ブラックボックス化は業務遂行に悪影響！要因や対策方法を解説

ブラックボックス化とは？わかりやすく解説

ブラックボックス化とは、業務やシステムの内容・手順が特定の担当者にしか共有されず、他のメンバーが詳細を把握できない状態です。

まるで黒い箱の中で作業が行われているように、外部から内部が見えない状況を示すものとしてこのように呼ばれています。

ブラックボックス化は、組織全体の業務効率化や継続性を阻害する要因になりかねません。ここでは、ブラックボックス化の基礎知識について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

2種類のブラックボックス化

ブラックボックス化の基礎知識の1つ目は、ブラックボックス化の種類です。ここでは2つ解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務のブラックボックス化

ブラックボックス化の種類の1つ目は、業務のブラックボックス化です。

業務のブラックボックス化とは、特定の従業員しか業務内容や手順を理解しておらず、他の従業員は業務の詳細を把握できていない状態です。

この状態は後述する属人化が主な原因で、担当者が持つ専門知識が共有されていないケースが多く見受けられます。

業務のブラックボックス化が発生すると、その業務を担っている担当者が不在になると業務の進行や品質に影響が出かねません。

この記事では「ブラックボックス化」として「業務のブラックボックス化」を中心に解説します。

システムのブラックボックス化

ブラックボックス化の種類の2つ目は、システムのブラックボックス化です。

システムのブラックボックス化は、導入済みのシステムの構造・機能・運用方法が関係者間で共有されておらず、それらの詳細が不明なまま運用が継続されている状態を意味します。

その主要因は、開発担当者の離職・技術文書の未整備・運用ルールの曖昧性などです。この状況が発生すると、障害発生時の原因究明や修正対応が困難で、業務継続に支障をきたしかねません。

属人化との違い

ブラックボックス化の基礎知識の2つ目は、属人化との違いです。

属人化は、特定の個人にのみ業務が依存している状態を意味します。属人化が発生すると、担当者が不在になった場合に業務の継続に支障が出かねません。

特に、引き継ぎ資料やマニュアルがない場合、従来通りの業務遂行ができなくなるリスクが一層高まるでしょう。

ブラックボックス化は属人化が進行した結果として生じる状態であり、属人化により業務実態が周囲から見えなくなる状況です。

関連記事：業務の属人化とは？原因・リスクと改善するための5つのステップを解説

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ブラックボックス化の要因

ここでは、ブラックボックス化の要因について、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

経験豊富で優秀な従業員に依存

ブラックボックス化の要因の1つ目は、経験豊富で優秀な従業員に依存していることです。

長年の経験を持つベテラン従業員ばかりに重要な業務を任せてしまうと、業務がそのベテラン従業員に集中し、ブラックボックス化の原因になりかねません。

経験豊かな従業員に任せれば業務品質は保たれますが、そのままずっと続くと後進が育ちません。しかも、そのベテラン従業員が不在になると、業務品質が大きく低下する恐れがあります。

関連記事：ナレッジの継承は企業活動で必要になる！うまくいかない要因や方法などを解説

専門性・難易度が高い業務

ブラックボックス化の要因の2つ目は、専門性・難易度が高い業務です。

専門性・難易度が高い業務では、その分野に精通した担当者の判断が必要な場面が多く、ブラックボックス化が進行しやすい傾向にあります。

限られたメンバーしか業務プロセス全体を理解していなければ、組織内に「この業務はあの人しかできない」との認識が広まってしまい、属人化が放置されることになりかねません。

マニュアルが未作成

ブラックボックス化の要因の3つ目は、マニュアルが未作成であることです。

マニュアルで業務手順などを文書化できていない場合や、マニュアルがあっても古くて現在の実務に十分役立たない場合は、ブラックボックス化につながりやすいでしょう。

マニュアルがないと担当者が個人の経験に基づいて業務を進めるしかなく、その結果として情報共有や適切な引き継ぎが困難になりかねません。

特に、担当者が退職したときに蓄積されたノウハウが失われ、後任者が一から業務を構築する必要が出てくるでしょう。

関連記事：社内マニュアルの作成方法！メリット・デメリットと作成時のコツも解説

人員不足

ブラックボックス化の要因の4つ目は、人員不足です。

組織の人員が不足していると、マニュアル作成や情報共有の仕組み作りなど、業務標準化やナレッジ共有を行う余裕がなくなり、ブラックボックス化が進行しかねません。

限られた従業員で業務を遂行するため、特定の担当者に業務が集中して、属人化からブラックボックス化へと発展するケースもあります。

リモートワーク環境の不足

ブラックボックス化の要因の5つ目は、リモートワーク環境の不足です。

昨今リモートワークが普及していますが、業務管理体制が整備されていなければ、ブラックボックス化の要因になりかねません。

なぜなら、リモートワーク環境では従業員の業務状況が見えにくく、オフィス勤務と比較すると情報共有や従業員への指導が難しいためです。

個々の従業員が独立して業務を完結しやすいため、自然とブラックボックス化が進行しやすい側面もあります。

関連記事：リモートワークのプロジェクト管理におすすめのツール8選！成功のための3つのコツも解説

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ブラックボックス化のリスク

ここでは、ブラックボックス化のリスクについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務の属人化

ブラックボックス化のリスクの1つ目は、業務の属人化です。

ブラックボックス化で特定の担当者しか業務プロセスを把握していない場合は、業務の属人化が生じるため、その人が不在であると業務がストップしかねません。

また、担当者が退職すると蓄積されたノウハウや業務手順も同時に喪失するため、プロセスを一から再構築する必要が出てきます。

シナジー効果の抑制

ブラックボックス化のリスクの2つ目は、シナジー効果の抑制です。

業務がブラックボックス化すると、一部の担当者以外は業務内容を把握できないため、部署間や従業員間での連携が困難になります。

そのため、部署間で十分に連携できていれば可能だった業務改善や新規ビジネスの創出などの、シナジー効果の抑制につながりかねません。結果として、ビジネスチャンスを逃す恐れも高まります。

不正の発生

ブラックボックス化のリスクの3つ目は、不正の発生です。

業務プロセスが外部から見えなければ、外部の目が抑止力として働かず、不正行為やミスの隠蔽を誘発しかねません。

また、特定の担当者しか詳細な業務内容を知らなければ第三者によるチェック機能が働かず、問題が発覚するまでに長期間を要することもあるでしょう。

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ブラックボックスを最適化するための対策方法

ここでは、ブラックボックスを最適化するための対策方法について、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務の棚卸し

ブラックボックスを最適化するための対策方法の1つ目は、業務の棚卸しです。

まずは、現在の業務プロセス全体を詳細に洗い出しましょう。各工程に関わる部署や担当者、やり取りされる情報などを整理した後、フローチャートで全体像を可視化します。

これにより今まで見えなかった業務の実態を可視化すれば、改善すべき点も見えてくるでしょう。

関連記事：仕事効率アップ！タスク洗い出しのメリット・流れ・おすすめ無料ツール8選

マニュアルの作成

ブラックボックスを最適化するための対策方法の2つ目は、マニュアルの作成です。

業務の全体像を把握した後、各工程の詳細な手順書やマニュアルを作成しましょう。実際に業務を遂行する担当者が作成することで、実務に即した内容のマニュアルを作成できます。

また、第三者でも理解できるよう客観的な視点で最終チェックすることも欠かせません。誰もが理解できる明確で具体的なマニュアルを作成することで、属人化を防ぎましょう。

関連記事：引き継ぎマニュアルの作り方は5つの手順！わかりやすく作るポイントも解説

引き継ぎの徹底

ブラックボックスを最適化するための対策方法の3つ目は、引き継ぎの徹底です。

人事異動や退職などのため担当者が変わる場合、十分な時間を確保して丁寧に引き継ぐ必要があります。

資料作成から対面での説明まで余裕を持って行い、引き継ぎ後も一定期間のフォロー体制を設けましょう。そうすることで引き継ぎ漏れを防ぎ、業務の継続性を確保できます。

関連記事：業務の引き継ぎで悩まない！スムーズに行うための事前準備や効果的な方法を徹底解説

情報共有体制の構築

ブラックボックスを最適化するための対策方法の4つ目は、情報共有体制の構築です。

日常的な情報共有を促進できるよう、チャットやグループウェアなどのツールも活用し、情報共有体制を構築しましょう。

また、人事制度で積極的な情報共有を評価するなど、組織全体で情報を共有する文化を醸成することも有効です。これらにより属人化を防ぎ、ブラックボックスを最適化できます。

関連記事：今さら聞けない情報共有を徹底解説！～注目の理由からスムーズに行うためのポイントまで～

各種対策方法の評価・改善

ブラックボックスを最適化するための対策方法の5つ目は、各種対策方法の評価・改善です。

ブラックボックス化を一度解消しても、時間が経過すると再発することもあります。そのため、定期的に業務の棚卸しを行い、各種対策方法を評価しましょう。

また、マニュアルの見直しに加え、PDCAサイクルを回しながら業務プロセスや情報共有の仕組みも常に改善する必要があります。

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質問に対して過去のチャットやタスク等をもとに回答するAIアシスタント機能が搭載されており、業務の属人化を防止する手助けをしてくれます。

ブラックボックス化を防止したい企業やチームにとって、CrewWorksは実用的かつ頼れる存在です。

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まとめ

今回は、ブラックボックス化の意味や発生要因に加え、その対策方法についても解説しました。

ブラックボックス化とは、業務やシステムの内容・手順が特定の担当者にしか共有されず、他のメンバーが詳細を把握できない状態です。

マニュアルが未作成であることや、リモートワーク環境の不足などを主要因として発生します。

ブラックボックス化は業務の属人化や不正の発生などを引き起こす要因になりかねないので、業務の棚卸しや引き継ぎの徹底などを励行し、ブラックボックスの最適化を進めましょう。

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