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ガントチャートはエクセルでも作成可能

ガントチャート（Gantt Chart）は、米国のヘンリー・ガントが考案した進捗管理ツールです。

タスク情報や期間を記載することで、プロジェクトの全体像と進捗状況を可視化できるため、効率的なプロジェクト管理には欠かせません。

ここでは、ガントチャートをより深く理解するための基礎知識について以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ガントチャートの構成

ガントチャートをより深く理解するための基礎知識の1つ目は、ガントチャートの構成です。

ガントチャートは縦軸と横軸で構成されています。

▼ガントチャートの縦軸と横軸に記載する内容

ガントチャートで表す期間は、24時間などの短い期間から半年などの長い期間までさまざまです。工程は、業種や職種に応じて上から下へ手順通りに記述しましょう。

関連記事：ガントチャートの作り方を解説！注意点・おすすめツールも紹介

ガントチャートの目的

ガントチャートをより深く理解するための基礎知識の2つ目は、ガントチャートの目的です。

ガントチャートは、タスクやプロジェクトの一元管理を目的としています。ガントチャートで進捗状況を可視化することで、複雑なプロジェクトの簡素化やチームメンバー間の連携の円滑化を図れます。

また、スケジュールが実現可能か判断するためにも役立ちます。

関連記事：ガントチャートでタスク管理しよう！メリット・ポイント・おすすめツールも紹介

WBSとの違い

ガントチャートをより深く理解するための基礎知識の3つ目は、WBS（Work Breakdown Structure）との違いです。

WBSは、タスクをツリー構造で整理する表を意味します。タスクを俯瞰的かつ漏れなく整理することが目的です。

一方、ガントチャートは、WBSにより整理されたタスクをベースに進捗管理を行うツールになります。

関連記事：ガントチャートにWBSを使うには？作り方とコツを解説

ガントチャートをエクセルで作成するメリット

ここでは、ガントチャートをエクセルで作成するメリットについて、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

無料で利用可能

ガントチャートをエクセルで作成するメリットの1つ目は、無料で利用可能であることです。

Microsoft Officeを導入済みの企業は、追加費用なしでエクセルを使用して、ガントチャートを作成できます。

新しいツールやアプリケーションの購入が不要であるため、コスト削減を目指す企業や基本的なガントチャート機能で十分な企業にとって、エクセルは有力な選択肢です。

関連記事：ガントチャートを無料で作成するには？おすすめツール8選も紹介

柔軟なカスタマイズが可能

ガントチャートをエクセルで作成するメリットの2つ目は、柔軟なカスタマイズが可能であることです。

エクセルで作るガントチャートは、プロジェクトの要件に応じて色や書式を自由に変更できます。また、条件付き書式や関数を組み合わせることで、より視認性の高いガントチャートも作成可能です。

簡単な操作が可能

ガントチャートをエクセルで作成するメリットの3つ目は、簡単な操作が可能であることです。

エクセルはビジネスで広く使用されているツールであり、多くの人が操作に慣れています。そのため、ガントチャート作成もスムーズに行えるでしょう。関数の活用方法などの知識を得やすいことも利点です。

データ共有・連携が容易

ガントチャートをエクセルで作成するメリットの4つ目は、データ共有・連携が容易なことです。

エクセルは、共有フォルダなどで保存することで、複数人でシートを共有できます。作成したガントチャートも、印刷や画像保存などの手段でデータ共有・連携が可能です。

さらに、他のデータやツールとの連携性も高く、柔軟に活用できます。

オフライン利用が可能

ガントチャートをエクセルで作成するメリットの5つ目は、オフライン利用が可能であることです。

エクセルは、インターネットに接続しなくてもデスクトップ上で利用できます。外出先や通信環境が不安定な場所でも、作成・編集が可能です。

テンプレートが豊富

ガントチャートをエクセルで作成するメリットの6つ目は、テンプレートが豊富なことです。

エクセルでは、豊富なガントチャートテンプレートが提供されています。これらを活用することにより、使いやすくきれいなフォーマットのガントチャートを、速やかに導入できることはメリットです。

Microsoft公式以外でもエクセルのガントチャートテンプレートは豊富に見つけられるため、必要であれば探してみましょう。

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ガントチャートをエクセルで作成する手順

ここでは、ガントチャートをエクセルで作成する手順について、以下の8点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスクの洗い出し

ガントチャートをエクセルで作成する手順の1つ目は、タスクの洗い出しです。

プロジェクトを構成するタスクを洗い出せば、プロジェクト全体の工数が見えてきます。

洗い出したタスクは、ガントチャートの縦軸に使われます。まず親タスクとして大まかなタスクを洗い出してから、子タスクとしてできる限りタスクを細分化しましょう。

これにより、具体的に何をすべきかがわかりやすくなるだけでなく、指示出しや無駄なタスクの判別にも役立ちます。

関連記事：タスクマネジメントと管理の上手な手順とコツを解説！やるべき理由も紹介

タスク担当者の割り振り

ガントチャートをエクセルで作成する手順の2つ目は、タスク担当者の割り振りです。

小タスクごとに、タスクの担当者を記入します。タスクごとに担当者を割り振る場合は、特定のメンバーにタスクが偏りすぎると、負担が偏るだけでなく、そのメンバーが不在のときに進捗に影響が出るので注意しましょう。

スケジュール設定

ガントチャートをエクセルで作成する手順の3つ目は、スケジュール設定です。

タスクの優先度を考慮しつつ、各タスクの開始日・終了日を入力します。所用日数の算出は後の段階で行うため、今回は不要です。まずは開始日・終了日だけを入力しましょう。

関連記事：プロジェクト管理に重要な工程管理の効果・ポイントを徹底解説！

タスク同士の関係整理

ガントチャートをエクセルで作成する手順の4つ目は、タスク同士の関係整理です。

特定のタスクが完了していないと次のタスクが完了できないというような、タスク同士の関係整理も行っておく必要があります。

例えば、上記キャプチャの構成書作成で「サジェストキーワードリサーチ」〜「関連記事・出典挿入」までのタスクが終わっていなければ「編集担当チェック」に進めません。

スケジュール計画にも影響が出かねないため、確実にチェックしておきたい項目です。

横軸への日付入れ

ガントチャートをエクセルで作成する手順の5つ目は、横軸への日付入れです。

横軸に日付と曜日を記載していきます。

土日祝日をグレーアウト

ガントチャートをエクセルで作成する手順の6つ目は、土日祝日をグレーアウトすることです。

土日祝日に稼働しない場合は、所用日数に土日祝日をカウントすべきではありません。そのため、土日祝日だけをグレーアウトしましょう。

ガントチャートへのバー入れ

ガントチャートをエクセルで作成する手順の7つ目は、ガントチャートへのバー入れです。

開始日と終了日に基づき、ガントチャートにバーを引いていきます。描画で横線を引いても構いませんが、エクセルであればハッチングでバーを表現すると楽でしょう。

所要日数のカウント

ガントチャートをエクセルで作成する手順の8つ目は、所要日数のカウントです。

土日祝日をのぞいて、各タスクの所要日数をカウントします。セルの幅など細かな体裁を整えれば、ガントチャートの完成です。

ガントチャートのエクセルファイルを管理するポイント

ここでは、ガントチャートのエクセルファイルを管理するポイントについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

管理時間の確保

ガントチャートのエクセルファイルを管理するポイントの1つ目は、管理時間の確保です。

ガントチャートの作成・管理を行うため、十分な時間を確保しなければなりません。効率的な運用のため、WBSの準備段階でタスクとリソースを綿密に調整しましょう。

時間確保が難しい場合は、外部から提供されているテンプレートを活用することもおすすめです。

ファイル破損に注意

ガントチャートのエクセルファイルを管理するポイントの2つ目は、ファイル破損に注意することです。

誤操作により、ガントチャートの関数や条件書式の参照が失われる可能性があります。そのようなファイル破損を防ぐため、定期的なバックアップ・シート保護・管理者権限の制限などを行いましょう。

複数人のファイル更新時にはズレに注意

ガントチャートのエクセルファイルを管理するポイントの3つ目は、複数人のファイル更新時にはズレに注意することです。

複数人で同一ファイルを更新する場合、ミスやズレのリスクが否めません。エクセルの共有ブック機能の利用や更新担当者の指定など、更新ルールを設定することで、ズレの防止を図りましょう。

定期的な見直し・改善を実施

ガントチャートのエクセルファイルを管理するポイントの4つ目は、定期的な見直し・改善を実施することです。

ガントチャートを作成後も、定期的な見直しが必要になります。PDCAサイクルを回して、タスクやリソースの再分配を行うことで、管理上の課題も明確になるでしょう。これにより、プロジェクト進行の効率化とチームの最適化が図れます。

関連記事：業務改善に役立つアイデアは？4つの事例とともに解説

まとめ

今回は、ガントチャートの作成にエクセルを用いるメリットに加え、作成手順や注意点を解説しました。

ガントチャートをエクセルで作成すれば、手軽に作成でき、オフライン利用も可能です。ただし、ファイルの破損や更新のズレなどには注意が必要です。 ガントチャートは作って終わりではなく、改善や見直しも欠かせません。

ガントチャートをエクセルで作る手順も解説しましたが、自社の業務内容なども考慮して最適なデザインにしましょう。1からガントチャートを作ることが手間という場合は、テンプレートの活用を検討してみましょう。

また、エクセルと同様に無料でガントチャートを作成する方法について、「ガントチャートを無料で作成するには？おすすめツール8選も紹介」の記事で紹介していますので、ぜひご覧ください。

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