想像以上に多いと感じませんか？多くの従業員が、本来集中すべき業務ではなく、コミュニケーションに大半の時間を取られている現実が浮き彫りになっています。
もしこの膨大な時間を少しでも削減できたら、業務全体の生産性が向上するのは間違いありません。
その鍵を握るのが、社内情報共有のDXです。適切なツールを導入すれば、日常の煩雑なコミュニケーションにかかる時間を大幅に削減でき、すぐにその効果を実感できるはずです。
DXのはじめの一歩として、この取り組みはまさに最適な選択肢と言えるでしょう。
そこで今回は、社内情報共有をDXする利点に加え、DXにおすすめのツールを解説します。
【目次】
コミュニケーションの現状と課題
先ほどコミュニケーション活動に労働時間の57%もの時間が費やされていると述べましたが、その原因がわかればコミュニケーションにかかる時間を削減できるのではないでしょうか。
ここでは、コミュニケーションの課題を以下の3点から解説します。
- 用途ごとに複数ツールの利用
- 情報の断片化
- リモートワークの増加
1つずつ見ていきましょう。
用途ごとに複数ツールの利用
課題の1つ目は、用途ごとに複数ツールを利用することが増えてきたことです。
社内の情報共有に活用できるツールには、社内SNSやチャット・Web会議システムなどさまざまな種類がありますが、それらのツールごとに向いている用途が異なります。
よって、用途ごとに複数のツールが導入されていることが多く、ツールの行き来が理由で効率性の低下につながりかねません。
情報の断片化
課題の2つ目は、情報の断片化です。
前述のとおり情報共有を行うためのツールは、デジタルアナログ問わず多数存在しています。ただ、複数のツール・プラットフォームに情報が分散されているケースや、部署ごとに情報のやり取りがあまりなされていないケースもあります。
この場合、必要な情報を見つけるために多くの時間が必要となり、結果的に作業効率の低下につながるのです。
リモートワークの増加
課題の3つ目は、リモートワークの増加です。
新型コロナウイルス感染症拡大防止などを背景に、昨今のビジネスシーンでは急速にリモートワークの普及が進みました。リモートワークが普及したことには、移動時間の削減や遠方に住んでいる人材の確保などメリットも多いものの、コミュニケーションでは課題も見られます。
対面コミュニケーションが減少し、その分デジタルコミュニケーションの比率が高まったことから、より利便性の高いコミュニケーション手段が求められています。
社内情報共有の効率化にはDXが効く
ここでは、社内情報共有のDXに取り組む際のポイントについて以下の3点から解説します。
- コミュニケーションツールの統合
- 情報の断片化の解消
- 蓄積したデータのナレッジ活用
1つずつ見ていきましょう。
コミュニケーションツールの統合
1つ目は、コミュニケーションツールの統合です。
これまでは、用途ごとに複数のコミュニケーションツールを用いることで、ツールの行き来が発生してコミュニケーション効率が低下していました。
しかし、DXでコミュニケーションツールを統合することで、ツールの切り替え時間を削減でき、コミュニケーションを効率化できます。
情報の断片化の解消
2つ目は、情報の断片化の解消です。
ツールを統合すると、ツールごとに散らばっていた情報を一元管理することができるため、情報の断片化も解消できます。情報が一元管理されると、1度の検索で必要なすべての情報を入手できるようになります。
従来のように複数のツールを行き来して情報を集める手間がなくなるため、業務効率が向上します。また、必要な情報に迅速にアクセスできることで、情報の再利用もスムーズになります。
蓄積したデータのナレッジ活用
3つ目は、蓄積したデータのナレッジ活用です。
アンケートによると、チャット・Web会議・タスク管理などの情報共有ツールを使用する企業の82%が、蓄積した情報を活用できていないと回答しています。
蓄積した情報をナレッジとして活用できるようになれば、業務効率がさらに向上するだけでなく、新しいアイディアも生まれやすくなります。
関連記事：社内情報共有のDX推進を加速する！おすすめツール14選！選び方と注意点も解説
社内情報共有をDXすることによる利点
ここでは、社内情報共有をDXすることによる利点を以下の3点から解説します。
- 生産性の向上
- 属人化の防止
- 多様な働き方への対応
1つずつ見ていきましょう。
生産性の向上
利点の1つ目は、生産性の向上です。
社内情報共有をDXすることで、今までより情報の検索・アクセスが容易になります。これにより、各従業員の生産性が向上し、組織全体の生産性も向上します。
コミュニケーションは労働時間の半数以上を占めているため、効率化した場合の効果は絶大です。
属人化の防止
利点の2つ目は、属人化の防止です。
業務の属人化が発生すると、特定の従業員しか対応できない業務が生じるため、もしその従業員が不在の場合は業務効率や品質が大きく低下しかねません。
しかし、DXで社内情報共有を促進すれば、業務に必要な情報やコミュニケーション履歴を容易に調べられます。よって、業務に必要な情報の共有や検索も容易になるため、属人化防止につながります。
多様な働き方への対応
利点の3つ目は、多様な働き方への対応です。
新型コロナウイルス感染症や働き方改革などにより、リモートワークなど多様な働き方が増えています。
多様な働き方は、従業員の確保などの面ではメリットがありますが、対面のコミュニケーションができないシーンも増え、情報共有の面では課題もありました。
しかし、これらの課題も社内情報共有のDXで解決できます。社内情報共有を再設計し、従業員がどこからでも情報共有できるようにすることで、コミュニケーションが取れるためです。
ツール活用によるコミュニケーション効率化
ここまで社内情報共有の課題やそのDXについて解説してきましたが、それを実現するためのツールをご紹介しましょう。
社内情報共有のDXにはオールインワンツールが最適です。オールインワンツールは、タスク管理ツールやファイル共有ツールなどさまざまな機能をまとめて利用できるツールを意味します。
オールインワンツールの紹介
ここでは、オールインワンツールを社内情報共有のDXで活用するメリットを以下の2点から解説します。
- ツールを使い分ける必要がない
- 目的の情報がすぐに見つかる
1つずつ見ていきましょう。
ツールを使い分ける必要がない
メリットの1つ目は、ツールを使い分ける必要がないことです。
用途ごとに複数のツールを使いこなしている場合は、用途や必要な情報ごとにツールを行き来することが必要で、そのことは時間のロスにつながりかねません。
しかし、オールインワンツールであれば、1つのツールで複数の機能を利用できます。よって、ツールを行き来することなく一画面で網羅的に情報の閲覧が可能です。
このことは、時間の削減につながります。
目的の情報がすぐに見つかる
メリットの2つ目は、目的の情報がすぐに見つかることです。
複数のツールを活用していると、目的の情報がどのツールに入っているかわからないことも珍しくありません。すると、情報を探すためにツール毎に検索を行うため一層余計な時間がかかってしまうこともあるでしょう。
しかし、オールインワンツールであれば機能を問わず横断検索ができます。よって、効率的に必要な情報にアクセスすることが可能です。
関連記事：社内情報共有のDX推進を加速する！おすすめツール14選！選び方と注意点も解説
オールインワンツールはCrewWorks
ここでは、おすすめのオールインワンツールとしてCrewWorks（クルーワークス）を紹介します。
テクノ・マインド株式会社が提供するCrewWorksは、簡単操作のオールインワンツールです。ビジネスチャット・タスク管理・Web会議など、社内情報共有のDX化に役立つ機能を多数そろえています。
情報を統合管理することで、速やかに情報共有を行い意思決定速度の向上にも寄与します。直感的な操作が可能なので、ITリテラシーに自信がない従業員が多くても安心です。
CrewWorksの特徴のひとつは各種機能が統合されていることです。よってツールを使い分けることによる画面遷移が無くなります。以下の画面のように、一画面で網羅的に情報を確認することが可能になるため、作業の効率を飛躍的に高めることができます。
また、機能が統合されていることからCrewWorks内のあらゆる情報を機能を跨いで横断的に検索することができます。コミュニケーションの記録はすべてCrewWorksで一元管理されるため、 一度の検索で必要な情報を手に入れることができます。
CrewWorksの特長
- 関連情報を一画面でまとめて閲覧可能
- プロジェクトや機能をまたいだ横断検索機能
- 30日間無料トライアル
詳細はこちら: https://crewworks.net/
まとめ
今回は、社内情報共有をDXする利点に加え、DXにおすすめのツールを解説しました。
社内情報共有の課題には、複数ツールの使用による作業効率の低下や情報分散化がありますが、DXにより解決できます。
また、生産性向上や属人化防止などにも、社内情報共有のDXは効果的です。 社内DX推進のはじめの一歩として、ぜひ社内情報共有のDXに取り組んでみてください。
最後に、社内情報共有のDXにおすすめのツールを「社内情報共有のDX推進を加速する！おすすめツール14選！選び方と注意点も解説」の記事で紹介していますので、ぜひご一読ください。
