【無料あり】業務の見える化ツール7選！種類や導入のメリット・選び方も解説

業務の見える化ツールとは？無料版はある？

業務の見える化ツールとは、従業員の作業内容や時間配分、プロジェクトの進捗状況などを可視化し、組織全体の業務効率化を支援するシステムです。

パソコンの操作ログやアプリケーション使用状況を自動で記録し、データとして蓄積・分析することで、客観的に業務の実態を把握できます。

多くのツールには無料プランやお試し期間があり、初めてでも気軽に使い始められます。

まずは無料版で機能や使い勝手を確認し、十分に使えると判断したら、有料プランへ移行するという段階的な導入ができるため、小規模なチームでも安心して始められるでしょう。

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業務の見える化ツールの種類

ここでは、業務の見える化ツールの種類について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務の見える化に特化したタイプ

業務の見える化ツールの1つ目は、業務の見える化に特化したタイプです。

従業員がパソコンで行った作業を細かく記録し、業務効率を分析するためのツールです。例えば、パソコン画面のキャプチャやアプリごとの使用時間を自動で記録したり、作業内容をカテゴリごとに整理できます。

各々の作業パターンを分析して改善点を見つけるだけでなく、チーム全体の生産性を上げるための具体的な提案も可能です。

リアルタイムで作業状況を確認できるので、管理者はすぐに従業員の業務負荷を把握できるでしょう。

関連記事：ブラックボックス化は業務遂行に悪影響！要因や対策方法を解説

IT資産管理に強みのあるタイプ

業務の見える化ツールの2つ目は、IT資産管理に強みのあるタイプです。

企業が保有しているパソコンやサーバーなどのハードウェア、インストールされているソフトウェアの一元管理が可能です。

ソフトウェアの使用状況やライセンスの有効期限を確認したり、セキュリティリスクを検出したりといった機能が充実しています。

どのアプリケーションがどれくらい使われているかを把握することで、不要なソフトウェアを整理したり、ライセンスを効率的に運用したりすることが可能です。

また、IT資産の稼働状況と業務効率の関係を分析して、システム投資の成果を見極める指標としても活用できます。

関連記事：情報管理は企業運営に必須！体制を整備する手順や役立つツールの種類も解説

プロジェクト管理に特化したタイプ

業務の見える化ツールの3つ目は、プロジェクト管理に特化したタイプです。

タスクやプロジェクトの進捗状況を可視化できるため、チーム全体の協働をスムーズに進めるのに効果的です。

ガントチャートやカンバンボードといった視覚的なツールであれば、プロジェクトの進行度合いや課題を、ひと目で把握できます。

さらに、メンバー間でのコミュニケーションや課題共有も一元化できるため、情報が分散せず管理がしやすいのが特徴です。

工数管理や予算管理機能も備えているため、現在進行中のプロジェクトだけでなく、収益性の分析や次回の計画立案にも役立つでしょう。

関連記事：工数管理とは？生産性向上のためのメリットと効果的な手順

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業務の見える化ツールを活用するメリット

ここでは、業務の見える化ツールを活用するメリットについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

無駄な業務の削減ができる

業務の見える化ツールを活用するメリットの1つ目は、無駄な業務の削減ができることです。

従業員の作業内容を詳しく分析することで、ムダや重複した業務を見つけることができます。例えば、複数の部署で同じような資料をそれぞれ作成していたり、特定の業務に必要以上の時間がかかっていることが把握できます。

データをもとに業務プロセスを見直すことで、組織全体の生産性の向上が見込めるでしょう。

その結果、従業員は単純作業から解放され、より価値の高い業務に集中できるようになり、チーム全体の効率化も期待できます。

関連記事：業務量の可視化でムダ削減！メリット・方法・おすすめツールを徹底解説

割り振りの最適化が図れる

業務の見える化ツールを活用するメリットの2つ目は、割り振りの最適化が図れることです。

各従業員のスキルレベルや作業能力、現在の業務負荷を客観的に把握することで、適切な業務配分が可能になります。

過度な負荷がかかっている従業員を早期に発見し、他のメンバーにタスクを再配分することで、チーム全体のバランスを保てます。

さらに、個人の得意分野や作業効率の高い業務を特定すれば、適材適所の人材配置が実現できるでしょう。

プロジェクトの進行に遅れが生じた場合も、負荷を調整することで、納期を守りながら品質を維持できます。

関連記事：リソース管理がプロジェクト運用のポイント？メリットや管理項目・4つのポイントを解説

関連記事：属人化とスペシャリストの違いとは？メリット・デメリットをわかりやすく解説

公平な人事評価につながる

業務の見える化ツールを活用するメリットの3つ目は、公平な人事評価につながることです。

従来の感覚や印象に頼った評価ではなく、客観的なデータに基づいて評価できるようになります。

作業時間だけでなく、業務の質や効率性、チームへの貢献度などを数値化することで、より公平で納得感のある評価制度の構築につながるでしょう。

従業員自身も自分の業務状況を把握できるため、改善点を見つけやすくなります。 また、透明性の高い評価システムは従業員のモチベーション向上につながり、組織内の信頼関係を強化します。

評価基準が明確になることで、昇進や昇格の判断材料として活用できるほか、人材育成の方向性も定まり、長期的な成長戦略にも役立つでしょう。

テレワーク時の勤怠管理に役立つ

業務の見える化ツールを活用するメリットの4つ目は、テレワーク時の勤怠管理に役立つことです。

在宅勤務では従業員の作業状況が見えにくいという課題がありますが、ツールを活用することで実際の労働実態を把握できます。

パソコンの使用状況や業務アプリケーションの稼働時間を自動記録することで、サボりや長時間労働の防止にもつながります。

また、業務の進捗状況をリアルタイムで確認できるため、必要に応じてサポートやフォローアップも可能です。

関連記事：テレワークには見える化の導入が必要！基本概要・導入効果・実施方法を徹底解説！

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業務の見える化ツールの選び方

ここでは、業務の見える化ツールの選び方について、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

機能

業務の見える化ツールの選び方の1つ目は、機能です。

自社の目的を明確にし、必要な機能をリストアップしておきましょう。基本的な時間管理だけで十分なのか、それとも詳細な作業分析やレポート機能まで必要なのかを見極めます。

また、プロジェクト管理やコミュニケーション機能、外部システムとの連携なども検討材料になります。 将来的に必要になる機能も視野に入れ、長く使えるツールを選ぶことが重要です。

無料トライアルを活用して実際に使い勝手を確認し、現場担当者の意見を取り入れながら、実務に適したツールを選びましょう。

関連記事：AIを活用したプロジェクト管理とは？メリット・利用者の資質・おすすめツール9選について詳しく解説！

操作性

業務の見える化ツールの選び方の2つ目は、操作性です。

どれほど高機能でも、操作が複雑だと現場に定着しません。直感的に使えるデザインやシンプルな操作ができることが理想です。特に、従業員のITスキルに差があっても、誰でも迷わず使えるツールが望ましいでしょう。

また、管理画面やレポートの見やすさも重要なポイントです。導入前にデモやトライアルを実施し、実際の利用者から意見を集めることをおすすめします。

さらに、スマートフォンやタブレット対応があれば、テレワークや外出先でもスムーズに活用できます。

導入・運用コスト

業務の見える化ツールの選び方の3つ目は、導入・運用コストです。

初期費用だけでなく、月額利用料やユーザー数に応じた従量課金も含めて、全体的なコストを評価することが大切です。

無料プランがある場合は、まずお試しとして活用し、実際の使用感を確認したうえで、段階的に有料プランへ移行する方法もおすすめです。

また、システム連携やカスタマイズにかかる追加費用、研修やサポート費用がかかることも考慮しましょう。

投資対効果を考え、ツール導入によって削減できるコストや業務効率化による生産性の向上を金額に換算して比較することも大切です。

セキュリティ性

業務の見える化ツールの選び方の4つ目は、セキュリティ性です。

まず、データの暗号化やアクセス権限の管理、監査ログの記録機能がしっかり備わっているかを確認しましょう。

クラウド型ツールの場合は、データセンターの所在地や、ISO27001などの国際的なセキュリティ認証を取得しているかどうかも重要なポイントです。

さらに、個人情報保護法といった法規制への対応状況もチェックが必要です。

加えて、セキュリティインシデントが発生したときの対応体制や、定期的なセキュリティ監査の実施状況についても事前に確認しておくことで、安心して導入できます。

サポート体制

業務の見える化ツールの選び方の5つ目は、サポート体制です。

ツール導入時は、初期設定から運用開始後のトラブル対応までしっかりサポートが受けられるかが重要なポイントです。

サポート体制を確認するときは、電話・メール・チャットなど問い合わせ方法の種類や、対応時間の長さをチェックしましょう。

また、導入企業向けの研修プログラム、オンラインヘルプ、FAQなど、自己解決を支援するツールがどれだけ充実しているかも大切です。

さらに、日本語でサポートが受けられるか、国内に拠点があるかどうかもスムーズな運用に影響します。

また、ユーザー同士が情報交換できるコミュニティやセミナーがあると、長期的な活用や活発な情報共有につながるでしょう。

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無料期間あり！業務の見える化ツール7選

ここでは、無料期間がある業務の見える化ツールについて、以下の7点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、業務を見える化して効率化するためのオールインワンツールです。ビジネスチャット、タスク管理、Web会議、ファイル共有など、業務に必要な機能をひとつに集約しています。プロジェクト進捗はWBSやガントチャートで管理でき、AIによる議事録作成やAIアシスタント機能で情報整理もスムーズに行えます。AI議事録など基本的な機能を利用できるフリープランから始められるため、コストを抑えてチームの生産性向上を実現できるでしょう。

CrewWorksの特長

1. 無料で使えてチーム業務を一元管理
2. AI議事録作成で議事録作成時間を最大90％削減
3. ファイル版管理で最新版がすぐ分かる

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Qasee

Qaseeは、業務データを自動取得して工数管理や勤怠管理を効率化するツールです。従来の手入力や集計作業を不要にし、正確な業務コストをリアルタイムに把握できます。PC作業データとスケジュールを連携し、アナログ業務も含めて稼働状況の可視化が可能です。さらに、自動勤怠打刻機能で打刻漏れを防ぎ、給与計算にも直接活用できます。業務効率化とコスト管理を同時に実現したい方に最適なツールです。無料体験について詳しく知りたい方は、公式Webサイトより問い合わせてみてください。

Qaseeの特長

1. AI による作業内容の業務診断機能
2. リアルタイムでの生産性モニタリング
3. 詳細な業務採点レポートの自動生成

詳細はこちら: https://qasee.jp/task/

ナレカン

ナレカンは、社内ナレッジの集約と業務プロセスの可視化を同時に実現するツールです。マニュアルや手順書を簡単に記録・共有できるため、属人化した業務の標準化が図れます。各業務の実行時間や頻度のデータも蓄積できるため、業務改善にも役立ちます。教育コストの削減や新人育成を効率化したいときにはおすすめのツールで、企業向けには、無料トライアルも用意されています。

ナレカンの特長

1. テキストやファイルなどの蓄積による直感的な業務手順共有
2. 暗黙知の形式知化で属人化解消
3. 検索性の高いナレッジベース構築

詳細はこちら: https://www.narekan.info/

Backlog

Backlogは、プロジェクト管理とチームコラボレーションを一元化できるツールです。ガントチャートやカンバンボード、ドキュメント機能を備え、進捗状況や課題を見える化できます。IPアドレス制限や2段階認証などセキュリティ機能も充実しているのも嬉しいポイントです。カンバンボードやファイル共有を利用できるフリープランがあるため、本格的に導入する前に、機能を確認してみてください。

Backlogの特長

1. ガントチャートで進捗を一目で把握
2. 30日間無料で全機能をお試し可能
3. 強固なセキュリティで安心して運用

詳細はこちら: https://backlog.com/ja/

NotePM

NotePMは、社内マニュアルや業務ナレッジを簡単に作成・共有できるクラウド型のツールです。シンプルなエディタで、誰でも見やすいマニュアルを作成でき、豊富なテンプレートを備えているため、作業の効率化も可能です。アクセス制限やダウンロード制限、Slack・Teams連携など機能も充実しています。ナレッジ共有をスムーズにし、組織全体の情報活用を加速するツールです。使用感を確かめたい方は、全機能を利用できる30日間の無料トライアルの利用がおすすめです。

NotePMの特長

1. テンプレートで誰でも簡単にマニュアル作成
2. ファイル内も対象の全文検索で情報を即発見
3. ページ閲覧レポートで伝達漏れを防止

詳細はこちら: https://notepm.jp/

TimeCrowd

TimeCrowdは、時間管理と生産性向上に特化したプロジェクト管理ツールです。ワンクリックで時間を記録する機能を備えているため、各業務にかかる時間を正確に計測できます。また、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで共有できるため、協働効率の向上も図れます。シンプルな操作性で、誰でも簡単に時間管理を始められるでしょう。操作性を体感してみたい方向けに、2週間の無料トライアル期間が設けられてるため、試してみてください。

TimeCrowdの特長

1. ワンクリックでの簡単時間記録
2. リアルタイムでの作業状況共有
3. 詳細な生産性分析レポート機能

詳細はこちら: https://timecrowd.net/

Chatwork

Chatworkは、タスク管理やファイル共有機能も備えているビジネスチャットツールです。チャット履歴から業務のやり取りを可視化し、プロジェクトの進行状況や課題を把握できます。タスク管理機能では担当者や締切も設定できるため、チーム全体のタスク状況を一覧で確認するのに役立つでしょう。無料プランでもチャットやタスク管理、ファイル管理といった基本的な機能を利用でき、中小企業での導入実績も豊富なツールです。

Chatworkの特長

1. 直感的なチャットベースのコミュニケーション
2. 統合されたタスクとファイル管理
3. 豊富な外部サービス連携機能

詳細はこちら: https://go.chatwork.com/ja/

まとめ

今回は、業務の見える化ツールの種類や導入メリット、選び方のポイント、そして無料期間がある7つのツールをご紹介しました。

業務の見える化は、組織の生産性向上や公平な人事評価、テレワーク環境での適切な労務管理に欠かせない要素です。

ツールを選ぶときには、自社の目的や規模に応じて機能や操作性、コスト面を総合的に検討することが重要です。まずは無料プランやトライアルを活用して実際に使用感を確認してみてください。

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