議事録

2025/12/10
[更新日] 2025/12/10

文字起こしと要約を最短で終わらせよう！流れとおすすめツールを紹介

会議やインタビューの録画・録音データの文字起こしや要約作業に多くの時間を取られていませんか？
議事録作成や情報共有のために欠かせない工程とはいえ、手作業で行うと膨大な手間がかかるでしょう。

本記事では、文字起こし・要約作業について、基本と流れに加え、効率化するツールの特徴とおすすめツールも解説します。
「文字起こし・要約作業をもっとスピーディーにしたい」と感じている方はぜひ参考にしてみてください。

【目次】

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まずは理解しておきたい「文字起こし」と「要約」の基本

ここでは、「文字起こし」と「要約」の基本について、以下の2点を解説します。

文字起こしとは
要約とは

1つずつ見ていきましょう。

文字起こしとは

文字起こしとは、音声レコーダーやスマートフォンなどで録音された会議・講演会・インタビューなどの音声を文章化する作業のことです。

発言内容を正確に記録することで、情報共有や議事録の作成、報道・研究などに活用できます。

例えば、会議の内容を文字で残しておけば、参加できなかったメンバーも後から確認でき、意思決定や資料作成の効率が向上します。

近年では、自動でテキスト化できるツールも登場しています。これにより、従来は数時間かかっていた作業を数分で完了できるケースも少なくありません。

ただし、ノイズや専門用語によっては精度が下がることもあるため、最終的なチェックや修正が必要です。

文字起こしは「記録」と「共有」を支える業務であり、効率的に行うことでチーム全体の生産性向上につながります。

関連記事：文字起こしのやり方と効率化のコツ！おすすめツールも紹介

要約とは

要約とは、文章や情報の内容を簡潔にまとめ、本質的な部分を抜き出して、膨大な情報を短時間で把握できるようにする手法のことです。

例えば、長時間の会議記録や長文のレポート、インタビューの文字起こしなどをそのまま読むのは時間がかかりますが、要約を作成すれば重要なポイントを素早く理解できます。

要約には「内容の整理力」と「判断力」が求められます。単に文章を短くするのではなく、伝えるべき意図や結論を見極め、読者が最小の時間で最大の理解を得られるように構成することが大切です。

最近では、AIツールを活用して自動で要約を生成する方法も普及しています。

AIが膨大なテキストからキーワードや要点を抽出し、短時間で概要を提示してくれるため、ビジネスの現場で意思決定や資料作成のスピードを高める手段として注目されています。

文字起こしの流れ

ここでは、文字起こしの流れについて、以下の4点を解説します。

録音データの内容把握・整理
録音データのテキスト化
テキスト編集
専門用語等の確認

1つずつ見ていきましょう。

録音データの内容把握・整理

文字起こしの流れの1つ目は、録音データの内容把握・整理です。

まず、録音内容を一度通して聞き、話の流れや登場人物、重要なテーマを把握しましょう。

どのような議題について話し合われているのか、誰がどの立場で発言しているのかを理解しておくことで、後の作業が格段にスムーズになります。

この段階で全体像をつかむことにより、聞き取りづらい箇所の予測や専門用語の確認も事前に行えます。

また、あらかじめ章立てや見出しの構成を想定しておくことで、テキスト化した後の編集や要約作業も効率的に進むでしょう。

一見手間に感じるかもしれませんが、この「内容把握・整理」を丁寧に行うことで、後の修正作業が減ります。

全体の作業時間を短縮でき、正確で読みやすい文字起こしを行うための土台づくりとなるステップです。

録音データのテキスト化

文字起こしの流れの2つ目は、録音データのテキスト化です。

音声を聞きながら、発言内容を正確に文字に起こすことで、会議やインタビューの記録を形にしていきます。聞き取りにくい部分は何度か再生し、言葉の区切りや話者の違いを明確にして記録しましょう。

近年では、AIによる自動文字起こしツールも増えています。ツールを使えば、音声データをアップロードするだけで自動的にテキスト化し、作業時間を大幅に短縮できます。

しかし、完全に任せきりにするのは危険です。環境音や専門用語、イントネーションの違いなどによって誤変換が生じる場合もあります。聞き取りにくい箇所は必ず手作業で補正しましょう。

テキスト編集

文字起こしの流れの3つ目は、テキスト編集です。

音声をそのまま文字にしただけでは、話し言葉特有の言い直しや「あの」「えっと」などの不要な言葉が多く、読みにくい文章になってしまいます。

そこで、テキスト編集によって不要な言葉や重複表現を削除し、句読点や改行を整えることで、内容を正確かつ自然な文章に仕上げましょう。

また、話者ごとに段落を分けたり、発言の主旨を明確にする補足を入れたりすると、読み手が流れを理解しやすくなります。

特に会議記録や議事録では、誰がどの意見を述べたかを明確に示すことが重要です。

精度の高い文字起こしを実現するためには、ツールの出力結果をそのまま使うのではなく、必ず人の手で読みやすく整えることがポイントです。

専門用語等の確認

文字起こしの流れの4つ目は、専門用語等の確認です。

会議やインタビューでは、業界用語・固有名詞・略語などが頻繁に登場します。これらを誤って記録すると、意味が変わってしまったり、後から読み返した時に内容を誤解する原因になりかねません。

そのため、発言者や関連資料などをもとに、正しい表記を確認することが重要です。特に企業名・製品名・プロジェクト名・技術用語などは、公式資料や社内ドキュメントで表記を確認するのが確実です。

また、略語が登場した場合は、初回のみ正式名称を併記しておくと読み手にとって優しい構成になります。

特にビジネス文書や公的な記録として利用する場合は、内容の正確さが求められるため、専門用語の表記確認は欠かせません。

要約の流れ

ここでは、要約の流れについて、以下の5点を解説します。

内容の抽出
分類
不要情報の削除
自分の言葉で整理
読み手の視点で修正

1つずつ見ていきましょう。

内容の抽出

要約の流れの1つ目は、内容の抽出です。

文字起こしや原文をもとに、主題・重要なポイント・結論などの要となる情報を抜き出すことで、文章全体の核をつかみましょう。

単に文を短くするのではなく、「この内容で何を伝えたいのか」「読者が最も知るべき点は何か」を意識しながら精査することが大切です。

まずは文章全体を通して読んだうえで、繰り返し出てくるキーワードや主張、数値データなどをチェックし、発言や説明の中から全体を代表する文や重要な根拠を見つけ出しましょう。

この段階で的確に情報を抽出できれば、後の文章構成がスムーズになり、短くても要点をしっかり押さえた高品質な要約につながります。

分類

要約の流れの2つ目は、分類です。

抽出した情報をテーマや話題ごとにグループ化し、関連する要素を整理することで、バラバラだった情報にまとまりが生まれ、文章全体の構造を明確にできます。

例えば、会議の文字起こしであれば、「課題」「提案」「決定事項」「今後の対応」といった形で分類すると、要点が整理されて読みやすくなります。

ニュース記事や講演の要約においても、話題ごとにまとめることで、読者が流れを追いやすくなるでしょう。分類を丁寧に行うことで、要約の骨組みが明確になり、次の文章構成がスムーズに進みます。

不要情報の削除

要約の流れの3つ目は、不要情報の削除です。

文字起こしや原文の中には、主題と関係の薄い発言・重複した説明・個人的な感想や雑談などが多く含まれていることがあります。

これらをそのまま残してしまうと、文章全体が冗長になり、伝えたいポイントがぼやけてしまいます。

そのため、要点を抽出した後は、内容を見直して本筋に関係しない部分を思い切って削除することが大切です。

特に、同じ趣旨の発言が繰り返されている場合は、代表的な一文だけを残すことで読みやすく整理できます。

ただし、削除しすぎると背景や意図が伝わらなくなることもあるため、「読者の理解に必要な最小限の情報を残す」ことを意識するのがポイントです。

自分の言葉で整理

要約の流れの4つ目は、自分の言葉で整理することです。

不要情報を削除した後は、自分の言葉で再構成していきます。「自分が理解した要点を、第三者に分かりやすく伝える」を意識することが重要です。

自分の言葉でしっかりと整理することで、文章全体に一貫性が生まれ、読者がスムーズに内容を理解できるようになります。

また、情報の本質や論理のつながりを改めて確認できるため、内容理解が深まるでしょう。ただし、意訳しすぎて意味を変えてしまわないよう注意が必要です。

原文の意図を尊重しつつ、短く・正確で・自然な文章にまとめましょう。

読み手の視点で修正

要約の流れの5つ目は、読み手の視点で修正することです。

作成した要約を一度読み直し、読者が理解しやすい順序や言葉づかいに整えましょう。

自分では分かりやすいと思っても、第三者にとっては情報の流れが不自然だったり、専門用語が難しく感じられたりすることがあるからです。

そのため、まずは文章全体の構成を確認し、「結論が先に来ているか」「情報の並びに無理がないか」を見直しましょう。

また、難しい表現や業界特有の言葉は、より一般的な言い回しに言い換えることで、誰にでも理解しやすい文章になります。

文のリズムや語尾の統一など細部の調整も効果的です。読者の立場で読み返し、スムーズに理解できるかどうかを意識することで、伝わる要約に仕上げられます。

関連記事：議事録の要約を作成する方法！質を上げる方法と役立つツール5選

文字起こしや要約を効率化するツールの特徴

ここでは、文字起こしや要約を効率化するツールの特徴について、以下の4点を解説します。

AI生成機能
データ編集機能
話者の一括変更
複数発言を一括削除

1つずつ見ていきましょう。

AI生成機能

文字起こしや要約を効率化するツールの特徴の1つ目は、AI生成機能です。

この機能が搭載されているツールを利用すれば、従来人が音声を聞きながら手入力していた作業を自動化できます。

さらに、発言者の識別や要約まで対応できるツールを活用すれば、複数の参加者がいる会議でも有用です。

AI生成機能が搭載されているツールを活用すれば、手間のかかる議事録作成を効率化し、担当者の負担を軽減でき、スピードと精度の両立を実現できるでしょう。

関連記事：アプリで便利に文字起こし！おすすめ7選も紹介

データ編集機能

文字起こしや要約を効率化するツールの特徴の2つ目は、データ編集機能です。

ツールの自動変換では誤認識や話者の取り違えが起こることもありますが、データ編集機能があれば、必要に応じて文字起こししたデータを簡単に修正可能です。

ツール上で不要な部分の削除や段落の整形なども行えたら、整形用の追加ソフトを使わずに済むでしょう。

編集作業をツール内で完結できることで、文字起こしから最終資料作成までの流れがスムーズになります。

話者の一括変更

文字起こしや要約を効率化するツールの特徴の3つ目は、話者の一括変更です。

ツールの自動文字起こしでは、話者が「話者1」「話者2」などの番号で表示されることが多く、誰の発言なのかを後から設定する必要があります。

この機能を使えば、番号ごとに一括で名前を登録できるため、会議の参加者名を効率的に反映可能です。

手作業で一つずつ修正する手間を省けるため、議事録や会議記録の整備をスピーディーに行えます。

複数発言を一括削除

文字起こしや要約を効率化するツールの特徴の4つ目は、複数発言を一括削除することです。

この機能を使えば、会議中の雑談や言い直し、重複した発言など、最終的な議事録には不要な部分を効率的に整理できます。

従来のように1箇所ずつ削除する必要がなく、対象の発言をチェックして一括で削除できるため、編集作業の手間を大幅に削減可能です。

重要な内容だけを残した読みやすい記録を、スピーディーに仕上げられます。

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