Wordで文字起こしはここまでできる！使い方・注意点・おすすめツール紹介

文字起こしについては、以下の記事で詳しく解説しています。
関連記事：議事録作成時には文字起こし！おすすめツール4選（無料あり）や比較ポイントも紹介

Wordで文字起こしする方法

ここでは、Wordで文字起こしする方法について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ディクテーション

Wordで文字起こしする方法の1つ目は、ディクテーションです。

ディクテーションは、人がPCに向かって話した内容をリアルタイムでテキスト化してくれる便利な機能です。

ツールバーからディクテーションをオンにすると、自分の声だけでなく会話や会議の内容もそのまま文字として入力されます。タイピングが不要になるため、議事録作成やメモ取りの効率が大幅に向上します。

ただし、環境音や話し手の発音によっては誤変換が起きやすいため、後から整文や修正を行うことが実務上のポイントです。

トランスクリプト

Wordで文字起こしする方法の2つ目は、トランスクリプトです。

Wordには「トランスクリプト」という文字起こし機能が搭載されており、会話を直接録音したり、既存の音声ファイルをアップロードして自動的に文字化できたりします。

特徴は、単にテキスト化するだけでなく、発言者ごとに識別してくれる点や、タイムスタンプが付与される点です。

これにより、誰がどのタイミングで発言したのかを簡単に把握でき、会議の振り返りや議事録作成が効率的に進められます。

複数のメンバーが参加する会議では、後から内容を整理・検索しやすくなるため、業務で役立つ機能でしょう。

▼文字起こしした内容も、ナレッジとして活用する方法は、以下の記事をご覧ください。
　情報のサイロ化を解決する「オールインワンツール」とは？ツール連携と比較・徹底解説

Wordの文字起こし機能の使い方

ここでは、Wordの文字起こし機能の使い方について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ディクテーション

Wordの文字起こし機能の使い方の1つ目は、ディクテーションです。

トランスクリプト

Wordの文字起こし機能の使い方の2つ目は、トランスクリプトです。

トランスクリプトはWebブラウザでWordを開いて利用できます。 録音して文字起こしする手順

ファイルをアップロードして文字起こしを開始する手順

▼文字起こしした内容も、ナレッジとして活用する方法は、以下の記事をご覧ください。
　情報のサイロ化を解決する「オールインワンツール」とは？ツール連携と比較・徹底解説

Wordで文字起こしする時の注意点

ここでは、Wordで文字起こしする時の注意点について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

周りの環境に気を付ける

Wordで文字起こしする時の注意点の1つ目は、周りの環境に気を付けることです。

周りの音や雑音が多い場所では音声が正しく認識されず、誤変換が増える可能性が高まります。例えば、周囲の話し声やエアコンの音が大きいと、文字起こし精度が大きく下がるでしょう。

そのため、できるだけ静かな会議室や個室を選び、マイクに近い位置から話すことが重要です。音声を明瞭に記録できれば、修正の手間を減らし、効率的に議事録やインタビューの記録を残せます。

専門用語が認識されない場合がある

Wordで文字起こしする時の注意点の2つ目は、専門用語が認識されない場合があることです。

Wordの文字起こしでは、業界特有の用語や略語が誤認識される場合があり、意味の通らない文章になってしまうことがあります。

そのため、作成したテキストは必ず後から確認し、必要に応じて修正を加えましょう。

また、頻繁に使用する専門用語については、Wordの辞書機能に登録しておくと、以後の変換精度が向上し、修正の手間を大幅に減らせます。

マイクにこだわる

Wordで文字起こしする時の注意点の3つ目は、マイクにこだわることです。

PCには内蔵マイク搭載のものが多いですが、周囲の雑音を拾いやすく、声がこもって聞こえるため、文字起こし時の誤変換が増える可能性が高いです。

より正確に記録するには、外付けマイクを用意するのがおすすめです。

本格的に文字起こしに取り組む場合は、会議や録音用に設計された収録用マイクを使うことで、音声がクリアになり、Wordの音声認識精度が格段に向上するでしょう。

雑音が少なく、話し手の声をしっかり捉える環境を整えることで、後から修正する手間を減らせるだけでなく、議事録やインタビューの内容をスムーズに残せます。

自社に適したツールを選ぶ

Wordで文字起こしする時の注意点の4つ目は、自社に適したツールを選ぶことです。

Wordの文字起こし機能は便利な一方、あらゆる業務に万能というわけではありません。他にも多くの文字起こしに優れたツールがあります。

例えば、AIによる高精度な認識を強みとするサービスや、複数話者を正確に区別できる機能を持つもの、大量の音声ファイルを一括処理できるものなどがあります。

そのため、自社で扱う会議やインタビュー、研修動画などのシーンに合わせて、どのツールが最も効率的かを見極めることが重要です。

Wordは手軽に利用できる一方で、専門用語や長時間の音声処理には限界もあります。コストやセキュリティ面も含め、自社の業務に適したサービスを比較・選定し、文字起こしの効率を高めましょう。

関連記事：議事録のDX化で業務効率アップ！おすすめツール3選と選び方を解説

関連記事：初心者でも迷わない！文字起こしツール無料版のメリット・注意点・おすすめツールも紹介！

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Wordの文字起こしでよくある質問

ここでは、Wordの文字起こしでよくある質問について、以下の7点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

無料で使えるか

Wordの文字起こしでよくある質問の1つ目は、無料で使えるかです。

Microsoft 365のWordを利用していれば、追加料金なしで文字起こし機能を使えます。

別途ソフトを購入したり、外部サービスに課金する必要はなく、Wordを開いてディクテーション・トランスクリプトなどの音声機能を有効化できるのです。

そのため、既にM365のライセンス契約を結んでいる企業であれば、コストをかけずに議事録やインタビューの文字起こしを始められるでしょう。

ただし、音声ファイルのアップロード数や文字数に上限が設けられています。そのため、長時間の会議や大量の音声データを扱う場合には、別のツールとの併用を検討するのも一案です。

時間制限はあるか？

Wordの文字起こしでよくある質問の2つ目は、時間制限はあるか？です。

Wordのトランスクリプトには、1ユーザーあたり1か月に300分（5時間）までといった制限があります。会議やインタビューを頻繁に文字起こしする企業担当者は、特にこの上限を把握しておきましょう。

ディクテーション（リアルタイム音声入力）については利用時間の制限はなく、Wordを開いている間は継続的に音声をテキスト化できます。

ただし、長時間利用すると誤変換が増える可能性や、パソコンの動作に影響が出る場合もあるため、適度に区切った利用がおすすめです。

録音ファイルが長すぎる場合

Wordの文字起こしでよくある質問の3つ目は、録音ファイルが長すぎる場合どうするかです。

Wordの文字起こし機能を利用する時、録音ファイルが長すぎて処理できないケースがあり、1時間を超える会議データなどは、アップロード制限に引っかかる場合があります。

そのような時は、ファイルを分割してから文字起こしを行うのが有効です。

例えば、1時間の会議録音を15分ごとに区切って保存し、順番にアップロードしてトランスクリプトを生成すれば、制限を回避しながら内容を正確に記録できます。

分割後のテキストはWord上で結合し、不要な重複や誤変換を整えれば一つの議事録として完成することが可能です。

手間はかかりますが、長時間の音声を効率的に扱うためには欠かせない工夫でしょう。

画像には対応しているか

Wordの文字起こしでよくある質問の4つ目は、画像には対応しているかです。

Wordの文字起こしは音声データを対象としているため、画像ファイルの文字起こしはできません。ただし、PDFデータや画像内の文字がOCR（光学文字認識）でテキスト化できれば、Wordに変換して編集可能です。

つまり、画像をそのまま読み込んで音声のように自動でテキスト化するのではなく、PDFをWordに変換した時に文字情報として認識されていれば利用できる、という仕組みです。

ただし、すべてのデータが必ず変換できるわけではなく、画像の解像度や文字の状態によっては正確に認識されないケースもあるため、利用する時は実際に検証し、変換精度を確認することが重要です。

話者を判別してくれるか

Wordの文字起こしでよくある質問の5つ目は、話者を判別してくれるかです。

会議やインタビューのように複数人が発言する場面では、誰の発言なのかがわからなければ記録として不十分になってしまいます。

Wordのトランスクリプト機能を使うと、自動的に話者を区別し、それぞれに話者ごとのタグを付けてくれます。

これにより、後から読み返した時に発言の流れや責任の所在を把握しやすく、議事録作成がスムーズです。

ただし、完全に正確に判別できるとは限らず、似た声や同時発言では誤認識が起こる場合もあります。

そのため、最終的には人の目で確認し、必要に応じて話者名を修正する作業が必要です。

文字起こし結果の編集は可能か

Wordの文字起こしでよくある質問の6つ目は、文字起こし結果の編集は可能かです。

ディクテーションで文字起こしを行うと、Wordにテキストが入力されるため、そこから必要に応じて誤変換を修正したり、不要な部分を削除したりできます。

また、トランスクリプトではWordにテキストを追加すれば、通常のWordファイルとして扱えるため、書式の調整や箇条書きの追加なども自由に行えます。

議事録やインタビュー記事などを完成形に仕上げるまでを一つで完結できるのがWord文字起こしのメリットです。

自動変換だけでは不十分な箇所も、編集機能を活用することで正確かつ見やすい文章へ整えられるため、実務でも安心して活用できます。

ボタンが見当たらない

Wordの文字起こしでよくある質問の7つ目は、ボタンが見当たらないことです。

原因のひとつとして考えられるのが、利用しているWordのバージョンが古い場合です。

文字起こし機能（トランスクリプトやディクテーション）は、Microsoft 365の最新バージョンに搭載されている機能で、買い切り型の旧Wordやアップデートが適用されていない環境では表示されないことがあります。

そのため、まずは自分のWordがMicrosoft 365に含まれる最新のクラウド版であるかを確認しましょう。

また、バージョンが対応していても、リボンの「ホーム」タブにある音声関連のボタンが非表示になっているケースもあります。

表示オプションや言語設定を見直すことで解決できる場合もあるため、アップデートと設定をチェックすることが大切です。

トランスクリプト機能はWebブラウザのみ対応であるため、利用する時は必ずWebブラウザを利用してください。

▼文字起こしした内容も、ナレッジとして活用する方法は、以下の記事をご覧ください。
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1. 外部の録画ファイルを使った文字起こしが可能
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まとめ

今回は、Wordの文字起こし機能について解説しました。Wordは会議やインタビューの内容を効率的に記録する時に便利なツールです。

ディクテーションによるリアルタイム入力や、トランスクリプトによる音声ファイルの文字化、話者識別や編集機能など、実務に役立つ機能が揃っています。

ただし、雑音や専門用語、利用時間などの制限もあるため、環境を整えたり辞書登録を行ったりする工夫が必要です。

さらに高度な活用を求める場合は、CrewWorks（クルーワークス）のような外部ツールを組み合わせることで、会議録の自動化やナレッジ共有の強化も可能です。

Wordを出発点として、自社に最適な方法を選び、業務効率化に役立てましょう。