社内コミュニケーション

2025/7/2
[更新日] 2025/7/24

ビジネスコミュニケーションはなぜ重要？3大要素や押さえるべきポイントも解説

ビジネスでは、職場内外で多くの関係者とやり取りを行う必要があります。テレワークでも、他メンバーとのやり取りをゼロにはできません。

そこで、うまくビジネスコミュニケーションを取ることができれば、業務がうまくいく可能性も高まります。
一方で、職場でのビジネスコミュニケーションがうまくいかない場合は、ビジネスコミュニケーションの3大要素を見直して、特に改善すべき点を見極めた方がよいでしょう。
ビジネスコミュニケーション力を高める方法がわかれば、さらに効果的です。

そこで今回は、ビジネスコミュニケーションの意味や重要とされる理由・3大要素などに加えて、おすすめのビジネスコミュニケーションツールを紹介します。

【目次】

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ビジネスコミュニケーションとは

ビジネスコミュニケーションとは、企業活動において行われるすべての意思疎通を指します。具体例としては、社内での会話や会議、メール、電話、チャット、そして社外の取引先とのやり取りなどが挙げられます。

これらのビジネスコミュニケーションの目的は、単に情報を伝達するだけでなく、円滑な人間関係を構築し、業務を効率的に進める上で非常に重要です。

一般的な日常会話と異なり、ビジネスコミュニケーションでは、伝えたい内容を明確にし、相手の立場や意図を考慮することが求められます。

例えば、電話でのやり取りでは相手が置かれている状況を想像し、簡潔に要点を伝える必要がありますし、メールやチャットシステムを利用する際には、誤解が生じないように言葉遣いを慎重に選ぶことが大切です。

ビジネスコミュニケーションがビジネスの結果に直接影響を与える可能性があるのは、単なる情報伝達の手段ではなく、共通認識を作り、相互理解を深めるための重要なスキルだからです。

多くの企業がその重要性を理解しつつも、このビジネスコミュニケーションにおいて課題を抱えているのが現状です。

ビジネスコミュニケーションが重要な理由

ここでは、まずビジネスコミュニケーションが重要な理由について、以下の3点を解説します。

業務遂行の必須スキルである
確実に情報共有を行う
認識合わせを行う

1つずつ見ていきましょう。

業務遂行の必須スキルである

ビジネスコミュニケーションが重要な理由の1つ目は、業務遂行の必須スキルであることです。

業務の遂行に際しては、社内外の関係者とのコミュニケーションが必ずと言ってよいほど発生するでしょう。

コミュニケーションがどれほどうまくいったかによって、双方の関係性や情報共有の質が変わってくるため、ビジネスコミュニケーションは業務遂行を行う上で全社員に求められる基本スキルと言えます。

また、ビジネスコミュニケーションは日常会話と大きく異なり、常に明確なゴールを設定し、そのゴールに向って最も効率的な手段を選択しなければなりません。

ビジネスコミュニケーションにおけるゴールは、相手に具体的なアクションを促すことです。懇親会や1on1など一見カジュアルなコミュニケーションも、ビジネス上の関わりがある限り、ビジネス関係を構築することが目的となるでしょう。

そのため、これらもビジネスコミュニケーションの範疇に含まれます。

確実に情報共有を行う

ビジネスコミュニケーションが重要な理由の2つ目は、確実に情報共有を行うことです。

関係者同士でのコミュニケーションでは、情報共有を行うことも目的です。情報伝達では、客観的なデータや事実のみを相手に伝えましょう。

ただし、ビジネスコミュニケーションで行う情報共有は、単なる情報伝達にとどまりません。蓄積してきたノウハウやデータから必要なものだけを抽出し、それに自分なりの解釈を加えることで、自分の考えや相手に促したい行動を示します。

ビジネスコミュニケーションの過程で確実に情報共有を行えれば、相手は整理された状態で情報を受け取れるため、その情報を活用することが容易になるでしょう。

また、相手とやり取りする過程で、情報やその解釈について疑わしい部分があれば、相手に指摘してもらえる可能性もあります。

認識合わせを行う

ビジネスコミュニケーションが重要な理由の3つ目は、認識合わせを行うことです。

日常会話では「あれ」や「それ」などあいまいな表現が多いこともあります。このようなあいまいな表現は、聞き手にとって意味が不明瞭なことが多く、認識のずれを産み出す要因になりかねません。

特にビジネスにおいて認識のずれが原因で誤った判断が下されると、業務に大きな支障が出ることもあるでしょう。

そのため、定期的なミーティングなどによって従業員同士の業務報告を通じた認識合わせを行う必要があります。しかし、定期的なミーティングだけではこまめな軌道修正は困難です。

そこで、日常的なビジネスコミュニケーションによって各従業員のやり取りをひんぱんにして、いち早く認識合わせを行うことが大事です。コミュニケーションの中で、相手が違和感を感じてくれれば、軌道修正を行えるでしょう。

関連記事：もう悩まない！コミュニケーションロスの原因と対策を具体例付きで紹介

ビジネスコミュニケーションを強化するメリット

ここでは、ビジネスコミュニケーションを強化するメリットについて、以下の4点を解説します。

仕事の精度を高められる
信頼感や安心感を持ち仕事ができる
エンゲージメント向上につながる
風通しの良い職場になる

1つずつ見ていきましょう。

仕事の精度を高められる

ビジネスコミュニケーションを強化するメリットの1つ目は、仕事の精度を高められることです。

例えば、ソフトウェア開発におけるプログラマーは、チーム内で頻繁にコミュニケーションをとる必要があり、顧客が必要とする要件や仕様について、関係者と確認をとることで、認識の齟齬を防ぎながら作業を進めていくものです。

このプロセスにおいて、相手の伝える内容を正確に理解するコミュニケーション力は、問題の早期発見や成果物の質に直結します。

適切なビジネスコミュニケーションによって、業務の進行におけるボトルネックを解消し、より精度の高いアウトプットを生み出すことにつながります。

信頼感や安心感を持ち仕事ができる

ビジネスコミュニケーションを強化するメリットの2つ目は、信頼感や安心感を持ち仕事ができることです。

ビジネスにおけるコミュニケーション力が高いと、顧客のニーズを正確に把握し、自社の商品やサービスを効果的に伝えられます。

例えば、顧客の話を親身になって聞き、その真意を深く理解することで、「この人になら安心して任せられる」という信頼関係が築かれ、円滑に仕事を進められるようになります。

単に話すだけでなく、親身に耳を傾ける「聞く力」や、状況に合わせて的確な情報を提供する「伝える力」といったビジネスコミュニケーション全般の能力が重要です。

これらのコミュニケーション力は、日々の業務を通じて意識的に高めることが可能です。

エンゲージメント向上につながる

ビジネスコミュニケーションを強化するメリットの3つ目は、エンゲージメント向上につながることです。

エンゲージメント向上は、生産性の向上だけでなく、従業員の定着率向上にもつながるメリットがあります。

社内での情報共有が活発化し、自身のワークの意義を明確に認識できるようになることも、エンゲージメント向上につながる理由の一つです。

ビジネスコミュニケーションの適切なツールを活用することで、双方向のコミュニケーションが促進され、従業員は自分の意見や提案が会社に届いていると感じ、それがモチベーション向上に繋がります。

従業員が仕事にやりがいを感じ、自己成長の機会を得るためにも、ビジネスコミュニケーションにおけるコミュニケーション力は必要不可欠だと言えるでしょう。

風通しの良い職場になる

ビジネスコミュニケーションを強化するメリットの4つ目は、風通しの良い職場になることです。

ビジネスコミュニケーションの強化は、職場における風通しを良くし、従業員が自由に意見を交わせる環境を育みます。

この環境では、上下関係に縛られず、フラットな対話を通じて信頼関係が築かれるため、多様な意見や新しいアイデアが積極的に受け入れられ、組織全体の活性化に貢献します。

また、情報や認識の非対称性を解消し、業務に関する情報や状況を透明化して共有することで、誤解や対立を防ぎ、より円滑な協力体制を構築することが可能です。

ビジネスコミュニケーションの3大要素

ここでは、ビジネスコミュニケーションの要素について、以下の3点を解説します。

相手に情報を伝える力
相手の話を聞く力
相手に質問する力

1つずつ見ていきましょう。

相手に情報を伝える力

ビジネスコミュニケーションの要素の1つ目は、相手に情報を伝える力です。

相手に情報を伝える力は、情報を相手にわかりやすく論理的に伝達するために欠かせません。効果的な伝達を実現するには、まず結論を明確に述べてから、根拠を提示する構成が有効です。

特に、根拠については複数の理由を挙げることで、説得力を高められるでしょう。また、専門的な内容を一般の方にも理解しやすくするため、専門用語を使わずに身近な例えを活用する手法も効果的です。

これらのテクニックは、継続的な練習によって身につけられます。

相手の話を聞く力

ビジネスコミュニケーションの要素の2つ目は、相手の話を聞く力です。

相手の話を聞く力とは、相手の発言内容を正確に理解し、その真意を把握する能力です。話を聞くときは、相手の結論と理由を意識的に整理することで、要点を効率的に把握できます。

論理的な理解だけでなく、相手の感情面にも配慮しなければなりません。共感の姿勢を示しながら傾聴することで、自然な相槌が生まれ、話し手にとって話しやすい雰囲気を作り出せます。

このような環境作りにより、相手は安心して情報を伝えられ、より深いコミュニケーションが実現するでしょう。

相手に質問する力

ビジネスコミュニケーションの要素の3つ目は、相手に質問する力です。

適切なタイミングで質問することは、コミュニケーションの質を向上させるために有効です。質問によって話し手の内容をより深く掘り下げられ、聞き手の理解度も大幅に向上するでしょう。

質問手法には「クローズドクエスチョン」と「オープンクエスチョン」という2種類のアプローチがあります。前者は具体的な回答を求める質問方法で、後者は自由な発言を促す質問方法です。

それぞれに異なる効果があるため、状況に応じて使い分けることで、効果的なビジネスコミュニケーションを期待できます。

関連記事：社内コミュニケーションを活性化させる3つのポイントと6つの施策とは？

ビジネスでのコミュニケーション力を高めるポイント

ここでは、ビジネスでのコミュニケーション力を高めるポイントについて、以下の3点を解説します。

結論ファーストを原則にする
相手に取ってほしい行動を明確にする
相手への態度にも気を配る

1つずつ見ていきましょう。

結論ファーストを原則にする

ビジネスでのコミュニケーション力を高めるポイントの1つ目は、結論ファーストを原則にすることです。

ビジネスコミュニケーションでは、PREP法を活用し、話の冒頭で明確に結論を示しましょう。これにより、相手に伝えたい内容を整理できます。

▼PREP法の要素

P（Point）：結論
R（Reason）：理由
E（Example）：具体例
P（Point）：結論

相手からの質問に対しては、意図を深読みせずシンプルに「良い・悪い」を明確に答えることが大切です。経緯や感想を先に述べると、相手を混乱させることになりかねません。

また、話の冒頭で相手への要望を明確に伝えることが重要です。これにより、相手は具体的な対応方法を事前に準備でき、迅速なアクションを取れます。

相手に取ってほしい行動を明確にする

ビジネスでのコミュニケーション力を高めるポイントの2つ目は、相手に取ってほしい行動を明確にすることです。

ビジネスでは、相手がスムーズに行動できるよう配慮しなければなりません。相手からの問い合わせ内容を自分の言葉で再確認し、認識を合わせることが効果的で、特に5W1Hを活用して情報整理を心がけるとよいでしょう。

▼5W1Hの各要素

When（いつ）
Where（どこで）
Who（誰が）
What（何を）
Why（なぜ）
How（どのように）

例えば、新規取引先との打合せ時には、以下の内容を事前に明確化しておくと、打ち合わせをよりスムーズに実施できます。

▼打ち合わせ前に明確化しておきたい内容

日時
場所
参加者
議題
目的
進行方法

「何を」「いつまでに」「どのように実行すべきか」を具体的に共有できれば、効率的な業務進行を実現できます。

相手への態度にも気を配る

ビジネスでのコミュニケーション力を高めるポイントの3つ目は、相手への態度にも気を配ることです。

相手も人間である以上、同じ内容であっても自分の態度によって聞き入れてくれるか否かが変わってきます。ビジネスコミュニケーション力が高い人は、常に誠実な態度で相手に対応することが可能でしょう。

相手に自分が伝えたいことを伝えられるよう常に意識し、丁寧に対応できれば、自ずと相手との信頼関係を構築できます。

例えば、以下のポイントを押さえている人であれば、ビジネスコミュニケーションがうまくいく確率が高まるでしょう。

▼ビジネスコミュニケーション時に取るべき態度

ルールやマナーを守る
礼儀正しい
正直である
感謝や謝罪を忘れない

自信がないときは、報告・連絡・相談（ホウレンソウ）の段階から見直してみましょう。

▼報告・連絡・相談の具体的内容

報告	仕事の進捗状況や結果を上司などに伝える
連絡	目標達成に必要な情報共有を行う
相談	困難な判断が必要な際にアドバイスを求める

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