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2026/6/26
[更新日] 2026/6/26

社外とのファイル共有方法5つを比較！メリット・デメリットと自社に合う選び方も解説

ビジネスで社外の人と安全にデータをやり取りするには、自社の要件に合致したファイル共有サービスを選ぶことが重要です。
かつて主流だったメール添付は、セキュリティの脆弱性からクラウドを活用した方法へ移行が進んでいます。

現在は、高度なセキュリティ機能を備えたクラウドストレージや、大容量送付に特化した転送サービスなど、選択肢は多岐にわたります。
各手法には一長一短があるため、情報の重要度や共有相手との関係性に応じて最適な手段を使い分けなければなりません。

本記事では、社外とのファイル共有を円滑にするおすすめの方法5つを比較し、自社に最適な共有方法の選び方や社外とファイル共有時のセキュリティ対策を具体的に解説します。

【目次】

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社外とのファイル共有方法の見直しが必要な理由

現代のビジネス環境において、社外とのファイル共有方法を見直す必要性が高まっている背景には、働き方の多様化とセキュリティリスクの変化があります。

まず、テレワークの普及や他社との共同プロジェクトの増加により、オフィス外から安全かつ迅速にデータをやり取りする機会が格段に増えました。
従来の物理的なメディアによる受け渡しでは、スピード感のあるビジネスに対応できなくなっています。
また、情報漏えい事故が社会的な問題となる中で、従来の慣習であったPPAP、つまりパスワード付きZipファイルのメール送付を廃止する動きが急速に進んでいます。
PPAPはセキュリティ対策としての効果が薄いだけでなく、ウイルスチェックをすり抜ける脆弱性があるため、多くの企業が代替手段を模索しています。

さらに、外部組織と連携する際には、誰がどのファイルにアクセスしたかを正確に把握できるログ管理や、適切なアクセス権限の設定が不可欠です。
個人向けのツールを業務で利用するシャドーITのリスクも無視できません。

企業が情報を一元管理し、機密性を保ちながらスムーズに連携するためには、最新のクラウド技術を活用したセキュアな共有環境の構築が急務となっています。

関連記事：一元管理のメリットは多数！デメリットやポイントも解説

社外とファイル共有時に発生しやすいリスク

ここでは、社外とファイル共有時に発生しやすいリスクについて、以下の3点を解説します。

情報漏えいのリスク
不正アクセスのリスク
誤操作によるリスク

1つずつ見ていきましょう。

情報漏えいのリスク

社外とファイル共有時に発生しやすいリスクの1つ目は、情報漏えいのリスクです。

企業が扱うデータ量が増大する中で、機密情報が外部へ漏洩するリスクは深刻な経営課題となっています。
特にテレワークの普及により社外とのやり取りが活発化した昨今、管理の不備や悪意ある持ち出しによる事故が後を絶ちません。
万が一、顧客の個人情報や独自の技術情報といった重要データが外部に流出した場合、企業の社会的信用は一瞬で失墜します。
巨額の損害賠償請求だけでなく、取引停止やブランドイメージの悪化を招き、事業の継続自体が困難になる可能性も否定できません。

利便性のみを追求せず、堅牢な管理体制を構築して情報の流出を未然に防ぐことが、企業の社会的責任として強く求められています。

不正アクセスのリスク

社外とファイル共有時に発生しやすいリスクの2つ目は、不正アクセスのリスクです。

社外とのファイル共有においては、外部からの攻撃や内部による不正行為の両面に注意が必要です。
外部からの脅威としては、標的型攻撃やフィッシングによりアカウント情報が盗まれ、機密データに不正アクセスされるケースが挙げられます。
これを防ぐには、二段階認証の導入やアクセスできるIPアドレスの制限、共有リンクの有効期限設定が有効です。

一方で、従業員が許可されていない個人用ストレージを使用するシャドーITや、データの意図的な持ち出しといった内部不正のリスクも無視できません。
アクセス権限を最小限に絞り、操作ログを常時記録して監視体制を整えることで、不正を未然に抑止する環境作りが求められます。

誤操作によるリスク

社外とファイル共有時に発生しやすいリスクの3つ目は、誤操作によるリスクです。

ファイル共有サービスなどを利用する際、人為的な誤操作によるリスクは避けて通れません。宛先の指定間違いや、誤ったファイルを共有リンクに設定してしまうといったミスは、情報の流出に直結します。
特に、個人向けの無料ツールをビジネスで利用している場合、細かな権限設定が難しく、一度のミスが大きな被害を招きかねません。
悪意がなくとも、ファイルの誤削除や上書き保存によるデータの紛失も頻繁に発生します。

こうした事態を防ぐには、セキュリティ機能を備えたツールを選定し、適切なアクセス権限の設定や定期的なバックアップを行うことが重要です。
また、送信前に第三者が確認するダブルチェック体制を整えるなど、多層的な対策を講じる必要があります。

社外とファイル共有する5つの方法とメリット・デメリット

ここでは、社外とファイル共有する5つの方法とメリット・デメリットについて、以下の5点を解説します。

メールにパスワード付きファイルを添付する（PPAP）
ビジネスチャットツールを利用する
ファイル転送サービスを利用する
USBメモリなどの外部記憶媒体を利用する
クラウドストレージを利用する

1つずつ見ていきましょう。

メールにパスワード付きファイルを添付する（PPAP）

社外とファイル共有する方法の1つ目は、メールにパスワード付きファイルを添付する（PPAP）ことです。

メールへのファイル添付は、既存のメールソフトがあれば誰でもすぐに利用できる点が最大の利点です。
新たなツールを導入するコストが発生せず、使い慣れた操作で外部へデータを送れるため、小規模なやり取りには手軽な手段といえます。
しかし、セキュリティ面では多くの課題を抱えています。宛先ミスによる誤送信が情報漏えいに直結するほか、メールサーバーの容量制限によって大容量のファイルは送信できません。

また、パスワード付きZIPファイルを送るPPAPは、マルウェア検知を妨げる脆弱性が指摘されており、現在では多くの企業で廃止が推奨されています。

項目	内容
メリット	導入コストが不要で、誰でも操作が容易
デメリット	誤送信リスク、容量制限による送信不可
セキュリティ	通信傍受の恐れ、PPAPの脆弱性が課題

ビジネスチャットツールを利用する

社外とファイル共有する方法の2つ目は、ビジネスチャットツールを利用することです。

ビジネスチャットツールは、社外の相手とリアルタイムでコミュニケーションを取りながらファイルを共有できる点が大きな利点です。
メールのように件名や挨拶を都度入力する手間が省け、添付ファイルに関する質疑応答やレビューをその場ですぐに行えるため、スピーディーな連携が可能です。

一方で、情報の検索性や蓄積には課題があります。メッセージが次々と流れてしまうため、過去に共有した最新版のファイルを探し出すのに手間がかかりやすく、管理が煩雑になりがちです。

また、当社が2024年6月に実施したアンケート（n=300）^[※1]では、10.6%の方が「チャットに貼った別のツールへのリンクが切れていることがある」と回答しており、情報の参照性や継続的なアクセス性にも課題があることがわかります。
さらに、同アンケート^[※1]では18.3%の方が「チャットに添付したファイルが、どれが最新か分からなくなる」と回答しており、ファイルのバージョン管理にも課題を感じている企業が少なくありません。

これらの課題からも、情報を一元的に管理し、常に最新状態を保てる仕組みの重要性が高まっています。
また、ツールごとにファイル1通あたりの容量制限が設けられていることが多いため、大容量データの送受信には不向きな側面もあります。

項目	内容
メリット	リアルタイムな質疑応答が可能で業務スピードが向上する
デメリット	過去のファイルを探しにくく容量制限がある場合も多い
セキュリティ	参加メンバーの管理が必要だが誤送信リスクを軽減できる

関連記事：ビジネスチャットで情報共有するメリット・デメリット・ポイントを解説！

関連記事：ビジネスチャットのセキュリティ対策は？おすすめツール8選も比較・紹介

ファイル転送サービスを利用する

社外とファイル共有する方法の3つ目は、ファイル転送サービスを利用することです。

ファイル転送サービスは、共有ファイルへのリンクをメールで送ることで大容量のデータを安全かつ手軽に送受信できる手段です。
通信経路の暗号化やパスワード設定機能を備えたサービスが多く、メール添付では送れない動画やCADデータなどの共有に適しています。
また、受信者がファイルをダウンロードした際の追跡が可能なため、監査対応や受領確認も容易に行えます。

一方で、サービスごとにセキュリティレベルや料金体系が大きく異なる点には注意が必要です。ID数や転送量に応じた課金体系を把握せずに導入すると、コストが想定を上回る場合があります。
自社の利用頻度や必要な機能を精査し、運用実態に見合うサービスを選定することが重要です。

項目	内容
メリット	大容量データを安全に送付でき、受領ログの追跡も可能
デメリット	サービスによりコストや機能に差があり、選定が難しい
セキュリティ	通信の暗号化やパスワード機能により、PPAPの代替となる

USBメモリなどの外部記憶媒体を利用する

社外とファイル共有する方法の4つ目は、USBメモリなどの外部記憶媒体を利用することです。

USBメモリや外付けハードディスクなどの物理的な媒体を利用する方法は、インターネットを経由しないため、サイバー攻撃やオンライン上での情報流出を回避できる点が大きな利点です。
ネットワーク環境に左右されず、動画などの大容量データを物理的に移動させるだけで共有できる手軽さがあります。
しかし、物理的なデバイスであるがゆえに、紛失や盗難による情報漏洩のリスクが常に付きまといます。
実際に、紛失などの可搬記録媒体に起因する事故は、情報漏洩事件の一定数を占めており、管理には細心の注意が必要です。

また、媒体を介してコンピューターウイルスが感染拡大する恐れもあり、ビジネス利用においてはセキュリティ面のリスクを十分に考慮しなければなりません。

項目	内容
メリット	オフラインで大容量データを高速に受け渡しできる
デメリット	紛失や盗難、ウイルス感染のリスクがある
セキュリティ	物理的な管理体制とデバイスの暗号化が必須

クラウドストレージを利用する

社外とファイル共有する方法の5つ目は、クラウドストレージを利用することです。

クラウドストレージは、インターネット上の仮想的な保存スペースを活用してデータをやり取りする手法です。
共有したファイルをオンライン上で直接閲覧できるだけでなく、複数人で同時に編集を行える点が大きな特徴です。
法人向けの有料サービスを活用すれば、詳細なアクセス権限の設定や操作ログの取得が可能なため、社外との共同プロジェクトを安全かつ円滑に進められます。

ただし、ネットワーク環境がない場所では利用できず、サービス独自の仕様や管理工数についても考慮する必要があります。

項目	内容
メリット	大容量共有が可能、サーバー管理不要、共同作業が容易
デメリット	オフライン利用不可、アカウント作成が必要、管理の手間
セキュリティ	アクセスログ取得や権限管理により、高い安全性を確保できる

自社に合った社外ファイル共有方法の選び方

ここでは、自社に合った社外ファイル共有方法の選び方について、以下の3点を解説します。

データの機密性とセキュリティ要件で選ぶ
共有相手・利用シーンで選ぶ
利用頻度で選ぶ

1つずつ見ていきましょう。

データの機密性とセキュリティ要件で選ぶ

自社に合った社外ファイル共有方法の選び方の1つ目は、データの機密性とセキュリティ要件で選ぶことです。

共有するデータの重要度に応じて、最適な共有手段を使い分けることが不可欠です。
顧客情報や独自のノウハウといった機密性の高いデータを扱う場合は、法人向けのクラウドストレージのように高度な暗号化や権限管理が可能なツールを選定する必要があります。
これにより、万が一リンクが流出した際も、アクセス可能なユーザーを制限することで実被害を防げます。

一方で、機密性の低い一般的な公開資料を送付する際は、手軽に利用できる転送サービスでも十分対応可能です。
ただし、いずれの場合も自社のセキュリティポリシーに合致しているか、ウイルスチェック機能や通信経路の暗号化が備わっているかを確認してください。

データの価値に見合った保護レベルを選択することが、安全な運用を実現する鍵となります。

共有相手・利用シーンで選ぶ

自社に合った社外ファイル共有方法の選び方の2つ目は、共有相手・利用シーンで選ぶことです。

特定の取引先と継続的にプロジェクトを進める場合は、双方向でデータの編集が可能なクラウドストレージが適しています。フォルダごとに詳細な権限設定を行えば、安全な共同作業環境を構築できます。
また、迅速なレスポンスが求められる場面では、ビジネスチャットツールがお勧めです。リアルタイムで対話しながらファイルを共有できるため、細かな修正や確認作業のスピードが格段に向上します。

一方、単発の資料送付や不特定多数への大容量データの受け渡しには、ファイル転送サービスが効率的です。

情報のやり取りが一方通行か双方向かを見極め、状況に応じて最適な手法を選択してください。

利用頻度で選ぶ

自社に合った社外ファイル共有方法の選び方の3つ目は、利用頻度で選ぶことです。

業務におけるファイル共有の発生頻度を基準に手法を選択することは、コストパフォーマンスと運用の効率化を両立させるために不可欠です。
毎日のように頻繁にファイルのやり取りが発生する場合は、クラウドストレージの導入が適しています。
月額制の定額料金で容量を気にせず利用できるため、1回あたりのコストを抑えつつ、スムーズな連携が可能です。

対して、数ヶ月に一度程度の低い頻度であれば、従量課金制や無料枠のあるファイル転送サービスを利用することで、固定費を最小限に抑えられます。

利用実態を無視して高機能なツールを導入すると、余計なコストや管理工数が発生するため、自社の業務フローに合わせた最適なプランの検討が求められます。

利用シーン別｜社外ファイル共有のおすすめ方法

ここでは、利用シーン別の社外ファイル共有のおすすめ方法について、以下の4点を解説します。

社外と継続的にファイル共有する場合
大容量ファイルを共有する場合
機密情報・重要データを共有する場合
一時的・単発でファイルを共有する場合

1つずつ見ていきましょう。

社外と継続的にファイル共有する場合

利用シーン別の1つ目は、社外と継続的にファイル共有する場合です。

特定の取引先やパートナー企業と長期にわたるプロジェクトを進める場合は、法人向けクラウドストレージの活用が最適です。
フォルダごとにアクセス権限を設定できるため、社外のメンバーとも安全な共同作業環境を構築できます。
常に最新のファイルが共有スペースに集約されることで、メールのように最新版を探す手間や先祖返りのリスクを回避し、業務効率を大幅に高められます。

また、ビジネスチャットも継続的なやり取りには有効な手段です。チャット上でファイルを共有しながら、リアルタイムでフィードバックや質疑応答が行えるため、意思疎通がスムーズになります。

情報の蓄積や管理をクラウドストレージで行い、コミュニケーションをチャットで補完するなど、用途に合わせてツールを使い分けることが重要です。

大容量ファイルを共有する場合

利用シーン別の2つ目は、大容量ファイルを共有する場合です。

動画やCADデータ、高解像度の画像といった大容量ファイルを社外へ送る際は、メールの容量制限を回避できるファイル転送サービスやクラウドストレージの活用が最適です。
ファイル転送サービスは、一度に数GB以上のデータをアップロードし、発行されたURLを相手に伝えるだけで共有が完了します。
送信側・受信側ともに特別なアカウント作成を必要としないサービスも多く、単発の送付において非常に高い利便性を発揮します。

一方で、プロジェクトなどで頻繁に大容量データをやり取りする場合は、クラウドストレージに専用のフォルダを作成し、共有リンクを付与する方法が効率的です。
いずれの手法も、通信の暗号化やパスワード設定、ダウンロード回数制限などの機能を活用することで、安全性を保ちながら大容量データの受け渡しが行えます。

機密情報・重要データを共有する場合

利用シーン別の3つ目は、機密情報・重要データを共有する場合です。

顧客情報や知的財産などの機密情報を社外と共有する際は、アクセス権限の細かな制御とログ管理が可能な法人向けクラウドストレージの利用が最適です。
特定のユーザーのみに閲覧や編集を許可する設定を行えば、万が一共有URLが第三者に漏洩しても、認証されていない外部者のアクセスを確実に遮断できます。
また、誰がいつファイルにアクセスし、どのような操作を行ったかを記録するログ管理機能は、不正持ち出しの抑止力として非常に強力です。

通信経路や保存データの暗号化、二段階認証といった高度なセキュリティ機能を備えたツールを選定することで、物理的な紛失リスクがあるUSBメモリや、セキュリティ強度の低いメール添付に代わる安全な共有環境を構築できます。

一時的・単発でファイルを共有する場合

利用シーン別の4つ目は、一時的・単発でファイルを共有する場合です。

特定のプロジェクトではなく、一回限りの資料送付や単発のやり取りが発生した場合には、ファイル転送サービスやクラウドストレージの共有リンク機能が最適です。
これらの手法は、相手側に専用のアカウントや特別な環境がなくても、発行されたURLから即座にファイルをダウンロードできるため、手間をかけずに共有を完了できます。
特にファイル転送サービスは、大容量のデータを短時間で送ることに特化しており、機密性の低い一般資料などを迅速に届けたい場面で重宝します。

一方で、単発のやり取りであってもセキュリティを疎かにしてはいけません。
パスワード設定やダウンロード回数の制限、有効期限の付与といった機能を活用し、必要最小限の露出に留める運用を徹底してください。

社外とファイル共有時のセキュリティ対策

ここでは、社外とファイル共有時のセキュリティ対策について、以下の4点を解説します。

アクセス権限と公開範囲を適切に設定する
パスワード・URL・有効期限を設定する
ログ管理・監査を行う
社内ルールと教育体制を整備する

1つずつ見ていきましょう。

アクセス権限と公開範囲を適切に設定する

社外とファイル共有時のセキュリティ対策の1つ目は、アクセス権限と公開範囲を適切に設定することです。

データを共有する際は、必要最小限の権限のみをユーザーに付与することが重要です。
閲覧のみ、あるいは編集可能といった権限設定を適切に行っていないと、意図せずデータが書き換えられたり、外部へ流出したりするリスクが高まります。
安全性を高めるためには、アクセス権限を組織やプロジェクト単位で細かく管理でき、かつ操作ログの取得が可能なサービスの選定が欠かせません。

誰がいつどのファイルにアクセスしたかを把握できる環境を整えることで、不正アクセスの抑止効果も期待できます。
利便性と機密保持を両立させるためにも、公開範囲の設定を慎重に行い、情報の露出を最小限に留める運用を徹底してください。

パスワード・URL・有効期限を設定する

社外とファイル共有時のセキュリティ対策の2つ目は、パスワード・URL・有効期限を設定することです。

ファイルを外部へ共有する際は、アクセスできるユーザーを限定し、情報の露出時間を最小限に抑える工夫が必要です。
まず、共有用のURLを発行するだけでなく、必ず強力なパスワードを設定してください。
パスワードはチャットや電話など、URLを送付した手段とは別の経路で相手に伝えることで、万が一の盗聴や誤送信による被害を最小限に食い止められます。
あわせて、共有リンクには必ず有効期限を設けましょう。必要な期間が経過した後に自動でアクセス不可となる設定を徹底すれば、不要になったデータがネットワーク上に放置されるのを防げます。
これらを習慣化することで、ヒューマンエラーによる情報漏洩のリスクを大幅に低減できます。

ログ管理・監査を行う

社外とファイル共有時のセキュリティ対策の3つ目は、ログ管理・監査を行うことです。

共有データに対するアクセスログや送受信記録を常時保存し、万が一の事態が発生した際に追跡や監査ができる仕組みを構築しましょう。
いつ、誰が、どのファイルに対してどのような操作を行ったかを可視化することで、内部不正の抑止効果が高まります。また、定期的にログを確認する運用フローを整えることも重要です。
異常なアクセスや大量のデータダウンロードといった不審な動きを早期に検知できれば、被害を最小限に食い止める対策を迅速に講じられます。

単にツールを導入するだけでなく、管理者が状況を正確に把握できる体制を整えることが、社外との安全なファイル共有を実現する上での必須条件となります。

社内ルールと教育体制を整備する

社外とファイル共有時のセキュリティ対策の4つ目は、社内ルールと教育体制を整備することです。

安全なファイル共有を実現するには、システムの導入だけでなく、明確な社内ルールの策定と従業員への教育が不可欠です。
まずは「許可なく無料のクラウドサービスを利用しない」「重要ファイルの送付時は第三者が確認する」といった具体的な禁止事項や運用フローを定め、周知を徹底しましょう。
また、社外での作業を想定し、フリーWi-Fiの利用制限やデバイスの紛失対策についても規定を設ける必要があります。

ルールを形式的なものにせず、定期的なセキュリティ研修を実施して従業員のリテラシーを高めることが大切です。
一人ひとりが情報漏洩の恐れを自分事として捉える組織文化を醸成することで、ヒューマンエラーによる事故を未然に防ぐ体制が整います。

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CrewWorks（クルーワークス）は、社外とのセキュアな情報共有と円滑なコミュニケーションを一つの画面で完結させるコラボレーションプラットフォームです。プロジェクトごとに共有スペースを作成でき、ゲストユーザーを招待することで、最新のファイル共有とチャットによる質疑応答をリアルタイムに行えます。煩雑になりがちな外部とのやり取りを一元管理し、業務のスピードを加速させます。

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社外とのファイル共有に関するよくある質問

ここでは、社外とのファイル共有に関するよくある質問について、以下の3点を解説します。

社外とのファイル共有で最も安全な方法は何ですか？
メール添付はなぜ危険なのですか？
社外とのファイル共有を一元管理する方法はありますか？

1つずつ見ていきましょう。

社外とのファイル共有で最も安全な方法は何ですか？

法人向けのクラウドストレージを利用する方法が最も安全です。
高度な暗号化や詳細なアクセス権限設定、操作ログの記録が可能なため、情報漏洩リスクを最小限に抑えつつ、安全に外部とデータを共有できます。

メール添付はなぜ危険なのですか？

誤送信による取り消しが不可能なことや、通信経路での盗聴リスクがあるためです。
また、パスワード付きファイルを送るPPAP方式はウイルスチェックをすり抜ける懸念もあり、セキュリティ強度が低いとされています。

社外とのファイル共有を一元管理する方法はありますか？

継続したコミュニケーションを取る場合は、ファイルの版管理ができるビジネスチャットツールの活用がおすすめです。
チャットとファイルを一体で管理できるため、やり取りの文脈ごとに最新版を把握しやすくなります。
ストレージとチャットなど複数ツールを併用すると、ファイルの所在や更新状況が分かりにくくなり、管理が煩雑になりがちです。
版管理機能付きのビジネスチャットであれば、こうした手間やミスを防ぎ、効率的に運用できます。

まとめ

社外とのファイル共有を安全かつ円滑に行うためには、自社の要件に合致した手法の選定と、厳格なセキュリティ対策の両立が不可欠です。
メール添付やUSBメモリといった従来の方法には、情報漏洩やウイルス感染のリスクが伴うため、現代のビジネスシーンではクラウドストレージやファイル転送サービスへの移行が強く求められています。

導入にあたっては、データの機密性や利用頻度、共有相手との関係性を踏まえて最適なツールを選びましょう。
また、ツールの機能に頼るだけでなく、アクセス権限の最小化や操作ログの管理、従業員教育といった運用ルールの整備を徹底することが、企業の信頼を守る鍵となります。

さらに、実務での使いやすさを重視するなら、ファイルの版管理ができるビジネスチャットツールの活用も有効です。
ファイルとコミュニケーションを一体で管理できるため、最新版の把握ややり取りの経緯確認がしやすくなり、複数ツール併用による煩雑さやミスの防止につながります。
セキュリティと業務効率の両立という観点からも、有力な選択肢といえるでしょう。

[※1] ■調査概要
調査方法：インターネットによるアンケート／調査対象：従業員20名以上1000人未満の企業のビジネスパーソン／有効回答数：300名／調査期間：2024年6月

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監修者

吉田智弘

テクノ・マインド株式会社サービス事業推進本部 DXサービス部統括マネージャー。サーバーインフラエンジニアを経て、クラウドサービスのセールスや自社サービスの企画・マーケティング・セールスサポートに従事。現場での導入・運用支援の経験をもとに、ビジネスチャットやタスク管理などのコミュニケーションツール領域を中心に情報発信を行っている。