ファイル管理のコツ11選！効果やおすすめツールも解説

ファイル管理の効果

ファイル管理とは、コンピューター内のファイルやフォルダを体系的に整理し、必要な情報にすぐアクセスできるよう管理することです。

組織内では膨大なファイルを利用するため、組織全体でファイル管理を徹底すれば作業効率の向上につながるでしょう。

ここでは、ファイル管理の効果について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ファイルの検索性向上

ファイル管理の効果の1つ目は、ファイルの検索性向上です。

日々の業務では常に新しいファイルが生成され続け、ファイルの削除を行わないと増え続けます。そのため、必要な情報を見つけるために余計な手間がかかるケースも多いでしょう。

ファイル管理を徹底すれば、情報の検索にかかる労力が大幅に減少し、結果的に業務プロセス全体のスピードアップが可能です。

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ファイル紛失の防止

ファイル管理の効果の2つ目は、ファイル紛失の防止です。

ファイル管理が不十分だと、重要なデータを誤って削除することや、意図せず上書きしてしまうなどのトラブルが発生しかねません。これらのトラブルでファイル紛失が発生すると、業務全体に影響が及びます。

しかし、管理ルールを明文化して組織全員でそれを守る体制を築けば、このようなヒューマンエラーを事前に回避できるでしょう。

情報共有の促進

ファイル管理の効果の3つ目は、情報共有の促進です。

ファイル管理体制が不十分だと、取引先や同僚からの問い合わせに対し必要な情報をすぐに共有できないケースもあるでしょう。

そこで組織全体でファイル管理方針を統一し、ファイルサーバーやクラウド環境で共有する仕組みを確立できれば、誰もがすぐに必要なファイルへアクセスできます。

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ストレージ容量のスリム化

ファイル管理の効果の4つ目は、ストレージ容量のスリム化です。

本当に残すべきファイルがわからず、念のため同じファイルをコピーした結果、中身が全く同じファイルが複数存在するケースは企業活動では珍しくありません。

しかしこの状態が続くと、ストレージ容量の圧迫につながります。そこで、管理ルールの徹底で更新の流れを明確化しましょう。

これにより中身が全く同じファイルが複数存在するケースを減らせば、ストレージの節約に加え旧バージョンファイルの誤使用を防止できます。

ファイル管理で使われるツールの種類

ここでは、ファイル管理で使われるツールの種類について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

オンラインストレージ

ファイル管理で使われるツールの種類の1つ目は、オンラインストレージです。

オンラインストレージは、インターネット経由でファイルの保管・共有・編集ができるクラウドサービスです。

インターネットに接続されていれば場所や時間を問わずアクセスでき、ファイルの一元管理や複数人での同時作業、さらに自動バックアップを実行できます。

リモートワークが普及する現代では、いつでもどこからでもアクセスできる環境の重要性は高まっています。

セキュリティ性が高く使いやすいサービスを選べば、社内サーバーと変わらない操作感で安全にファイル管理ができるでしょう。

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グループウェア

ファイル管理で使われるツールの種類の2つ目は、グループウェアです。

グループウェアは、ファイル管理・メール・スケジュール調整・掲示板など、ビジネスに必要な機能が統合されたシステムです。

1つのプラットフォームで幅広い業務をカバーでき、部署ごとのフォルダ作成や細かなアクセス権限設定も実行できます。

ただし導入に時間とコストがかかりやすい点や、多機能であるゆえに十分に使いこなせないケースもある点には注意しましょう。

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ファイル管理のコツ11選

ここでは、ファイル管理のコツについて、以下の11点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

用途ごとのフォルダ分け

ファイル管理のコツの1つ目は、用途ごとのフォルダ分けです。

ファイルの使用目的に沿ってフォルダを区分することで、保存期限や利用タイミングをまとめて把握できます。取引先・商品カテゴリー・保管期間など、自社業務に沿った基準でフォルダを設けましょう。

情報の粒度も考慮すれば、余計な項目のフォルダを作るリスクも避けられます。

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バージョン管理の徹底

ファイル管理のコツの2つ目は、バージョン管理の徹底です。

業務でよく使う可能性が高いのは最新バージョンのデータなので、ファイルの変更履歴や版番号を記録することで、バージョン管理を徹底しましょう。これにより最新版の判別が容易です。

自動更新されるタイムスタンプだけでは正確な変更日時が分かりにくいため、ファイル名に作成日や更新日を明記しておくと、更新履歴の追跡や最新版の識別がスムーズです。

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ファイル名のルール策定

ファイル管理のコツの3つ目は、ファイル名のルール策定です。

ファイルやフォルダの命名ルールが明確でないと、各メンバーが思い思いの名称を付けてしまうため検索や管理に手間がかかる結果になりかねません。

しかし、全角半角の統一や通し番号の設定などルールを明確化しておけば、ファイル内容の把握がスムーズです。

既存データとの一貫性をキープしつつ、最小限の手間で効果的にファイル管理ができるようルールの整備を行いましょう。

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プロパティの活用

ファイル管理のコツの4つ目は、プロパティの活用です。

プロパティは文書ファイルに付与される情報で、作成者名・更新日時・ファイルのステータスなどを記録できます。

そのため、各ファイルにプロパティを設定すれば、プロパティの条件によって必要なファイルを瞬時に抽出できるでしょう。これにより、文書管理の効率化が可能です。

適切な階層

ファイル管理のコツの5つ目は、適切な階層です。

フォルダの階層が深すぎると、目的のファイルを見つけ出しにくくなります。そのため、フォルダの階層はファイルを発見しやすく管理の手間も増えすぎない程度に留めることがおすすめです。

また、階層の設定を行うときには情報の粒度もチェックポイントで、大きなカテゴリーから細かいカテゴリーへと論理的に辿れる構造がよいでしょう。

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不要ファイルの削除

ファイル管理のコツの6つ目は、不要ファイルの削除です。

古くて利用価値のないファイルや同じ内容で重複保存されたファイルなど、不要なファイルはその都度確実に削除しましょう。

これにより、重要なファイルが埋もれるリスクを減らせます。

また、利用頻度は多くないものの長期間保管する必要があるファイルについては、専用フォルダに保存しておくことで、ファイル整理作業中に誤って削除せずに済みます。

一時保存用フォルダの準備

ファイル管理のコツの7つ目は、一時保存用フォルダの準備です。

ファイルを作成したものの、どこに保存すればよいか判断しにくいケースもあるでしょう。その場合に適当な場所に保存していると、後でそのファイルを見つけづらくなります。

そこで、そのようなファイルは一時的保存用フォルダに保存しておくことがおすすめです。これにより保存先を十分検討でき、最終的に最適な場所へファイルを配置できます。

ダウンロードファイル用フォルダの準備

ファイル管理のコツの8つ目は、ダウンロードファイル用フォルダの準備です。

インターネット経由でファイルをダウンロードすることもあるでしょう。

デフォルトではデバイス内にダウンロードデータが保存されますが、そのようなデータが増えると検索性が低下する上にデバイスの容量を圧迫しかねません。

そのため、ダウンロードデータはダウンロードファイル用フォルダに保存し、こまめに整理することがおすすめです。

ショートカットの作成

ファイル管理のコツの9つ目は、ショートカットの作成です。

よく利用するフォルダについてはショートカットをデスクトップに配置し、即座にアクセスできる状態にするとよいでしょう。どれほどフォルダを整理しても、深い階層のフォルダは開くまでに時間を要します。

そのため、実際の使用場面を想定し、頻繁に使用するフォルダをまとめた専用フォルダを作成するなど使いやすいよう管理を徹底しましょう。

こまめなバックアップ

ファイル管理のコツの10個目は、こまめなバックアップです。

ファイルをこまめにバックアップしておくことで、万が一データが破損しても即座に復旧できます。

特に顧客情報を取り扱う場合、バックアップが不十分で顧客データが破損して失われると、信頼関係に影響が出かねません。

タグの有効活用

ファイル管理のコツの11個目は、タグの有効活用です。

ファイルの属性に応じてタグ付けを行うことで、直感的かつ容易にファイルを絞り込めます。これにより、フォルダの階層をたどる方法よりも速やかに必要なファイルを見つけ出せるでしょう。

タグ付けは、Windowsの機能やタグ管理ソフトを用いることで実施できます。

ファイル管理に役立つアプリ「CrewWorks」

ファイル管理に役立つツールは市場に数多く存在しますが、ここでは弊社が提供している「CrewWorks（クルーワークス）」をご紹介します。

CrewWorks（クルーワークス）は、ファイル共有・ビジネスチャット・Web会議・タスク管理など豊富な機能で情報を一元管理できるオールインワンコミュニケーションツールです。

ファイル共有では、会議議事録やマニュアルなど業務に関連する各種情報を自動で構造化して集約します。

これにより、必要なファイルをすぐに探し出せる上、社内外のメンバーとの情報共有もチャットなどでスムーズに実行可能です。

セキュリティ対策万全で、機密性の高いファイルを取り扱いたい場合でも安心です。オンラインデモ・無料相談を開催しているので、興味がありましたらお気軽にお問い合わせください。

CrewWorksの特長

1. 導入社数2,500社突破
2. 暗号化通信や2要素認証など強固なセキュリティ体制
3. 最大50ユーザーまで利用可能な無料プラン

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まとめ

今回は、ファイル管理の効果と11個のコツ、さらに業務で活用したいおすすめツールについて解説しました。

ファイル管理を適切に行うことで、ファイルの検索性向上やストレージ容量のスリム化などさまざまな効果が期待できます。

ファイル管理に役立つツールは多く、その中でも代表的なツールがオンラインストレージとグループウェアです。

ファイル管理のコツには、用途ごとのフォルダ分けやバージョン管理の徹底、さらにはタグの有効活用など様々な種類があります。

まずは自社で行っているファイル管理の現状を把握し、自社での課題を把握してからその解決策となる施策を行ってみてはいかがでしょうか。