ブラックボックス化とは？業務遂行に悪影響！原因や対策方法を解説

ブラックボックス化とは？わかりやすく解説

ブラックボックス化とは、業務やシステムの内容・手順が特定の担当者にしか共有されず、他のメンバーが詳細を把握できない状態です。

まるで黒い箱の中で作業が行われているように、外部から内部が見えない状況を示すものとしてこのように呼ばれています。

ブラックボックス化は、組織全体の業務効率化や継続性を阻害する要因になりかねません。

ここでは、ブラックボックス化の基礎知識について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

2種類のブラックボックス化

ブラックボックス化の基礎知識の1つ目は、ブラックボックス化の種類です。ここでは2つ解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務のブラックボックス化

ブラックボックス化の種類の1つ目は、業務のブラックボックス化です。

業務のブラックボックス化とは、特定の従業員しか業務内容や手順を理解しておらず、他の従業員は業務の詳細を把握できていない状態です。

この状態は後述する属人化が主な原因で、担当者が持つ専門知識が共有されていないケースが多く見受けられます。

業務のブラックボックス化が発生すると、その業務を担っている担当者が不在になると業務の進行や品質に影響が出かねません。

この記事では「ブラックボックス化」として「業務のブラックボックス化」を中心に解説します。

関連記事：「あの人にしかできない仕事」は危険！属人化によるストレスと職場の崩壊リスク

システムのブラックボックス化

ブラックボックス化の種類の2つ目は、システムのブラックボックス化です。

システムのブラックボックス化は、導入済みのシステムの構造・機能・運用方法が関係者間で共有されておらず、それらの詳細が不明なまま運用が継続されている状態を意味します。

その主要因は、開発担当者の離職・技術文書の未整備・運用ルールの曖昧性などです。この状況が発生すると、障害発生時の原因究明や修正対応が困難で、業務継続に支障をきたしかねません。

属人化との関係

ブラックボックス化の基礎知識の2つ目は、属人化との関係です。

属人化は、特定の個人にのみ業務が依存している状態を意味します。属人化が発生すると、担当者が不在になった場合に業務の継続に支障が出かねません。

特に、引き継ぎ資料やマニュアルがない場合、従来通りの業務遂行ができなくなるリスクが一層高まるでしょう。

ブラックボックス化は属人化が進行した結果として生じる状態であり、属人化により業務実態が周囲から見えなくなる状況です。

関連記事：業務の属人化とは？原因・リスクと改善するための5つのステップを解説

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ブラックボックス化の要因

ここでは、ブラックボックス化の要因について、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

経験豊富で優秀な従業員に依存

ブラックボックス化の要因の1つ目は、経験豊富で優秀な従業員に依存していることです。

長年の経験を持つベテラン従業員ばかりに重要な業務を任せてしまうと、業務がそのベテラン従業員に集中し、ブラックボックス化の原因になりかねません。

経験豊かな従業員に任せれば業務品質は保たれますが、そのままずっと続くと後進が育ちません。しかも、そのベテラン従業員が不在になると、業務品質が大きく低下する恐れがあります。

関連記事：ナレッジの継承は企業活動で必要になる！うまくいかない要因や方法などを解説

専門性・難易度が高い業務

ブラックボックス化の要因の2つ目は、専門性・難易度が高い業務です。

専門性・難易度が高い業務では、その分野に精通した担当者の判断が必要な場面が多く、ブラックボックス化が進行しやすい傾向にあります。

限られたメンバーしか業務プロセス全体を理解していなければ、組織内に「この業務はあの人しかできない」との認識が広まってしまい、属人化が放置されることになりかねません。

関連記事：属人化とスペシャリストの違いとは？メリット・デメリットをわかりやすく解説

マニュアルが未作成

ブラックボックス化の要因の3つ目は、マニュアルが未作成であることです。

マニュアルで業務手順などを文書化できていない場合や、マニュアルがあっても古くて現在の実務に十分役立たない場合は、ブラックボックス化につながりやすいでしょう。

マニュアルがないと担当者が個人の経験に基づいて業務を進めるしかなく、その結果として情報共有や適切な引き継ぎが困難になりかねません。

特に、担当者が退職したときに蓄積されたノウハウが失われ、後任者が一から業務を構築する必要が出てくるでしょう。

関連記事：社内マニュアルの作成方法！メリット・デメリットと作成時のコツも解説

関連記事：マニュアル管理ができていない職場は危ない？導入ステップ・おすすめツールを解説

人員不足

ブラックボックス化の要因の4つ目は、人員不足です。

組織の人員が不足していると、マニュアル作成や情報共有の仕組み作りなど、業務標準化やナレッジ共有を行う余裕がなくなり、ブラックボックス化が進行しかねません。

限られた従業員で業務を遂行するため、特定の担当者に業務が集中して、属人化からブラックボックス化へと発展するケースもあります。

リモートワーク環境の不足

ブラックボックス化の要因の5つ目は、リモートワーク環境の不足です。

昨今リモートワークが普及していますが、業務管理体制が整備されていなければ、ブラックボックス化の要因になりかねません。

なぜなら、リモートワーク環境では従業員の業務状況が見えにくく、オフィス勤務と比較すると情報共有や従業員への指導が難しいためです。

個々の従業員が独立して業務を完結しやすいため、自然とブラックボックス化が進行しやすい側面もあります。

関連記事：リモートワークのプロジェクト管理におすすめのツール8選！成功のための3つのコツも解説

情報共有の不足

ブラックボックス化の要因の6つ目は、情報共有の不足です。

業務の進め方や過去の経緯が関係者に十分に伝わらないと、特定の担当者のみが業務内容を把握する属人化が進行してしまいます。

これにより、必要な情報が適切なタイミングで共有されず、無駄な作業の繰り返しや手戻りが発生し、業務効率が著しく低下する可能性があります。

また、情報共有が不十分な状態が続くと、新しい人材の育成が滞り、組織全体の生産性低下にもつながりかねません。

部署間の情報が分断されている場合、連携が困難になり、組織としての一体感が失われるリスクも高まります。

関連記事：情報共有しない人がもたらす3つのリスク！5つの改善策も解説

関連記事：情報共有不足はなぜ起こる？原因と解決するためのツール5選

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ブラックボックス化のリスク

ここでは、ブラックボックス化のリスクについて、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務の属人化

ブラックボックス化のリスクの1つ目は、業務の属人化です。

ブラックボックス化で特定の担当者しか業務プロセスを把握していない場合は、業務の属人化が生じるため、その人が不在であると業務がストップしかねません。

また、担当者が退職すると蓄積されたノウハウや業務手順も同時に喪失するため、プロセスを一から再構築する必要が出てきます。

シナジー効果の抑制

ブラックボックス化のリスクの2つ目は、シナジー効果の抑制です。

業務がブラックボックス化すると、一部の担当者以外は業務内容を把握できないため、部署間や従業員間での連携が困難になります。

そのため、部署間で十分に連携できていれば可能だった業務改善や新規ビジネスの創出などの、シナジー効果の抑制につながりかねません。結果として、ビジネスチャンスを逃す恐れも高まります。

不正の発生

ブラックボックス化のリスクの3つ目は、不正の発生です。

業務プロセスが外部から見えなければ、外部の目が抑止力として働かず、不正行為やミスの隠蔽を誘発しかねません。

また、特定の担当者しか詳細な業務内容を知らなければ第三者によるチェック機能が働かず、問題が発覚するまでに長期間を要することもあるでしょう。

ナレッジの喪失

ブラックボックス化のリスクの4つ目は、ナレッジの喪失です。

業務がブラックボックス化すると、その業務に関する知識やノウハウが特定の担当者のみに集中してしまいます。

このため、組織全体でナレッジを蓄積することが困難になり、結果として貴重な情報が失われるリスクが高まるのです。

特に担当者が離職した場合、個人が保有していたナレッジは組織として活用されることなく失われてしまい、業務の継続性や品質に影響を及ぼしかねません。

関連記事：ナレッジ活用で組織力を最大化！失敗しない進め方とツールの選び方を解説

DX化の阻害

ブラックボックス化のリスクの5つ目は、DX化の阻害です。

業務がブラックボックス化すると、企業はデジタル化やデータ活用を円滑に進めることができなくなり、結果としてDX（デジタルトランスフォーメーション）の取り組みが阻害されるリスクがあります。

特に、長期間運用されて老朽化・複雑化した既存システムは「レガシーシステム」と呼ばれ、システム開発や保守といった業務がブラックボックス化する原因となりがちです。

経済産業省が2018年に発表した「DXレポート」では、このレガシーシステムからの脱却が強く訴えられており、対応しない場合、2025年以降には年間最大12兆円もの経済損失が生じる可能性が指摘されています。

これは「2025年の崖」として知られ、多くの企業にとって喫緊の課題となっているのです。

関連記事：今こそ始めるDXによる効率化！実現ステップ・ポイント・おすすめツールを徹底解説

責任の所在が分からなくなる

ブラックボックス化のリスクの6つ目は、責任の所在が分からなくなることです。

ブラックボックス化が進むと、業務内容が特定の担当者以外に不明確なため、問題が発生した際に責任の所在が曖昧になります。

これにより、「誰が対応すべきか」「誰が対応したのか」が不明瞭になり、問題解決が遅れる原因となるでしょう。

特に、複数の部署が連携して進める業務では、情報共有が不足することで認識のずれが生じやすく、問題発生時の対応が遅延し、結果としてプロジェクト全体の効率性や生産性が低下するリスクが高まります。

また、部署間の連携が困難になり、顧客や取引先への対応が遅れることで信頼問題に発展する可能性もあります。

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ブラックボックス化を解消するメリット

ここでは、ブラックボックス化を解消するメリットについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ナレッジが蓄積できる

ブラックボックス化を解消するメリットの1つ目は、ナレッジが蓄積できることです。

特定の個人に依存した業務状況から脱却し、誰もが業務内容を把握できる状態にすることが期待できます。

業務プロセスやノウハウが共有されることで、新しい従業員への教育もスムーズに行えるようになり、組織全体の生産性向上にも貢献するでしょう。

結果として、企業の貴重な財産であるナレッジが社内にしっかりと根付き、将来にわたって活用することが可能になります。

関連記事：ナレッジを蓄積する目的と方法とは？活用までの5ステップとコツ

業務のクオリティを担保できる

ブラックボックス化を解消するメリットの2つ目は、業務のクオリティを担保できることです。

特定のメンバーに業務が集中し、その人が不在になった場合に業務品質が低下するリスクを回避できます。

業務内容を可視化し、組織全体で共有することで、誰が担当しても一定以上のクオリティを担保できる体制を構築できます。

反対に、業務のブラックボックス化が解消されないままだと、担当者の離職などで業務のクオリティが一気に低下する恐れがあり、企業の信頼性にも悪影響を及ぼしかねません。

企業価値を向上できる

ブラックボックス化を解消するメリットの3つ目は、企業価値を向上できることです。

社内に蓄積されたナレッジを組織全体で活用できるため、業務の品質維持・向上につながり、結果的に企業価値の向上に貢献します。

さらに、多角的な視点からナレッジを共有することで、革新的なアイデアが生まれ、新たなイノベーション創出の可能性が高まります。

また、業務プロセスが明確になり、関係者全員が業務全体を把握できるようになるため、不正の発生を抑制し、企業の信頼性を守ることにもつながります。

業務効率が向上する

ブラックボックス化を解消するメリットの4つ目は、業務効率が向上することです。

一部の従業員に集中していた業務プロセスが誰もが把握・共有できるようになるため、属人的な業務の偏りがなくなり、業務効率の向上が期待できます。

また、業務が見えることで問題発生時の原因究明が容易になり、迅速な対応が可能になります。さらに、各担当者の業務内容や進捗状況が可視化されるため、責任の所在も明確になるでしょう。

関連記事：業務効率化ツールのおすすめツール22選（無料あり）・種類・選び方のポイントを解説

リモートワークに対応できる

ブラックボックス化を解消するメリットの5つ目は、リモートワークに対応できることです。

リモートワークでは従業員の業務状況が見えにくく、情報共有や指示・指導が難しいという課題があります。これにより、誰がどのような作業をしているのか把握しづらく、ブラックボックス化が進みやすい傾向です。

しかし、業務内容が可視化され、情報共有が徹底されることで、従業員はオフィス以外の場所でも円滑に業務を進められるようになります。

業務の進捗状況をチーム全体で把握し、必要な情報にいつでもアクセスできる環境を整備することが重要です。

これにより、リモートワークのメリットを最大限に活かし、効率的な働き方を実現できます。

関連記事：テレワークには見える化の導入が必要！基本概要・導入効果・実施方法を徹底解説！

ブラックボックス化を解消するための対策方法

ここでは、ブラックボックス化を解消するための対策方法について、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務の棚卸し

ブラックボックス化を解消するための対策方法の1つ目は、業務の棚卸しです。

まずは、現在の業務プロセス全体を詳細に洗い出しましょう。各工程に関わる部署や担当者、やり取りされる情報などを整理した後、フローチャートで全体像を可視化します。

これにより今まで見えなかった業務の実態を可視化すれば、改善すべき点も見えてくるでしょう。

関連記事：仕事効率アップ！タスク洗い出しのメリット・流れ・おすすめ無料ツール8選

マニュアルの作成

ブラックボックス化を解消するための対策方法の2つ目は、マニュアルの作成です。

業務の全体像を把握した後、各工程の詳細な手順書やマニュアルを作成しましょう。実際に業務を遂行する担当者が作成することで、実務に即した内容のマニュアルを作成できます。

また、第三者でも理解できるよう客観的な視点で最終チェックすることも欠かせません。誰もが理解できる明確で具体的なマニュアルを作成することで、属人化を防ぎましょう。

関連記事：引き継ぎマニュアルの作り方は5つの手順！わかりやすく作るポイントも解説

引き継ぎの徹底

ブラックボックス化を解消するための対策方法の3つ目は、引き継ぎの徹底です。

人事異動や退職などのため担当者が変わる場合、十分な時間を確保して丁寧に引き継ぐ必要があります。

資料作成から対面での説明まで余裕を持って行い、引き継ぎ後も一定期間のフォロー体制を設けましょう。そうすることで引き継ぎ漏れを防ぎ、業務の継続性を確保できます。

関連記事：業務の引き継ぎで悩まない！スムーズに行うための事前準備や効果的な方法を徹底解説

情報共有体制の構築

ブラックボックス化を解消するための対策方法の4つ目は、情報共有体制の構築です。

日常的な情報共有を促進できるよう、チャットやグループウェアなどのツールも活用し、情報共有体制を構築しましょう。

また、人事制度で積極的な情報共有を評価するなど、組織全体で情報を共有する文化を醸成することも有効です。これらにより属人化を防ぎ、ブラックボックスを最適化できます。

関連記事：今さら聞けない情報共有を徹底解説！～注目の理由からスムーズに行うためのポイントまで～

定期的な業務改善

ブラックボックス化を解消するための対策方法の5つ目は、定期的な業務改善です。

ブラックボックス化の再発を防ぐためには、業務内容や業務フローを定期的に見直すことが重要です。

第三者による外部監査や社内での定期的な業務レビューを導入することで、業務の透明性が高まり、潜在的な問題や非効率な部分を早期に発見できます。

このような定期的な改善は、不正リスクの抑制や業務の効率化に貢献するだけでなく、社員間の信頼関係やパフォーマンスの向上にもつながります。

業務改善は一度行ったら終わりではなく、継続的に行うことで、変化する環境や課題にも対応できる組織へと成長できるでしょう。

関連記事：業務改善に役立つアイデアは？4つの事例とともに解説

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各種対策方法の評価・改善

ブラックボックス化を解消するための対策方法の6つ目は、各種対策方法の評価・改善です。

ブラックボックス化を一度解消しても、時間が経過すると再発することもあります。そのため、定期的に業務の棚卸しを行い、各種対策方法を評価しましょう。

また、マニュアルの見直しに加え、PDCAサイクルを回しながら業務プロセスや情報共有の仕組みも常に改善する必要があります。

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まとめ

今回は、ブラックボックス化の意味や発生要因に加え、その対策方法についても解説しました。

ブラックボックス化とは、業務やシステムの内容・手順が特定の担当者にしか共有されず、他のメンバーが詳細を把握できない状態です。

マニュアルが未作成であることや、リモートワーク環境の不足などを主要因として発生します。

ブラックボックス化は業務の属人化や不正の発生などを引き起こす要因になりかねないので、業務の棚卸しや引き継ぎの徹底などを励行し、ブラックボックスの最適化を進めましょう。

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