でファイル共有・管理が一層円滑になります。

ファイルのバージョンを管理する

社内チャットで情報を整理する方法の3つ目は、ファイルのバージョンを管理することです。

複数メンバーでファイルを共有するときには、ファイルのバージョン管理にも注意しなければなりません。

最新版のファイルを常に共有できるよう環境整備することに加え、過去バージョンのファイルを保存する専用フォルダも用意しておくことで、効率的な管理が可能です。

社内チャットで情報を整理するポイント

ここでは、社内チャットで情報を整理するポイントについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

チャンネル分けを活用する

社内チャットで情報を整理するポイントの1つ目は、チャンネル分けを活用することです。 チャンネル分けを行うことで、重要な情報が埋もれることを防げます。

例えば、以下のような基準でチャンネル分けを行うとよいでしょう。

運用ルールを明確化する

社内チャットで情報を整理するポイントの2つ目は、運用ルールを明確化することです。

情報の氾濫やチャット疲れを防ぐためには、社内チャットの活用ルールとして明確な指針を設けることが欠かせません。例えば、以下に示す内容をルールとして設定し、メンバーに周知徹底しましょう。

▼運用ルールの例 項目

従業員教育・サポートを徹底する

社内チャットで情報を整理するポイントの3つ目は、従業員教育・サポートを徹底することです。

従業員の中には、ITツールの操作に不慣れなメンバーもいるでしょう。そのようなメンバーでも社内チャットを積極的に使えるようにすることが、社内チャットの利用、ひいては情報整理を促進するには欠かせません。

そこで必要なのが、研修や勉強会の開催・マニュアルの作成・サポートチームの設置など、従業員教育・サポートです。これにより、社内チャットをうまく使いこなす従業員が増えるでしょう。

情報が一元管理できるオールインワンツール「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）は、チャット機能も有するオールインワンツールで、情報整理にも便利です。

ここでは、CrewWorksで実現できることについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

プロジェクトごとに情報を自動で整理

CrewWorksで実現できることの1つ目は、プロジェクトごとに情報を自動で整理することです。

CrewWorksにはチャットやWeb会議、さらにはタスク管理など様々な機能があります。これらの機能において、関連する情報は「プロジェクト」というグループごとに自動的に紐づけられます。

使うだけで情報が構造的に整理されるため、知りたい情報を簡単に見つけることが可能です。

専用のチャットルームで情報を見落とさない

CrewWorksで実現できることの2つ目は、専用のチャットルームで情報を見落とさないことです。

CrewWorksには、会議ごと、タスクごとに備え付けの専用チャットルームが用意されています。そのため、チャットの中で複数の話題が入り乱れることはありません。

必要な情報があるチャットルームを閲覧すれば情報の見落としを防げます。

横断検索で知りたい情報を簡単に検索

CrewWorksで実現できることの3つ目は、横断検索で知りたい情報を簡単に検索することです。

CrewWorksは、チャットだけでなくタスク管理やWeb会議など様々な機能があります。

それらの全機能、全プロジェクトをまたいで、横断検索が可能なので必要な情報がどこに保存されているかよくわからなくても1回の検索ですぐに必要な情報を見つけられます。

まとめ

今回は、社内チャットの情報整理でよくある課題に加え、社内チャットにおける情報整理方法やそのポイントについて解説しました。

社内チャットでは情報のやり取りに課題も多く、情報整理しにくいケースも珍しくありません。ただ、管理ルールの設定・運用やバージョン管理を徹底すれば、情報整理もしやすくなるでしょう。

情報整理がしやすい社内チャットツールは多数存在しますが、オールインワンツールのCrewWorks（クルーワークス）には50ユーザーまで無料のフリープランがあるのでお気軽にお試しください。