業務連絡とは

業務連絡とは、仕事に関連するコミュニケーションのことで、主に社内やチームメンバーに向けて行う連絡のことです。日々の業務を行う上では、欠かせないやり取りのことを指します。業務連絡を明確に行うことで、信頼関係を構築・強化し、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。

業務連絡が行われる主なシーンやタイミングは、企業や業種によって多種多様です。一般的には、部下が上司や先輩社員に報告・連絡・相談を行うことが多いでしょう。また、有給休暇の取得、早退や遅刻などの勤怠連絡も、業務連絡の1つです。プロジェクトの進捗状況の共有や、トラブル発生時の報告も含まれます。業務連絡を円滑に行うことで、情報の共有が迅速になり、問題の早期発見や対応が行えるでしょう。

業務連絡するときのポイント

ここでは、業務連絡するときのポイントについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

件名で要点を伝える

業務連絡するときのポイントの1つ目は、件名で要点を伝えることです。

日々の業務を抱えている中で、すべての連絡内容を入念に確認するのは容易ではありません。忙しい従業員でも、すぐに要件が分かるようにしておきましょう。

例えば、「【至急】請求書提出のお願い」といったように、具体的で明確な件名をつけることで、受信者は瞬時に内容の重要性と行動の必要性を把握できます。さらに、件名には「いつまでに、何をすれば良いか」が一目で分かる情報を含めると効果的です。「【6/5締切】月次報告書の提出依頼」などの件名をつけることで、受信者は締切日と求められるアクションをすぐに理解できます。業務連絡の件名を工夫すれば、情報伝達の効率化が実現するでしょう。

情報を簡潔に盛り込む

業務連絡するときのポイントの2つ目は、情報を簡潔に盛り込むことです。

必要な情報が不足している場合、内容の問い合わせをしなければならず、無駄な手間が発生します。一方で、情報が多すぎると要点を見落としてしまい、結局何が言いたいのか分からないという状況に陥ります。そのため、業務連絡では必要な情報を簡潔かつ明確に伝えることが重要です。

結論を先に書く

業務連絡するときのポイントの3つ目は、結論を先に書くことです。

結論を後回しにすると、受け手側は最後まで本文にしっかりと目を通さなければならず、要件が頭に入らない恐れがあります。また、長文のメールは読むだけでもストレスを与えることがあるため注意が必要です。最初に結論を伝えることで、メールの目的が明確になり、受け手側は内容をすぐに理解できるでしょう。

返信がほしい場合は記載する

業務連絡するときのポイントの4つ目は、返信がほしい場合は記載することです。

件名や本文内に、「【8/1まで】アンケート回答のお願い」といったように、対応してほしい内容や期日を明確に記載しましょう。また、特定の人にだけ返信してほしい場合には、誰に対応してほしいのかを具体的に書くことが大切です。例えば、雇用形態によって返信が必要かが変わる場合、「対象：正社員」「返信不要：業務委託・派遣社員」といったように明示します。

さらに、「誰がいつまでに返信すべきか」を記載しておくと内容が伝わりやすくなります。例えば、本文に「正社員の皆様は、6月15日までにアンケートにご回答ください。業務委託や派遣社員の方々は返信不要です」と記載しておくと、受け手側全員が自分に何が求められているのかを把握できます。

また、文面のレイアウトを見やすくしておくことも重要です。20～30文字ごとに改行し、段落ごとに空白を入れましょう。情報量が多い場合は、箇条書きにすることで内容を整理しやすくなります。

【状況別】業務連絡のテンプレート

ここでは、業務連絡のテンプレートについて、以下の7点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

通知

業務連絡で通知をするときには、簡潔かつ具体的に内容を伝え、誰に影響があるのかを明記しましょう。通知のテンプレートは下記の通りです。

確認

確認の業務連絡をするときには、確認事項を具体的に述べ、相手に明確な回答を求めることが大切です。確認のテンプレートは下記の通りです。

催促

催促の業務連絡をするときには、丁寧にリマインドし、相手に対する敬意を持って伝えることがポイントです。催促のテンプレートは下記の通りです。

依頼

業務連絡で依頼をするときは、具体的な内容と期日を明示し、相手の負担を考慮した表現を使うことが大切です。依頼のテンプレートは下記の通りです。

謝罪

業務連絡で謝罪をするときは、まず謝罪の意を示し、その後で具体的な対応策を伝えることが重要です。謝罪のテンプレートは下記の通りです。

御礼

業務連絡で御礼を伝えるときには、感謝の意を具体的に述べ、相手の努力や協力に対する感謝を示すことがポイントです。御礼のテンプレートは下記の通りです。

相談

相談の業務連絡をするときには、具体的な相談内容を明確に述べ、相手の意見や助言を求めることが重要です。相談のテンプレートは下記の通りです。

業務連絡の主な連絡手段

ここでは、業務連絡の主な連絡手段について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

電話

業務連絡の主な連絡手段の1つ目は、電話です。

電話を使うメリットは、相手と迅速に連絡が取れる点です。また、直接声を聞くことで、相手の感情や意図をより深く把握できます。特に緊急の連絡や重要なメッセージを伝えるときには効果的です。メールやチャットツールよりも誤解が生じにくい情報伝達手段でもあります。

しかし、相手が電話に出ないときには再度連絡をするなど、双方のタイミングを合わせなければなりません。また、会議中や移動中など、タイミングを見計らって連絡を取る必要があります。ケースによっては、他の手段を採用した方が円滑に業務を進められることもあるでしょう。

メール

業務連絡の主な連絡手段の2つ目は、メールです。

メールは、相手の状況を気にせずにメッセージを送信できるのがメリットです。相手も自分の都合の良いタイミングでメールを確認できるため、時間や場所に制約されずにコミュニケーションが取れます。また、文章として記録が残るため、内容の振り返りも容易に行えるでしょう。

しかし、メールの受信数が多い人では、大量のメールの中に埋もれてしまい、見落としが発生する恐れがあります。また、スパムフィルターやメール設定によっては、重要なメールが届かないこともあるでしょう。

さらに、電話とは異なり、相手の声や感情を直接感じ取れないため、誤解が生じる可能性もあります。即時性や記録性に優れた手段ですが、確実に伝わるように工夫する必要があります。適切なタイミングで利用し、他の連絡手段と併用しながら使いましょう。

関連記事：ビジネスチャットとメールの違いは？使い分けのポイントやメリット・デメリットも解説

SMS

業務連絡の主な連絡手段の3つ目は、SMSです。

SMS（Short Message Service）は、携帯電話やスマートフォンを利用してテキストメッセージを送信するサービスです。例えば、緊急の連絡や短い通知を迅速に届けたい場合に非常に有効です。また、インターネット接続が不要なため、電波が届く場所ならどこでも使用できる利便性があります。

しかし、一度に送信できる文字数が限られており、長文のメッセージは送れません。通常、1つのSMSメッセージは160文字以内に制限されており、文字数を超える場合は複数のメッセージに分割して送らなければなりません。

また、文字数によって送信にかかる料金が変動するため、コスト面でも注意が必要です。短く迅速な連絡には向きますが、詳細な情報を伝える場合や長文の業務連絡には他の手段を併用するのが望ましいでしょう。

ビジネスチャット

業務連絡の主な連絡手段の4つ目は、ビジネスチャットです。

ビジネスチャットは、企業向けのチャット機能を備えたコミュニケーションツールで、業務連絡の主な手段の1つです。ビジネスメールほど厳密なルールはなく、気軽に連絡を取りやすいため、情報共有の円滑化やコミュニケーションの活発化につながるでしょう。

例えば、リアルタイムでメッセージがやり取りできるため、迅速な意思決定が可能となり、業務の効率化に効果的です。

しかし、導入や運用にはコストがかかることを理解しておく必要があります。特に大規模な企業では、全従業員に利用環境を整えるための初期投資や運用コストがかかるでしょう。

関連記事：ビジネスチャットとは？おすすめツール7選と活用のメリットや主な機能を比較解説

業務連絡に向くツール5選

ここでは、業務連絡に向くツールについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット、タスク管理、プロジェクト管理、Web会議を統合したオールインワンツールです。シームレスな操作性で、効率的なコミュニケーションと情報共有が可能です。プロジェクトに関連するタスクやチャットを1つの画面で管理可能で、ファイルの自動版管理機能で最新版のファイルがひと目で分かります。直感的なインターフェースで誰でも簡単に使用でき、情報の構造化が行えるのも特筆すべき点です。

CrewWorksの特長

1. 複数の機能をオールインワンで導入できる
2. 自動で情報が整理されるためナレッジの蓄積が行える
3. 直感操作でITツールに不慣れな従業員でも使いやすい

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Chatwork

Chatworkは、ビジネス用のチームチャットツールです。グループチャット・ダイレクトチャット・タスク管理・ファイル管理・ビデオ/音声通話といった複数の機能が搭載されています。デスクトップやモバイルアプリからもアクセスできるため、時間と場所を問わずに業務連絡が行えるでしょう。

Chatworkの特長

1. 使いやすいシンプルな操作
2. ファイル共有機能付きで情報を一元管理
3. どこからでもアクセス可能なマルチデバイス対応

詳細はこちら: https://go.chatwork.com/ja/

Slack

Slackは、ビジネス用のチームチャットツールです。チャット・タスク管理・ファイル共有を1つのプラットフォーム内で行えます。自然な会話形式で仕事のやり取りを進められるため、チームのコミュニケーションの活性化が期待できるでしょう。また、Zoomなど他のアプリとも連携可能です。大人数から数人に限定したプライベートチャンネルの作成まで、アクセス制限を詳細に設定できるのもメリットです。

Slackの特長

1. シームレスなコミュニケーション
2. 多機能な統合プラットフォーム
3. アクセス権限の柔軟な設定が可能

詳細はこちら: https://slack.com/intl/ja-jp

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、ビジネスコミュニケーションを効率化するための統合ツールです。チャット・ビデオ会議・ファイル共有・タスク管理など、多様なコミュニケーション機能を1つのプラットフォームにまとめています。Office 365と統合できるため、文書の共同編集やスケジュール管理が容易に行えます。また、言語翻訳機能もあるため、通訳を介さずに多言語を利用するメンバーとチャットできるのも強みです。

Microsoft Teamsの特長

1. Office 365と容易に統合できる
2. ファイルの暗号化が自動で行われる
3. メッセージの翻訳機能付きで多言語に対応している

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

LINE WORKS

LINE WORKSは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。チャット・掲示板・カレンダー・ファイル共有・音声/ビデオ通話など多機能を搭載しています。通常のLINEと同様に、既読確認や豊富なスタンプがあるため、コミュニケーションが円滑になるのも特筆すべき点です。多くの人がLINEを使ったことがあるため、特別な導入教育は不要でしょう。

LINE WORKSの特長

1. LINEと同じ使いやすさ
2. 多機能で効率的な情報共有
3. 既読確認や豊富なスタンプを搭載

詳細はこちら: https://line-works.com/

業務連絡が効率化するオールインワンサービス「CrewWorks（クルーワークス）」

CrewWorksのサービス資料は、こちらからダウンロードください

まとめ

今回は、業務連絡するときのコツ・例文・おすすめのツール5選を解説しました。

業務連絡を適切に行うことで、信頼関係の構築や業務効率の向上が期待できます。業務連絡の主な手段である電話・メール・SMS・ビジネスチャットは、それぞれに違いがあるため、内容に応じて使い分けたり併用したりすることが重要です。

特に、時間や場所を問わずシームレスに情報を伝達できるビジネスチャットは、業務効率を向上させるためにもおすすめします。まだ、ビジネスチャットを使っていないという方は、ぜひ導入を検討してみてください。

おすすめの業務連絡に向くツール「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット、タスク管理、プロジェクト管理、Web会議を統合したオールインワンツールです。シームレスな操作性で、効率的なコミュニケーションと情報共有が可能です。プロジェクトに関連するタスクやチャットを1つの画面で管理可能で、ファイルの自動版管理機能で最新版のファイルがひと目で分かります。直感的なインターフェースで誰でも簡単に使用でき、情報の構造化が行えるのも特筆すべき点です。

CrewWorksの特長

1. 複数の機能をオールインワンで導入できる
2. 自動で情報が整理されるためナレッジの蓄積が行える
3. 直感操作でITツールに不慣れな従業員でも使いやすい

CrewWorksについて詳しく見る