動画で解説｜複数ツールにさよならするオールインワン型ビジネスツール活用法とは
複数のチャットやタスク管理、ファイル共有ツールを使い分ける中で、「あの情報どこだっけ？」と探す時間が増えていませんか？
本記事では、ITツールラボの先輩研究員の齋藤さんと後輩研究員のイトーさんが情報分散によって生じる非効率な働き方の課題を整理し、オールインワン型ビジネスツール「CrewWorks」のデモを通じて具体的な活用イメージをご紹介します。
チャット・タスク・ファイルを一元化することで、ナレッジ共有と組織力強化を実現する方法をわかりやすく解説します。
本記事では、ITツールラボの先輩研究員の齋藤さんと後輩研究員のイトーさんが情報分散によって生じる非効率な働き方の課題を整理し、オールインワン型ビジネスツール「CrewWorks」のデモを通じて具体的な活用イメージをご紹介します。
チャット・タスク・ファイルを一元化することで、ナレッジ共有と組織力強化を実現する方法をわかりやすく解説します。
【目次】
記事内容を動画でチェックできます！
複数の業務ツールが引き起こす「情報分散」と非効率な働き方
イトー（後輩研究員）：齋藤先輩、最近すごく思うんですけど。 通常業務で使用するツールたくさんあるとややこしくないですか？
齋藤（先輩研究員）：ややこしいよ。
イトー：ですよね。 ツール自体は便利なはずなのにいろんなツールが混在すると実は便利じゃない問題ってありますよね。
齋藤：それね。 チャットツールとかプロジェクト管理ツール、あとファイル共有ツールとかで情報が分散しちゃってるもんね。
イトー：そうなんですよ。 タブとかアプリを都度切り替えたり、「あの情報どこだっけ？」ってなりません？
齋藤：なるよ。 あと都度、使い方覚えないといけないし。 ツールを組み合わせることでコストもかかるしね。
イトー：ですよね。 時間を無駄にしている可能性ありますよね。
齋藤：知り合いはプロジェクトの資料がバラバラのツールで共有されてたせいで、同じ仕事を2回やってたからね。
イトー：うわっ！ ビジネスコミュニケーションが断絶している…。
齋藤：情報が散在していると組織全体のナレッジの蓄積にもつながりにくいんだよね。
イトー：はい、はい、はい。
齋藤：そうするとチーム全体の生産性にも影響が出ちゃったり。
イトー：それめっちゃ損してますよね。 せっかくナレッジ自体はあるのに、なんかこうオールインワンというか情報を一元管理する仕組みってないんですかね。
齋藤：あるよ！
イトー：あるんですか？
齋藤：もちろん！じゃあ今日はこの件について調査しようか。
イトー：はいっ！
情報分散を解消するための解決策として注目されるオールインワンツール
齋藤：「ビジネスコミュニケーション ナレッジ共有 オールインワン」で調べると…うん、いろいろあるね。ここ見てみようか。
※サイトデザインは現在リニューアルされています。最新の画面はCrewWorksサービスサイトからご覧いただけます。
イトー：これは、どんなことができるんですか？
齋藤：これは簡単に言うと、企業の情報を一元管理できるプラットフォームでチャットとかファイル共有、プロジェクト管理とかの機能が全て揃ってる。
イトー：助かります。 これでもう何回も画面遷移する必要がないんですね？
齋藤：そうだね。 じゃあちょっとデモ画面見てみようか。
デモで検証するオールインワンツールの具体的な活用イメージ
齋藤：で、これがデモの画面なんだけど。 いろんなプロジェクトがあるよね。
イトー：はい、はい。
齋藤：例えば、このプロジェクトを入ってみると、このプロジェクトに関するチャットだったり…それから会議、それからプロジェクトに関するタスクとか、それに関するファイル資料とかだよね。 こういったものが横で見れるんだよね。
イトー：へぇ。
齋藤：例えば便利な使い方だと、ファイルをこうやって常に表示させておいて、右側でチャットのやり取りをする。で、チャット内であの資料を見ておいてくださいって言ったやり取りの時も、すぐここの該当するフォルダに飛んでその資料を見ることができるんだよね。
イトー：めちゃくちゃ便利じゃないですか！ ちょっと改めて確認したいんですけど。これもしかして、チャット画面と一緒にフォルダやタスク管理まで一緒に見れちゃうんですか？
齋藤：そう！
イトー：ちょっと僕たちはこれを待っていたかもしれないですね。 チャットしながら、すぐに資料を見つけられるようなそういうやつが欲しかった！
齋藤：そうだね。 タスクの進捗状況を確認しながら、その場で担当者に直接質問したりもできるし。
イトー：いやこれ楽すぎますよね。 チャットで「資料Aはどこ?」って聞かれた時に、すぐにタスクに紐づいたフォルダを探せるってことですもんね。
齋藤：そう。 こういうふうに情報を一元化されると便利じゃない。
イトー：いや本当に。 僕が何回チャットで指定された資料を別のドライブやアプリで検索したことか…。
齋藤：あれ地味に時間結構かかるよね。
イトー：そうなんです。
齋藤：こうやってタスクとチャットを一緒にすることで、ナレッジが整理されて蓄積されていくんだよ。
イトー：いや、その言葉ほんとスーッと入ってきますね。
齋藤：あとファイルも改定されていくと、何でそうなったのかっていう過程が分からないことあるじゃん？
イトー： はい、はい、はい。
齋藤：それもチャットで理由を遡ることで、理解と納得につながっていくよね。
イトー：あの、これ新入社員とか中途入社あるあるだと思うんですけど、やっぱりいきなり入ってもタスクの流れとか分からないことはあると思うんですよ。
齋藤：そうだね。
イトー：こうやってプロジェクトの単位で、チャットとかタスクとかの履歴がまとまっているとそれまでの業務の経過とか現在の状況が分かるじゃないですか。 だから時短にもつながるし結果、即戦力化にもなりますよね。
齋藤：うん。 ナレッジ共有がきちんとされていると組織が強化されていくんだよね。
イトー：なるほど。
齋藤：というわけで、今日調査してみてどうだった？
イトー：ただただ便利ですよね。 せっかくの情報もバラバラだと、ナレッジにならないですもんね。
齋藤：うん。 こうやって一元化することで効率よくナレッジ共有されていくしね。
イトー：タスクじゃないけど、時間を奪う隠れタスクってあるじゃないですか。 「隠れタスク」を解決できるのは大きいですね。
齋藤：そうだね。 ナレッジ共有のコミュニケーションに悩んでいる企業さんって結構いると思うから、ぜひ検討してみてほしいね。
イトー：ですね。
まとめ｜情報を一元化することでナレッジ共有と組織強化を実現
今回、動画内でご紹介したCrewWorks（クルーワークス）はビジネスチャット、タスク管理、Web会議、プロジェクト管理、ファイル共有などの仕事に使う機能が一つに統合されたビジネスコミュニケーションツールです。
CrewWorks（クルーワークス）は使うだけでナレッジ活用が実現できるよう設計されています。 ご興味を持たれた方はぜひ一度お問い合わせください！
サービスサイトはこちら: https://crewworks.net/
無料で最大50ユーザーまで利用できるフリープランがありますので、ぜひご活用ください。
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また、CrewWorksの概要や実現できること・導入事例を確認したい方は、ぜひ3分で分かるサービス紹介資料をご覧ください。
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この記事を書いた人
CrewWorks編集部
CrewWorksコラムは、ビジネスチャット、タスク管理、プロジェクト管理、ナレッジ共有などのコミュニケーションツールに関する情報やビジネスコミュニケーションをより円滑にするための情報を発信します。
